Частиною 2 статті 9 Закону про ЄСВ встановлено: обчислення ЄСВ здійснюється на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) доходу, на який відповідно до цього Закону нараховується ЄСВ.
У загальному випадку роботодавці під час кожної виплати заробітної плати (доходу), на суми якої (якого) нараховується ЄСВ, одночасно з видачею зазначених сум зобов’язані сплачувати нарахований на ці виплати ЄСВ у розмірі, встановленому для таких платників (авансові платежі).
Процедуру, форму, строки надання звіту щодо сум нарахованого ЄСВ у ДФСУ визначає Порядок № 435*.
Роботодавці формують і подають Звіт про ЄСВ (форма № Д4), наведений у додатку 4 до Порядку № 435.
Незважаючи на те, що обов’язок зі сплати ЄСВ виникає під час кожної виплати заробітної плати (доходу), на яку він нараховується, у Звіті за формою № Д4 і, зокрема, у таблицях 6 і 7 відображаємо нараховані суми зарплати (доходу). Це прямо випливає з назв реквізитів таблиць Звіту. Адже тільки після того як доходи будуть нараховані, страхувальник зможе визначити загальну суму доходів, які входять до бази нарахування ЄСВ (визначити базу нарахування ЄСВ), і, за потреби, виконати вимоги за максимальною базою нарахування ЄСВ та сплатою ЄСВ у розмірі не нижче мінімальної заробітної плати.
Якщо зарплатний дохід був виплачений у звітному місяці, але не був нарахований, то до Звіту за формою № Д4 за такий звітний місяць він потрапити не повинен. Страхувальник відобразить цей дохід у тому місяці, у якому він буде нарахований (у бухобліку) застрахованій особі.
З урахуванням наведеного доходимо таких висновків. Відпускні відображаємо у Звіті за формою № Д4, сформованому за той місяць, у якому вони були фактично нараховані (у бухгалтерському обліку) в окремому рядку.
Якщо відпускні майбутнього місяця (липня) виплачують у поточному місяці (червні), а їх нарахування буде здійснено в наступному місяці, то вони до Звіту за формою № Д4 за поточний місяць (червень) потрапити не повинні. Підприємство відобразить їх у Звіті з ЄСВ за липень (місяць нарахування).
Якщо ж відпускні майбутнього місяця (липня) виплачують і нараховують у поточному місяці (червні), то їх слід відобразити у Звіті за формою № Д4 за поточний місяць (червень), але зазначивши в графі 11 таблиці 6 місяць, за який вони нараховані (липень).
Пам’ятайте: відпускні в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 відображаємо окремим рядком — з кодом типу нарахувань «10» у графі 10.
