Отмену начинаем с приказа. Решение об отмене командировки обязательно нужно оформить приказом (распоряжением) руководителя. Текст приказа может быть примерно следующим:
«В связи с… ПРИКАЗЫВАЮ
1. Отменить командировку начальника отдела сбыта Петренко Сергея Ивановича (приказ о направлении в командировку от … №… в ООО «Полет» (г. Одесса)).
2. Петренко С. И. сдать приобретенные ранее железнодорожные билеты в течение 3 банковских дней и вернуть в кассу сумму полученного ранее аванса на командировку».
Ознакомившись с приказом об отмене командировки, работник должен вернуть в кассу предприятия полученную ранее сумму аванса.
В какие сроки? Инструкция № 59* дает ему на все про все 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене поездки (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59). Мы же не раз упоминали, что требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. Однако другие нормативные акты, в том числе НКУ, не устанавливают сроков сдачи наличности в случае отмены командировки. Пользуясь этим, налоговики настаивают на соблюдении срока, установленного в Инструкции № 59 (консультации в разделах 103.17, 109.21 ЗIР).
Составлять ли авансовый Отчет, если командировка отменяется? Если аванс был перечислен на КПК, составлять авансовый отчет не нужно. В таком случае аванс считается выданным только при снятии средств с КПК или при проведении расчетов с ее использованием. Раз ни того, ни другого не было — значит, аванс работник не получал. Поэтому ни о каком авансовом отчете речи быть не может.
Все, что касается порядка использования КПК, в полной мере касается использования карты «ключ к счету».
А вот если аванс был выдан наличными или перечислен на личную карточку работника, авансовый отчет лучше составить. Ведь если командированный работник обеспечивается наличными или аванс перечисляется на его личную банковскую карточку, средства считаются выданными под отчет на дату осуществления соответствующей операции (выдачи наличных или перечисления средств на личную карточку).
Срок в таком случае базовый — из п.п. 170.9.2 НКУ (другого нет): до окончания пятого банковского дня. Но вот от какой даты его считать в данном случае? Очевидно, что в случае отмены командировки — это дата соответствующего приказа (об отмене).
В графе отчета «Витрачено» лицом, получившим средства на командировку, должно быть проставлено «ноль».
Если работник уже потратился. Если до момента отмены командировки работник еще не успел потратиться, тогда сумма, которую он возвратит в кассу предприятия, должна соответствовать сумме ранее выданного аванса. Однако так бывает далеко не всегда. Работник уже мог израсходовать часть аванса на те же транспортные билеты. А, как известно, при возврате билетов компании-перевозчики обычно взимают штраф. Возмещать ли работнику в таком случае сумму штрафа?
На наш взгляд, работодатель имеет полное право на выплату работнику необлагаемой компенсации расходов, понесенных работником в связи с отменой командировки. В том числе в связи с возвратом билетов на поезд, самолет и т. д. Основания для оптимизма дают п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59 (ср. ). В соответствии с этими нормами расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, если на это были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки) и при наличии документов, подтверждающих стоимость таких расходов.
Расходы на оформление визы. Если командировка отменилась, а работник потратился на оформление визы. Как быть в этом случае?
Для того чтобы расходы на оформление визы в принципе можно было отнести к командировочным, оформление документов и виз должно было начаться после издания приказа о командировке.
То есть если виза оформлялась до, то с компенсацией таких расходов будут проблемы в любом случае.
Если же оформление визы стартовало после приказа о командировке, при этом в таком приказе указана необходимость осуществления перечисленных расходов, то предприятие должно компенсировать работнику расходы на визовое оформление, даже если командировка не состоялась. При этом средства, выданные работнику на оформление визы как часть расходов на загранкомандировку, не включают в налогооблагаемый доход работника. Удерживать с такой суммы НДФЛ и ВС не нужно.
Продлеваем по уважительным. Теперь посмотрим на проблему с другой стороны.
Если из-за отсутствия билетов на нужный рейс и т. д. работник вынужден задержаться в командировке. Как поступить в этом случае? Имеет ли право работодатель возместить работнику расходы за «лишние» дни командировки?
В этой ситуации руководитель предприятия может принять решение о продлении срока командировки. Такое право предусматривают п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59.
С разрешения руководителя может учитываться вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника на место постоянной работы.
Основанием для этого служит докладная записка работника или его непосредственного руководителя.
О продлении срока командировки издают соответствующий приказ (распоряжение) руководителя. Причем такой приказ, на наш взгляд, целесообразно издать до получения от работника Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.
После издания приказа о продлении командировки суточные, документально подтвержденные расходы на проживание, расходы на проезд к месту постоянной работы и другие расходы за дни задержки в командировке должны быть возмещены работнику на общих основаниях (т. е. в таком же порядке, как и за остальные дни командировки).
