Для целей безналогового возмещения этот вопрос — из серии проблемных. С одной стороны, п. 20 «кассового» Положения № 148* упоминает слип и квитанцию торгового терминала среди прочих подтверждающих документов, которые должны представляться вместе с авансовым отчетом. Однако исходя из построения этой нормы упоминание (в скобках) слипа и квитанции торгового терминала касается только части, которая говорит о документах, подтверждающих снятие, а не расходование наличных…
Из п. 2 ст. 9 Закона об РРО следует, что РРО должен применяться при выполнении операций коммерческих агентов банков и небанковских финучреждений по приему наличности для дальнейшего ее перевода с использованием ПТКС. Поэтому терминалы (ПТКС), осуществляющие перевод денежных средств, должны быть переведены в фискальный режим, т. е. оснащены РРО и зарегистрированы налоговиками в качестве таковых.
На этом основании фискалы квитанции нефискализированных ПТКС (их копии) обычно не признают расчетными, а также первичными документами. Например, не так давно ГНСУ на своем сайте** выложила очередное разъяснение, содержащее такие выводы: квитанция платежного терминала не является расчетным документом в понимании Закона об РРО.
** tax.gov.ua/nove-pro-podatki—novini-/408080.html
Такой их подход поддерживает и НБУ — см. его письмо от 28.11.2019 г. № 57-0007/62082.
Поэтому если работник предоставил вам чек/квитанцию платежного терминала (в том числе ПТКС) банка или же чек фискализированного (оснащенного РРО) ПТКС коммерческого агента банка/небанковского финансового учреждения, то такой чек/квитанция будет считаться полноценным подтверждающим документом. Если же работник к авансовому отчету прилагает квитанцию нефискализированного ПТКС, то такие расходы компенсировать ему без соответствующего их обложения будет достаточно рискованно. Налоговики наверняка суммы такой компенсации посчитают доходами работника, подавшего авансовый отчет.
В принципе, можно попытаться получить от агента банка/небанковского финучреждения какой-то более убедительный документ о переводе данных средств, но на практике это трудноосуществимо. Но если и удастся что-то еще получить, фискалы все равно могут не признать (мол, должен быть только чек РРО).
Поэтому безопаснее будет обложить сумму такой компенсации работнику как дополнительное благо, а на будущее проинструктировать его, чтобы он осуществлял подобные платежи только через фискализированные терминалы (ПТКС), выдающие настоящие расчетные документы (чеки/квитанции).
