Директор купил «за свои» для предприятия: ситуации из жизни

Казанова Марина, налоговый эксперт, CAP
Бухгалтер 911 Сентябрь, 2020/№ 38
В избранном В избранное
Печать
Ситуации, когда директор (или другой работник предприятия) покупает за свои средства ТМЦ для нужд предприятия, — не редкость. В этой статье разберем вопросы, связанные с возможностью компенсировать расходы директора через подотчет, если (1) покупку товаров подтверждают только расходные накладные; (2) товар приобретен директором в загранкомандировке.

Ситуация. Директор купил товар для продажи в строительном магазине. Из документов предоставил в бухгалтерию только расходные накладные, оформленные на директора как на физическое лицо. Не будет ли претензий при проверке, если оприходовать товар через подотчет? Что с НК по НДС (НН нет)?

Начнем с того, что компенсировать понесенные работником (в том числе директором) расходы через подотчет предприятие может только при наличии документов, подтверждающих факт расходов. При этом, для того чтобы компенсировать эти суммы именно как подотчетные, к авансовому отчету должен быть приложен документ, подтверждающий факт того, что товар действительно был приобретен (было расходование средств на его приобретение). Налоговики при проверке подотчетных сумм проверяют документы, подтверждающие расходование средств во время приобретения товаров, оплаты предоставленных услуг и выполненных работ.

Только на основании расходной накладной, если товар покупался за средства директора, возместить эти суммы через авансовый отчет не получится. Расходная накладная не подтверждает факт расчетов.

Если же тот или иной документ является подтверждающим согласно НКУ, но не считается расчетным с точки зрения Закона об РРО, то в дополнение к нему необходимо предоставить еще и расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию).

Если товар покупался директором в магазине за наличные либо директор рассчитался в магазине платежной карточкой, то документом, подтверждающим приобретение товара, должен быть расчетный документ в понимании Закона об РРО. В частности, это должен быть чек РРО. Чек РРО дает право на налоговый кредит в пределах 240 грн (налоговый кредит можно показать в сумме не больше 40 грн — п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Если желаем получить полноценный налоговый кредит — нужно обращаться к контрагенту, чтобы тот составил и зарегистрировал налоговую накладную (НН). Но стоит учесть, что обращаться к контрагенту за налоговой накладной нужно в день выдачи чека, для того чтобы он не включал эту продажу в итоговую НН.

Если товары приобретены за наличные у ФЛП-единщика, который вправе не использовать РРО, то тогда расчетным документом может выступать квитанция или товарный чек. Как указывают налоговики, товарный чек должен содержать надпись «Товарний чек» и соответствовать требованиям п. 2 разд. II Положения № 13* за исключением отражения в нем фискального номера РРО, надписи «Фіскальний чек».

* Положение о форме и содержании расчетных документов/электронных расчетных документов, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 21.01.2016 г. № 13.

Но это, считаем, не принципиально. Если ФЛП выдал подтверждающий прием оплаты документ со всеми реквизитами первичного документа (которые перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), то он тоже подойдет.

Обратите внимание: налоговики зачастую не признают в качестве надлежащего доказательства уплаты наличных средств в пользу ФЛП квитанцию приходного кассового ордера.

По их мнению, ПКО может выписывать только предприятие, а ФЛП такого права не имеет. Да, есть положительное решение суда на этот счет (см. постановление Седьмого апелляционного административного суда от 25.02.2020 г. № 240/6183/18), в котором суд пришел к выводу, что и квитанция к ПКО от ФЛП может являться документом, свидетельствующим о приеме наличных средств ФЛП. Но лучше не рисковать.

Если расчет осуществлялся в безналичной форме, то тоже должен быть документ, подтверждающий списание средств со счета в счет уплаты товара.

В нашем случае расчетный документ директор не предоставил. Поэтому довольно опасно компенсировать ему эти суммы через подотчет. Налоговики все равно это либо посчитают как покупку товара у работника, либо вообще «увидят» в выплате дополнительное благо работника (и в таком случае могут не признать расходы по самому товару, а считать их, например, бесплатно полученными).

Безопасный, но явно не выгодный по части расходов вариант — компенсировать директору понесенные им расходы на покупку от своего имени и за свой счет путем оформления покупки у него товаров. В таком случае придется удерживать НДФЛ и военсбор.

Причем НДФЛ будет по ставке 18 %, а не 5 % (поскольку в отношении имущества, по которому не проводится оценка и договор не удостоверяется нотариусом, налоговики доходы от продажи такого имущества расценивают не как доход от продажи движимого имущества, а как прочие доходы (п.п. 164.2.20 НКУ)). При этом сумму дохода продавца следует отражать в разд. I налогового расчета (форма № 1ДФ) с признаком дохода «127».

Оприходовать товар можно на основании акта приема-передачи имущества.

При этом в дальнейшем стоимость товара с учетом обычных цен можно будет учесть в расходах в зависимости от направления его использования (в составе себестоимости или прочих расходов: административных, сбытовых или прочих).

Право на налоговый кредит, естественно, в этом случае предприятие утрачивает, поскольку не получит налоговую накладную. Претензий к тому, что нет «входящего» налогового кредита, быть не должно. Ведь покупки могут осуществляться и у субъектов хозяйствования — неплательщиков НДС.

При дальнейшей перепродаже товаров для целей составления НН коды УКТ ВЭД придется определять самостоятельно. Возможно, ранее вы покупали этот же товар у другого контрагента или у этого же, но с «полноценным» комплектом документов (в частности, НН). Тогда коды можно взять из тех документов.

Ситуация. Директор за свои деньги купил в загранкомандировке у нерезидента компьютер-моноблок для предприятия. Можно ли ему компенсировать эти расходы через подотчет?

На самом деле ситуация довольно непростая. Начнем с того, что, несмотря на то что директор покупал товары «за свои», в конечном итоге они приобретаются для нужд предприятия. По сути, имеет место внешнеэкономическая операция между предприятием-резидентом и нерезидентом. А все расчеты по ВЭД-операциям должны проводиться исключительно через счета в банках. Такое требование выдвигают ч. 1 ст. 7 Закона о валюте**, п. 31 Положения № 2*** и п. 16 Положения № 5****.

** Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII.

*** Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2.

**** Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5.

Если директор покупал товары за наличку, то компенсировать их стоимость через подотчет будет прямым нарушением валютного законодательства. Ведь расчеты в наличной форме по ВЭД-договорам/контрактам запрещены.

Если работник совершил покупку за наличную инвалюту, а работодатель компенсировал его валютные траты, тогда предприятию грозит штраф до (!) 100 % суммы операции, проведенной с нарушением валютного законодательства (ч. 4 ст. 14 Закона о валюте). Правда, налагать этот штраф налоговики смогут только после того, как будет утвержден порядок его применения.

Также могут пострадать в материальном плане и должностные лица предприятия. Для них ст. 1621 КоАП устанавливает штраф за нарушение порядка осуществления валютных операций в размере от 17000 до 51000 грн.

В этой ситуации опять же, как вариант, можно будет компенсировать работнику понесенные им расходы на покупку от своего имени и за свой счет товаров за инвалюту путем покупки у него товаров, приобретенных за границей. Хотя, понятно, при выплате дохода сотруднику не обойтись без уплаты НДФЛ (18 %) и ВС.

Важно. С корпоративной карточки рассчитываться за товары с нерезидентом можно. Вообще-то п.п. 2 п. 109 Положения № 5 запрещает применять КПК для оплаты товаров за границей. Однако он делает исключение для расчетов (1) в незначительном размере, (2) по одному ВЭД-договору (контракту), (3) в один операционный день.

Незначительный размер операции — это сумма, которая не превышает эквивалент 400 тыс. грн. Пересчет осуществляют по курсу НБУ на дату валютной операции (п.п. 2 п. 2 Положения № 2 и п.п. 7 п. 2 Положения № 5).

А если расчет проведен с личной платежной карточки директора (ЛПК)? С одной стороны, требования п. 16 Положения № 5 — о расчетах по ВЭД-операциям исключительно через счета в банках — расчет ЛПК не нарушает. Да, и если посмотреть в п.п. 2 п. 109 Положения № 5, то выходит, что прямой запрет для расчетов для оплаты товаров за границей установлен только для корпоративной карточки. На ЛПК он не распространяется. Хотя, даже если говорить, что запрет по п. 109 Положения № 5 распространяется на ЛПК, то и тогда с ЛПК можно оплатить товар в сумме не более 400 тыс. грн.

Но! Какие именно операции разрешены физлицам-резидентам по текущим счетам в инвалюте, устанавливает п. 118 Положения № 5 (ср. 025069200). Там действительно нет запрета на покупку товаров, но только для нужд самого физлица. О ВЭД-операциях для целей предприятия в нем ни слова. Поэтому если работник все-таки купил товары с ЛПК, безопаснее в авансовый отчет их не включать. То есть опять же стоит рассматривать такую операцию как покупку товаров у директора.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд