Ситуація. Директор купив товар для продажу в будівельному магазині. З документів надав до бухгалтерії тільки видаткові накладні, оформлені на директора як на фізичну особу. Чи не буде претензій при перевірці, якщо оприбуткувати товар через підзвіт? Що з ПК з ПДВ (ПН немає)?
Розпочнемо з того, що компенсувати понесені працівником (у тому числі директором) витрати через підзвіт підприємство може тільки за наявності документів, що підтверджують факт витрат. При цьому, для того щоб компенсувати ці суми саме як підзвітні, до авансового звіту має бути доданий документ, який підтверджує факт того, що товар дійсно був придбаний (було витрачання коштів на його придбання). Податківці у разі перевірки підзвітних сум перевіряють документи, що підтверджують здійснені покупцем витрати готівки під час придбання товарів, оплати наданих послуг та виконаних робіт.
Тільки на підставі видаткової накладної, якщо товар купувався за кошти директора, відшкодувати ці суми через авансовий звіт не вийде. Оскільки видаткова накладна не підтверджує факт розрахунків за товар.
Якщо ж той чи інший документ є підтвердним згідно з ПКУ, але не вважається розрахунковим з погляду Закону про РРО, то на додаток до нього необхідно надати ще й розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію).
Якщо товар купувався директором у магазині за готівку або директор розрахувався в магазині платіжною карткою, то документом, що підтверджує придбання товару, має бути розрахунковий документ у розумінні Закону про РРО. Зокрема, це має бути чек РРО. Чек РРО надає право на податковий кредит у межах 240 грн (податковий кредит можна показати в сумі не більше 40 грн — п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). Якщо бажаємо отримати повноцінний податковий кредит — потрібно звертатися до контрагента, щоб той склав і зареєстрував податкову накладну (ПН). Але варто врахувати, що звертатися до контрагента за податковою накладною потрібно в день видачі чека, для того щоб він не включав цей продаж до підсумкової ПН.
Якщо товари придбані за готівку у ФОП-єдинника, який має право не використовувати РРО, то тоді розрахунковим документом може виступати квитанція або товарний чек. Як зазначають податківці, товарний чек повинен містити напис «Товарний чек» та за змістом відповідати вимогам п. 2 розд. II Положення № 13* за винятком відображення в ньому фіскального номера РРО, напису «Фіскальний чек».
Але це, вважаємо, не принципово. Якщо ФОП видав документ, який підтверджує приймання оплати, з усіма реквізитами первинного документа (які перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), то він теж підійде.
Зверніть увагу: податківці часто не визнають як належний доказ сплати готівкових коштів на користь ФОП квитанцію прибуткового касового ордера. Обґрунтовують вони це тим, що ПКО може виписувати тільки підприємство, а ФОП такого права не має. Так, є позитивне рішення суду із цього приводу (див. постанову Сьомого апеляційного адміністративного суду від 25.02.2020 р. № 240/6183/18), у якому суд дійшов висновку, що й квитанція до ПКО від ФОП може бути документом, що свідчить про приймання готівкових коштів ФОП. Але краще не ризикувати.
Якщо розрахунок здійснювався в безготівковій формі, то теж має бути документ, що підтверджує списання коштів з рахунку в рахунок сплати товару.
У нашому випадку розрахункового документа директор не надав. Тому доволі небезпечно компенсувати йому ці суми через підзвіт. Податківці все одно це визнають або як придбання товару в працівника, або взагалі «побачать» у виплаті додаткове благо працівника (і в такому разі можуть не визнати витрати щодо самого товару, а вважатимуть їх, наприклад, безоплатно отриманими).
Безпечний, але явно не вигідний у частині витрат варіант — компенсувати директорові понесені ним витрати на придбання від свого імені та за свій рахунок шляхом оформлення придбання в нього товарів. Але! У такому разі доведеться утримувати ПДФО і ВЗ. Причому ПДФО буде за ставкою 18 %, а не 5 % (оскільки стосовно майна, щодо якого не проводиться оцінка і договір не засвідчується нотаріусом, податківці доходи від продажу такого майна розцінюють не як дохід від продажу рухомого майна, а як інші доходи (п.п. 164.2.20 ПКУ)). При цьому суму доходу продавця слід відображати в розд. І податкового розрахунку (форма № 1ДФ) за ознакою доходу «127».
Оприбуткувати товар можна на підставі акта приймання-передачі майна.
При цьому надалі вартість товару з урахуванням звичайних цін можна буде облікувати у витратах залежно від напряму його використання (у складі собівартості або інших витрат: адміністративних, збутових тощо).
Право на податковий кредит, звісно, у цьому випадку підприємство втрачає, оскільки не отримає податкової накладної. Претензій до того, що немає «вхідного» податкового кредиту, бути не повинно. Адже придбання можуть здійснюватися й у суб’єктів господарювання — неплатників ПДВ.
При подальшому перепродажу товарів для цілей складання ПН коди УКТ ЗЕД доведеться визначати самостійно. Можливо, раніше ви купували цей же товар в іншого контрагента або в цього ж, але з «повноцінним» комплектом документів (зокрема, ПН). Тоді коди можна взяти з тих документів.
Ситуація. Директор за свої гроші купив у закордонвідрядженні в нерезидента комп’ютер-моноблок для підприємства. Чи можна йому компенсувати ці витрати через підзвіт?
Насправді ситуація доволі непроста. Розпочнемо з того, що, незважаючи на те що директор купував товари «за свої», зрештою вони призначаються для потреб підприємства. По суті, має місце зовнішньоекономічна операція між підприємством-резидентом і нерезидентом. А всі розрахунки за ЗЕД-операціями повинні проводитися виключно через рахунки в банках. Таку вимогу висувають ч. 1 ст. 7 Закону про валюту**, п. 31 Положення № 2*** і п. 16 Положення № 5****.
** Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.
*** Затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.
**** Затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.
Якщо директор купував товари за готівку, то компенсувати їх вартість через підзвіт буде прямим порушенням валютного законодавства. Адже розрахунки в готівковій формі за ЗЕД-договорами заборонено.
Якщо працівник здійснив придбання за готівкову інвалюту, а роботодавець компенсував його валютні витрати, тоді підприємству загрожує штраф до (!) 100 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства (ч. 4 ст. 14 Закону про валюту). Щоправда, накладати цей штраф податківці зможуть тільки після того, як буде затверджений порядок його застосування.
Також можуть постраждати в матеріальному плані й посадові особи підприємства. Для них ст. 1621 КпАП установлює штраф за порушення порядку здійснення валютних операцій у розмірі від 17000 до 51000 грн.
У цій ситуації знову ж таки, як варіант, можна буде компенсувати працівникові понесені ним витрати на придбання від свого імені і за свій рахунок товарів за інвалюту шляхом придбання в нього товарів, куплених за кордоном. Хоча, зрозуміло, при виплаті доходу співробітникові не обійтися без сплати ПДФО (18 %) і ВЗ.
Важливо. З корпоративної картки розраховуватися за товари з нерезидентом можна. Узагалі-то п.п. 2 п. 109 Положення № 5 забороняє застосовувати КПК для оплати товарів за кордоном. Проте він робить виняток для розрахунків (1) у незначному розмірі, (2) за одним ЗЕД-договором (контрактом), (3) в один операційний день.
Незначний розмір операції — це сума, яка не перевищує еквівалента 400 тис. грн. Перерахунок здійснюють за курсом НБУ на дату валютної операції (п.п. 2 п. 2 Положення № 2 і п.п. 7 п. 2 Положення № 5).
А якщо розрахунок проведений з особистої картки директора (ОПК)? З одного боку, вимоги п. 16 Положення № 5 — про розрахунки за ЗЕД-операціями виключно через рахунки в банках — розрахунок ОПК не порушує. Так, і якщо зазирнути в п.п. 2 п. 109 Положення № 5, то виходить, що пряму заборону для розрахунків для оплати товарів за кордоном установлено тільки для корпоративної картки. На ОПК вона не поширюється. Хоча, навіть якщо ж говорити, що заборона за п. 109 Положення № 5 поширюється на ОПК, то й тоді з ОПК можна оплатити товар у сумі не більше 400 тис. грн.
Але! Які саме операції дозволені фізособам-резидентам за поточними рахунками в інвалюті, встановлює п. 118 Положення № 5 (ср. ). Там дійсно немає заборони на придбання товарів, але тільки для потреб самої фізособи. Про ЗЕД-операції для цілей підприємства в ньому жодного слова. Тому якщо працівник усе-таки купив товари з ОПК, безпечніше до авансового звіту їх не включати. Тобто знову ж таки варто розглядати таку операцію як придбання товарів у директора.
