Оформляем
Сразу отметим, что в КЗоТ не прописана процедура прекращения трудовых отношений ввиду смерти одной из сторон трудового договора (работника). Поэтому работодателям приходится ориентироваться на сложившуюся практику.
В первую очередь нужно решить вопрос об исключении умершего сотрудника из личного состава, а также об оформлении трудовой книжки.
На практике это оформляют следующим образом. Получают свидетельство о смерти сотрудника от его родственников. А если родственников нет, работодатель обращается в орган РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, по другим местам, перечисленным в п. 3 гл. 5 разд. III Правил № 52/5*.
Далее работодатель делает копию свидетельства о смерти и заверяет ее. На основании этой копии, в которой указана точная дата смерти работника, составляют приказ (распоряжение) руководителя о прекращении трудовых отношений с умершим сотрудником.
Дата издания приказа (распоряжения), как правило, не совпадает с датой смерти работника. Вместе с тем в приказе (распоряжении) обязательно нужно указать точную дату смерти работника, которая и будет датой прекращения трудовых отношений. Причем неважно, работал в этот день умерший или нет (письмо Минтруда от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).
Если место работы у работодателя являлось основным местом работы умершего, делают запись в трудовой книжке согласно п. 4.3 Инструкции № 58**. Так, в разделе «Сведения о работе» в гр. 3 записывают: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения).
Важно! В гр. 2 указывают дату смерти работника, независимо от того, какой это был день: рабочий или выходной.
Дата, указанная в гр. 2, может не совпадать с датой приказа об исключении умершего работника из личного состава.
Ссылку на норму КЗоТ, в соответствии с которой прекращаются трудовые отношения, в трудовой книжке в данном случае не делают.
Оформленную надлежащим образом трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам умершего работника под расписку или отправляют по почте по их требованию.
Если у умершего работника нет родственников и получить трудовую книжку некому, ее хранят в службе персонала в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек других сотрудников, а затем передают в архив предприятия, где она хранится в течение 50 лет. После окончания этого срока невостребованную трудовую книжку можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).
Сведения о прекращении трудовых отношений вносят также в личную карточку работника (типовая форма № П-2).
Кто имеет право получить зарплату умершего?
Суммы зарплаты, пенсии, стипендии, алиментов, пособий по временной нетрудоспособности, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, других соцвыплат, которые принадлежали наследодателю, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства (ч. 1 ст. 1227 ГКУ).
В таких случаях (отсутствуют члены семьи) выплаты, подлежащие умершему, передают либо на депозит нотариуса, либо хранят на счете работодателя до появления наследников.
Согласно ст. 3 СКУ в семью включаются лица, которые одновременно: (1) совместно проживают; (2) связаны совместным бытом; (3) имеют взаимные права и обязанности; (4) находятся в браке или объединены кровным родством, усыновлением, а также прочими основаниями, не запрещенными законом и не противоречащими моральным устоям общества. При этом по части совместного проживания мужа, жены, детей в той же ст. 3 СКУ сделан ряд оговорок.
По нашему мнению, для интересующих нас целей в состав семьи следует относить жену (мужа) умершего лица, а также его детей, независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет. Кроме того, к числу членов семьи можно отнести лиц, связанных с умершим кровным родством или на других основаниях, установленных законом (иждивение и пр.), при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей.
На практике довольно распространена ситуация, когда мужчина и женщина проживают одной семьей без регистрации брака, т. е. в так называемом гражданском браке. Может ли получить невыплаченную зарплату лицо, находившееся с умершим работником в таком браке?
Для ответа на этот вопрос обратимся к ст. 74 СКУ:
«Якщо жінка та чоловік проживають однією сім’єю, але не перебувають у шлюбі між собою або в будь-якому іншому шлюбі, майно, набуте ними за час спільного проживання, належить їм на праві спільної сумісної власності, якщо інше не встановлено письмовим договором між ними.»
На такое имущество распространяются положения, регулирующие имущественные отношения супругов.
Таким образом, зарплата и другие доходы одного из лиц, находящихся в гражданском браке, в силу ч. 2 ст. 61 СКУ являются общей совместной собственностью, а значит — могут быть получены вторым из таких лиц. Но тут нужно обратить внимание на два важных момента.
Во-первых, это право может быть реализовано только при условии, что умершее лицо не пребывало в официальном браке.
Во-вторых, реализация имущественных прав лицами, проживающими одной семьей без регистрации брака, — это всегда вопрос подтверждения факта совместного проживания и ведения совместного быта.
Ввиду недостаточного урегулирования данного вопроса на законодательном уровне, на практике факт проживания одной семьей подтверждают, как правило, в судебном порядке.
Основанием для выплаты зарплаты умершего членам его семьи будет заявление с просьбой выплатить причитающуюся такому работнику сумму, а также свидетельство о смерти.
Жена (муж) для подтверждения статуса члена семьи умершего работника должна предъявить свидетельство о браке, ребенок — свидетельство о рождении (усыновлении).
Другие члены семьи должны подтвердить и факт нахождения в кровном родстве и факт совместного проживания с умершим.
Выплаты, причитающиеся умершему
До момента прекращения работы в связи со смертью работник являлся наемным лицом предприятия. За этот период ему должна быть начислена зарплата. Кроме того, при проведении окончательного расчета нужно начислить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска и соцотпуска «на детей» (если у работника было право на этот отпуск).
Зарплату и «отпускную» компенсацию облагают НДФЛ/ВС и ЕСВ в обычном порядке.
До момента смерти работник также мог находиться на больничном. В этом случае листок нетрудоспособности нужно оплатить. Если работник умер, находясь на больничном, то последний день болезни, на который пришлась дата смерти, тоже оплачивают (см. письмо ФСС от 12.02.2015 г. № 5.2-32-316). Конечно, при условии, что больничный лист предоставлен в течение 12 месяцев со дня смерти работника (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105***).
*** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Обратите внимание! Если работник умер, находясь в отпуске, то сумму ранее выплаченных отпускных не пересчитывают. В случае когда умерший работник использовал излишние дни отпуска, корректировку отпускных тоже не производят (ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках).
В ф. № 1ДФ указываем:
— в гр. 2 — налоговый номер умершего работника;
— в гр. 3а и 3 — сумму начисленной и выплаченной зарплаты;
— в гр. 5 — признак дохода «101»;
— в гр. 7 — дату прекращения трудовых отношений (согласно свидетельству о смерти).
Информацию о выплате наследства и данные о наследниках — получателях средств работодатель в ф. № 1ДФ не отражает. Это обязанность нотариусов.
Сведения о суммах, начисленных умершему сотруднику при проведении окончательного расчета, обязательно отражают в ЕСВ-отчетности. Так, в таблице 5 ф. № Д4 указывают:
— в гр. 9 и 10 — налоговый номер и Ф. И. О. умершего работника;
— в гр. 11 — в графе «дата закінчення» дату смерти работника, даже если она приходится на выходной, праздник, отпуск, болезнь и т. д. и не совпадает с датой приказа о прекращении трудовых отношений;
— в гр. 16 — номер и дату приказа о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника;
— в гр. 17 — основание для прекращения трудовых отношений. Так как в КЗоТ такого основания, как смерть работника, не предусмотрено, пишем «Інша».
Таблицу 6 ф. № Д4 заполняем так:
— в гр. 8 и 12 указываем налоговый номер и Ф. И. О. умершего работника;
— в гр. 15 — количество календарных дней продолжительности трудовых отношений в отчетном месяце с учетом дня смерти;
— если работник отработал месяц не полностью, то гр. 19 не заполняем.
