Оформляємо
Відразу зауважимо, що в КЗпП не прописана процедура припинення трудових відносин, зважаючи на смерть однієї зі сторін трудового договору (працівника). Тому роботодавцям доводиться орієнтуватися на практику, що склалася.
Насамперед потрібно вирішити питання про виключення померлого співробітника з особового складу, а також про оформлення трудової книжки.
На практиці це оформляють таким чином. Отримують свідоцтво про смерть співробітника від його родичів. А якщо родичів немає, роботодавець звертається до органу РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, за іншими місцями, переліченими в п. 3 гл. 5 розд. III Правил № 52/5*.
Далі роботодавець робить копію свідоцтва про смерть і засвідчує її. На підставі цієї копії, в якій зазначена точна дата смерті працівника, складають наказ (розпорядження) керівника про припинення трудових відносин з померлим співробітником.
Дата видання наказу (розпорядження) зазвичай не збігається з датою смерті працівника. Водночас у наказі (розпорядженні) обов’язково потрібно зазначити точну дату смерті працівника, яка й буде датою припинення трудових відносин. Причому неважливо, працював цього дня померлий чи ні (лист Мінпраці від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10).
Якщо місце роботи в роботодавця було основним місцем роботи померлого, роблять запис у трудовій книжці згідно з п. 4.3 Інструкції № 58**. Так, у розділі «Відомості про роботу» в гр. 3 записують: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в гр. 4 зазначають дату та номер наказу (розпорядження).
Важливо! У гр. 2 зазначають дату смерті працівника, незалежно від того, який це був день: робочий чи вихідний.
Дата, зазначена в гр. 2, може не збігатися з датою наказу про виключення померлого працівника з особового складу.
Посилання на норму КЗпП, відповідно до якої припиняються трудові відносини, у трудовій книжці в цьому випадку не роблять.
Оформлену належним чином трудову книжку видають на руки найближчим родичам померлого працівника під розписку або відправляють поштою на їх вимогу.
Якщо в померлого працівника немає родичів та отримати трудову книжку нікому, її зберігають у службі персоналу протягом 2 років окремо від трудових книжок інших співробітників, а потім передають до архіву підприємства, де вона зберігається протягом 50 років. Після закінчення цього строку незатребувану трудову книжку можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
Відомості про припинення трудових відносин вносять також до особової картки працівника (типова форма № П-2).
Хто має право отримати зарплату померлого?
Суми зарплати, пенсії, стипендії, аліментів, допомоги по тимчасовій непрацездатності, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, інших соцвиплат, які належали спадкодавцеві, але не були одержані ним за життя, передаються членам його сім’ї, а в разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ).
У таких випадках (відсутні члени сім’ї) виплати, що належать померлому, передають або на депозит нотаріуса, або зберігають на рахунку роботодавця до появи спадкоємців.
Згідно зі ст. 3 СКУ до сім’ї включаються особи, які одночасно: (1) спільно проживають; (2) пов’язані спільним побутом; (3) мають взаємні права та обов’язки; (4) перебувають у шлюбі або поєднані кровним спорідненням, усиновленням, а також іншими підставами, що не заборонені законом і не суперечать моральним засадам суспільства. При цьому в частині спільного проживання чоловіка, дружини, дітей у тій же ст. 3 СКУ наведена низка застережень.
На нашу думку, для цілей, що цікавлять нас, до складу сім’ї слід відносити дружину (чоловіка) померлої особи, а також її дітей, незалежно від того, проживали вони спільно з померлим чи ні. Крім того, до числа членів сім’ї можна віднести осіб, пов’язаних з померлим кровним спорідненням або на інших підставах, установлених законом (утримання тощо), за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту і наявність спільних прав та обов’язків.
На практиці доволі поширена ситуація, коли чоловік і жінка проживають однією сім’єю без реєстрації шлюбу, тобто в так званому цивільному шлюбі. Чи може отримати невиплачену зарплату особа, яка перебувала з померлим працівником у такому шлюбі?
Для відповіді на це запитання звернемося до ст. 74 СКУ:
«Якщо жінка та чоловік проживають однією сім’єю, але не перебувають у шлюбі між собою або в будь-якому іншому шлюбі, майно, набуте ними за час спільного проживання, належить їм на праві спільної сумісної власності, якщо інше не встановлено письмовим договором між ними.»
На таке майно поширюються положення, що регулюють майнові відносини подружжя.
Таким чином, зарплата та інші доходи однієї з осіб, що перебувають у цивільному шлюбі, з огляду на ч. 2 ст. 61 СКУ є спільною сумісною власністю, а отже, можуть бути отримані другою з таких осіб. Але тут потрібно звернути увагу на два важливих моменти.
По-перше, це право може бути реалізоване тільки за умови, що померла особа не перебувала в офіційному шлюбі.
По-друге, реалізація майнових прав особами, які проживають однією сім’єю без реєстрації шлюбу, — це завжди питання підтвердження факту спільного проживання і ведення спільного побуту.
Зважаючи на недостатнє врегулювання цього питання на законодавчому рівні, на практиці факт проживання однією сім’єю підтверджують зазвичай у судовому порядку.
Підставою для виплати зарплати померлого членам його сім’ї буде заява з проханням виплатити належну такому працівникові суму, а також свідоцтво про смерть.
Дружина (чоловік) для підтвердження статусу члена сім’ї померлого працівника повинна пред’явити свідоцтво про шлюб, дитина — свідоцтво про народження (усиновлення).
Інші члени сім’ї повинні підтвердити і факт перебування в кровному спорідненні, і факт спільного проживання з померлим.
Виплати, що належать померлому
До моменту припинення роботи у зв’язку зі смертю працівник був найманою особою підприємства. За цей період йому має бути нарахована зарплата. Крім того, при проведенні остаточного розрахунку потрібно нарахувати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки і соцвідпустки «на дітей» (якщо в працівника було право на цю відпустку).
Зарплату і «відпускну» компенсацію оподатковують ПДФО/ВЗ та ЄСВ у звичайному порядку.
До моменту смерті працівник також міг перебувати на лікарняному. У цьому випадку листок непрацездатності потрібно оплатити. Якщо працівник помер, перебуваючи на лікарняному, то останній день хвороби, на який припала дата смерті, теж оплачують (див. лист ФСС від 12.02.2015 р. № 5.2-32-316). Звичайно, за умови, що лікарняний лист наданий протягом 12 місяців з дня смерті працівника (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105***).
*** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Зверніть увагу! Якщо працівник помер, перебуваючи у відпустці, то суму раніше виплачених відпускних не перераховують. У разі якщо померлий працівник використав зайві дні відпустки, коригування відпускних теж не здійснюють (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки).
У ф. № 1ДФ зазначаємо:
— у гр. 2 — податковий номер померлого працівника;
— у гр. 3а і 3 — суму нарахованої і виплаченої зарплати;
— у гр. 5 — ознаку доходу «101»;
— у гр. 7 — дату припинення трудових відносин (згідно зі свідоцтвом про смерть).
Інформацію про виплату спадщини і дані про спадкоємців — одержувачів коштів роботодавець у ф. № 1ДФ не відображає. Це обов’язок нотаріусів.
Відомості про суми, нараховані померлому співробітникові при проведенні остаточного розрахунку, обов’язково відображають у ЄСВ-звітності. Так, у таблиці 5 ф. № Д4 зазначають:
— у гр. 9 і 10 — податковий номер і П. І. Б. померлого працівника;
— у гр. 11 — у графі «дата закінчення» дату смерті працівника, навіть якщо вона припадає на вихідний, свято, відпустку, хворобу тощо і не збігається з датою наказу про припинення трудових відносин;
— у гр. 16 — номер і дату наказу про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника;
— у гр. 17 — підставу для припинення трудових відносин. Оскільки в КЗпП такої підстави, як смерть працівника, не передбачено, пишемо «Інша».
Таблицю 6 ф. № Д4 заповнюємо так:
— у гр. 8 і 12 зазначаємо податковий номер та П. І. Б. померлого працівника;
— у гр. 15 — кількість календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня смерті;
— якщо працівник відпрацював місяць не повністю, то гр. 19 не заповнюємо.
