Закон об РРО позволяет проведение расчетных операций с применением резервного РРО на период выхода из строя РРО и осуществления его ремонта.
Налоговики уточняют (разъяснение в категории 109.06 ЗІР), что резервный РРО используют в период выхода из строя основного РРО или в случае истечения срока его службы.
Основное требование, которое выдвигает Закон к резервному РРО при этом, — он должен быть надлежащим образом зарегистрированным1.
1 Причины для отказа в регистрации РРО перечислены в п. 8 гл. 2 разд. ІІ Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547 (далее — Порядок № 547).
Зарегистрировать резервный РРО можно заблаговременно. Тогда в случае поломки основного РРО вы сразу же перейдете на резервный РРО и продолжите работу уже на нем (см. далее раздел «Операция «плавный переход»).
Еще один вариант перехода на резервный РРО — согласно п. 4 ст. 14 Закона об РРО на центры сервисного обслуживания (ЦСО) возложена обязанность в случае необеспечения гарантийного (!) ремонта РРО не позднее седьмого рабочего дня со дня принятия в ремонт регистратора ввести в эксплуатацию должным образом зарегистрированный на субъекта хозяйствования резервный РРО.
За невыполнение этой обязанности ЦСО грозит штраф в размере 5 минзарплат (что в этом году равно 30 тыс. грн), предусмотренный ст. 171 Закона об РРО.
Далее перейдем к практическим вопросам использования резервных РРО.
Операция «плавный переход»
Какой порядок действий при подключении резервного РРО? Он должным образом зарегистрирован в налоговой. Что нужно предпринять после поломки основного РРО?
Начнем с того, что признаки того, что РРО вышел из строя, могут быть следующими:
— РРО неверно печатает чеки (другие документы), контрольную ленту, какие-либо из отчетов (Z-отчет, X-отчет, периодический и т. п.);
— не соответствуют данные по суммам расчетов, отраженным в кассовых чеках, данным по суммам расчетов, которые печатаются на контрольной ленте;
— суммарные данные по кассовым чекам, напечатанным в течение рабочего дня, не соответствуют общим суммам выручки, отраженным в отчетах;
— не блокируется РРО, когда это предусмотрено документацией производителя;
— не сохраняются данные в фискальной памяти.
Самостоятельно производить какие-либо действия с РРО, кроме его перезагрузки, не рекомендуется. Если перезагрузка не смогла помочь, то следует обратиться в ЦСО, с которым заключен договор техобслуживания и ремонта РРО.
Пункт 16 ст. 3 Закона об РРО обязывает субъекта обратиться в ЦСО (а в случае с ПРРО2 — к производителю ПРРО и/или ЦСО при его наличии) в течение рабочего дня, в котором выявлены неисправности.
2 Программный РРО.
Выполнение ремонта другими лицами или ЦСО без заключения с субъектами хозяйствования соответствующих договоров запрещено (согласно п. 1 разд. ІІ Порядка опломбирования РРО, утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547).
Не забудьте также сообщить об обнаружении неисправностей в налоговую, в которой зарегистрирован РРО. Сделать это необходимо в течение 2 рабочих дней после дня выявления неисправностей.
В случае с ПРРО — в течение дня, в котором выявлены неисправности.
В случае с обычным РРО уведомление налоговикам шлете письменно или средствами телекоммуникаций в произвольной форме. В случае с ПРРО — средствами телекоммуникаций отправляете Уведомление о выявлении неисправностей ПРРО по форме № 2-ПРРО.
Далее. Если есть резервный РРО, зарегистрированный на хозяйственную единицу, где вышел из строя основной РРО, то достаточно просто его включить и работать!
В этом случае кассир должен действовать так:
1. После поломки РРО до начала расчетных операций подсчитать сумму средств, находящуюся в ящике РРО (сумму выручки, полученную за день до поломки РРО и отраженную в контрольной ленте, и сумму разменной монеты).
2. Включить резервный РРО.
3. Операцией «служебное внесение» внести сумму наличных, которая переносится в ящик резервного РРО из ящика неисправного РРО.
4. Провести расчетные операции через резервный РРО.
При этом все операции проводятся в том же порядке, что и операции через основной РРО.
5. После возобновления работы основного РРО подсчитать сумму наличных в ящике резервного РРО и с использованием операции «служебная выдача» передать ее в ящик отремонтированного РРО либо в кассу.
6. Выполнить Z-отчет на резервном РРО.
7. Разобраться с выручкой, полученной в день поломки основного РРО. Если произошло обнуление оперативной памяти, провести через отремонтированный РРО суммы расчетов за время работы до его поломки отдельно по каждой ставке НДС, акцизного налога или другого налога (сбора) (на основании контрольной ленты). При необходимости выполнить операции «служебное внесение» или «служебная выдача» (в частности, на сумму средств, перенесенных в день поломки в резервный РРО).
Для контроля правильности внесенных сумм следует распечатать Х-отчет.
8. Выполнить Z-отчет (на основном РРО).
9. Операцией «служебное внесение» внести сумму наличных, перемещаемую из ящика резервного РРО в ящик отремонтированного РРО.
10. Провести расчетные операции через отремонтированный РРО в общем порядке. Z-отчет печатать в обычном режиме (в день возобновления работы — за период с начала проведения первой расчетной операции).
Здесь может возникнуть вопрос следующего характера. В случае, если на сломавшийся РРО не была зарегистрирована КУРО или ее сняли с регистрации и прекратили использовать по причине принятия решения не осуществлять расчетные операции в случае поломки РРО/отключения электроэнергии до подключения резервного РРО, то все хорошо. А если у субъекта все-таки есть КУРО, зарегистрированная на РРО, который вышел из строя? Нужно ли в ней делать какие-то записи, если не собираетесь проводить расчеты с выдачей расчетных квитанций, а первую же после поломки операцию проведете уже на резервном РРО?
Начнем с того, что ведение КУРО, зарегистрированной на РРО:
— уже давно не предусматривает выполнение такой обязанности, как «ведение учета ремонтов, работ по техническому обслуживанию, а также проверок конструкции и программного обеспечения РРО». В форме КУРО уже даже нет соответствующего раздела;
— по-прежнему предусматривает «в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии — осуществление записей по учету расчетных квитанций».
Пункт 6 гл. 4 разд. II Порядка регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.
Так вот, напрашивается вывод, что если вы к использованию расчетных квитанций даже не планируете приступать, то и КУРО вам вообще заполнять не нужно. И даже если вы захотите ее заполнить, то неминуемо столкнетесь с проблемой. Не понятно, что писать в КУРО. Ведь вы по факту не используете расчетные квитанции. Ставить прочерки?
Смелый вариант — не заполнять КУРО в таком случае. Смотрите, как сформулирована ст. 5 Закона об РРО:
«на период выхода из строя регистратора расчетных операций и осуществления его ремонта или в случае временного, не более 7 рабочих дней, отключения электроэнергии проведение расчетных операций осуществляется с использованием книги учета расчетных операций и расчетной книги или с применением должным образом зарегистрированного резервного регистратора расчетных операций».
То есть использование резервного РРО — это альтернатива использованию КУРО и расчетных книжек. В то же время непонятно, как на него отреагируют налоговики.
Осторожный — заполнить. При этом заполнение будет сводиться к занесению информации о Z-отчетах (последнем до поломки и первом после починки основного РРО) и указанию информации о расчетах с начала дня до поломки РРО.
В графах 3 — 7 разд. 2 КУРО написать «не використовувалися».
То есть заполняете КУРО как в стандартном случае выхода из строя РРО. Но информацию относительно использования расчетных книжек / расчетных квитанций не заполняете. Важно! Информация о расчетах через резервный РРО попасть в КУРО также не должна! Ведь резервный РРО и так сам отправит фискальную информацию налоговикам.
Регистрация резервного РРО: особенности
Предусмотрены ли какие-нибудь особенности при регистрации резервного РРО и постановке его на учет в налоговой?
Как мы уже выяснили, для возможности использования резервного РРО он должен быть надлежащим образом зарегистрированным.
Для того чтобы зарегистрировать резервный РРО, необходимо, как и при регистрации основного РРО, подать в налоговый орган по основному месту учета заявление о регистрации РРО по форме № 1-РРО3.
3 Приложение 1 к Порядку № 547.
Едва ли не главным отличием при заполнении такого заявления является отметка «Ц» или «+», которую необходимо поставить возле значения «Резервний».
Также учтите, что о каждой хозяйственной единице, где будет использоваться резервный РРО4, нужно заблаговременно сообщить как об объекте налогообложения (с помощью подачи формы № 20-ОПП).
4 Интересную ситуацию, связанную с использованием резервного РРО на нескольких хозединицах, мы предлагали вашему вниманию в статье «Один РРО по нескольким адресам: возможно ли такое?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 39).
После получения надлежащим образом оформленных документов должностное лицо налоговой проводит регистрацию РРО. При этом такое лицо размещает в Электронном кабинете и/или должно направить налогоплательщику регистрационное удостоверение РРО по форме № 3-РРО5, удостоверяющее регистрацию РРО в налоговой.
5 Приложение 3 к Порядку № 547.
В правом верхнем углу такого удостоверения делается отметка «Резервний», а в первой строке соответствующей таблицы должны быть указаны название и адрес подразделения, где будет храниться резервный РРО, а в других строках — названия и адреса всех хозединиц, где он может использоваться.
Регистрация резервного РРО для хозединицы, на которой используется как основной программный РРО6, проводится в том же порядке, что и в случае, если основным является обычный РРО.
6 Вам может быть полезной статья «ПРРО: взгляд ГНС» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 14).
ПРРО в качестве резервного регистратора
Можно ли использовать в качестве резервного РРО программный регистратор, если основным является обычный РРО?
Очень полезная опция. В частности, она могла бы быть очень уместной в случае с временным отключением электроэнергии. В таком случае через ПРРО можно было бы проводить расчетные операции даже тогда, когда отсутствует электроснабжение.
Но, увы, такая ситуация пока нормативно не урегулирована. Закон об РРО говорит об использовании в качестве резервного только обычного (классического) РРО. Да и Порядок регистрации, ведения реестра и применения ПРРО, утвержденный приказом Минфина от 23.06.2020 г. № 317, не говорит о возможности регистрации ПРРО со статусом «Резервний».
В заявлении о регистрации ПРРО, форма которого утверждена приложением 1 к этому Порядку (форма № 1-ПРРО), нет возможности указать, что регистрируемый ПРРО — резервный. То есть сейчас, увы, использовать в качестве резервного ПРРО не получится в принципе.
А вот обратная ситуация — использование в качестве резервного классического РРО там, где основным является ПРРО, — вполне допустима. При этом регистрация и применение резервного РРО в таком случае проводятся в общем порядке7.
7 Подпункт 20 гл. 2 разд. ІІ Порядка № 547.
