Зачем нужен?
Справочный Расчет нужен тогда, когда у фондов не хватает данных по отдельным месяцам для исчисления и назначения выплат застрахованным лицам, а Расчет с типом «Звітний» за этот период еще не подан. Этот справочный Расчет ожидают:
— Пенсионный фонд в случае назначения пенсии работнику вашего предприятия;
— ФСС, если застрахованное лицо претендует на выплаты из этого Фонда (пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, страховые выплаты в связи с несчастным случаем или профзаболеванием и т. п.). Вместе с тем справочный Расчет не нужно формировать, если, например, работник болел, но период болезни оплачивается за счет средств работодателя (болезнь длилась не более 5 календарных дней);
— Центр занятости, если лицо, которое раньше работало у вас, становится на учет как безработное с выплатой пособия по безработице. Если же увольняющийся работник планирует самостоятельно трудоустраиваться, то формировать справочный Расчет не нужно.
В случае если его планы изменятся, вы при необходимости просто получите обращение от Центра занятости о необходимости подачи Расчета.
Сроки предоставления
Справочный Расчет следует подавать в течение отчетного квартала в случае наступления события, требующего такого предоставления (назначение пенсии или других социальных выплат застрахованному лицу). Например, в случае назначения пенсии в мае 2021 года справочный Расчет с информацией о начисленных доходах и уплаченном ЕСВ в апреле 2021 года (т. е. месяце, предшествующем месяцу назначения пенсии) есть возможность подать до конца июня 2021 года.
Такой же предельный срок, а именно до конца июня 2021 года, будем иметь и в случае подачи заявления на назначение пенсии в июне 2021 года. Однако в Расчет войдет информация о начисленных доходах в апреле и мае 2021 года.
Если же предприятие не успевает подать справочный Расчет до конца июня, то дальше за ІІ квартал 2021 года подает Расчет с типом «Звітний». Отдельно формировать справочный Расчет после окончания отчетного квартала за месяцы отчетного квартала не нужно.
Особенности формирования
Справочный Расчет формируете отдельно на каждое застрахованное лицо, информацию о котором указываете. Если у вас, например, в мае 2021 года заболело два работника, то для финансирования выплаты пособия от ФСС на каждого работника следует сформировать отдельный справочный Расчет.
Он будет состоять непосредственно из самого Расчета и приложений, необходимых для назначения пенсии или материального обеспечения застрахованному лицу (о них будет сказано далее).
Обратите внимание, что в справочном Расчете заполняем только строки 01 — 06 заглавной части. А вот другие строки, как и показатели в разделе І, заполнять работодателям не нужно.
Тип Расчета
Справочный Расчет имеет двойной тип. При его формировании проставляете в заглавной части Расчета и соответствующем приложении две отметки: в строке 011 — тип «Звітний» и 014 — тип «Довідковий». Причину предоставления Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий», а именно для назначения пенсии или для назначения материального обеспечения, страховых выплат, указываете в «шапке» соответствующего приложения (в Д1 — это строка 035, в Д5 — строка 036, в Д6 — строка 034), которое подаете в составе такого Расчета.
Приложения Расчета
Справочный Расчет:
— для назначения пенсии обязательно будет содержать приложение Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. Если лицо со спецстажем, то также формируете Д6. А вот Д5 войдет в состав справочного Расчета только в случае, если информация, содержащаяся в нем, может повлиять на расчет пенсионных выплат;
— для назначения материального обеспечения, страховых выплат будет состоять из Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация.
При необходимости (например, если вы приняли/уволили работника, предоставили или у него закончились «декретные*» отпуска, что может повлиять на сумму выплат) формируете также Д5.
* В связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 (от 3 до 6) лет.
А вот 4ДФ в состав справочного Расчета попасть не должно! Информацию в приложениях к Расчету отражаете в общем порядке.
Ошибки
Если в поданном справочном Расчете обнаружили ошибку, просто повторно подайте такой Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» с правильными сведениями на лицо.
Внимание! Предоставление Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» на работника не отменяет обязанности работодателя указать эти же данные в Расчете с типом «Звітний».
То есть при предоставлении Расчета за отчетный квартал в него и его приложения необходимо включать сведения о начислении ЕСВ по лицам, по которым раньше был предоставлен налоговый расчет типа «Довідковий» (см. письмо Пенсионного фонда от 22.01.2021 г. № 2800-050102-1/2832).
Пример 1. Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется) был принят на работу 12 апреля 2021 года сторожем. 24 мая он подал заявление на назначение пенсии и сообщил об этом работодателю. База начисления за апрель — 8000 грн (ЕСВ — 1760 грн).
Для исчисления и назначения пенсии Пенсионному фонду понадобятся сведения о базе начисления ЕСВ за апрель 2021 года, определенной по работнику, и суммах ЕСВ, начисленного на нее, отсутствующие в Госреестре общеобязательного социального страхования на день подачи заявления.
Поэтому работодатель сформирует Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и двух приложений: Д1 — за апрель 2021 года с суммами ЕСВ и Д5 — со сведениями о приеме работника на работу.
Приведем пример заполнения приложений на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменты Д1 и Д5 к Расчету с типом «Звітний» как «Довідковий»
Пример 2. Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется) болел с 1 по 9 июня 2021 года.
Листок нетрудоспособности предоставлен работодателю 10 июня, а больничные по нему назначены комиссией по соцстрахованию 14 июня 2021 года.
Для проверки правильности определения страхового стажа по работнику и расчета суммы пособия ФСС понадобятся, среди прочего, данные о базе начисления ЕСВ за апрель и май 2021 года, отсутствующие в Госреестре общеобязательного соцстрахования. Поэтому работодателю надо сформировать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и приложений Д1 за апрель и май 2021 года. Допустим, что в апреле работник весь месяц находился в отпуске без сохранения заработной платы в связи с карантином. Май был отработан работником полностью. Общая сумма зарплаты за май — 10000 грн (ЕСВ — 2200 грн). Приведем пример заполнения приложений на рис. 2.
Рис. 2. Фрагменты Д1 к Расчету с типом «Звітний» как «Довідковий»
Проблемы с приемом
До недавнего времени справочная отчетность не принималась. В квитанции № 1 причина неприема: документ не может быть подан за будущий период (II квартал 2021 года). Но ПФУ и ГНСУ уже решили эту проблему.
