Организационные вопросы
Инвентаризация — обязанность. Проведение годовой инвентаризации — это не прихоть предприятия, а обязательная процедура для всех без исключения предприятий. Ее проведения перед составлением годовой финансовой отчетности требуют ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете и пп. 5 и 7 разд. І Положения № 879*.
Проводят годовую инвентаризацию все предприятия независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, опираясь на требования Положения № 879. В то же время при проведении инвентаризации определенных видов активов следует принимать во внимание и особенности, прописанные в положениях других нормативно-правовых актов.
Так, например, при проведении инвентаризации: нефти и нефтепродуктов опираются на положения Инструкции от 20.05.2008 № 281/171/578/155; спирта этилового — Инструкции от 13.04.2009 № 264; активов и обязательств сельхозпредприятий — Методрекомендаций от 04.12.2003 № 37-27-12/14023 и т. п.
Годовая инвентаризация является сплошной!
То есть при ее проведении проверяют наличие, состояние и оценку всех видов обязательств и всех активов предприятия независимо от их местонахождения, в том числе предметы, переданные напрокат, в аренду или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния.
При проведении годовой инвентаризации проверке подлежат активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, в частности ценности, которые не принадлежат предприятию, но временно находятся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже), условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) предприятия (залоги, гарантии, обязательства и т. п.), бланки документов строгой отчетности, прочие активы.
Срок проведения
Общие сроки. Годовую инвентаризацию проводят ежегодно перед составлением годовой финотчетности. Положение № 879 рекомендует проводить ее ежегодно до даты баланса, т. е. до 31 декабря (п. 10 разд. I Положения № 879). При этом 31 декабря — это предельная дата, на которую инвентаризация должна быть позади. А вот сам период ее проведения зависит от вида инвентаризируемых активов и обязательств. Подробно о сроках проведения инвентаризации отдельных активов и обязательств во время годовой инвентаризации см. в таблице ниже.
Сроки проведения годовой инвентаризации
| № п/п | Вид активов и обязательств | В какой срок проводят |
| 1 | Необоротные активы (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов ОС, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия) | Не ранее чем за три месяца до даты баланса |
| Запасы (кроме незавершенного производства и полуфабрикатов, других материальных ценностей, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия) | ||
| Текущие биологические активы | ||
| Дебиторская и кредиторская задолженность | ||
| Расходы и доходы будущих периодов | ||
| Обязательства (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и из отчислений на общеобязательное государственное социальное страхование) | ||
| 2 | Незавершенные капитальные инвестиции | Не ранее чем за два месяца до даты баланса |
| Незавершенное производство и полуфабрикаты | ||
| Финансовые инвестиции | ||
| Денежные средства | ||
| Средства целевого финансирования | ||
| Обязательства в части неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и из отчислений на общеобязательное государственное социальное страхование | ||
| 3 | Объекты основных средств, в частности автомобили, морские и речные суда, которые отбывают в длительные рейсы | До даты временного выбытия с предприятия |
| Другие материальные ценности, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия |
Особые сроки. В таблице приведены предельные сроки проведения годовой инвентаризации. В то же время п. 10 разд. ІІ Положения № 879 устанавливает определенные особенности при определении сроков проведения инвентаризации для отдельных активов. А именно он дает право предприятию проводить инвентаризацию:
1) земучастков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов — один раз в три года. Все другие основные средства, не упомянутые выше, следует инвентаризировать ежегодно;
2) инструментов, приборов, инвентаря (мебели) — их можно инвентаризировать ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом всех этих объектов в течение 3 лет;
3) библиотечных фондов — по решению руководителя их можно инвентаризировать в течение года по графику. В случае если объем библиотечных фондов составляет от 100 до 500 тыс. единиц, то инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц;
4) драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, следует осуществлять одновременно с инвентаризацией этих активов.
Конкретные сроки начала/окончания инвентаризации (в пределах сроков из Положения № 879), ее продолжительность, а также объекты, подлежащие инвентаризации, устанавливает руководитель в приказе о проведении инвентаризации.
Устанавливая сроки проведения инвентаризации определенных активов на предприятии, стоит помнить, что инвентаризацию конкретных объектов начинают уже после даты, на которую она назначена.
Так, например, согласно приказу руководителя инвентаризацию проводят по состоянию на 01.12.2021. Это означает, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, с 2 по 20 декабря 2021 года). Хотя документы о проведении инвентаризации (а именно инвентаризационные описи) следует заполнять в день проведения инвентаризации, определенной в приказе руководителя (в нашем случае — на конец дня 1 декабря 2021 года).
Это правило не касается только инвентаризации объектов ОС и ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.
Инвентаризационные комиссии
Постоянно действующая комиссия. Чтобы провести годовую инвентаризацию, руководитель предприятия должен создать инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. ІІ Положения № 879). Состав такой комиссии утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. В состав такой комиссии входят.
— представители аппарата управления предприятия;
— бухгалтерской службы (представители аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности — физического лица, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных основах). Как видите, на правах представителя бухгалтерии в состав инвентаризационной комиссии может входить и предприниматель, который ведет бухучет на предприятии в соответствии с заключенным гражданско-правовым договором;
— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры).
К сведению! По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут также входить члены ревизионной комиссии общества.
Возглавить инвентаризационную комиссию может руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия. А в случае, когда бухучет ведет непосредственно руководитель предприятия, то именно руководитель самостоятельно должен возглавить инвентаризационную комиссию (абзац второй п. 1 разд. ІІ Положения № 879).
Инвентаризационная комиссия работает круглогодично.
При этом если объемы работ по проведению инвентаризации небольшие (такое происходит, как правило, на небольших предприятиях), то постоянно действующая инвентаризационная комиссия сама непосредственно и проводит инвентаризацию.
Если же на предприятии большой объем работ и потому постоянно действующей инвентаризационной комиссией не может быть обеспечено надлежащее проведение инвентаризации, то на таком предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Рабочие комиссии. Создаются рабочие инвентаризационные комиссии распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением). В состав таких комиссий входят те же специалисты, что и в состав постоянно действующей комиссии. Исключением считается только то, что в состав таких комиссий могут быть включены члены инвентаризационной комиссии (п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).
Рабочие комиссии создаются именно для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства.
Создавая рабочую комиссию, следует помнить об определенных ограничениях (п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879):
1) запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника два года подряд для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц;
2) в состав рабочей инвентаризационной комиссии нельзя включать материально ответственных лиц для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении.
Хотя, по нашему мнению, не будет ничего криминального, если материально ответственное лицо будет участвовать в инвентаризации в составе другой рабочей комиссии, которая будет пересчитывать активы, находящиеся в ведении других материально ответственных лиц.
Особые комиссии. Сегодня нередки случаи, когда на предприятии в штате работает только одно лицо — директор. Несмотря на это, проводить годовую инвентаризацию на предприятии все равно следует. Возникает вопрос: как ее провести?
Минфин нашел два выхода из этой ситуации (см. письмо Минфина от 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918):
— первый — утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица (директора) или
— второй — включить в состав комиссии специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору.
Те, кто выберет первый (более легкий и экономный) вариант, могут ненароком нарушить требования п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 и включить в инвентаризационную комиссию работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация. Когда на предприятии один директор, то именно он и является материально ответственным лицом за все активы предприятия. Поэтому, на наш взгляд, чтобы было точно все в рамках разрешенного — лучше включить в комиссию специалиста, приглашенного для проведения инвентаризации на основании гражданско-правового договора.
Документальное оформление
Старт инвентаризации. Чтобы начать проведение инвентаризации, руководитель должен издать распорядительный документ (приказ, распоряжение) о проведении инвентаризации. В нем, в частности, указывают: дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств. Этим же приказом нередко утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.
В то же время бывают случаи, когда сроки и порядок проведения инвентаризации определяют в приказе об организации бухучета или в приказе об учетной политике. В этом случае, чтобы началась годовая инвентаризация, можно обойтись без отдельного приказа. Достаточно непосредственно перед ее началом отдельным приказом руководителя утвердить состав рабочих инвентаризационных комиссий.
Проведение инвентаризации. При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия составляет (п. 15 разд. II Положения № 879):
— инвентаризационные описи, в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, которые принадлежат другим предприятиям и учитываются за балансом.
В инвентаризационной описи активы приводятся по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете отдельно по местонахождению таких ценностей, и лицам, ответственным за их хранение, с возможным выделением по субсчетам и номенклатурой.;
— акты инвентаризации, в которых показывают наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, фининвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями НП(С)БУ, МСФО и других актов законодательства.
Акты инвентаризации заполняются с учетом объектов инвентаризации, при этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставление с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) следует составлять без помарок и подчисток. Исправление ошибок должно делаться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и написания над ними правильных.
Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственными лицами.
О том, по какой форме оформлять такие документы, в Положении № 879 не определено. На наш взгляд, для этого можно:
1) использовать уже утвержденные формы инвентарных описей, например, постановлением Госкомстатистики от 28.12.89 № 241, приказом Минфина от 17.06.2015 № 572 или приведенными в приложении к письму Минагрополитики от 04.12.2003 № 37-27-12/14023 (ср. );
2) разработать собственные формы, например, опираясь на утвержденные. Главное, чтобы они соответствовали требованиям п. 2 Положения № 88 и ст. 9 Закона о бухучете.
Составленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) передают в бухгалтерию. Там их проверяют, таксируют. А потом бухгалтерская служба должна сверить данные из документов, предоставленных инвентаризационной комиссией, с данными учета. Для этого она составляет сличительные ведомости активов и обязательств, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации) (пп. 19 и 20 разд. II Положения № 879).
В заключение заметим, что: ответы на горячие вопросы, возникающие в процессе проведения инвентаризации, вы найдете в статье «Инвентаризация-2020: организационные вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 45); как учесть результаты инвентаризации, вы узнаете из статьи «Результаты инвентаризации: проводим в учете» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 46).
