Чаще всего офисная техника учитывается на балансе как ОС или МНМА. Если техника пригодна для использования, это значит, что эта техника продолжает соответствовать критериям признания активом (ст. 1 Закона о бухучете). Следовательно, просто списать ее не получится. Что же с такой техникой делать? Практика выработала нескольких возможных вариантов избавиться от нее. Рассмотрим каждый из них.
Разобрать на запчасти
Бухучет. Если вы разберете старую технику на запчасти, с учетной точки зрения это будет означать ликвидацию ОС. Но чтобы ликвидировать вполне исправную и пригодную для использования технику (которая износилась разве что морально), нужны основания.
Таким основанием может быть заключение экспертной комиссии предприятия о нецелесообразности дальнейшей эксплуатации ОС и составленный на основании этого заключения акт на списание по ф. № ОЗ-3. Именно комиссия должна определить, какие запчасти можно получить в результате разборки офисной техники, и делает об этом специальные отметки в поле «Надійшло від списання» оборотной стороны ф. № ОЗ-3 (п. 41 Методрекомендаций № 561*).
Акт по ф. № ОЗ-3 отражается в бухучете только после того, как его утвердит должностное лицо предприятия (п. 43 Методрекомендаций № 561).
Если решение о ликвидации техники с целью разобрать ее на запчасти утверждено, делаем проводки Дт 131 — Кт 104 (на сумму накопленного износа) и Дт 976 — Кт 104 (на сумму остаточной стоимости).
Детали, узлы, агрегаты и другие материалы, полученные при разборке офисной техники, оприходуются на счета запасов с признанием другого дохода (п. 44 Методрекомендаций № 561). То есть при оприходовании запчастей делаем проводку Дт 207 (201, 209) — Кт 746.
Правда, есть альтернативный метод: проводки Дт 209 — Кт 976 или даже Дт 209 — Кт 10 (еще до списания остаточной стоимости).
А если техника — МНМА? Тогда по факту списания делаем только проводку Дт 132 — Кт 112, а затем просто приходуем запчасти с признанием прочего дохода. Если МНМА еще полностью не самортизированы, будет также проводка Дт 976 — Кт 112.
Налог на прибыль. У малодоходников — все по бухучетным правилам. А вот высокодоходники (и малодоходники-добровольцы) должны определить по технике-ОС ликвидационные разницы, предусмотренные пп. 138.1, 138.2 НКУ. То есть увеличить бухфинрезультат на бухучетную остаточную стоимость разобранной техники и уменьшить его на остаточную стоимость по данным налоговоприбыльного учета.
Если техника — МНМА, разницу не определяют.
НДС. ОС, ликвидируемые по самостоятельному решению плательщика, для целей НДС-учета считаются такими, которые поставляются по обычным ценам, но не ниже балансовой стоимости на момент ликвидации (п. 189.9 НКУ). В то же время согласно п.п. 14.1.191 НКУ случаи, когда плательщик предоставляет налоговикам документ о разборке ОС, не считаются поставкой товаров.
И в консультации в категории 101.07 ЗІР налоговики признают акт на списание ОС по ф. № ОЗ-3 или по произвольной форме со всеми реквизитами первичного документа как основание не начислять НДС.
Операции по оприходованию запчастей в результате ликвидации ОС также обходятся без НДС-последствий. На эти операции не начисляются налоговые обязательства по п. 189.10 НКУ.
Если техника — МНМА, п. 189.9 НКУ не применяют. Но и начислять НДС по факту списания оснований в большинстве случаев нет, потому что техника уже полностью самортизирована и, соответственно, использована в налогооблагаемых операциях. А вот если МНМА еще полностью не самортизированы, на их балансовую стоимость на начало месяца начисляют НДС согласно с п.п. «г» п. 198.5 НКУ.
Продать на сторону
Бухучет. Целесообразность продажи исправного, но морально устаревшего ОС, по нашему мнению, тоже следует подтвердить заключением комиссии предприятия (см. п. 41 Методрекомендаций № 561).
Если принято решение о продаже офисной техники, следует промониторить ее на соответствие критериям из п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 27 (ср. ).
Эти критерии соблюдены? Тогда техника перестает учитываться как ОС и начинает учитываться как запасы. То есть запускается действие НП(С)БУ 27 и предназначенная для продажи техника переводится в состав необоротных активов, удерживаемых для продажи.
В бухучете это отражается проводками Дт 131 — Кт 104 (на сумму накопленного износа) и Дт 286 — Кт 104 (на сумму остаточной стоимости).
На субсчете 286 техника учитывается или по балансовой стоимости, или по чистой стоимости реализации, в зависимости от того, какая из них меньше (п. 9 разд. ІІ НП(С)БУ 27).
Конечно же, на технику, которая учитывается на субсчете 286, никакая амортизация больше не начисляется (п. 6 разд. ІІ НП(С)БУ 27).
Продажу техники отражают стандартными проводками для реализации оборотных активов. Сначала признают доход от реализации (Дт 377 — Кт 712), а потом списывают балансовую стоимость (Дт 943 — Кт 286).
Что касается МНМА, то здесь принцип бухучета аналогичный. За исключением того, что если МНМА полностью самортизированы, их остаточная стоимость равна нулю. Тогда просто делают проводку Дт 132 — Кт 112, а на субсчет 286 ничего не переводят.
Налог на прибыль. У малодоходников — все, опять же, по бухучетным правилам. А вот высокодоходники (и малодоходники-добровольцы) должны определить продажные разницы по ОС, предусмотренные пп. 138.1, 138.2 НКУ.
Механизм налоговоприбыльных корректировок при продаже производственных ОС такой же, как и при их ликвидации. То есть увеличивают бухфинрезультат на бухучетную остаточную стоимость продаваемой техники (сформированную на момент перевода на субсчет 286) и уменьшают ее на остаточную стоимость по данным налоговоприбыльного учета.
Внимание: то, что в бухучете офисная техника переведена в состав запасов, на налоговоприбыльный учет не влияет.
Для целей налоговоприбыльного учета техника, соответствующая налоговому определению ОС (п.п. 14.1.138 НКУ), как была, так и остается ОС (см., например, ИНК ГФСУ от 29.01.2019 г. № 307/6/99-99-15-02-02-15/ІПК). При этом налоговую амортизацию техники, удерживаемой для продажи, прекращают синхронно с бухгалтерской.
Но должны предупредить: иногда налоговики намекают на то, что продажные разницы надо делать уже на дату перевода ОС на субсчет 286 (см., например, ИНК ГФСУ от 11.05.2019 г. № 2078/6/99-99-15-02-02-15/ІПК). По нашему мнению, это безосновательно, и разницу следует определять именно на момент продажи ОС.
НДС. А вот НДС-учет операций с техникой, которая стала удерживаемой для продажи, существенно отличается от ликвидации. Никаких ликвидационных пп. 189.9, 189.10 НКУ здесь не будет. Речь идет об обычной операции поставки товаров (п.п. «а» п. 185.1 НКУ).
Базой обложения НДС в общем случае будет договорная стоимость. То есть, грубо говоря, за сколько вы договорились продать свою старенькую технику. Но! Если ваша техника учитывается по балансовой стоимости, договорную стоимость нужно сравнить с ней. Если договорная стоимость меньше, придется начислить минбазный НДС до уровня балансовой стоимости на начало месяца продажи (п. 188.1 НКУ) и составить НН с типом причины «15».
Если же ваша техника уже после перевода на субсчет 286 была уценена и учитывается по чистой стоимости реализации, то именно эта стоимость и будет минбазой.
Причина такого подхода очевидна. Чистая стоимость реализации — это ожидаемая цена реализации запасов в условиях обычной деятельности за вычетом ожидаемых расходов на завершение их производства и реализацию (п. 4 НП(С)БУ 9).
Если у вас договорная стоимость на уровне чистой стоимости реализации, минбазный НДС вам доначислять не придется.
А если балансовая стоимость ОС или МНМА равна нулю? Тогда в НДС-учете ориентируются только на договорную стоимость.
Подарить бесплатно
Бухучет. В бухучете операции по бесплатной передаче не относятся к продаже. Поэтому если вы решили бесплатно раздать свою старенькую технику, нет необходимости переводить ее на субсчет 286.
Бесплатно переданные объекты ОС просто исключаются из активов (п. 33 П(С)БУ 7, п. 40 Методрекомендаций № 561).
Для этого их износ списывается проводкой Дт 131 — Кт 104, а остаточная стоимость — проводкой Дт 976 — Кт 104. Вот и все.
Объекты МНМА просто списывают проводкой Дт 132 — Кт 112. Если есть остаточная стоимость, ее списывают проводкой Дт 976 — Кт 112.
Налог на прибыль. Бесплатная передача ОС имеет свои налоговоприбыльные особенности. Ведь ОС соответствует «налоговому» определению товара (п.п. 14.1.244 НКУ), а бесплатная передача ОС — «налоговому» определению продажи (п.п. 14.1.202 НКУ). А там, где имеет место продажа ОС, имеют место и продажные разницы. По МНМА этих разниц нет.
Поэтому высокодоходники обязаны увеличить свой финрезультат на сумму бухгалтерской остаточной стоимости бесплатно переданных ОС и одновременно уменьшить финрезультат на сумму остаточной стоимости этого же объекта согласно НКУ (пп. 138.1, 138.2 НКУ).
Малодоходников эта разница, как и предыдущие, не касается: у них остаточная стоимость бесплатно переданного ОС хранится в составе расходов в соответствии с данными бухучета.
И еще. Если вы высокодоходник (или малодоходник-доброволец), вам нужно учитывать, кого именно вы решили осчастливить, подарив ему свою старушку — офисную технику.
Проще всего в том случае, если вы одарили обычное физическое лицо, ФЛП-общесистемщика или стандартного плательщика налога на прибыль. Тогда никакой разницы (кроме вышеуказанной продажной) вам определять не нужно.
Если вы подарили свою технику единоналожнику или плательщику налога на прибыль по ставке 0 % (п. 44 подразд. 4 разд. ХХ НКУ) — вам придется увеличить ваш бухфинрезультат на всю сумму стоимости ОС, которые вы подарили таким субъектам хозяйствования (п.п. 140.5.10 НКУ).
Следующий вариант — офисная техника подарена субъектам физкультуры и спорта, о которых упоминает п.п. 140.5.14 НКУ. Тогда нужно рассчитать лимит на расходы, который составляет 8 % от объема налогооблагаемой прибыли за прошлый год.
Если стоимость подаренной техники меньше — никаких разниц. Больше? Тогда придется увеличить бухфинрезультат на сумму превышения стоимости подаренной техники над значением 8 %-го лимита на расходы.
Если техника подарена другим неприбыльным организациям (кроме спортивных) — работают положения п.п. 140.5.9 НКУ. Для таких подарков лимит на расходы вдвое меньше — 4 % налогооблагаемой прибыли за предыдущий год. Соответственно бухфинрезультат тоже увеличивается на сумму превышения.
НДС. Бесплатная передача для целей НДС-учета — это самая настоящая поставка товаров.
Следовательно, по факту бесплатной передачи офисной техники, с точки зрения НДС-учета, происходит ее поставка по нулевой стоимости.
Со всеми соответствующими последствиями для НДС-учета.
То есть составляется нулевая налоговая накладная, в которой указывается одаренный (получатель подарка).
В то же время к операциям по бесплатной поставке, безусловно, применяется правило минбазы (п. 188.1 НКУ). Очевидно, что какой бы ни была остаточная стоимость старенькой техники на начало месяца, когда вы ее подарили, это будет больше чем ноль.
А договорной стоимостью в операциях по бесплатной передаче будет нулевая стоимость.
Поэтому вам придется составить минбазную налоговую накладную с типом причины «15» и доначислить НДС до уровня этой самой остаточной стоимости.
Как видите, варианты, куда «сплавить» морально устаревшую офисную технику, есть. Но у каждого из них есть как преимущества, так и недостатки.
А если вы единоналожник?
У единоналожника бухучет будет таким же, как описано выше. А вот в налоговом учете будут свои особенности при операциях по продаже техники-ОС.
В таком случае будут применяться правила п. 292.2 НКУ и доходом будет разница между суммой полученных средств и балансовой стоимостью техники.
Обращаем внимание: налоговики разрешают разовую продажу активов, которые учитываются на балансе единоналожника как ОС. Даже если это автомобиль, т. е. подакцизный товар, продажа которых на ЕН запрещена (категория 108.05 ЗІР).
Но в случае с техникой советуем заблаговременно внести в ЕН-реестр КВЭД 47.41 (или другой соответствующий код). Чтобы налоговики не сбросили с ЕН 
за осуществление деятельности, не указанной в ЕН-реестре (п.п. 7 п.п. 298.2.3 НКУ).
НДФЛ и ЕСВ
Если старенькая техника продается или дарится физическому лицу, возникает вопрос с обложением НДФЛ, ВС и ЕСВ.
При продаже все просто. Доход получает юрлицо, а у физлица может возникнуть разве что доход в виде допблага. Но это если технику ему продают с индивидуальной скидкой (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).
А вот если техника подарена, тогда доход у физлица возникает на сумму стоимости подарков, превышающей 25 % минзарплаты (в 2021 году — 1500 грн) в расчете на месяц (п.п. 165.1.39 НКУ).
Сумма превышения над этим необлагаемым пределом будет дополнительным благом для физлица и облагаться налогом с применением натурального коэффициента (п. 164.5 НКУ). А вот ВС удерживают с «чистой» суммы превышения.
Что касается ЕСВ, то здесь имеет значение, какому именно физлицу дарится техника — работнику или просто стороннему лицу. Чаще всего старенькую технику раздают именно работникам. Тогда этот подарок будет рассматриваться как единоразовое поощрение в натуральной форме. А такие поощрения относятся к фонду дополнительной зарплаты (п.п. 2.3.2 Инструкции № 5**).
** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Поэтому с подарков работникам взимается ЕСВ. С подарками неработникам такого вопроса не возникает, поскольку отсутствуют трудовые отношения.
