Методические рекомендации о порядке подачи и рассмотрения жалоб (заявлений) налогоплательщиков органами государственной налоговой службы
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 03.06.2004 г. № 10013/7/25-0017
(с изменениями и дополнениями, внесенными письмом ГНАУ от 26.06.2007 г. № 12942/7/25-0017)*
* Изменения и дополнения выделены полужирным курсивом. —
Примеч. ред.
I. Общие положения
1.
Методические рекомендации о порядке подачи и рассмотрения жалоб (заявлений) налогоплательщиков органами государственной налоговой службы (далее — Методические рекомендации) разработаны на основании:1) Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами»;
2) Закона Украины «О государственной налоговой службе в Украине»;
3) Закона Украины «Об обращениях граждан»;
4) Кодекса Украины об административных правонарушениях;
5) Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы, утвержденного приказом ГНА Украины от 11 декабря 1996 года № 29 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 18 декабря 1996 года под № 723/1748, с изменениями и дополнениями;
6) Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной налоговой службы Украины (утверждена приказом ГНА Украины от 01.07.98 г. № 315, с изменениями и дополнениями).
2.
Методические рекомендации направлены на улучшение организации работы и обеспечение своевременного и качественного рассмотрения жалоб (заявлений) налогоплательщиков органами государственной налоговой службы.Органы государственной налоговой службы при рассмотрении жалобы (заявления) физического лица — налогоплательщика или юридического лица — налогоплательщика обязаны:
1) по требованию лица, подавшего жалобу (заявление), разъяснять лицу его права и обязанности;
2) объективно, всесторонне и своевременно проверять суть поднятого в жалобе (заявлении) вопроса;
3) принимать меры, предусмотренные законодательством, по пресечению неправомерных действий;
4) выявлять и устранять причины и условия, способствовавшие нарушениям;
5) направить (предоставить) лицу, подавшему жалобу (заявление), экземпляр решения, принятого по рассмотрению жалобы (заявления), а в соответствующих случаях сообщать лицу о результатах рассмотрения его жалобы (заявления);
6) по требованию лица, подавшего жалобу (заявление), разъяснять ему в письменной форме решение, принятое по рассмотрению жалобы (заявления);
7) не допускать безосновательной передачи жалоб (заявлений) на рассмотрение другим органам;
8) в случае признания жалобы (заявления) необоснованной или не подлежащей рассмотрению органом государственной налоговой службы разъяснить лицу, подавшему жалобу (заявление), порядок административного и судебного обжалования принятых решений;
9) проводить массово-разъяснительную работу среди налогоплательщиков об установленном законодательством порядке обжалования решений органов государственной налоговой службы;
10) организовывать и проверять в подчиненных органах государственной налоговой службы состояние работы по рассмотрению жалоб (заявлений) налогоплательщиков на решения органов государственной налоговой службы, принимать меры по устранению недостатков и нарушений, систематически анализировать и информировать общественность о поступлении и результатах рассмотрения жалоб (заявлений).
II. Подача и регистрация жалоб (заявлений) налогоплательщиков
1.
Подача налогоплательщиками или их представителями жалоб (заявлений) на налоговые уведомления-решения или на иные решения органов государственной налоговой службы осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 5 Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» и п. 4 и 5 Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы.Подача жалоб (заявлений) на постановления по делам об административных правонарушениях осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 288 Кодекса Украины об административных правонарушениях и п. 13 Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы.
Порядок подачи и рассмотрения устных и письменных обращений граждан осуществляется согласно Положению о порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной налоговой службы Украины (утверждено приказом ГНА Украины от 27.02.2004 г. № 112 и зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 25.03.2004 г. под № 366/8965).
2.
Регистрация жалобы (заявления) налогоплательщика осуществляется работником делопроизводственной службы органа государственной налоговой службы в день подачи (поступления) жалобы (заявления) в орган государственной налоговой службы.Отказ в приеме жалобы (заявления) налогоплательщика запрещается.
Работникам структурных подразделений органа государственной налоговой службы запрещается принимать жалобы (заявления) от должностных лиц налогоплательщиков либо их представителей, граждан.
3.
Работник делопроизводственной службы органа государственной налоговой службы при поступлении жалобы (заявления) по почте с уведомлением о вручении или при подаче жалобы (заявления) непосредственно в делопроизводственную службу должностным лицом налогоплательщика либо представителем налогоплательщика, гражданином обязан:1) проверить правильность адреса доставленной корреспонденции, целостность конверта (пакета) и при необходимости (в случае подачи жалобы (заявления) непосредственно в делопроизводственную службу должностным лицом налогоплательщика либо представителем налогоплательщика, гражданином) поставить на втором экземпляре жалобы (заявления) подпись о ее получении, указав свою фамилию и дату получения жалобы (заявления), а также регистрационный номер входящей корреспонденции;
2) вскрыть конверт (пакет) и проверить наличие в нем жалобы (заявления) и соответствие адресантов, указанных на конверте (пакете), адресантам, указанным в жалобе (заявлении);
3) сделать отметку о поступлении (регистрации) жалобы (заявления);
4) проверить наличие и полноту указанных в жалобе (заявлении) приложений, соответствие их названия, даты и номера и количества листов.
4.
Если при выполнении действий, указанных в п. 3 раздела II настоящих Методических рекомендаций, выявлено отсутствие документа или приложений к нему либо их повреждение, несоответствие номера на конверте номеру документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй остается в делопроизводственной службе. На оригинале документа делаются соответствующие записи. О повреждении конверта (пакета) делается отметка в почтовом реестре и на конверте (пакете). Такие же действия осуществляет работник делопроизводственной службы также при таких обстоятельствах в случае непосредственного приема жалобы (заявления) от должностного лица или представителя налогоплательщика, гражданина.Конверты сохраняются и прилагаются к документам.
5.
Неправильно оформленная (неподписанная) или направленная не по адресу жалоба (заявление) возвращается отправителю или пересылается по принадлежности, о чем сообщается автору обращения.6.
Жалоба (заявление), поступившая в орган государственной налоговой службы, подлежит обязательному предварительному рассмотрению. Предварительное рассмотрение жалобы (заявления) осуществляется руководителем делопроизводственной службы или иным уполномоченным на то лицом в соответствии с распределением обязанностей между работниками.Предварительное рассмотрение жалобы (заявления) должно осуществляться в день ее получения.
7.
Регистрация жалобы (заявления) осуществляется централизованно делопроизводственной службой органа государственной налоговой службы только один раз — в день поступления жалобы (заявления).Жалоба (заявление) после ее регистрации передается на рассмотрение руководству органа государственной налоговой службы.
8.
Рассмотрение жалоб (заявлений) осуществляется руководством органа государственной налоговой службы безотлагательно, и результаты рассмотрения фиксируются в резолюциях. Посла рассмотрения руководством органа государственной налоговой службы жалоба (заявление) возвращается в делопроизводственную службу.Делопроизводственная служба вносит в соответствующие графы журнала регистрации входящей корреспонденции содержание поручений по рассмотрению жалобы (заявления). При необходимости работник делопроизводственной службы делает ксерокопии жалобы (заявления) и оформляет два экземпляра контрольных карточек.
Жалоба (заявление) с одним экземпляром контрольной карточки передается в структурные подразделения органа государственной налоговой службы к исполнению, а второй экземпляр контрольной карточки направляется в контрольную службу.
Если в резолюции руководителя органа государственной налоговой службы определены исполнителями по рассмотрению жалобы (заявления) два или более структурных подразделения, то оригинал жалобы (заявления) вместе с приложениями к ней и контрольной карточкой направляется в структурное подразделение, которое значится в резолюции первым. Остальным структурным подразделениям направляется копия жалобы (заявления) и прилагаемых к ней приложений, и на копии жалобы (заявления) указывается контрольный срок исполнения.
9.
Жалоба (заявление), направленная по резолюции руководителя органа государственной налоговой службы на рассмотрение структурным подразделениям, передается работником делопроизводственной службы непосредственно руководителю или делопроизводителю структурного подразделения под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции. Полученная структурным подразделением для рассмотрения жалоба (заявление) в обязательном порядке учитывается в журнале учета входящей корреспонденции.Руководитель структурного подразделения при рассмотрении жалобы (заявления) определяет непосредственного исполнителя документа и в необходимых случаях детализирует порядок его исполнения.
Жалоба (заявление) должна быть рассмотрена руководителем структурного подразделения и доведена до непосредственных исполнителей под роспись в журнале учета входящей корреспонденции в день ее поступления. Жалоба (заявление), поступившая после 17 часов, может быть рассмотрена на следующий рабочий день.
10. После принятия решения по рассмотрению жалобы (заявления) исполнитель обязан результат рассмотрения жалобы (заявления) перенести в журнал учета входящей корреспонденции и контрольную карточку, которая после подписания руководителем структурного подразделения передается в контрольную службу в день исполнения документа.
11.
Исполнитель осуществляет оформление решения по рассмотрению жалобы (заявления): проставляет индекс дела по номенклатуре и указывает на конверте полное название налогоплательщика, фамилию и инициалы гражданина, почтовый адрес, указанный плательщиком в жалобе (заявлении) как адрес, на который необходимо направить решение (ответ) (почтовый индекс, название населенного пункта, области и улицы, номер дома и квартиры). Оформленное таким образом решение по рассмотрению жалобы (заявления) исполнитель передает в незаконвертированном виде в делопроизводственную службу на регистрацию, обработку и отправку.На решении, направляемом налогоплательщику по рассмотрению жалобы (заявления), фамилия и номер
служебного телефона работника органа государственной налоговой службы, рассматривавшего жалобу (заявление), не указываются. Эти реквизиты указываются на ксерокопиях решения, которые направляются органам государственной налоговой службы, и экземпляре и ксерокопии решения, которые остаются в деле по рассмотрению жалобы (заявления), и ксерокопии, которая передается в контрольную службу вместе с контрольной карточкой.12.
Исполнитель обязан после регистрации решения по рассмотрению жалобы (заявления) на экземпляре и ксерокопии решения, направляемых на хранение в дело по номенклатуре, указать индекс и дату его регистрации.Оригинал решения по рассмотрению жалобы (заявления) направляется налогоплательщику по почте с уведомлением о вручении или непосредственно вручается должностному лицу (руководителю либо главному бухгалтеру) налогоплательщика, а в соответствующих случаях — гражданину. Решение может быть также вручено уполномоченному лицу налогоплательщика при наличии оформленной в соответствии с требованиями действующего законодательства доверенности на получение решения.
При вручении решения руководителю или главному бухгалтеру налогоплательщика на экземпляре решения, который остается в деле по рассмотрению жалобы (заявления), указывается должность, фамилия и инициалы руководителя или главного бухгалтера налогоплательщика (кому вручено решение), дата вручения решения и их подпись о получении решения, принятого по рассмотрению жалобы (заявления). В аналогичном порядке совершаются записи на экземпляре решения, который остается в деле по рассмотрению жалобы (заявления), и подпись при вручении решения гражданину. Если решение вручается уполномоченному лицу налогоплательщика, то на экземпляре решения, который остается в деле по рассмотрению жалобы (заявления), указываются фамилия и инициалы уполномоченного лица налогоплательщика, дата и номер доверенности, дата вручения решения, подпись уполномоченного лица налогоплательщика о получении решения, и к делу по рассмотрению жалобы (заявления) прилагается доверенность.
III. Рассмотрение жалоб (заявлений) налогоплательщиков
Рассмотрение жалоб (заявлений) налогоплательщиков осуществляется в порядке и сроки, определенные ст. 5 Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» и Положением о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы.
Непосредственный исполнитель — должностное лицо подразделения апелляций или иного структурного подразделения, уполномоченное руководителем органа государственной налоговой службы (или его заместителем) рассматривать жалобу (заявление) после ее получения, обязан:
1) проверить соблюдение налогоплательщиком (представителем налогоплательщика), гражданином предусмотренных законом предельных сроков обжалования решений и постановлений и наличие заявления о продлении в случаях, предусмотренных законодательством, предельных сроков для подачи жалоб (заявлений) о пересмотре решений органов государственной налоговой службы;
2) проверить, входит ли в компетенцию органа государственной налоговой службы решение вопросов, изложенных в жалобе (заявлении);
3) проверить наличие и выяснить достаточность прилагаемых к жалобе (заявлению) документов, необходимых для ее рассмотрения по существу, и при необходимости истребовать у органа государственной налоговой службы, решение которого обжалуется, документы, указанные в п.п. 5.2 п. 5 Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы;
4) решить вопрос о целесообразности истребования заключений у структурных (отраслевых) подразделений органа государственной налоговой службы для рассмотрения жалобы (заявления) по существу;
5) уведомить лицо, подавшее жалобу (заявление), о времени и месте рассмотрения жалобы (заявления) при наличии просьбы лица принимать участие в рассмотрении жалобы (заявления);
6) проверить соответствие требованиям законодательства решения, обжалуемого налогоплательщиком, или постановления, обжалуемого должностным лицом налогоплательщика или гражданином;
7) подготовить проект решения о продлении срока рассмотрения жалобы (заявления), после принятия которого передать решение в делопроизводственную службу для вручения или направления решения лицу, подавшему жалобу (заявление);
8) подготовить в установленном законодательством порядке (при наличии оснований) предложения налогоплательщику по налоговому компромиссу, составить письменное обоснование целесообразности налогового компромисса и предоставить его в порядке, определенном законодательством, для согласования;
9) подготовить проект решения по рассмотрению жалобы (заявления) налогоплательщика или должностного лица налогоплательщика либо гражданина, завизировать проект решения и предоставить его непосредственному начальнику.
В случае если норма закона либо иного нормативно-правового акта, изданного на основании закона, или если нормы разных законов либо разных нормативно-правовых актов допускают неоднозначную (множественную) трактовку прав и обязанностей налогоплательщиков или органов государственной налоговой службы, в результате чего возможно принять решение как в пользу налогоплательщика, так и в пользу органа государственной налоговой службы, решение принимается в пользу налогоплательщика.
При рассмотрении жалоб (заявлений) налогоплательщиков на решения органов государственной налоговой службы при наличии возбужденных уголовных дел необходимо также учитывать требования письма ГНА Украины от 27.10.2003 г. № 16767/7/25-0017 «О рассмотрении жалоб (заявлений) налогоплательщиков на решения органов государственной налоговой службы при наличии возбужденных уголовных дел».
При обосновании решений во время проведения апелляционных процедур органы государственной налоговой службы используют также налоговые разъяснения. Налоговое разъяснение является обнародованием официального понимания отдельных положений налогового законодательства уполномоченными на это органами государственной налоговой службы. Налоговое разъяснение не имеет силы нормативно-правового акта.
Проект решения по рассмотрению жалобы (заявления) налогоплательщика оформляется в соответствии с требованиями п. 9, 10 и 14 Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб налогоплательщиков органами государственной налоговой службы.
При подготовке проектов решений необходимо использовать соответствующие образцы решений по рассмотрению жалоб налогоплательщиков (направлено в органы государственной налоговой службы письмом ГНА Украины от 12.12.2006 г. № 2323/7/25-0017).Начальник отдела (управления) или уполномоченный рассматривать жалобу (заявление) работник после рассмотрения и визирования проекта решения передает его руководителю органа государственной налоговой службы (или его заместителю), и после подписания решения работник, рассматривавший жалобу (заявление), тиражирует необходимое количество экземпляров решения и передает их делопроизводственной службе для вручения или направления решения лицу, подавшему жалобу (заявление), и ксерокопии решения — для направления органу (органам) государственной налоговой службы, решение которого было обжаловано.
Решение считается направленным (врученным) юридическому лицу — налогоплательщику, если оно вручено руководителю или уполномоченному лицу такого юридического лица — налогоплательщика под расписку либо направлено по почте с уведомлением о вручении по адресу, указанному юридическим лицом — налогоплательщиком непосредственно в жалобе (заявлении) как адрес, по которому необходимо направить решение (ответ) на жалобу (заявление).
Решение считается направленным (врученным) физическому лицу — налогоплательщику, если оно вручено лично такому физическому лицу или уполномоченному им лицу либо направлено по почте с уведомлением о вручении по адресу, указанному физическим лицом — налогоплательщиком в жалобе (заявлении) как адрес, по которому необходимо направить решение (ответ) на жалобу (заявление).
Ксерокопия решения, принятого по рассмотрению первичной жалобы налогоплательщика, с резолюцией руководителя органа государственной налоговой службы (или его заместителя) передается структурному подразделению, в функции которого входит подготовка налоговых уведомлений-решений, для совершения установленных законодательством действий и приобщается вместе с материалами рассмотрения жалобы к делу налогоплательщика по налогообложению.
Ксерокопия решения, принятого органом государственной налоговой службы вышестоящего уровня по рассмотрению повторной жалобы (заявления) налогоплательщика, направляется для исполнения в орган государственной налоговой службы (решение которого было обжаловано) по месту взятия на учет налогоплательщика и хранится в деле с материалами рассмотрения жалобы (заявления), которые приобщаются к делу налогоплательщика по налогообложению.
Кроме того, ксерокопия решения, принятого органом государственной налоговой службы вышестоящего уровня по рассмотрению повторной жалобы налогоплательщика, хранится также непосредственно в деле с материалами рассмотрения жалобы;
10) в случае отмены неправомерно принятых налоговых уведомлений-решений (решений) об определении сумм налоговых обязательств или применении штрафных (финансовых) санкций, а также увеличении их суммы по рассмотрению жалоб налогоплательщиков, подразделение апелляций (уполномоченный специалист по рассмотрению первичных жалоб) не позднее второго рабочего дня, следующего за днем принятия решения по рассмотрению жалобы, передает сопроводительным письмом в подразделение персонала, организационно-распорядительное подразделение и подразделение, специалисты которого осуществляли проверку, ксерокопию решения и сведения о должностных лицах, осуществлявших проверки и рассматривавших жалобы и принимавших налоговые уведомления-решения (решения), для решения вопроса о привлечении их к ответственности в установленном законодательством порядке. Сведения составляются по форме согласно приложению 2 к приказу ГНА Украины от 22.05.2007 г. № 300 «О состоянии работы по рассмотрению жалоб налогоплательщиков»;
11) составить отчет о результатах рассмотренных жалоб налогоплательщиков (должностных лиц налогоплательщиков), граждан;
12) передать начальнику отдела апелляций реестр отмененных решений (постановлений) и сведения о привлечении к ответственности работников, по материалам проверок которых принятые решение отменены, руководителей, принявших неправомерные решения, и работников, некачественно рассмотревших жалобу, для составления сводного отчета и реестра;
13) анализировать и обобщать причины, которые являлись основанием для поступления обоснованных жалоб налогоплательщиков на решения органов государственной налоговой службы, принятые по рассмотрению первичных жалоб;
14) предоставить начальнику отдела конкретные примеры по отмененным решениям и постановлениям для обобщения и подготовки пояснительной записки к отчету и обзорных писем.
Функция обеспечения защиты прав и законных интересов налогоплательщиков при обжаловании ими решений органов государственной налоговой службы в административном порядке и процедуры, содержащиеся в указанной функции, утверждены приказом Государственной налоговой администрации Украины от 13.05.2004 г. № 271 «Об организационной структуре органов государственной налоговой службы».
IV. Заключительные положения
Материалы по рассмотрению жалоб (заявлений) налогоплательщиков формируются в дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной налоговой службы Украины. Формировать дело необходимо только из оригиналов (в случае их отсутствия — ксерокопии) правильно оформленных и исполненных документов. Не допускать включения в дела черновых и личных документов, дубликатов документов и документов, подлежащих возврату. Группировать в дела документы одного делопроизводственного года.
К документам, которые обязательно должны содержаться в деле по рассмотрению первичной (повторной) жалобы (заявления) налогоплательщика, относятся оригиналы или в соответствующих случаях
— ксерокопии:1) жалобы (заявления) и заключений;
2) экземпляра акта проверки, решения о применении штрафных (финансовых) санкций и иных документов (расчетов), на основании которых определено налоговое обязательство; налогового уведомления-решения о суммах налогового обязательства или иного решения органа государственной налоговой службы, которое обжаловалось;
3) первичной жалобы налогоплательщика и принятого по ее рассмотрению решения.
В случае обжалования других решений или налоговых требований органов государственной налоговой службы вместе с первичной жалобой налогоплательщика в деле должны быть решения или налоговые требования, обжалуемые налогоплательщиком. В частности, решения о: согласовании операций с заложенными активами налогоплательщика; распределении суммы налоговых обязательств или налогового долга между налогоплательщиками, возникающими в результате реорганизации; погашении налоговых обязательств, обеспеченных налоговым залогом, до проведения реорганизации; установлении солидарной ответственности за уплату налоговых обязательств реорганизуемого налогоплательщика; распространении права налогового залога на все активы налогоплательщика, создаваемого путем объединения других налогоплательщиков; продаже активов, находящихся в налоговом залоге; аресте активов; досрочном расторжении договоров о рассрочке, отсрочке налоговых обязательств по инициативе органа государственной налоговой службы; о предоставлении налогоплательщиком новой налоговой декларации с исправленными показателями.
В случае обжалования постановления по делу об административном правонарушении в деле должны быть экземпляр акта проверки, протокола об административном правонарушении и постановления по делу об административном правонарушении.
Кроме того, к делу приобщаются замечания и пояснения, если они были представлены лицом во время проверки и рассмотрения материалов проверки и принятия решения или вынесения постановления, заключения органа государственной налоговой службы по представленным замечаниям, экземпляр решения (ксерокопия решения), принятого по рассмотрению первичной жалобы (заявления), письменное обоснование целесообразности налогового компромисса и материалы его согласования с должностным лицом органа государственной налоговой службы, начислившим обжалуемое налоговое обязательство, а также должностным лицом, которому непосредственно подчиняется работник, рассматривавший жалобу (заявление), предложения, направленные налогоплательщику, по налоговому компромиссу и письмо плательщика о согласии (несогласии) на предложенный компромисс, письменное согласие (несогласие) руководителя органа государственной налоговой службы вышестоящего уровня на заключение налогового компромисса.
В делах по рассмотрению повторной жалобы (заявления) налогоплательщика могут быть ксерокопии с оригиналов документов по рассмотрению первичной жалобы (заявления), а в соответствующих случаях — ксерокопии с документов по рассмотрению повторной жалобы.
Дела с решениями по рассмотрению жалоб (заявлений) за прошедший год остаются в структурном подразделении органа государственной налоговой службы для текущей работы.
Дела с решениями по рассмотрению жалоб (заявлений) должны храниться в рабочей комнате или в специально отведенном для этого помещении, размещаться в шкафах. Руководители структурных подразделений и делопроизводители обеспечивают сохранность документов и дел.
Законченные делопроизводством дела с решениями по рассмотрению жалоб (заявлений) постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения вместе с регистрационными журналами передаются в архив органа государственной налоговой службы через два года после окончания их в делопроизводстве для последующего хранения и использования.
Дела с решениями по рассмотрению жалоб (заявлений) постоянного и длительного сроков хранения передаются в архив по описям. При этом на всех экземплярах описей напротив каждого дела делается пометка о его наличии. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архиве органа государственной налоговой службы.
Директор Департамента аппеляций ГНА Украины И. Лонюк
