Методичні рекомендації щодо порядку подання та розгляду скарг (заяв) платників податків органами державної податкової служби
Лист ДПАУ від 03.06.2004 р. № 10013/7/25-0017
(зі змінами та доповненнями, унесеними листом ДПАУ від 26.06.2007 р. № 12942/7/25-0017)*
*Зміни та доповнення виділено
напівжирним курсивом. — Прим. ред.
I. Загальні положення
1.
Методичні рекомендації щодо порядку подання та розгляду скарг (заяв) платників податків органами державної податкової служби (далі — Методичні рекомендації) розроблено на підставі:1) Закону України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами»;
2) Закону України «Про державну податкову службу в Україні»;
3) Закону України «Про звернення громадян»;
4) Кодексу України про адміністративні правопорушення;
5) Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, затвердженого наказом ДПА України від 11 грудня 1996 року № 29 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 грудня 1996 року за № 723/1748, зі змінами та доповненнями;
6) Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України (затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 р. № 315, зі змінами та доповненнями).
2.
Методичні рекомендації спрямовано на поліпшення організації роботи та забезпечення своєчасного та якісного розгляду скарг (заяв) платників податків органами державної податкової служби.Органи державної податкової служби при розгляді скарги (заяви) фізичної особи — платника податків чи юридичної особи — платника податків зобов’язані:
1) на вимогу особи, яка подала скаргу (заяву), роз’ясняти особі її права та обов’язки;
2) об’єктивно, всебічно та своєчасно перевіряти суть порушеного у скарзі (заяві) питання;
3) уживати передбачених законодавством заходів щодо припинення неправомірних дій;
4) виявляти та усувати причини та умови, що сприяли порушенням;
5) направити (надати) особі, яка подала скаргу (заяву), примірник рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви), а у відповідних випадках повідомляти особу про результати розгляду її скарги (заяви);
6) на вимогу особи, яка подала скаргу (заяву), роз’ясняти їй у письмовій формі рішення, прийняте за розглядом скарги (заяви);
7) не допускати безпідставного передання скарг (заяв) на розгляд іншим органам;
8) у разі визнання скарги (заяви) необґрунтованою чи такою, що не підлягає розгляду органом державної податкової служби, роз’яснити особі, яка подала скаргу (заяву), порядок адміністративного та судового оскарження прийнятих рішень;
9) провадити масово-роз’яснювальну роботу серед платників податків про встановлений законодавством порядок оскарження рішень органів державної податкової служби;
10) організовувати та перевіряти в підпорядкованих органах державної податкової служби стан роботи з розгляду скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби, уживати заходів щодо усунення недоліків і порушень, систематично аналізувати та інформувати громадськість про надходження та результати розгляду скарг (заяв).
II. Подання та реєстрація скарг (заяв) платників податків
1.
Подання платниками податків або їх представниками скарг (заяв) на податкові повідомлення-рішення чи на інші рішення органів державної податкової служби здійснюється в порядку, передбаченому ст. 5 Закону України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» та пп. 4 і 5 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.Подання скарг (заяв) на постанови у справах про адміністративні правопорушення здійснюється в порядку, передбаченому ст. 288 Кодексу України про адміністративні правопорушення та п. 13 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.
Порядок подання та розгляду усних і письмових звернень громадян здійснюється відповідно до Положення про порядок розгляду звернень громадян в органах державної податкової служби України (затвердженого наказом ДПА України від 27.02.2004 р. № 112 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25.03.2004 р. за № 366/8965).
2.
Реєстрація скарги (заяви) платника податків здійснюється працівником діловодної служби органу державної податкової служби в день подання (надходження) скарги (заяви) до органу державної податкової служби.Відмова у прийманні скарги (заяви) платника податків забороняється.
Працівникам структурних підрозділів органу державної податкової служби забороняється приймати скарги (заяви) від посадових осіб платників податків або їх представників, громадян.
3.
Працівник діловодної служби органу державної податкової служби при надходженні скарги (заяви) поштою з повідомленням про вручення чи при поданні скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків або представником платника податків, громадянином зобов’язаний:1) перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність конверта (пакета) і за необхідності (у разі подання скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків чи представником платника податків, громадянином) поставити на другому примірнику скарги (заяви) підпис про її одержання, зазначивши своє прізвище та дату одержання скарги (заяви), а також реєстраційний номер вхідної кореспонденції;
2) розкрити конверт (пакет) та перевірити наявність у ньому скарги (заяви) і відповідність адресантів, зазначених на конверті (пакеті) до адресантів, зазначених у скарзі (заяві);
3) зробити позначку про надходження (реєстрацію) скарги (заяви);
4) перевірити наявність і повноту зазначених у скарзі (заяві) додатків, відповідність їх назви, дати та номера і кількості аркушів.
4.
Якщо при виконанні дій, зазначених у п. 3 розділу II цих Методичних рекомендацій, виявлено відсутність документа або додатків до нього чи їх пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в діловодній службі. На оригіналі документа робляться відповідні записи. Про пошкодження конверта (пакета) робиться позначка в поштовому реєстрі та на конверті (пакеті). Такі самі дії здійснює працівник діловодної служби також за таких обставин у разі безпосереднього приймання скарги (заяви) від посадової особи чи представника платника податків, громадянина.Конверти зберігаються та додаються до документів.
5.
Неправильно оформлена (непідписана) або надіслана не за адресою скарга (заява) повертається відправнику чи пересилається за приналежністю, про що повідомляється автору звернення.6.
Скарга (заява), що надійшла до органу державної податкової служби, підлягає обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд скарги (заяви) здійснюється керівником діловодної служби чи іншою уповноваженою на те особою згідно з розподілом обов’язків між працівниками.Попередній розгляд скарги (заяви) має здійснюватися в день її одержання.
7.
Реєстрація скарги (заяви) здійснюється централізовано діловодною службою органу державної податкової служби тільки один раз — у день надходження скарги (заяви).Скарга (заява) після її реєстрації передається на розгляд керівництву органу державної податкової служби.
8.
Розгляд скарг (заяв) здійснюється керівництвом органу державної податкової служби невідкладно, і результати розгляду фіксуються в резолюціях. Після розгляду керівництвом органу державної податкової служби скарга (заява) повертається до діловодної служби.Діловодна служба вносить до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції зміст доручень за розглядом скарги (заяви). За необхідності працівник діловодної служби робить ксерокопії скарги (заяви) та оформляє два примірники контрольних карток.
Скарга (заява) з одним примірником контрольної картки передається до структурних підрозділів органу державної податкової служби до виконання, а другий примірник контрольної картки направляється до контрольної служби.
Якщо в резолюції керівника органу державної податкової служби визначено виконавцями з розгляду скарги (заяви) два чи більше структурних підрозділи, то оригінал скарги (заяви) разом із додатками до неї та контрольною карткою направляється до структурного підрозділу, який значиться в резолюції першим. Решті структурних підрозділів направляється копія скарги (заяви) та долучених до неї додатків, і на копії скарги (заяви) зазначається контрольний строк виконання.
9.
Скарга (заява), направлена за резолюцією керівника органу державної податкової служби на розгляд структурним підрозділам, передається працівником діловодної служби безпосередньо керівнику чи діловоду структурного підрозділу під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Отримана структурним підрозділом для розгляду скарга (заява) в обов’язковому порядку обліковується в журналі обліку вхідної кореспонденції.Керівник структурного підрозділу при розгляді скарги (заяви) визначає безпосереднього виконавця документа та в необхідних випадках деталізує порядок його виконання.
Скаргу (заяву) має бути розглянуто керівником структурного підрозділу та доведено до безпосередніх виконавців під розпис у журналі обліку вхідної кореспонденції в день її надходження. Скаргу (заяву), що надійшла після 17 годин, може бути розглянуто наступного робочого дня.
10. Після прийняття рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець зобов’язаний результат розгляду скарги (заяви) перенести до журналу обліку вхідної кореспонденції та контрольної картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до контрольної служби в день виконання документа.
11.
Виконавець здійснює оформлення рішення за розглядом скарги (заяви): проставляє індекс справи за номенклатурою та зазначає на конверті повну назву платника податків, прізвище та ініціали громадянина, поштову адресу, зазначену платником у скарзі (заяві) як адреса, на яку необхідно направити рішення (відповідь) (поштовий індекс, назва населеного пункту, області та вулиці, номер будинку та квартири). Оформлене в такий спосіб рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець передає в незаконвертованому вигляді до діловодної служби на реєстрацію, обробку та відправлення.На рішенні, що направляється платникові податків за розглядом скарги (заяви), прізвище та номер
службового телефону працівника органу державної податкової служби, який розглядав скаргу (заяву), не зазначаються. Ці реквізити зазначаються на ксерокопіях рішення, які направляються органам державної податкової служби, і примірнику та ксерокопії рішення, що залишаються в справі про розгляд скарги (заяви), і ксерокопії, що передається до контрольної служби разом з контрольною карткою.12.
Виконавець зобов’язаний після реєстрації рішення за розглядом скарги (заяви) на примірнику та ксерокопії рішення, що направляються на зберігання у справу за номенклатурою, зазначити індекс і дату його реєстрації.Оригінал рішення за розглядом скарги (заяви) направляється платникові податків поштою з повідомленням про вручення чи безпосередньо вручається посадовій особі (керівнику або головному бухгалтеру) платника податків, а у відповідних випадках — громадянину. Рішення може бути також вручено вповноваженій особі платника податків за наявності оформленого відповідно до вимог чинного законодавства доручення на одержання рішення.
При врученні рішення керівнику чи головному бухгалтеру платника податків на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), зазначається посада, прізвище та ініціали керівника чи головного бухгалтера платника податків (кому вручено рішення), дата вручення рішення та їхній підпис про одержання рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви). В аналогічному порядку здійснюються записи на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), і підпис при врученні рішення громадянинові. Якщо рішення вручається уповноваженій особі платника податків, то на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), зазначаються прізвище та ініціали вповноваженої особи платника податків, дата та номер доручення, дата вручення рішення, підпис уповноваженої особи платника податків про одержання рішення, і до справи з розгляду скарги (заяви) додається довіреність.
III. Розгляд скарг (заяв) платників податків
Розгляд скарг (заяв) платників податків здійснюється в порядку та строки, визначені ст. 5 Закону України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» та Положенням про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.
Безпосередній виконавець — посадова особа підрозділу апеляцій чи іншого структурного підрозділу, уповноважена керівником органу державної податкової служби (чи його заступником) розглядати скаргу (заяву) після її одержання, зобов’язаний:
1) перевірити дотримання платником податків (представником платника податків), громадянином передбачених законом граничних строків оскарження рішень і постанов та наявність заяви про подовження у випадках, передбачених законодавством, граничних строків для подання скарг (заяв) про перегляд рішень органів державної податкової служби;
2) перевірити, чи входить у компетенцію органу державної податкової служби рішення питань, викладених у скарзі (заяві);
3) перевірити наявність і з’ясувати достатність долучених до скарги (заяви) документів, необхідних для її розгляду по суті, і за необхідності затребувати в органу державної податкової служби, рішення якого оскаржується, документи, зазначені в п.п. 5.2 п. 5 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби;
4) вирішити питання про доцільність витребування висновків у структурних (галузевих) підрозділів органу державної податкової служби для розгляду скарги (заяви) по суті;
5) повідомити особу, яка подала скаргу (заяву), про час і місце розгляду скарги (заяви) за наявності прохання особи брати участь у розгляді скарги (заяви);
6) перевірити відповідність вимогам законодавства рішення, що оскаржується платником податків, або постанови, що оскаржується посадовою особою платника податків або громадянином;
7) підготувати проект рішення про продовження строку розгляду скарги (заяви), після прийняття якого передати рішення до служби діловодства для вручення чи направлення рішення особі, яка подала скаргу (заяву);
8) підготувати в установленому законодавством порядку (за наявності підстав) пропозиції платнику податків за податковим компромісом, скласти письмове обґрунтування доцільності податкового компромісу та надати його в порядку, визначеному законодавством, для узгодження;
9) підготувати проект рішення за розглядом скарги (заяви) платника податків чи посадової особи платника податків або громадянина, завізувати проект рішення та надати його безпосередньому начальнику.
У разі якщо норма закону чи іншого нормативно-правового акта, виданого на підставі закону, або якщо норми різних законів чи різних нормативно-правових актів допускають неоднозначне (множинне) трактування прав і обов’язків платників податків чи органів державної податкової служби, у результаті чого можливо прийняти рішення як на користь платника податків, так і на користь органу державної податкової служби, рішення приймається на користь платника податків.
При розгляді скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби за наявності порушених кримінальних справ необхідно також ураховувати вимоги листа ДПА України від 27.10.2003 р. № 16767/7/25-0017 «Про розгляд скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби за наявності порушених кримінальних справ».
При обґрунтуванні рішень під час проведення апеляційних процедур органи державної податкової служби використовують також податкові роз’яснення. Податкове роз’яснення є оприлюдненням офіційного розуміння окремих положень податкового законодавства уповноваженими на це органами державної податкової служби. Податкове роз’яснення не має сили нормативно-правового акта.
Проект рішення за розглядом скарги (заяви) платника податків оформляється відповідно до вимог п. 9, 10 та 14 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.
При підготовці проектів рішень необхідно використовувати відповідні зразки рішень за розглядом скарг платників податків (направлено до органів державної податкової служби листом ДПА України від 12.12.2006 р. № 2323/7/25-0017).Начальник відділу (управління) чи уповноважений розглядати скаргу (заяву) працівник після розгляду та візування проекту рішення передає його керівнику органу державної податкової служби (чи його заступнику), і після підписання рішення працівник, що розглядав скаргу (заяву), тиражує необхідну кількість примірників рішення та передає їх до служби діловодства для вручення чи направлення рішення особі, яка подала скаргу (заяву), і ксерокопії рішення — для направлення органу (органам) державної податкової служби, рішення якого було оскаржено.
Рішення вважається направленим (врученим) юридичній особі — платнику податків, якщо його вручено керівнику чи уповноваженій особі такої юридичної особи — платника податків під розписку або направлено поштою з повідомленням про вручення за адресою, зазначеною юридичною особою — платником податків безпосередньо у скарзі (заяві) як адреса, за якою необхідно направити рішення (відповідь) на скаргу (заяву).
Рішення вважається направленим (врученим) фізичній особі — платнику податків, якщо його вручено особисто такій фізичній особі чи уповноваженій нею особі або направлено поштою з повідомленням про вручення за адресою, зазначеною фізичною особою — платником податків у скарзі (заяві) як адреса, за якою необхідно направити рішення (відповідь) на скаргу (заяву).
Ксерокопія рішення, прийнятого за розглядом первинної скарги платника податків, з резолюцією керівника органу державної податкової служби (чи його заступника) передається структурному підрозділу, до функцій якого входить підготовка податкових повідомлень-рішень, для здійснення встановлених законодавством дій та долучається разом з матеріалами розгляду скарги до справи платника податків щодо оподаткування.
Ксерокопія рішення, прийнятого органом державної податкової служби вищого рівня за розглядом повторної скарги (заяви) платника податків, направляється для виконання до органу державної податкової служби (рішення якого було оскаржено) за місцем узяття на облік платника податків і зберігається в справі з матеріалами розгляду скарги (заяви), які долучаються до справи платника податків щодо оподаткування.
Крім того, ксерокопія рішення, прийнятого органом державної податкової служби вищого рівня за розглядом повторної скарги платника податків, зберігається також безпосередньо у справі з матеріалами розгляду скарги;
10) у разі скасування неправомірно прийнятих податкових повідомлень-рішень (рішень) про визначення сум податкових зобов’язань чи застосування штрафних (фінансових) санкцій, а також збільшення їх суми за розглядом скарг платників податків, підрозділ апеляцій (уповноважений фахівець з розгляду первинних скарг) не пізніше другого робочого дня, що слідує за днем прийняття рішення за розглядом скарги, передає супровідним листом до підрозділу персоналу, організаційно-розпорядницького підрозділу та підрозділ, фахівці якого здійснювали перевірку, ксерокопію рішення та відомості про посадових осіб, які здійснювали перевірку та розглядали скарги , і які приймали податкові повідомлення-рішення (рішення), для вирішення питання про притягнення їх до відповідальності в установленому законодавством порядку. Відомості складаються за формою відповідно до додатка 2 до наказу ДПА України від 22.05.2007 р. № 300 «Про стан роботи щодо розгляду скарг платників податків»;
11) скласти звіт про результати розглянутих скарг платників податків (посадових осіб платників податків), громадян;
12) передати начальнику відділу апеляцій реєстр скасованих рішень (постанов) і відомості про притягнення до відповідальності працівників, за матеріалами перевірок яких ухвалені рішення скасовано, керівників, які ухвалили неправомірні рішення, та працівників, які неякісно розглянули скаргу, для складання зведеного звіту та реєстру;
13) аналізувати та узагальнювати причини, що були підставою для надходження обґрунтованих скарг платників податків на рішення органів державної податкової служби, прийняті за розглядом первинних скарг;
14) пред’явити начальнику відділу конкретні приклади щодо скасованих рішень та постанов для узагальнення і підготовки пояснювальної записки до звіту та оглядових листів.
Функцію забезпечення захисту прав і законних інтересів платників податків при оскарженні ними рішень органів державної податкової служби в адміністративному порядку та процедури, що наявні в зазначеній функції, затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 13.05.2004 р. № 271 «Про організаційну структуру органів державної податкової служби».
IV. Заключні положення
Матеріали за розглядом скарг (заяв) платників податків формуються у справи. Формування справ здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України. Формувати справу необхідно тільки з оригіналів (у разі їх відсутності — ксерокопій) правильно оформлених і виконаних документів. Не допускати включення до справи чорнових та особистих документів, дублікатів документів і документів, що підлягають поверненню. Групувати у справи документи одного діловодного року.
До документів, які обов’язково мають бути у справі про розгляд первинної (повторної) скарги (заяви) платника податків, належать оригінали чи у відповідних випадках
— ксерокопії:1) скарги (заяви) та висновків;
2) примірника акта перевірки, рішення про застосування штрафних (фінансових) санкцій та інших документів (розрахунків), на підставі яких визначено податкове зобов’язання; податкового повідомлення-рішення про суми податкового зобов’язання чи іншого рішення органу державної податкової служби, що оскаржувалось;
3) первинної скарги платника податків і прийнятого за її розглядом рішення.
У разі оскарження інших рішень або податкових вимог органів державної податкової служби разом з первинною скаргою платника податків у справі мають бути рішення чи податкові вимоги, що оскаржуються платником податків. Зокрема, рішення про: узгодження операцій із заставленими активами платника податків; розподілення суми податкових зобов’язань або податкового боргу між платниками податків, що виникають у результаті реорганізації; погашення податкових зобов’язань, забезпечених податковою заставою, до проведення реорганізації; установлення солідарної відповідальності за сплату податкових зобов’язань платника податків, який реорганізується; поширення права податкової застави на всі активи платника податків, який створюється шляхом об’єднання інших платників податків; продажу активів, що перебувають у податковій заставі; арешту активів; достроковому розірванні договорів про розстрочку, відстрочку податкових зобов’язань з ініціативи органу державної податкової служби; про надання платником податків нової податкової декларації з виправленими показниками.
У разі оскарження постанови у справі про адміністративне правопорушення у справі мають бути примірник акта перевірки, протоколу про адміністративне правопорушення та постанови у справі про адміністративне правопорушення.
Крім того, до справи долучаються зауваження та пояснення, якщо їх було представлено особою під час перевірки та розгляду матеріалів перевірки та прийняття рішення або винесення постанови, висновку органу державної податкової служби щодо представлених зауважень, примірник рішення (ксерокопія рішення), прийнятого за розглядом первинної скарги (заяви), письмове обґрунтування доцільності податкового компромісу та матеріали його узгодження з посадовою особою органу державної податкової служби, яка нарахувала податкове зобов’язання, що оскаржується, а також посадовою особою, якій безпосередньо підчиняється працівник, яка розглядала скаргу (заяву), пропозиції, направлені платнику податків, щодо податкового компромісу та лист платника про згоду (незгоду) на запропонований компроміс, письмову згоду (незгоду) керівника органу державної податкової служби вищого рівня на укладення податкового компромісу.
У справах про розгляд повторної скарги (заяви) платника податків можуть бути ксерокопії з оригіналів документів за розглядом первинної скарги (заяви), а у відповідних випадках — ксерокопії з документів за розглядом повторної скарги.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) за минулий рік залишаються у структурному підрозділі органу державної податкової служби для поточної роботи.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) мають зберігатися в робочій кімнаті чи в спеціально відведеному для цього приміщенні, зберігатися в шафах. Керівники структурних підрозділів і діловоди забезпечують схоронність документів і справ.
Закінчені діловодством справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання разом з реєстраційними журналами передаються до архіву органу державної податкової служби через два роки після закінчення їх у діловодстві для подальшого зберігання та використання.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) постійного та тривалого строків зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, решта залишається в архіві органу державної податкової служби.
Директор Департаменту апеляцій ДПА України І. Лонюк
