Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Вы нам писали. Покупка товаров для предприятия за средства работника: как не попасть впросак

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Декабрь, 2007/№ 97
В избранном В избранное
Печать
Статья

Покупка товаров для предприятия за средства работника: как не попасть впросак

 

При расчетах с подотчетными лицами на практике всегда возникает немало проблемных вопросов. Большинство из них мы недавно осветили в одноименном тематическом номере (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 84). Но жизнь не стоит на месте — читатели активно снабжают нас все новыми и новыми вопросами, описывая ситуации, встречающиеся в хозяйственной деятельности их предприятий. Не откладывая в долгий ящик, предлагаем вдогонку за предыдущей нашей публикацией анализ нескольких реальных ситуаций.

Игорь ХМЕЛЕВСКИЙ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», igor.khmelevskiy@id.factor.ua

 

Не будем пересказывать здесь порядок выдачи наличных средств под отчет и указывать на необходимость своевременного предоставления авансового отчета, не станем также напоминать об обязательном возврате неизрасходованной наличности и запугивать грозящими таким «невозвращенцам» 15 % штрафом и налогом с доходов. Более того, постараемся вообще не говорить о подотчетных суммах. А о чем же тогда?

Оказывается, не меньше вопросов возникает и в том случае, когда деньги из кассы предприятия работнику вообще не выдаются, но

работник за собственные денежные средства решает приобрести какие-либо товарно-материальные ценности, необходимые его предприятию.

О возможности совершения такой покупки также говорилось не один раз. Главное, что при этом следует различать, — осуществлял ли работник покупку ТМЦ без выдачи аванса на эти цели, но по поручению предприятия (например, это входит в должностные обязанности снабженца или экспедитора) или приобретал такие матценности на свой страх и риск. От этого зависит, обязано ли предприятие возместить работнику потраченные им деньги в безусловном порядке (в первом случае) или такое возмещение будет производиться на усмотрение предприятия (во втором случае).

Напомним, что согласно

ч. 1 ст. 1160 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, лишь вправе требовать возмещения фактически произведенных расходов, если они оправданы обстоятельствами, при которых совершены действия. Такое право появится у работника только тогда, когда руководитель предприятия утвердит целесообразность понесенных расходов.

Однако на практике часто происходят такие ситуации, когда предприятие и согласно возместить работнику понесенные им расходы, но в силу ряда причин не имеет возможности сделать это. Почему так случается, рассмотрим далее на практических примерах.

Ситуация 1

. Работник предприятия, действуя без его поручения, приобрел компьютер, для чего оформил на свое имя кредитный договор сроком на 6 месяцев и внес собственные средства в качестве первоначального взноса по кредиту. Поскольку приобретение компьютера заведомо предполагалось не для личного использования, а для нужд предприятия, работник при покупке получил налоговую накладную, выписанную на имя своего предприятия. К настоящему времени кредит работником полностью погашен, и в бухгалтерию предоставлен авансовый отчет вместе с чеком РРО на сумму первоначального взноса по кредиту, квитанциями о выплате суммы кредита и процентов, а также налоговой накладной. Можно ли оприходовать компьютер на основании такого авансового отчета, отразить налоговый кредит по имеющейся налоговой накладной и возместить работнику потраченные им собственные средства?

Действительно,

по общему правилу, израсходовав свои наличные денежные средства на закупку товаров для предприятия, работник предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, на основании которого приходуются ТМЦ, приобретенные работником, и отражается в учете задолженность перед подотчетным лицом, подлежащая погашению. Такой порядок применяется как в случае, когда работник действовал по поручению предприятия, так и в том случае, когда такого поручения не было, поскольку в последнем случае на такую необходимость прямо указывает ст. 1159 ГКУ. Хотя там и не уточняется вопрос о форме отчета, по которой работнику необходимо уведомить предприятие о выполнении в его имущественных интересах таких действий, считаем, что вполне допустимо предоставление отчета* по общепринятой форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.

* Полное название указанного документа — Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.

В отношении сроков предоставления такого авансового отчета заметим, что и в

п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, и в п.п. 9.10.2 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV (далее — Закон № 889) говорится о предоставлении отчета только по той наличности, которая выдана работнику под отчет. А вот в случае, когда работник тратит для нужд предприятия свои собственные средства, сроки подачи авансового отчета не установлены. Поэтому одно из возможных (но не единственное) решение в данной ситуации — ориентироваться на общеустановленные нормы законодательства и отчитываться как при обычном подотчете. Вместе с тем, на наш взгляд, не будет нарушением предоставить такой отчет и в другие сроки, поскольку формулировка ст. 1159 ГКУ не конкретизирует их.

Кстати, о том, что в случае приобретения за собственные наличные денежные средства товаров (продукции, услуг) работник отчитывается в общеустановленном порядке в соответствии с действующим законодательством (т. е. с предоставлением обычного авансового отчета) говорилось и в

письме ГНАУ от 26.11.2004 г. № 10729/6/17-3116, а также в письме Минфина Украины от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 89). А о том, что в случае использования физическим лицом собственных средств без поручения предприятие возмещает ему понесенные расходы при подаче отчета и при наличии подтверждающих документов, говорится в письмах НБУ от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746 и от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712.

Таким образом,

в классическом случае приобретения компьютера работником за свои деньги ему при составлении отчета необходимо предоставить в бухгалтерию предприятия кассовый чек (или другой расчетный документ), подтверждающий факт осуществления расчетов, и налоговую накладную, выписанную на имя предприятия.

Попутно заметим, что в

Законе Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР (далее — Закон об НДС) существует возможность подтверждения налогового кредита иными документами, нежели налоговые накладные (это актуально именно при закупке через подотчетных лиц). В частности, разрешается начислять налоговый кредит при поставке товаров (услуг) за наличный расчет на основании товарного чека, другого платежного или расчетного документа, подтверждающего прием платежа поставщиком от получателя таких товаров (услуг) с определением общей суммы платежа, суммы налога и налогового номера поставщика.

Основанием для начисления налогового кредита без получения налоговой накладной также являются кассовые чеки, которые содержат сумму поставки, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера, но без определения налогового номера поставщика). При этом с целью такого начисления общая сумма поставленных товаров (услуг) не может превышать 200 грн. в день без учета НДС (

п.п. 7.2.6 Закона об НДС).

Как видно из рассматриваемой ситуации, работники предприятий, осуществляющие наличные покупки матценностей в розничной сети для хозяйственных нужд, твердо усвоили главное правило, о котором мы говорили выше: все расчетные документы, подтверждающие приобретение работником ТМЦ, должны быть оформлены на предприятие (в качестве покупателя в них следует указывать именно предприятие). Но, к сожалению, в данном случае даже выполнение этого условия все равно не предоставляет возможности непосредственно оприходовать компьютер на основании авансового отчета и воспользоваться налоговым кредитом, якобы подтвержденным налоговой накладной. Объясним почему.

Из описания ситуации следует, что работник, намереваясь приобрести компьютер для нужд предприятия, осуществил такую покупку за счет кредитных средств, полученных от некоторого финансового учреждения (банка, кредитного союза и т. п.), и только частично — за собственные деньги (в сумме первоначального взноса по такому кредиту). Если обратиться к

Закону Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.91 г. № 1023-XII (далее — Закон № 1023), то можно заключить, что средства, предоставленные кредитодателем (банком или другим финансовым учреждением) потребителю на приобретение товара подпадают под определение потребительского кредита (см. п. 23 ст. 1). При этом под потребителем для целей этого Закона понимают физическое лицо, которое приобретает, заказывает, использует или имеет намерение приобрести или заказать продукцию для личных нужд, непосредственно не связанных с предпринимательской деятельностью или выполнением обязанностей наемного работника.

Уже из этого определения понятно, что, вступая в кредитные отношения с каким-либо финансовым учреждением о предоставлении денежных средств в кредит для приобретения того или иного товара, работник не может выступать как представитель предприятия-работодателя, даже если бы у него и были полномочия на такое представительство. И уж тем более нельзя утверждать, что компьютер приобретается в кредит для предприятия без поручения от него на совершение таких действий, поскольку одной из сторон такого кредитного договора является физлицо в рамках своей гражданской правоспособности, а не предприятие.

Заметим, что работник мог бы действовать от имени и по поручению предприятия, если бы имел на то соответствующее поручение, и, в частности, мог бы даже заключить кредитный договор на покупку ТМЦ для предприятия. Но в таком случае соответствующие правоотношения устанавливались бы между предприятием и кредитным учреждением и регулировались бы не

Законом № 1023, а соответствующими нормами Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV и ГКУ. Приобретателем компьютера, купленного за кредитные средства, с самого начала было бы предприятие, но и обязанность погашать кредит и выплачивать проценты по нему также ложилась бы на такое предприятие. При этом все товаросопроводительные документы (в том числе и налоговую накладную) продавец обязан был бы выписать на имя предприятия-покупателя.

В рассматриваемом же случае, на наш взгляд, продавец неправомерно выписал налоговую накладную на юридическое лицо, поскольку приобретателем компьютера был обычный гражданин (розничный покупатель).

При торговле с оплатой за счет банковского кредита первым событием в налоговом учете продавца всегда будет получение оплаты за товар. Согласно

п.п. 7.2.3 Закона об НДС налоговая накладная составляется в момент возникновения налоговых обязательств продавца в двух экземплярах. Однако поскольку в данном случае покупателем является конечный потребитель, не являющийся плательщиком НДС, то согласно п. 8.4 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 (далее — Порядок № 165), налоговая накладная выписывается по ежедневным итогам операций, а отдельная налоговая накладная на каждую розничную покупку не составляется. Тем более не может быть выписана налоговая накладная на юридическое лицо, если покупателем в действительности является физлицо.

Однако в любом случае покупателю выдается товарный чек, другой платежный или расчетный документ,

подтверждающий передачу товаров (услуг) и (или) принятие платежа с указанием общей суммы такого платежа, суммы налога и налогового номера поставщика (п. 7 Порядка № 165). В рассматриваемой ситуации у работника должен быть соответствующий расчетный документ на сумму первоначального взноса, а также расходная накладная от торгового предприятия, подтверждающая передачу ему компьютера. Расчетного документа на всю сумму стоимости компьютера, естественно, у него не будет, так как оплата за него осуществлялась в безналичной форме кредитным учреждением.

Между прочим, все сказанное выше ни в коем случае не отрицает того, что юридическое лицо может быть розничным покупателем (подробно этот вопрос обсуждался в одноименной статье в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 21, с. 45). Безусловно, розничная покупка возможна не только для физического, но и для юридического лица. Основания для подобного утверждения дает логика

статей 698 и 704 ГКУ. В частности, первой из них установлено, что к отношениям по договору розничной купли-продажи с участием покупателя — физического лица, не урегулированным ГКУ, применяется законодательство о защите прав потребителей. Получается, что физические лица представляют собой только одну категорию возможных покупателей, но именно они и никто другой могут для совершения покупки в рознице прибегнуть к получению потребительского кредита, определенного Законом № 1023. Законодатель специально выделяет их из общего понятия «покупатель», чтобы подчеркнуть защищенность специальными гарантиями законодательства о защите прав потребителей

Продажа товара юридическому лицу на условиях публичного договора розничной купли-продажи (на стандартных условиях продажи всем розничным покупателям) также возможна, но за исключением продажи через оформление потребительского кредита.

Подводя итоги, следует сказать, что, к сожалению, предприятие-работодатель, даже имея желание оприходовать купленный работником без предварительного поручения компьютер, в рассматриваемой ситуации не имеет права это сделать. О праве же на налоговый кредит вообще говорить не приходится по описанным выше причинам. Как поступить в этом случае? Ответ на этот вопрос дадим при анализе следующей производственной ситуации.

 

Ситуация 2

. Работник, в обязанности которого входит обеспечение предприятия канцтоварами, действуя по предварительному поручению последнего, приобрел за собственные средства в супермаркете «METRO» необходимый товар, воспользовавшись при этом именной картой клиента, выданной на другое юридическое лицо. По этой причине оказалось, что выписанная в момент покупки налоговая накладная содержит реквизиты другого юрлица — владельца карты. Существует ли возможность у предприятия-работодателя получить налоговый кредит по такой покупке.

Вынуждены огорчить, но налоговый кредит по предоставленным документам отражать, конечно же, нельзя. Очевидно, что налоговая накладная, выписанная на имя другого налогоплательщика, не может служить основанием для подтверждения права на налоговый кредит у предприятия, поручившего своему работнику закупку канцтоваров. Это следует из содержания

п.п. 7.2.1 Закона об НДС, который в числе обязательных реквизитов налоговой накладной называет, среди прочих, налоговый номер плательщика налога — покупателя и полное или сокращенное название, указанное в уставных документах получателя.

Более того, специфика работы сети оптовых супермаркетов «METRO» заключается в том, что такие магазины работают исключительно для бизнес-покупателей, т. е. для юридических лиц и частных предпринимателей. Для того чтобы осуществлять закупки в этой торговой сети каждому зарегистрированному клиенту (еще раз подчеркнем: либо юрлицу, либо предпринимателю) выдается не более четырех именных карт «METRO Cash and Carry», в которые вписаны фамилия, имя, отчество доверенных представителей этого клиента.

По условиям выдачи таких карт их запрещено передавать другим лицам. Клиент отвечает за то, что покупки в магазинах «METRO Cash and Carry» будут осуществлять его уполномоченные представители, а также обязуется компенсировать компании «METRO Cash and Carry» все расходы и/или убытки, которые могут быть причинены ненадлежащим использованием карты клиента или нарушением общих условий покупки.

Получается, что каждый из этих четырех сотрудников, на которого выписана такая карта, заведомо имеет право осуществлять покупки в таких магазинах без специального поручения в каждом отдельном случае, но только не для личных потребностей, а исключительно для нужд своего предприятия.

Если работник одного предприятия приобрел за свои деньги канцтовары по карте «METRO», принадлежащей другому предприятию, то, абстрагируясь от того факта, что это является нарушением правил покупки, установленных в этой сети, формально такие канцтовары являются собственностью того, «чужого» предприятия. Кстати, это подтверждается и налоговой накладной, которая согласно

п.п. 7.2.3 Закона об НДС является расчетным документом, а также именным чеком РРО, выписанным на это же предприятие.

Обращаем внимание: из-за того, что в торговой сети «METRO» ведется предварительная регистрация клиентов, кассовые чеки также содержат наименование покупателя (имеется в виду — название предприятия или фамилию, имя, отчество физлица-предпринимателя). И хотя согласно

п. 3.2 Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, наименование покупателя не относится к числу обязательных реквизитов фискального кассового чека на товары (услуги), его наличие в тексте чека также не запрещено этим Положением.

Отсюда следует, что работник вообще не может предоставить никаких оправдательных документов на приобретенные канцтовары. Ведь даже если допустить, что предприятие решит пренебречь суммой налогового кредита из-за отсутствия должным образом оформленной налоговой накладной, то все равно у него нет оснований оприходовать такие канцтовары по причине того, что и в чеке РРО указаны не его реквизиты.

Как один из вариантов «мягкого» выхода из сложившегося положения можно предложить оформить оприходование этих канцтоваров на то предприятие, которое по имеющимся документам формально является их собственником. С этой целью необходимо составить авансовый отчет от имени работника этого предприятия, указанного в карте, которой неправомерно воспользовались. Результатом утверждения такого отчета в бухучете будет отражение задолженности перед подотчетным лицом (которое, напомним, в действительности свои деньги на эту покупку не израсходовало). После этого следует оформить договор купли-продажи между двумя юридическими лицами, выписать соответствующие товаросопроводительные документы и налоговую накладную, а также перечислить деньги по этому договору. Получив эти деньги, второе предприятие погашает ими в наличной форме задолженность перед подотчетным лицом, которое, в свою очередь, передает эти наличные работнику первого предприятия, так неосмотрительно попавшему в описанную выше передрягу.

Очевидно, что предложенный вариант может сработать лишь при наличии дружественных отношений как между самими незадачливыми работниками, так и между руководителями этих предприятий. Иначе, как говорится, «овчинка выделки не стоит». А как же быть тогда?

А вот как. Для начала следует понимать, что при отсутствии у подотчетного лица документов, подтверждающих понесенные им расходы (а также в случае, когда документы выписаны не на предприятие, а на имя самого работника, как в ситуации 1, или на имя другого предприятия, как в ситуации 2), такие расходы нельзя возместить работнику в обычном порядкеЖ, как это происходит при расчетах с подотчетными лицами. В этом случае возможна лишь покупка ТМЦ предприятием у своего работника как обычного гражданина по гражданско-правовому договору купли-продажи. Соответственно, работник получит от предприятия денежные средства уже не как возмещение понесенных им расходов, а как плату за переданные предприятию ценности.

Кроме того, что по такой операции предприятие не получает права на налоговый кредит (поскольку продавец, как обычное физлицо, не имеет права начислять НДС и выписывать налоговые накладные), есть еще один неприятный момент, касающийся самого работника. Дело в том, что полученные им средства по договору купли-продажи в свете

Закона № 889 (см. п. 12.1) трактуются как доход от продажи движимого имущества и подлежат обложению налогом с доходов физических лиц по ставке 15 %. При этом расходы работника, понесенные при приобретении такого имущества, при определении объекта налогообложения во внимание не принимаются.

Другими словами, при оформлении отношений через договор купли-продажи работник потеряет 15 % от стоимости товара (ну или будет вынужден завысить его стоимость в 1,176471 раза, но неизвестно, пойдет ли на это предприятие). К счастью, уплаты соцвзносов ни в части удержаний, ни в части начислений законодательство при такой выплате не предусматривает, поскольку она не имеет отношения к фонду оплаты труда. Заметим также, что предприятие обязано предоставить в налоговый орган сведения о выплаченных физлицу доходах по гражданско-правовому договору, указав их в форме № 1ДФ под кодом 01.

Вот так в некоторых случаях работник может неожиданно добавить головной боли и себе, и своему предприятию, казалось бы, на ровном месте. Уверены, что с нашими читателями такого не может случиться по определению, тем более после прочтения этой статьи. Удачных вам покупок!

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно