Депонированная заработная плата
Обычная ситуация: денежные средства на выплату заработной платы поступили в кассу предприятия и были выданы работникам. Однако по каким-либо причинам отдельные работники могли не получить причитающиеся им суммы. Что в таком случае делать с оставшимися невыданными денежными средствами? Какие документы необходимо оформить и какие действия выполнить? На эти и другие вопросы, касающиеся депонированной заработной платы, ответим в данной статье.
Наталья ВОРОНАЯ, Татьяна ОНИЩЕНКО, экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.Инструкция № 22
— Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления Национального банка Украины от 21.01.2004 г. № 22.Приказ № 356
— Приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета» от 29.12.2000 г. № 356.Методические рекомендации № 356
— Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 29.12.2000 г. № 356.
В соответствии с
п. 1.2 Положения № 637 депонированная заработная плата — это наличные денежные средства, полученные предприятиями (предпринимателями) для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам.При этом денежные средства для выплаты заработной платы могут быть получены в банке или от контрагентов как наличная выручка.
Согласно
п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в своей кассе наличные денежные средства, полученные в банке для выплат, которые относятся к фонду оплаты труда сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке*.* Для отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов — в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке.
При выплате заработной платы из выручки предприятие имеет право хранить в кассе наличные, относящиеся к фонду оплаты труда, сверх установленного лимита кассы
в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, которая указана в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях.Таким образом, для того, чтобы заработная плата была признана депонированной, она должна поступить в кассу предприятия и не быть получена работником в течение трех рабочих дней.
Рассмотрим, какие действия должны быть осуществлены предприятием в случае неполучения отдельными работниками причитающейся им заработной платы.
Документальное оформление
Порядок документального оформления депонированной заработной платы приведен в
п. 3.9 Положения № 637.После окончания установленных сроков выплаты заработной платы в платежных ведомостях напротив фамилии работников, которым выплаты не произведены, кассир проставляет отпечаток штампа или надпись
«Депонировано».В конце платежной ведомости указываются фактически выплаченная сумма и неполученная сумма, которая подлежит депонированию. Эти суммы сверяются с общим итогом по ведомости и заверяются подписью кассира.
Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Наличные по ведомости выдал». Эта надпись заверяется подписью лица, которое выдавало заработную плату.
В кассовую книгу вносится запись согласно выписанному бухгалтерией
расходному кассовому ордеру на фактически выданную по платежной ведомости сумму. До выписки расходного кассового ордера бухгалтер проверяет записи, сделанные кассирами в платежных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных сумм.По депонированной заработной плате кассиром должен быть составлен
реестр депонированных сумм.В соответствии с
п. 2.10 Положения № 637 суммы наличных, не использованных для выплаты заработной платы в течение установленных сроков, сдаются предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита). Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются путем составления одного общего расходного кассового ордера.Еще раз подчеркнем, если лимит кассы позволяет, суммы наличных, не использованные на выплату заработной платы, могут не сдаваться в банк (см.
письмо НБУ от 18.07.2006 г. № 11-113/2701-7507).
Ведение реестра депонированных сумм
Аналитический учет расчетов по неполученной в установленный для выплаты срок сумме по оплате труда ведется в реестре депонированной заработной платы. Форма реестра установлена
приказом № 356.Как было указано выше, реестр составляется кассиром, который закрывает платежную ведомость. При этом
за каждый период выплаты заработной платы составляется отдельный реестр. Проверяет реестры главный бухгалтер предприятия.Работник предприятия, который ведет учет депонированной заработной платы, делает отметки о дате, номере документа и сумме депонированной заработной платы, которая была выплачена (перечислена, списана, перенесена). Каждая отраженная операция заверяется подписью такого работника.
В соответствии с
п. 38 Методических рекомендаций № 356 записи в реестре депонированной заработной платы осуществляются на основании расходных кассовых ордеров, платежных поручений и бухгалтерских справок о списании задолженности, по которой истек срок исковой давности. Однако стоит обратить внимание, что в соответствии со ст. 233 Кодекса законов о труде Украины в случае нарушения законодательства об оплате труда работник имеет право обратиться в суд с иском о взыскании надлежащей ему заработной платы без ограничения каким-либо сроком. Таким образом, об истечении сроков исковой давности по депонированной заработной плате речь идти не может. Такая задолженность не подлежит списанию и учитывается предприятием до полного ее погашения. Хотя следует отметить, что Госказначейство Украины в письме от 23.12.2005 г. № 07-04/2393-11338 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 23) утверждало, что своевременно не полученные депонированные суммы заработной платы должны учитываться в течение трех лет, а затем должны быть списаны как задолженность с истекшим сроком исковой давности. С данной точкой зрения мы в корне не согласны. О наших аргументах читайте в редакционном комментарии к указанному выше письму.На начало года невыплаченные
суммы депонированной заработной платы из реестров за предыдущий год переносятся в реестр депонированной заработной платы текущего года.В регистрах бухгалтерского учета для отражения депонированных сумм используется субсчет 662 «Расчеты с депонентами». По кредиту субсчета 662 в корреспонденции с дебетом субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» отражается задолженность предприятия по заработной плате, которая возникла при получении таким предприятием наличности для выплаты через свою кассу и не полученные его работниками в установленный срок. По дебету субсчета 662 отражается погашение задолженности перед депонентами.
Порядок уплаты налога с доходов и страховых взносов
Отметим, что каких-либо особенностей относительно перечисления налога с доходов физических лиц и взносов в фонды социального страхования с сумм депонированной заработной платы законодательство не содержит. В связи с этим воспользуемся общими нормами, регулирующими порядок их уплаты.
В случае
получения наличных для выплаты заработной платы в учреждениях банка уплата налога с доходов физических лиц и страховых взносов производится не позднее дня получения денежных средств. Таким образом, еще до того, как заработная плата станет депонированной, взносы и налог с доходов с нее будут уплачены.При выплате
заработной платы из выручки в соответствии с п.п. 8.1.4 Закона № 889 налог с доходов физических лиц перечисляется в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем такой выплаты. Если выплата не осуществлена, налог с доходов должен быть перечислен в течение 30 календарных дней, следующих за последним календарным днем месяца, в котором начислена, но не выплачена заработная плата (п.п. 8.1.2 Закона № 889).В день выплаты
заработной платы из выручки производится уплата взносов в Пенсионный фонд в части начислений. В случае если заработная плата не была выплачена в установленные сроки, взносы в Пенсионный фонд, как в части начислений, так и в части удержаний перечисляются не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем начисления заработной платы*.* Горные предприятия в 2007 году уплачивают пенсионные взносы не позднее 28 календарных дней со дня окончания месяца, в котором начислена, но не выплачена заработная плата.
Страховые взносы в прочие фонды социального страхования уплачиваются не позднее следующего дня после
выплаты заработной платы из выручки.Погашать задолженность предприятия по депонированной заработной плате можно за счет наличных средств, полученных в банке, или из выручки предприятия, а также путем перечисления денежных средств на счета работников в банках.
При получении депонированных сумм, с которых уже уплачены налог с доходов и страховые взносы, необходимо учесть следующее.
В соответствии с
п. 3.9 Инструкции № 22 банк принимает от плательщика платежные поручения на перечисление заработной платы на счета работников предприятий или денежные чеки на получение заработной платы только при условии одновременного предоставления плательщиком в срок, установленный законодательством Украины, платежных поручений на перечисление платежей, удержанных из заработной платы работников и начисленных на фонд оплаты труда налогов и страховых взносов, или документального подтверждения их уплаты раньше.Таким образом, если наличные получают только для выдачи депонированной заработной платы, банк, руководствуясь
Инструкцией № 22, может отказать в выдаче денежных средств в связи с отсутствием перечислений налога с доходов и страховых взносов. Выход из такой ситуации — или предоставить документальное подтверждение уплаты налога и взносов, или перечислить налог с доходов и страховые взносы в минимальном размере.
Числовой пример
За июнь 2007 года заработная плата работников ООО «Скиф» должна быть выплачена с 3 по 5 июля 2007 года включительно. Сумма для выплаты заработной платы работникам была получена в кассу с расчетного счета предприятия 3 июля 2007 года. В установленные сроки всем работникам, кроме экономиста Яковенко О. О., который в это время был в отпуске за свой счет, заработная плата была выплачена. Невыплаченная заработная плата работнику Яковенко О. О. была выплачена из кассы предприятия 12 июля 2007 года. Заработная плата работника Яковенко составила 1000 грн. Сумма, удержанная из заработной платы, составила:
— взнос в Пенсионный фонд: (561 x 0,5 % + (1000 - 561) x 2 %) = 11,59 грн.;
— взнос в Фонд по временной потере трудоспособности: (1000 x 1 %) = 10 грн.;
— взнос в Фонд по безработице: (1000 x 0,5 %) = 5 грн.;
— налог с доходов физических лиц: ((1000 - 11,59 - 10 - 5) x 15 %)) = 146,01 грн.
Сумма, причитающаяся работнику на руки, составит: (1000 - 11,59 - 10 - 5 - 146,01) = 827,40 грн.
В данном случае реестр депонированной заработной платы заполняется таким образом.
Фрагмент
Реестр депонированной заработной платы № 10
за
июнь 200 7 года| Порядковий номер (табельний номер) | Найменування цеху (відділу) | Номер платіжної відомості | П. І. Б. робітника | Дата | Сума невиданої заробітної плати, | Відмітка про сплату (перерахування, списання, перенесення) | |||
| Дата | Номер | Сума, | Підпис виконавця | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 5 | Экономический отдел | 10 | Яковенко О. О. | 05.07.2007 г. | 827,40 | 12.07.2007 | Уплата, расходный кассовый ордер № 65 | 827,40 | Смоленская |
| Всего: | x | x | 1 | x | 827,40 | x | x | 827,40 | X |
В регистрах бухгалтерского учета указанные операции отражаются следующим образом.
| № | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, | Валовые расходы | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 1 | Начислена заработная плата экономисту Яковенко О. О. за июнь | 92 | 661 | 1000,00 | 1000,00 |
| 2 | Начислены взносы в социальные фонды (33,2 % — в Пенсионный фонд, 1,5 % — в Фонд по временной потере трудоспособности, 1,3 % в Фонд по безработице, 1,16 % (условно) — в Фонд от несчастных случаев) | 92 | 65 | 371,60 | 371,60 |
| 3 | Удержан взнос в Пенсионный фонд | 661 | 651 | 11,59 |
|
| 4 | Удержан взнос в Фонд по временной потере трудоспособности | 661 | 652 | 10,00 |
|
| 5 | Удержан взнос в Фонд по безработице | 661 | 653 | 5,00 |
|
| 6 | Удержан налог с доходов физических лиц | 661 | 641/НДФЛ | 146,01 |
|
| 7 | Перечислена сумма страховых взносов в социальные фонды | 65 | 311 | 398,19 |
|
| 8 | Перечислен налог с доходов физических лиц | 641/НДФЛ | 311 | 146,01 |
|
| 9 | Получены в кассу из банка наличные средства для выплаты заработной платы экономисту Яковенко О. О. | 301 | 311 | 827,40 |
|
| 10 | Депонирована заработная плата экономиста Яковенко О. О. | 661 | 662 | 827,40 |
|
| 11 | Депонированная заработная плата сдана на текущий счет в банке | 311 | 301 | 827,40 |
|
| 12 | Выплачена из выручки экономисту Яковенко О. О. депонированная зарплата (12.07.2007) | 662 | 301 | 827,40 |
|
Следует отметить, что наличие в учете депонированной зарплаты на предприятии никоим образом не влияет на порядок заполнения отчетности по соцвзносам, а также на порядок заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ.
В заключение данной статьи укажем еще на один момент. Заработная плата, не полученная вовремя работником по его вине, согласно
Закону Украины «О компенсации гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты» от 19.10.2000 г. № 2050-III компенсации за просрочку ее выплаты не подлежит.
