Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Бюджетный учет. Представительские расходы в деятельности бюджетных учреждений

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Июль, 2007/№ 59
В избранном В избранное
Печать
Статья

Представительские расходы в деятельности бюджетных учреждений

 

Прием и обслуживание иностранных представителей, делегаций, а также представителей других предприятий должны соответствовать уровню решаемых на встречах вопросов и задач. При этом принимающая сторона несет определенные представительские расходы. Что же такое представительские расходы? Какие документы их подтверждают? Как отразить эти расходы в бухгалтерском учете бюджетного учреждения? Все эти вопросы рассмотрим в данной статье.

Константин ПЕНСКОЙ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Определение представительских расходов

Для развития и укрепления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, обмена опытом с иностранными государствами, предприятиями, общественными организациями, а также для решения иных подобных задач органы государственной власти, местного самоуправления, научно-исследовательские, образовательные, медицинские учреждения, другие бюджетные учреждения могут посещать иностранные представители и делегации, а также представители других предприятий.

И хотя такие мероприятия встречаются довольно редко, обычаи делового этикета требуют достойного обслуживания таких представителей и осуществления соответствующих расходов.

Такие расходы называются представительскими.

Определение понятия представительских расходов дано в

приказе Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины «Об утверждении норм средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядка их расходования» от 12.11.93 г. № 88 (далее — приказ № 88). Этот приказ определяет нормы и порядок расходования средств на представительские расходы и применяется министерствами, ведомствами, учреждениями и организациями, которые содержатся за счет бюджетных средств.

Так,

представительские расходы — это расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций и представителей других предприятий, которые прибыли по приглашениям для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержания взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.

То есть под такими расходами понимают расходы принимающей стороны, связанные с организацией приема и обслуживания официальных представителей других предприятий и организаций. При этом к представительским расходам могут быть отнесены расходы на прием как иностранных делегаций, так и отечественных предприятий (учреждений, организаций), в том числе и тех, которые располагаются в том же самом населенном пункте.

К представительским расходам относятся

расходы, связанные с:

— проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей;

—обеспечением их транспортом;

— мероприятиями культурной программы (посещение музеев, театров, выставок, концертов, экскурсий и т. д.);

— буфетным обслуживанием во время переговоров*;

* Буфетное обслуживание принимающая сторона может обеспечить самостоятельно или привлечь для этого предприятие общественного питания (кафе, рестораны и т. п.). Обращаем внимание, что действующим законодательством не предусмотрено исключение из представительских расходов стоимости алкогольных напитков.

— оплатой услуг переводчика, который не состоит в штате учреждения;

— оплатой номеров в гостиницах (расходы, связанные с бронированием номеров в гостиницах, предусматриваются в размере 50 % стоимости номера за сутки).

 

Планирование представительских расходов

Средства на проведение расходов по приему и обслуживанию иностранных представителей и делегаций должны быть предусмотрены в смете бюджетного учреждения.

Согласно

Разъяснениям относительно применения экономической классификации расходов бюджета, утвержденным приказом Государственного казначейства Украины от 04.11.2004 г. № 194 (в редакции приказа от 08.12.2006 г. № 330), средства на представительские расходы необходимо предусматривать по КЭКР 1139 «Оплата других услуг и другие расходы».

В соответствии с

приказом № 88 представительские расходы не могут превышать 0,25 % от сметы, утвержденной на содержание бюджетного учреждения на год.

Добавим, что министерствами и ведомствами, как правило, дополнительно регулируется порядок проведения таких расходов, а также утверждаются нормы (лимиты) на проведение представительских расходов в зависимости от категории участников и видов расходов.

 

Документальное оформление и подтверждение представительских расходов

Особое внимание при проведении представительских мероприятий необходимо уделить порядку расходования средств на такие цели и их документальному оформлению. К числу необходимых документов, подтверждающих представительские расходы, следует отнести:

— приказ руководителя о проведении представительских мероприятий (презентации, деловой встречи и т. п.);

— программу проведения представительских мероприятий;

— смету (индивидуальную) на проведение представительских расходов;

— официальные приглашения (копии);

— отчет об организации и проведении представительских мероприятий (акт на списание представительских расходов после окончания мероприятия).

Сначала издается

приказ руководителя , в котором определяются круг лиц, имеющих отношение к приему участников планируемого мероприятия, дата и место проведения мероприятия, а также лицо, ответственное за его проведение.

При этом следует учитывать ограничения, установленные

приказом № 88, согласно которому количество участников от стороны, проводящей официальный прием, не должно превышать количества участников, которые прибыли от приглашенной стороны.

Далее для каждого официального приема необходимо подготовить

программу проведения мероприятий.

Программа проведения мероприятий должна включать:

— наименование организаций-участников;

— тему официального приема;

— дату и место проведения;

— состав приглашенных лиц и участников от принимающей стороны;

— наименование планируемых мероприятий с указанием времени проведения;

— лицо, ответственное за проведение мероприятия;

— источники финансирования.

Одновременно с программой утверждается

смета на проведение представительских расходов, в которой обосновываются затраты, необходимые для проведения мероприятий. Кроме необходимых данных, предусмотренных программой проведения мероприятий, смета обязательно должна включать:

— количество участников;

— виды расходов;

— расчет и величину расходов.

В смету должны включаться только те расходы, необходимость и законность которых обусловлены характером и спецификой мероприятий исходя из действительной потребности в средствах и с учетом соблюдения режима экономии и эффективного использования средств.

Обратим внимание, что в определении представительских расходов указывается на проведение приема и обслуживания представителей и делегаций

по приглашениям. Поэтому копии официальных приглашений также стоит отнести к подтверждающим документам. Порядок составления приглашений относится к этикету официальных мероприятий, а потому их составление и рассылка (вручение) зависят исключительно от этих норм.

Расходы должны осуществляться в пределах сметы на основании соглашений, заключенных с организацией, которая предоставляет услуги по организации таких мероприятий, или путем закупок учреждением соответствующих товаров и услуг.

Следует отметить, что

постановлением Кабинета Министров Украины «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404 предусмотрена возможность предварительной оплаты товаров, работ и услуг, связанных с организацией и проведением официальных государственных и международных мероприятий, съездов, конференций, а также выборов и референдумов на срок не более одного месяца.

Поэтому представительские расходы могут осуществляться как путем перечисления надлежащих средств на текущий счет предприятий (учреждений, организаций), открытых в учреждениях банков в качестве предварительной оплаты в соответствии с

постановлением № 1404, так и путем возмещения расходов за фактически оказанные услуги, осуществленные работы и предоставленные товары. Оплата должна проводиться на основании договоров о закупке товаров, работ и услуг, актов выполненных работ, накладных, товарно-транспортных накладных и счетов к ним, счетов-фактур, трудовых соглашений и т. п. Обратим внимание, что на стадии регистрации обязательств Разъяснениями относительно перечня подтверждающих документов, предоставляемых распорядителями (получателями) бюджетных средств на стадии регистрации обязательств и оплаты счетов, утвержденными распоряжением Государственного казначейства Украины от 27.03.2007 г. № 9 , предусмотрено предоставление в орган Государственного казначейства сметы на представительские расходы.

Учитывая специфику представительских расходов, они могут осуществляться как с регистрационного счета, так и через кассу бюджетного учреждения, а также с применением банковских платежных карточек.

Согласно

Порядку обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденному приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89, для осуществления безналичных расчетов, а также для получения наличности на представительские расходы могут применяться банковские платежные карточки. Средства для проведения таких расходов засчитываются путем их перевода на карточный счет платежным поручением с соответствующих счетов бюджетного учреждения. При этом средства, которые засчитываются на карточный счет, являются подотчетными средствами доверенного лица бюджетного учреждения, который обязан подать в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств с банковской платежной карточки вместе с подтверждающими документами и остатком неиспользованной наличности в соответствии с действующим законодательством. Остатки неиспользованной наличности возвращаются доверенным лицом согласно действующему законодательству.

После проведения мероприятий для списания израсходованных средств лицу, ответственному за проведение мероприятий, необходимо также составить

отчет об организации и проведении представительских мероприятий (акт на списание представительских расходов) и подтвердить совершенные расходы документами.

Обратим также внимание на то, что представительские расходы

не считаются первоочередными, а потому с целью оптимизации расходов бюджетного учреждения, а также недопущения возникновения кредиторской задолженности по первоочередным статьям могут перераспределяться и сокращаться.

В частности, наша сегодняшняя реальность свидетельствует о необходимости жесткого соблюдения режима экономии бюджетных средств. С этой целью

Минфин приказом «Об усилении контроля за организацией работы по исполнению Государственного бюджета Украины на 2007 год» от 23.05.2007 г. № 643 обязал бюджетные учреждения и организации, органы государственной власти и местного самоуправления сократить расходы на непервоочередные потребности в 2007 году (в том числе и на представительские расходы), а также утвердить и подать соответствующий план (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 55).

 

Бухгалтерский учет

Порядок отражения в бухгалтерском учете представительских расходов сводится в основном к отражению хозяйственных операций по оплате выполненных работ, полученных услуг и приобретенных товарно-материальных ценностей:

 

№ п/п

Содержание операции

Дебет субсчета

Кредит субсчета

1

Выданы под отчет средства для оплаты представительских расходов

362

301

2

Предоставлен авансовый отчет и акт на списание представительских расходов

801, 811

362

3

Оплачены услуги гостиницы, ресторана, автотранспортного предприятия, экскурсионного бюро, вуза на оказание услуг переводчиков

364, 675

321, 323

4

Предоставлены услуги по проживанию, проведению официального приема, транспортные услуги, мероприятия культурной программы, услуги перевода

801, 811

364, 675

 

Налог с доходов физических лиц

При проведении представительских расходов у принимающей стороны возникает вопрос: а нужно ли облагать налогом с доходов физических лиц стоимость продуктов питания, билетов на культурные мероприятия и другие расходы на обслуживание и прием гостей?

Согласно

п. 1.2 ст. 1 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV доход плательщика налога определен как сумма каких-либо средств, стоимость материального и нематериального имущества, других активов, которые имеют стоимость, в том числе ценных бумаг или деривативов, полученных плательщиком налога в собственность или начисленных в его пользу.

Представительские расходы

не являются доходами приглашенной стороны. Такие расходы также не персонифицируются и поэтому не могут рассматриваться как объект обложения налогом с доходов физических лиц. Такой же позиции придерживаются и представители налоговых органов (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», ноябрь 2005 года, № 41 (371), с. 49).

В заключение хотим пожелать вам удачных приемов и эффективных расходов, тем более что с документальным подтверждением и учетом представительских расходов вы теперь знакомы.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно