Представницькі витрати в діяльності бюджетних установ
Приймання та обслуговування іноземних представників, делегацій, а також представників інших підприємств мають відповідати рівню питань і завдань, які вирішуються на зустрічах. При цьому приймаюча сторона несе певні представницькі витрати. Що ж таке представницькі витрати? Які документи їх підтверджують? Як відобразити ці витрати в бухгалтерському обліку бюджетної установи? Усі ці питання розглянемо у пропонованій статті.
Костянтин ПЕНСЬКОЙ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Визначення представницьких витрат
Для розвитку та зміцнення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідної співпраці, обміну досвідом з іноземними державами, підприємствами, громадськими організаціями, а також вирішення інших подібних до цього завдань органи державної влади, місцевого самоврядування, науково-дослідні, освітні, медичні установи, інші бюджетні установи можуть відвідувати іноземні представники та делегації, а також представники інших підприємств.
І хоча такі заходи трапляються досить рідко, звичаї ділового етикету вимагають гідного обслуговування таких представників та здійснення відповідних витрат.
Такі витрати називаються представницькими.
Визначення поняття «представницькі витрати» дано в
наказі Міністерства фінансів України і Міністерства економіки України «Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання власних легкових автомобілів для службових поїздок і порядку їх витрачання» від 12.11.93 р. № 88 (далі — наказ № 88). Цей наказ визначає норми та порядок витрачання коштів на представницькі витрати і застосовується міністерствами, відомствами, установами та організаціями, що утримуються за рахунок бюджетних коштів.Так,
представницькі витрати — це витрати міністерств, відомств, підприємств, установ на приймання та обслуговування іноземних представників і делегацій та представників інших підприємств, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідної співпраці та вирішення питань, пов’язаних з комерційною діяльністю.Отже, під такими витратами розуміють витрати приймаючої сторони, пов’язані з організацією прийому та обслуговування офіційних представників інших підприємств та організацій. При цьому до представницьких витрат може бути віднесено як витрати на приймання іноземних делегацій, так і вітчизняних підприємств (установ, організацій), у тому числі й розташованих у тому самому населеному пункті.
До представницьких витрат належать
витрати, пов’язані з:— проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників;
— їх транспортним забезпеченням;
— заходами культурної програми (відвідування музеїв, театрів, виставок, концертів, екскурсій тощо);
— буфетним обслуговуванням під час переговорів*;
* Буфетне обслуговування приймаюча сторона може забезпечити самостійно або залучити для цього підприємства громадського харчування (кафе, ресторани тощо). Звертаємо увагу, що чинним законодавством не передбачено виключення з представницьких витрат вартості алкогольних напоїв.
— оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи;
— оплатою номерів у готелях (витрати, пов’язані з бронюванням номерів у готелях, передбачаються в розмірі 50 % вартості номера за добу).
Планування представницьких витрат
Кошти для здійснення витрат на приймання та обслуговування іноземних представників і делегацій має бути передбачено в кошторисі бюджетної установи.
Згідно з
Роз’ясненнями щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженими наказом Державного казначейства України від 04.11.2004 р. № 194 (у редакції наказу від 08.12.2006 р. № 330), кошти на представницькі витрати необхідно передбачати за КЕКВ 1139«Оплата інших послуг та інші видатки».
Відповідно до
наказу № 88 представницькі витрати не можуть перевищувати 0,25 % кошторису, затвердженого на утримання бюджетної установи на рік.Додамо, що міністерствами та відомствами, як правило, додатково регулюється порядок проведення таких витрат, а також затверджуються норми (ліміти) на представницькі витрати залежно від категорії учасників та видів витрат.
Документальне оформлення та підтвердження представницьких витрат
Особливу увагу при проведенні представницьких заходів необхідно приділити порядку витрачання коштів на такі цілі та їх документальному оформленню. До необхідних документів, що підтверджують представницькі витрати, потрібно віднести:
— наказ керівника про проведення представницьких заходів (презентація, ділова зустріч тощо);
— програму проведення представницьких заходів;
— кошторис (індивідуальний) на проведення представницьких витрат;
— офіційні запрошення (копії);
— звіт про організацію та проведення представницьких заходів (акт на списання представницьких витрат після закінчення заходу).
Спочатку складається
наказ керівника, в якому визначають коло осіб, які причетні до приймання учасників планованого заходу, дату і місце проведення заходу, а також особу, відповідальну за його проведення.При цьому слід ураховувати обмеження, установлені
наказом № 88, згідно з яким кількість учасників від сторони, що проводить офіційний прийом, не повинна перевищувати кількості учасників, які прибули від запрошеної сторони.Далі для кожного офіційного прийому необхідно підготувати
програму проведення заходів.Програма проведення заходів має включати:
— найменування організацій-учасників;
— тему офіційного прийому;
— дату і місце проведення;
— склад запрошених осіб та учасників від приймаючої сторони;
— найменування планованих заходів із зазначенням часу проведення;
— особу, відповідальну за проведення заходу;
— джерела фінансування.
Одночасно з програмою затверджується
кошторис на проведення представницьких витрат, в якому обґрунтовуються витрати, необхідні для проведення заходів. Крім необхідних даних, передбачених програмою проведення заходів, кошторис обов’язково має включати:— кількість учасників;
— види витрат;
— розрахунок та величину витрат.
До кошторису мають включатися лише витрати, необхідність і законність яких зумовлена характером та специфікою заходів, виходячи з дійсної потреби в коштах і з урахуванням дотримання режиму економії та ефективного використання коштів.
Звертаємо увагу, що у визначенні представницьких витрат указується на проведення прийому та обслуговування представників і делегацій
на запрошення. Тому копії офіційних запрошень також варто віднести до підтверджуючих документів. Порядок складання запрошень відносять до етикету офіційних заходів, а тому їх складання, а також розсилання (вручення) залежить виключно від цих норм.Витрати повинні здійснюватися в межах кошторису на підставі угод, укладених з організацією, що надає послуги з організації таких заходів, або шляхом закупівель установою відповідних товарів і послуг.
Слід зауважити, що
постановою Кабінету Міністрів України «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404 (далі — постанова № 1404) передбачено можливість попередньої оплати товарів, робіт і послуг, пов’язаних з організацією та проведенням офіційних державних і міжнародних заходів, з’їздів, конференцій, а також виборів та референдумів на строк не більше одного місяця.Тому представницькі витрати можуть здійснюватися як шляхом перерахування належних коштів на поточний рахунок підприємств (установ, організацій), відкритих в установах банків для попередньої оплати відповідно до
постанови № 1404, так і шляхом відшкодування витрат за фактично надані послуги, здійснені роботи і надані товари. Оплата має провадитися на підставі договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, актів виконаних робіт, накладних, товарно-транспортних накладних і рахунків до них, рахунків-фактур, трудових угод тощо. Звернемо увагу, що на стадії реєстрації зобов’язань Роз’ясненнями щодо переліку підтверджуючих документів, які надаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів на стадії реєстрації зобов’язань та оплати рахунків, затвердженими розпорядженням Державного казначейства України від 27.03.2007 р. № 9, передбачено подання до органу Державного казначейства кошторису на представницькі витрати.Ураховуючи специфіку представницьких витрат, вони можуть здійснюватися як з реєстраційного рахунка, так і через касу бюджетної установи, а також із застосуванням банківських платіжних карток.
Згідно з
Порядком обслуговування державного бюджету за видатками, затвердженим наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89, для здійснення безготівкових розрахунків, а також для отримання готівки на представницькі витрати можуть застосовуватися банківські платіжні картки. Кошти для проведення таких витрат зараховуються шляхом їх переказу на картковий рахунок платіжним дорученням із відповідних рахунків бюджетної установи. При цьому кошти, що зараховуються на картковий рахунок, є підзвітними коштами довіреної особи бюджетної установи, яка зобов’язана подати до бухгалтерії авансовий звіт про використання коштів із банківської платіжної картки разом із підтверджуючими документами та залишком невикористаної готівки відповідно до чинного законодавства. Залишки невикористаної готівки повертаються довіреною особою згідно з чинним законодавством.Після проведення заходів для списання витрачених коштів особі, відповідальній за проведення заходів, необхідно також скласти
звіт про організацію та проведення представницьких заходів (акт на списання представницьких витрат) і підтвердити здійснені витрати документами.Звернемо також увагу, що представницькі витрати
не вважаються першочерговими, а тому з метою оптимізації видатків бюджетної установи, а також недопущення виникнення кредиторської заборгованості за першочерговими статтями можуть перерозподілятися і скорочуватися.Зокрема, наша сьогоднішня реальність свідчить про необхідність жорсткого дотримання режиму економії бюджетних коштів. З цією метою
Мінфін наказом «Про посилення контролю за організацією роботи з виконання Державного бюджету України на 2007 рік» від 23.05.2007 р. № 643 зобов’язав бюджетні установи та організації, органи державної влади і місцевого самоврядування скоротити витрати на непершочергові потреби у 2007 році, у тому числі й на представницькі витрати, а також затвердити і подати відповідний план (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 55).
Бухгалтерський облік
Порядок відображення в бухгалтерському обліку представницьких витрат зводиться переважно до відображення господарських операцій з оплати виконаних робіт, отриманих послуг і придбаних товарно-матеріальних цінностей.
| № | Зміст операції | Дебет | Кредит |
| 1 | Видано під звіт кошти для оплати представницьких витрат | 362 | 301 |
| 2 | Подано авансовий звіт і акт на списання представницьких витрат | 801, 811 | 362 |
| 3 | Оплачено послуги готелю, ресторану, автотранспортного підприємства, екскурсійного бюро, вузу на надання послуг перекладачів | 364, 675 | 321, 323 |
| 4 | Надано послуги з проживання, проведення офіційного прийому, транспортні послуги, заходи культурної програми, послуги перекладу | 801, 811 | 364, 675 |
Податок з доходів фізичних осіб
При здійсненні представницьких витрат у приймаючої сторони виникає запитання: а чи потрібно обкладати податком з доходів фізичних осіб вартість продуктів харчування, квитків на культурні заходи та інші витрати на обслуговування та прийом гостей?
Згідно з
п. 1.2 ст. 1 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV дохід платника податку визначено як суму будь-яких коштів, вартість матеріального та нематеріального майна, інших активів, що мають вартість, у тому числі цінних паперів або деривативів, отриманих платником податку у власність або нарахованих на його користь.Представницькі витрати
не є доходами запрошеної сторони. Такі витрати не персоніфікуються і тому не можуть розглядатися як об’єкт обкладення податком з доходів фізичних осіб. Такої ж позиції дотримуються і представники податкових органів (див. консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2005, № 41 (371), с. 49).На закінчення хочемо побажати вам успішних прийомів та ефективних витрат, тим більше, що з документальним підтвердженням та обліком представницьких витрат ви тепер знайомі.
