Командировки в Украине
Подтверждение расходов на проживание в гостинице
Как быть в ситуации, когда по возвращении из командировки работник предоставляет гостиничный счет без чека РРО? Или наоборот случается, что командированным работником предоставляется только чек — без счета гостиницы. Можно ли возместить такие расходы на проживание работнику и включить их в валовые расходы?
(г. Одесса)
Непростая ситуация с подтверждением
расходов на проживание сложилась в связи с нормами Инструкции № 59. Так, в п. 1.12 раздела I Инструкции № 59 указывается, что расходы на командировку возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов, а именно: транспортных билетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей), страховых полисов и т. п. При этом расходы в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных), работнику не возмещаются. Похожая норма об обязательности документального подтверждения командировочных расходов для их отнесения в валовые расходы (в частности, подтверждения расходов на проживание счетами гостиниц ) содержится и в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль. В результате таких норм на первый взгляд может показаться, что для подтверждения расходов на проживание будет достаточно только счета гостиницы.Однако в то же время
абзац шестой раздела «Общие положения» Инструкции № 59 указывает, что подтверждающими документами являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и Законом о налоге на прибыль. При этом, как известно, статус расчетных документов имеют: чек РРО, расчетная квитанция, квитанция приходного кассового ордера, документ, составленный предпринимателем-единоналожником в произвольной форме со всеми необходимыми реквизитами. А вот счет гостиницы расчетным документом в понимании Закона об РРО не является (за исключением, пожалуй, случая, когда его выписывает предприниматель-единоналожник, предоставляющий гостиничные услуги и принимающий по нему деньги от покупателя). Получается, что для подтверждения расходов на проживание также нужен и расчетный документ (письмо Госкомпредпринимательства от 11.10.2004 г. № 6830 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 98).Поэтому лучший вариант — когда командированным работником предъявляются оба этих документа — и счет гостиницы, и чек РРО (в связи с этим, пожалуй, даже стоит попросить работника, чтобы он требовал в гостинице и первый, и второй документы). В таком случае с возмещением работнику расходов на проживание и отнесением таких сумм на валовые расходы вопросов не возникнет. А вот наличия только гостиничного счета (пусть даже и с отметкой «оплачено», но, по сути, не являющегося расчетным документом) осторожному бухгалтеру будет недостаточно. Что касается обратной ситуации, когда в наличии имеется только расчетный документ — чек РРО, но нет счета гостиницы, то считаем, что в таком случае есть больше шансов считать расходы на проживание командированного работника подтвержденными. Ведь согласно
ст. 2 Закона об РРО расчетный документ (в частности, кассовый чек) — это документ, который подтверждает как факт предоставления услуги, так и факт получения денежных средств. И все же еще раз повторимся: для подтверждения расходов на проживание лучше иметь оба документа.Людмила Солошенко, экономист-аналитик
