Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Компьютерный практикум. Распределение прав и обязанностей в 1С

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Октябрь, 2007/№ 79
В избранном В избранное
Печать
Статья

Распределение прав и обязанностей в 1С

 

Большинство версий 1С:Бухгалтерии 7.7 рассчитаны на совместную работу многих пользователей. Использование этой возможности позволяет бухгалтеру переложить значительную часть рутинной работы по оформлению первичной документации на других работников предприятия. Сегодня мы рассмотрим, как правильно воспользоваться этой возможностью.

Алексей ШАМАРИН, технический директор ООО «АСТЭР-Консалтинг», г. Харьков

 

Большинство наших читателей, работающих в 1С:Бухгалтерии, знают о своей программе достаточно много и умеют эффективно ее использовать. Однако, работая с клиентами, довелось неоднократно столкнуться с тем фактом, что на многих предприятиях бухгалтеры не умеют или не хотят использовать такую функцию, как распределение прав доступа и создание интерфейсов.

Вместе с тем использование данных возможностей позволяет «скинуть» часть работы по оформлению первичной документации на кладовщиков, менеджеров и других работников предприятия, а дальнейшая доработка отчетов позволит своевременно получать необходимую информацию не только этим работникам, но и руководящему составу.

Учитывая то, что большинство версий 1С:Предприятия 7.7 рассчитаны на совместную работу неограниченного числа пользователей, желание «пустить» их в рабочую базу должно напрашиваться само.

 

Устанавливаем права доступа

Итак, давайте начнем с прав доступа.

Как, наверное, знает большинство из вас, любая информационная база 1С:Предприятия 7.7 состоит из конфигурации и данных. Конфигурация определяет перечень

объектов системы, к которым относятся: справочники, документы, журналы документов, отчеты, обработки, планы счетов и другие. Состав этих объектов определяют разработчики на этапе создания системы. Они же определяют алгоритмы поведения объектов. Как вы уже знаете из предыдущих публикаций, мы сами можем менять поведение объектов (путем добавления реквизитов документов, изменения форм, печатных форм, текстов программы).

В то же время для каждого объекта системы предусмотрен определенный состав прав доступа, который задается с помощью набора прав пользователя. Набор прав пользователя позволяет устанавливать права на каждый объект дерева конфигурации, однако состав этих прав для всех объектов различен. Например, для справочника можно разрешить или запретить чтение, создание нового элемента, удаление и пометку на удаление, корректировку, а для отчета можно только разрешить или запретить его использование.

Таким образом, для того, чтобы разрешить или запретить группе пользователей доступ к определенным объектам конфигурации, необходимо создать новый набор прав. Архитектура 1С:Предприятия 7.7 такова, что нельзя назначать отдельные права конкретному пользователю. Ему можно лишь присвоить существующий набор прав. То есть, если даже мы хотим пустить в базу хотя бы одного дополнительного пользователя и запретить ему, например, просмотр справочника «

Контрагенты», то нужно создать для него отдельный набор прав.

Впрочем, от теории давайте перейдем к практике. Запускаем 1С:Предприятие в режиме «

Конфигуратор». Выбираем «Конфигурация → Открыть конфигурацию».

Важно!

Поскольку мы будем менять конфигурацию, то не забудьте сделать резервную копию.

 

img 1

 

Щелкаем по вкладке «

Права» (см. рис. 1). В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предусмотрен всего один набор прав: «Администратор». Для данного набора прав установлены все права на все объекты конфигурации. Другими словами, пользователь с правами администратора может в системе все. Как мы говорили выше, если мы хотим ограничить пользователя или группу пользователей в правах, то для него (или для них) необходимо создать новый набор прав.

Это можно сделать либо непосредственным созданием нового набора, либо копированием и изменением уже существующего набора. Для копирования набора прав щелкните по нему правой кнопкой, выберите «

Запомнить». Затем щелкаем по пустому пространству правой кнопкой и выбираем «Вставить». Напомним, что, как и в любых других программах
Windows, для этих целей можно пользоваться клавиатурной комбинацией Ctrl+Ins, Shift+Ins.

Если же мы хотим создать набор прав «с нуля», то нужно щелкнуть по пустому месту и выбрать «

Новый».

В качестве примера мы создадим набор прав менеджера с одной функцией — выпиской счетов. Причем менеджер не должен иметь возможности корректировать уже проведенные счета и не имеет права проводить их сам.

 

img 2

 

Поскольку данный набор прав сильно ограничен, то мы будем создавать его «с нуля».

Итак, щелкаем по пустому месту (мы находимся на вкладке «

Права»), выбираем «Новый». В открывшемся окошке «Свойства набора прав» вводим название набора прав «Менеджер» (см. рис. 2) и нажимаем «ОК». Новый набор прав создан (см. рис. 3).

Теперь переходим непосредственно к установке прав. Для этого сделаем двойной щелчок мышью на вновь созданном наборе прав. Открывается еще одно дерево конфигурации.

Внимание!

Вновь открытое дерево предназначено исключительно для установки прав. Его не следует путать с деревом конфигурации, которое мы видим, когда щелкаем по вкладке «Метаданные».

Для начала дадим менеджеру права непосредственно на документ «

Счет». Открываем ветку «Документы», находим «Счет» (см. рис. 4) и щелкаем по нему два раза. На экране появляется диалоговое окно, аналогичное представленному на рис. 5.

Устанавливаем в списке флажки: «

Ввод нового», «Корректировка» (при этом автоматически установится еще и флажок «Чтение»). Таким образом, мы разрешили для этого набора прав ввод нового документа «Счет» и его корректировку. Если мы опустимся по списку ниже, то увидим в нем еще пункт «Изменение проведенных документов». Поскольку его мы не установили, то пользователь с созданным нами набором прав не сможет изменять уже проведенные счета. Нажимаем «ОК»*.

* Подробнее о том, какие права дает установка каждого флажка, можно прочитать в книге «1С:Предприятие, версия 7.7. Конфигурирование и администрирование», которая поставляется в комплекте с программой.

Сейчас мы дали права только на сам документ. Теперь необходимо разрешить пользователю просматривать журнал счетов. Соответственно, находим журнал «

Счета» в ветке «Журналы» (думаем, вы без труда найдете эту ветку в Редакторе пользовательских прав конфигурации (см. рис. 4), поэтому обойдемся без отдельной иллюстрации). Щелкаем по нему дважды и устанавливаем единственный флажок «Чтение». Нажимаем «ОК».

 

img 3

Кроме возможности просмотра журнала, дадим пользователю еще и возможность просматривать структуру подчиненности документов и печатать реестр. За эти функции в конфигурации «Бухгалтерский учет для Украины» отвечают две обработки: «ДеревоДокументов» и «ОбработкаДокументов». Находим в дереве ветку «Обработки», по очереди щелкаем дважды по каждой из описанных выше обработок и устанавливаем для них флажок «Использование».

Казалось бы, все. Но на самом деле не все так просто. Документ «Счет» использует для своего заполнения сразу несколько справочников. На все эти справочники нужно дать пользователю доступ хотя бы для чтения. Это справочники: «ТМЦ», «Контрагенты», «Валюты», «ЕдиницыИзмерения», «Налоги и отчисления», «Счета нашей фирмы». Предположим, что наш пользователь не будет вручную выбирать расчетный счет и вид НДС в документе «Счет». Поэтому мы дадим ему доступ только к справочникам: «ТМЦ», «Контрагенты», «Валюты», «ЕдиницыИзмерения». Для этого находим ветку «Справочники» и по очереди щелкаем по каждому из названных выше справочников, попутно устанавливая флажок «Чтение».

После установки всех прав закрываем окно установки прав.

Таким образом, мы предусмотрели для менеджера права на создание и корректировку непроведенных документов «Счет», просмотр журнала счетов, дерева документов, печать реестра документов и доступ к нескольким справочникам.

Но на этом работа не заканчивается, поскольку для пользователя нужно создать интерфейс.

 

Создаем интерфейс

Интерфейс — это внешний вид программы, набор экранных и других элементов управления, отвечающих за ее «общение» с пользователями.

Для большинства бухгалтеров привычен стандартный интерфейс 1С:Бухгалтерии 7.7, включающий в себя меню «

Справочники», «Документы», «Журналы», «Отчеты», «Сервис» и соответствующие панели инструментов. В то же время 1С позволяет создавать другие интерфейсы для пользователей с не столь широкими правами в системе.

Для нашего менеджера мы, конечно, можем использовать стандартный интерфейс, но зачем ему перечень всех журналов, справочников и документов? Поэтому мы создадим для него новый интерфейс. Как и в случае с набором прав, интерфейс создается для одного или группы пользователей. То есть, если у вас на фирме работает 10 менеджеров по продаже, то нет необходимости для каждого из них создавать отдельный интерфейс. Он будет общий, так же как и права доступа. Однако если одному из менеджеров необходимо дать доступ еще и к расходным накладным, то для него придется создать новый интерфейс и набор прав.

Как вы уже, наверное, догадались, перечень интерфейсов в системе находится на вкладке «

Интерфейсы». Щелкаем по ней (см. рис. 6).

 

img 4

Интерфейс в чем-то проще, а в чем-то сложнее набора прав и при этом не всегда ему тождественен. Мы дали нашему менеджеру доступ к «Обработке документов», но не будем включать этот пункт в его интерфейс. Ведь данная обработка, кроме всего прочего, выполняет еще и другие функции по работе с документами.

Мы не будем рассматривать в данной статье все возможности интерфейсов, поскольку этому можно посвятить отдельную статью. Давайте просто создадим новый интерфейс. Щелкаем по пустому месту в окне правой кнопкой и выбираем «Новый интерфейс». Пишем название «Менеджер», устанавливаем флажок «Отключить меню Операции» (см. рис. 7). Нажимаем «ОК».

 

img 5

Теперь дважды щелкаем по вновь созданному интерфейсу. Выбираем пункт «Меню» (см. рис. 8) и нажимаем «ОК».

 

img 6

На экране появляется окно «Менеджер — Редактор меню» (см. рис. 9).

 

img 7

Дважды щелкаем по пункту «<новая колонка>». В поле «Название» открывшегося окна пишем «Журналы» (см. рис. 10).

 

img 8

Затем открываем созданную ветку «Журналы» и выбираем пункт «<новый>» (см. рис. 11).

 

img 9

В выпадающем списке «Объект» выбираем «Журналы.Счета» (см. рис. 12). Нажимаем «ОК».

 

img 10

Таким образом, мы вставили в интерфейс пользователя возможность открывать журнал счетов.

Если мы хотим дать ему возможность создавать новые счета через меню, а не из журнала, следует добавить новый пункт в меню. Вначале добавим новую колонку «Документы», а затем новый пункт «Счет» так же точно, как мы это сделали при добавлении журнала. Разница только в том, что в качестве объекта следует выбрать «Документы.Счет» (команда «Документы.Счет.Ввести»). На рис. 13 представлена окончательная структура меню.

  

img 11

Закрываем окно создания нового интерфейса.

 

Добавляем новых пользователей

Подведем предварительный итог. Мы создали для группы пользователей «Менеджер» набор прав и интерфейс.

Теперь наша задача — добавить новых пользователей в базу. Но для начала давайте сохраним конфигурацию. В меню «

Файл» выбираем пункт «Сохранить».

В отличие от наборов прав и интерфейсов, каждого пользователя придется добавлять отдельно. Правда, можно их копировать, так же как и наборы прав (см. раздел «Устанавливаем права доступа»).

Заходим в меню «

Администрирование → Пользователи». Щелкаем правой кнопкой по пустому месту и выбираем «Новый». В поле «Имя» пишем имя пользователя. Здесь недопустимо использование пробелов и знаков препинания. Пусть наш пользователь будет «Иванов_И_И». В поле «Полное имя» мы можем написать полное имя пользователя. В поле «Рабочий каталог» нужно указать каталог пользователя. Лучше всего написать так:
«.Иванов» (см. рис. 14).

 

img 12

В этом случае при сохранении программа спросит, нужно ли создать такой каталог, и создаст его в папке с базой. Если оставить рабочий каталог пустым, то под именем «Иванов_И_И» смогут зайти в базу несколько пользователей.

Переходим на вкладку «Роль» и выбираем «Права — Менеджер», «Интерфейс — Менеджер» (см. рис. 15). Нажимаем «ОК».

 

img 13

Для задания пароля на вход в базу щелкаем правой кнопкой по пользователю и выбираем «Изменить пароль…». Пароль вводится два раза. Пароль чувствителен к регистру и языку, на котором он вводится. Поскольку у нашего пользователя нет прав на редактирование списка пользователей, то сам он не сможет поменять пароль.

Всех остальных пользователей добавляем аналогично. Список пользователей в отличие от конфигурации сохранять можно не только в монопольном режиме. Для этого в меню «Файл» нужно выбрать пункт «Сохранить». Если система выдает ошибку разделения баз данных (см. рис. 16), это означает, что в данный момент кто-то заходит в базу и еще не успел выбрать пользователя или ввести пароль. В этом случае нужно выяснить, кто из пользователей занят этим делом, подождать, пока он зайдет, и попробовать сохранить еще раз.

 

img 14

Описанным выше способом можно создавать достаточно сложные наборы прав и интерфейсы, кроме того, мы не рассматривали создание панели инструментов в интерфейсе. Вместе с тем всегда следует помнить, что настройка прав доступа в системе — занятие ответственное. Ведь именно от правильности этой настройки будет зависеть возможность пользователя получить доступ к не нужным ему данным и даже испортить их или, наоборот, невозможность получить доступ к нужным данным (впрочем, второе влечет за собой гораздо меньше проблем и легко исправляется). Даже у опытных специалистов по конфигурированию 1С бывают проколы в настройке прав доступа. Поэтому после окончания работы следует опробовать вновь созданные права.

В то же время существуют и определенные ограничения, о которых мы поговорим ниже.

  

Ограничения в 1С и методы их обхода. Дополнительные возможности

Мы видели, что настройка прав доступа позволяет разрешить или запретить достаточно большой перечень действий с документами и справочниками. Но как быть в случае, если нужно запретить пользователю редактирование лишь одного реквизита документа (или, наоборот, позволить редактирование только его)? Или другая ситуация: пользователь не должен видеть документы других пользователей или не должен их редактировать. Или нужно дать ему возможность создавать отчет только по своим продажам?

А если мы говорим об интерфейсах, то как сделать пользователю интерфейс, чтобы из одного окна был доступ ко всем нужным отчетам и документам по нажатию кнопочек?

В этом случае придется приглашать специалиста по конфигурированию 1С. А уж он сможет изменить ее до неузнаваемости. При этом следует помнить, что при кажущейся простоте такая работа достаточно сложна, и относиться к ней нужно соответственно.

В некоторых типовых решениях (например, «

Рарус:CRM») используется специальная методика, позволяющая пользователю системы устанавливать сложные права на каждый реквизит каждого документа или справочника, причем не пользуясь конфигуратором. Но для того, чтобы дать пользователю такую возможность, потрудился не один программист.

Те же самые специалисты помогут вам превратить вашу бухгалтерскую программу в полноценную систему управленческого учета, в которой смогут работать и директор, и менеджеры по продажам, и складские работники путем добавления в систему новых отчетов, обработок, интерфейсов или даже документов и справочников. Главное — правильно поставить им задачу.

То, что мы рассмотрели в данной статье, — это лишь вершина айсберга. Проблема разграничения прав доступа, создания удобных и достаточных интерфейсов пользователя — это сложный вопрос, и подходить к нему требуется со всей ответственностью. И главное здесь — понимать, что ты делаешь, если настройка происходит самостоятельно, либо правильно поставить задание специалисту.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно