Розподіл прав та обов’язків в 1С
Більшість версій 1С:Бухгалтерії 7.7 розраховано на спільну роботу багатьох користувачів. Використання цієї можливості дозволяє бухгалтеру перекласти значну частину рутинної роботи з оформлення первинної документації на інших працівників підприємства. Сьогодні ми розглянемо, як правильно скористатися цією можливістю.
Олексій ШАМАРІН, технічний директор ТОВ «АСТЕР-Консалтинг», м. Харків
Більшість наших читачів, які працюють в 1С:Бухгалтерії, знають про свою програму досить багато і вміють ефективно її використовувати. Однак, працюючи з клієнтами, довелося неодноразово зіткнутися з тим, що на багатьох підприємствах бухгалтери не вміють або не хочуть використовувати таку функцію, як розподіл прав доступу і створення інтерфейсів.
Разом з тим використання цих можливостей дозволяє «скинути» частину роботи з оформлення первинної документації на комірників, менеджерів та інших працівників підприємства, а подальше доопрацювання звітів дозволить своєчасно одержувати необхідну інформацію не лише цим працівникам, а й керівному складу.
А враховуючи, що більшість версій 1С:Підприємства 7.7 розрахована на спільну роботу необмеженої кількості користувачів, бажання «пустити» їх до робочої бази має напрошуватися само собою.
Установлюємо права доступу
Отже, почнемо з прав доступу.
Як, напевне, знає більшість із вас, будь-яка інформаційна база 1С:Підприємства 7.7 складається з конфігурації та даних. Конфігурація визначає перелік
об’єктів системи, до яких належать: довідники, документи, журнали документів, звіти, обробки, плани рахунків тощо. Склад цих об’єктів визначають розробники на етапі створення системи. Вони ж визначають алгоритми поведінки об’єктів. Як ви вже знаєте з попередніх публікацій, ми самостійно можемо змінювати поведінку об’єктів (шляхом додавання реквізитів документів, зміни форм, друкарських форм, текстів програми).Водночас для кожного об’єкта системи передбачено певний склад прав доступу, що задається за допомогою набору прав користувача. Набір прав користувача дозволяє встановлювати права на кожний об’єкт дерева конфігурації, однак склад цих прав для всіх об’єктів різний. Наприклад, для довідника можна дозволити або заборонити читання, створення нового елемента, видалення і позначення на видалення, коригування, а для звіту можна тільки дозволити або заборонити його використання.
Таким чином, для того щоб дозволити чи заборонити групі користувачів доступ до певних об’єктів конфігурації, необхідно створити новий набір прав. Архітектура 1С:Підприємства 7.7 така, що не можна призначати окремі права конкретному користувачу. Йому можна лише присвоїти існуючий набір прав. Отже, якщо навіть ми хочемо «пустити» до бази хоча б одного додаткового користувача і заборонити йому, наприклад, перегляд довідника «
Контрагенты», потрібно створити для нього окремий набір прав.Утім, перейдемо від теорії до практики. Запускаємо 1С:Підприємство в режимі «Конфигуратор». Вибираємо «
Конфигурация → Открыть конфигурацию».| Важливо! Оскільки ми змінюватимемо конфігурацію, то не забудьте зробити резервну копію. |
Клацаємо по вкладці «Права» (див. рис. 1). У типовій конфігурації 1С:Бухгалтерія передбачено лише один набір прав: «Администратор». Для цього набору прав установлено всі права на всі об’єкти конфігурації. Інакше кажучи, користувач із правами адміністратора може в системі все. Як зазначалося вище, якщо ми хочемо обмежити користувача чи групу користувачів у правах, то для нього (або для них) необхідно створити новий набір прав.
Це можна зробити або безпосереднім створенням нового набору, або копіюванням та зміною вже існуючого набору. Для копіювання набору прав клацніть по ньому правою кнопкою, виберіть «Запомнить». Потім клацаємо по пустому простору правою кнопкою та вибираємо «Вставить». Нагадаємо: як і в будь-яких інших програмах Windows, для цих цілей можна користуватися клавіатурною комбінацією Ctrl+Ins, Shift+Ins. Якщо ж ми хочемо створити набір прав «з нуля», потрібно клацнути по пустому місцю і вибрати «Новый».
Як приклад ми створимо набір прав менеджера з однією функцією — виписуванням рахунків. Причому менеджер не повинен мати можливості коригувати вже проведені рахунки і не має права проводити їх самостійно.
Оскільки цей набір прав дуже обмежений, ми створюватимемо його «з нуля».
Отже, клацаємо по пустому місцю (ми знаходимося на вкладці «Права»), вибираємо «Новый». У віконці «
Свойства набора прав», що відкрилося, уводимо назву набору прав «Менеджер» (див. рис. 2) і натискуємо на «ОК». Новий набір прав створено (див. рис. 3).
Тепер переходимо безпосередньо до установлення прав. Для цього двічі клацаємо мишею на новоствореному наборі прав. Відкривається ще одне дерево конфігурації.
| Увага! Нововідкрите дерево призначене виключно для установлення прав. Його не слід плутати з деревом конфігурації, яке ми бачимо, коли клацаємо по вкладці « Метаданные». |
Спочатку дамо менеджеру права безпосередньо на документ «Счет». Відкриваємо гілку «Документы», знаходимо «Счет» (див. рис. 4) і клацаємо по ньому двічі. На екрані з’являється діалогове вікно, аналогічне показаному на рис. 5.
Установлюємо у списку прапорці: «Ввод нового», «Корректировка» (при цьому автоматично встановиться ще і прапорець «Чтение»). У такий спосіб ми дозволили для цього набору прав уведення нового документа «Счет» і його коригування. Якщо ми опустимося по списку нижче, то побачимо в ньому ще пункт «Изменение проведенных документов». Оскільки його ми не встановили, то користувач зі створеним нами набором прав не зможе змінювати вже проведені рахунки. Натискуємо на «ОК». *
* Докладніше про те, які права надає встановлення кожного прапорця, можна прочитати у книзі «1С:Предприятие, версия 7.7. Конфигурирование и администрирование», що поставляється в комплекті з програмою.
Ми щойно надали права тільки на власне документ. Тепер необхідно дозволити користувачу переглядати журнал рахунків. Відповідно знаходимо журнал «Счета» у гілці «Журналы» (вважаємо, ви легко знайдете цю гілку в Редакторі призначених для користувача прав конфігурації (див. рис. 4), тому обійдемося без окремої ілюстрації). Клацаємо по ньому двічі та встановлюємо єдиний прапорець «Чтение». Натискуємо на «ОК».
Крім можливості перегляду журналу, надамо користувачу ще й можливість переглядати структуру підпорядкованості документів і друкувати реєстр. За ці функції в конфігурації «Бухгалтерський облік для України» відповідають дві обробки: «ДеревоДокументов» і «ОбработкаДокументов». Знаходимо в дереві гілку «Обработки», по черзі клацаємо двічі по кожній з описаних вище обробок і встановлюємо для них прапорець «Использование».
Здавалося б, усе. Але насправді не все так просто. Документ «Счета» використовує для свого заповнення відразу кілька довідників. На всі ці довідники потрібно дати користувачу доступ хоча б для читання. Це довідники: «ТМЦ», «Контрагенты», «Валюты», «ЕдиницыИзмерения», «Налоги и отчисления», «Счета нашей фирмы». Припустимо, що наш користувач не вибиратиме вручну розрахунковий рахунок і вид ПДВ у документі «Счет». Тому ми надамо йому доступ лише до довідників: «ТМЦ», «Контрагенты», «Валюты», «ЕдиницыИзмерения». Для цього знаходимо гілку «Справочники» і по черзі клацаємо по кожному з названих вище довідників, попутно встановлюючи прапорець «Чтение».
Після установлення всіх прав закриваємо вікно установлення прав.
Таким чином, ми передбачили для менеджера права на створення та коригування непроведених документів «Счет», перегляд журналу рахунків, дерева документів, друкування реєстру документів і доступ до кількох довідників.
Але на цьому робота не закінчується, оскільки для користувача потрібно створити інтерфейс.
Створюємо інтерфейс
Інтерфейс — це зовнішній вигляд програми, набір екранних та інших елементів управління, що відповідають за її «спілкування» з користувачами.
Для більшості бухгалтерів звичним є стандартний інтерфейс 1С:Бухгалтерії 7.7, що включає меню «
Справочники», «Документы», «Журналы», «Отчеты», «Сервис» і відповідні панелі інструментів. Водночас 1С дозволяє створювати інші інтерфейси для користувачів, які мають менші права в системі.Для нашого менеджера ми, звичайно, можемо використовувати стандартний інтерфейс, але навіщо йому перелік усіх журналів, довідників і документів? Тому ми створимо для нього новий інтерфейс. Як і у випадку з набором прав, інтерфейс створюється для одного чи групи користувачів. Отже, якщо у вас на фірмі працює 10 менеджерів з продажу, то немає потреби для кожного з них створювати окремий інтерфейс. Він буде загальним, так само як і права доступу. Однак якщо одному з менеджерів необхідно дати доступ ще й до видаткових накладних, то для нього доведеться створити новий інтерфейс та набір прав.
Як ви вже, напевно, здогадалися, перелік інтерфейсів у системі розташований на вкладці «
Интерфейсы». Клацаємо по ній (див. рис. 6).
Інтерфейс у чомусь простіший, а в чомусь складніший за набір прав і при цьому не завжди йому тотожний. Ми дали нашому менеджеру доступ до опції «
Обработка документов», але не включатимемо цей пункт до його інтерфейсу. Адже ця обробка, крім усього іншого, виконує ще й інші функції роботи з документами.Ми не розглядатимемо в цій статті всі можливості інтерфейсів, оскільки цьому можна присвятити окрему статтю. Просто створимо новий інтерфейс. Клацаємо по пустому місцю у вікні правою кнопкою та вибираємо «
Новый интерфейс». Пишемо назву «Менеджер», установлюємо прапорець «Отключить меню Операции» (див. рис. 7). Натискуємо на «ОК».
Тепер двічі клацаємо по новоствореному інтерфейсу. Вибираємо пункт «Меню» (див. рис. 8) і натискуємо на «ОК».
На екрані з’являється вікно «Менеджер — Редактор меню» (див. рис. 9).
Двічі клацаємо по пункту «<новая колонка>». У полі «Название» вікна, що відкрилося, пишемо «Журналы» (див. рис. 10).
Потім відкриваємо створену гілку «Журналы» та вибираємо пункт «<новый>» (див. рис. 11).
У списку «
Объект», що випадає, вибираємо «Журналы.Счета» (див. рис. 12). Натискуємо на «ОК».
Таким чином, ми вставили до інтерфейсу користувача можливість відкривати журнал рахунків.
Якщо ми хочемо надати йому можливість створювати нові рахунки через меню, а не з журналу, слід додати новий пункт до меню. Спочатку додамо нову колонку «Документы», а потім новий пункт «Счет» точнісінько так, як ми зробили це при додаванні журналу. Різниця лише в тому, що як об’єкт потрібно вибрати «Документы.Счет» (команда «Документы.Счет.Ввести»). На рис. 13 показано остаточну структуру меню.
Закриваємо вікно створення нового інтерфейсу.
Додаємо нових користувачів
Підіб’ємо попередній підсумок. Ми створили для групи користувачів «Менеджер» набір прав та інтерфейс.
Тепер наше завдання — додати нових користувачів до бази. Але спочатку збережемо конфігурацію. У меню «Файл» вибираємо пункт «Сохранить».
На відміну від наборів прав та інтерфейсів, кожного користувача доведеться додавати окремо. Щоправда, можна їх копіювати, так само як і набори прав (див. розділ «Установлюємо права доступу»).
Заходимо до меню «
Администрирование → Пользователи». Клацаємо правою кнопкою по пустому місцю та вибираємо «Новый». У полі «Ім’я» пишемо ім’я користувача. Тут неприпустиме використання пропусків та розділових знаків. Нехай наш користувач буде «Иванов_И_И». У полі «Полное имя» ми можемо написати повне ім’я користувача. У полі «Рабочий каталог» потрібно зазначити каталог користувача. Найкраще написати так: «.\Иванов» (див. рис. 14).
У цьому випадку при збереженні програма запитає, чи потрібно створити такий каталог, і створить його у папці з базою. Якщо залишити робочий каталог пустим, то під ім’ям «Иванов_И_И» зможуть зайти до бази кілька користувачів.
Переходимо на вкладку «Роль» та вибираємо «
Права — Менеджер», «Интерфейс — Менеджер» (див. рис. 15). Натискуємо на «ОК».
Для завдання пароля для входу до бази клацаємо правою кнопкою по користувачу та вибираємо «Изменить пароль...». Пароль уводиться двічі. Пароль чутливий до регістру й мови, якою він уводиться. Оскільки в нашого користувача немає прав на редагування списку користувачів, то сам він не зможе поміняти пароль.
Усіх інших користувачів додаємо аналогічно. Список користувачів, на відміну від конфігурації, можна зберігати не лише в монопольному режимі. Для цього в меню «Файл» потрібно вибрати пункт «Сохранить». Якщо система видає помилку розділення баз даних (див. рис. 16), це означає, що в поточний момент хтось заходить до бази і ще не встиг вибрати користувача або ввести пароль. У цьому випадку потрібно з’ясувати, хто з користувачів зайнятий цією справою, зачекати, доки він зайде, і спробувати зберегти ще раз.
Описаним вище способом можна створювати доволі складні набори прав та інтерфейси. Крім того, ми не розглядали створення панелі інструментів в інтерфейсі. Разом з тим завжди слід пам’ятати, що настроювання прав доступу в системі — справа відповідальна. Адже саме від правильності цього настроювання залежатиме можливість користувача отримати доступ до не потрібних йому даних і навіть зіпсувати їх або, навпаки, неможливість отримати доступ до потрібних даних (утім, друге спричиняє набагато менше проблем і легко виправляється). Навіть у досвідчених фахівців з конфігурування 1С трапляються похибки в настроюванні прав доступу. Тому після закінчення роботи слід випробувати новостворені права.
Водночас існують і певні обмеження, про які йтиметься нижче.
Обмеження в 1С і методи їх обходу.Додаткові можливості
Ми бачили, що настроювання прав доступу дає змогу дозволити чи заборонити досить великий перелік дій з документами і довідниками. Але як бути у випадку, якщо потрібно заборонити користувачу редагування лише одного реквізиту документа (або, навпаки, дозволити редагування лише його)? Або інша ситуація: користувач не повинен бачити документи інших користувачів або не повинен їх редагувати. Чи потрібно дати йому можливість створювати звіт тільки щодо свого продажу?
А якщо ми говоримо про інтерфейси, то як зробити користувачу інтерфейс, щоб з одного вікна був доступ до всіх потрібних звітів і документів при натисненні кнопок?
У цьому разі доведеться кликати фахівця з конфігурування 1С. А вже він зможе змінити його до невпізнання. При цьому слід пам’ятати, що при удаваній простоті така робота доволі складна і ставитися до неї потрібно уважно.
У деяких типових рішеннях (наприклад, «Рарус:CRM») використовується спеціальна методика, що дозволяє користувачу системи встановлювати складні права на кожен реквізит кожного документа чи довідника, причому не користуючись Конфігуратором. Але для того, щоб надати користувачу таку можливість, попрацював не один програміст.
Ті ж самі фахівці допоможуть вам перетворити вашу бухгалтерську програму на повноцінну систему управлінського обліку, в якій зможуть працювати і директор, і менеджери з продажу, і складські працівники шляхом додання до системи нових звітів, обробок, інтерфейсів або навіть документів і довідників. Головне — правильно поставити їм завдання.
Те, що ми розглянули в цій статті, — лише верхівка айсберга. Проблема розмежування прав доступу, створення зручних і достатніх інтерфейсів користувача — складне питання, і підходити до нього потрібно з усією відповідальністю. Головне тут — розуміти, що ти робиш, якщо настроювання відбувається самостійно, або правильно поставити завдання фахівцю.
