Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Подотчетные суммы: правила отражения валовых расходов и налогового кредита по НДС

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Октябрь, 2007/№ 84
В избранном В избранное
Печать
Статья

Подотчетные суммы: правила отражения валовых расходов и налогового кредита по НДС

 

Приобретая товар или услугу для хозяйственных нужд через подотчетное лицо, предприятие, естественно, рассчитывает на возможность отражения валовых расходов и налогового кредита по НДС в отношении уплаченных сумм. Именно так все и происходит, если соблюдаются определенные правила. Об этих правилах и поговорим в данной статье.

 

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Документальное оформление взаимоотношений предприятия и подотчетного лица

Отношения между работником — подотчетным лицом и предприятием-работодателем регулируются прежде всего

КЗоТ. Так, в соответствии со ст. 21 КЗоТ работник должен выполнять обязанности, установленные трудовым договором (должностной инструкцией). То есть работнику следует выполнять поручения руководителя в рамках его трудовых обязанностей.

Если выполняемые работником поручения требуют расходования им средств, то он вправе требовать от работодателя их возмещения. Так, например, в соответствии со

ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Что касается других расходов,

то подтверждением тому, что данные расходы действительно осуществлялись по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность (ее предприятие может выдать работнику на основании ст. 244, 245 ГКУ). На это обращают внимание и представители НБУ в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51, и в письме от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 85).

Если приобретение товаров (работ, услуг) выходит за рамки должностных инструкций, то тогда нужно действовать в соответствии с нормами гражданско-правового законодательства. И здесь (согласно

ГКУ) возможны два варианта приобретения работником товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия:

по поручению предприятия (с предварительным заключением договора в письменной или устной форме) и соответственно с выплатой поверенному необходимой суммы для выполнения поручения (т. е. с выдачей средств под отчет) или с возмещением ему расходов, связанных с выполнением поручения;

без поручения (договорных отношений нет).

По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. При этом согласно

ст. 1007 ГКУ на доверителя (предприятие) возлагаются такие обязанности, если иное не предусмотрено договором:

— обеспечить поверенного (работника) средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному (работнику) расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с исполнением договора поручения.

Важно, что

глава 68 ГКУ не содержит каких-либо требований относительно заключения договора поручения исключительно в письменной форме. А несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (п. 1 ст. 218 ГКУ). Таким образом, данный договор, заключенный между физическим и юридическим лицом, вполне может быть составлен в устной форме и считается действительным, даже если он выполнен не в момент его заключения.

После завершения выполнения договора должен быть оформлен документ, подтверждающий факт выполнения поручения. Таким документом является

Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), форма которого утверждена приказом № 440.

Бывает и так, что работник не имеет возможности заранее сообщить работодателю о необходимости приобретения товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что данный работник действует

без предварительного поручения. Такие взаимоотношения между работником и предприятием регламентируются главой 79 (ст. 1158 — 1160) ГКУ.

Кстати, следует предупредить возможные претензии проверяющих относительно того, что приобретенные на таких условиях товары (работы, услуги) являются безвозмездно полученными из-за отсутствия договорных отношений, предусматривающих соответствующую компенсацию. При составлении работником Отчета у предприятия возникает задолженность по расчетам с подотчетным лицом.

Более того, согласно

ч. 1 ст. 1160 ГКУ работник имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах предприятия без получения предварительного согласия последнего (при условии предоставления отчета об их осуществлении). В частности, в ч. 2 ст. 1158 ГКУ указано, что лицо, действовавшее в имущественных интересах другого лица без его поручения, должно при первой возможности уведомить его о своих действиях. Уведомление происходит путем подачи Отчета с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающими размер понесенных расходов. При этом, если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, то у работника есть все основания требовать от предприятия возмещения расходов.

Сказанное в полной мере распространяется и на ситуацию, когда работник расходует в интересах предприятия собственные средства, но подробнее об этом поговорим чуть позже.

А теперь о том, как должны быть оформлены документы, подтверждающие факт оплаты и приобретения товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия.

 

Документальное оформление операции

К сожалению, не всегда уделяется должное внимание правильности составления первичных документов, подтверждающих факт оплаты и приобретения товаров (работ, услуг), из-за чего могут возникнуть различного рода недоразумения.

Так, основная ошибка состоит в том, что в первичных расчетных и отгрузочных документах в качестве покупателя товаров (работ, услуг) фигурируют данные работника, а не предприятия — фактического покупателя.

Как следствие — предприятие не вправе приходовать такие товары (работы, услуги). Ведь документы, не содержащие сведений о том, что собственником товаров (работ, услуг) является именно предприятие, не могут считаться документами, фиксирующими факт осуществления хозяйственной операции предприятием (

ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІV).

Соответственно такие документы не могут служить основанием для отражения понесенных затрат в составе валовых расходов предприятия (см. 

п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль).

Аналогичная ситуация складывается и с НДС. Даже если работник получит налоговую накладную, но в ней не будут указаны данные о предприятии-покупателе, то это явно говорит о невозможности отражения таким предприятием налогового кредита по НДС.

Исключение составляет, пожалуй, единственный документ — кассовый чек, который представляет собой расчетный документ, подтверждающий факт продажи товаров или предоставления услуг (

ст. 2 Закона об РРО). Кассовый чек, как известно, не содержит сведений о покупателе, следовательно, предприятие-покупатель имеет все основания для оприходования приобретенных работником товаров (услуг) на основании этого документа (с учетом ограничений, установленных п.п. 7.2.6 Закона об НДС). Разумеется, чек должен быть составлен по форме, утвержденной приказом № 614 .

Итак, мы выяснили, что

все первичные документы, кроме кассового чека, должны составляться с указанием сведений о предприятии-покупателе. Ведь работник, приобретая для нужд предприятия товары (работы, услуги), действует от его имени, а значит, должен позаботиться о наличии в документах, подтверждающих такую операцию, реквизитов своего предприятия.

Не менее внимательно следует относиться и к правильности заполнения

расчетных документов. Связано это с тем, что согласно ст. 1 Указа № 436 проведение наличных расчетов без выдачи получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру, другого письменного документа), подтверждающего уплату покупателем наличных средств, карается штрафом в размере уплаченных средств.

На первый взгляд, эта санкция предусмотрена для продавца, не выдавшего необходимый документ покупателю. Однако, по разъяснениям ГНАУ, изложенным в

письме от 30.12.2005 г. № 13363/6/23-8019 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 17), данный штраф применяется к предприятию, в кассе которого при проверке обнаруживаются утвержденные авансовые отчеты подотчетных лиц, согласно которым таким лицам зачтены (выплачены) суммы наличности, не подтвержденные соответствующими расчетными документами.

Ведь при приобретении товаров через розничную торговую сеть наличие только товарной накладной или другого подобного документа подтверждает факт отгрузки (получения) товара, а для подтверждения оплаты этого товара должен быть получен отдельный

правильно оформленный документ — чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция и т. п.

Помните также, что в соответствии с

п. 7.3 Положения № 637 на руководителей предприятий возложена ответственность за соблюдение порядка ведения операций с наличностью. В случае нарушения этого порядка должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности согласно ст. 1642 КоАП в виде штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). Если такое нарушение повторится в течение года после наложения административного взыскания за те же нарушения, то размер штрафа составит уже от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 340 грн.).

Кроме того, ответственность предприятия за превышение установленных сроков использования выданной в подотчет наличности в виде штрафа

в размере 25 % такой суммы предусмотрена и ст. 1 Указа № 436.

Но предположим, что все работники предприятия предупреждены о правильности заполнения расчетных и отгрузочных документов и ошибок в этом плане не будет. Тогда самое время задуматься о тонкостях налогообложения указанных операций.

 

Налоговый учет подотчетных сумм

Совершая какую-либо покупку, предприятие, конечно же, рассчитывает, что понесенные им расходы будут либо включаться в валовые расходы, либо амортизироваться, а сумма уплаченного НДС попадет в налоговый кредит. Именно так все и происходит, когда у предприятия есть

документальное подтверждение связи осуществленных расходов с хозяйственной деятельностью. Все это касается и приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

Налог на прибыль

Как известно,

п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль предоставляет налогоплательщикам право учесть в составе валовых расходов суммы любых затрат, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в рамках хозяйственной деятельности.

При этом по правилам, установленным

п.п. 11.2.1 указанного Закона, датой увеличения валовых расходов в случае приобретения товаров (работ, услуг) за наличные считается дата первого из событий:

— либо дата выдачи наличных из кассы предприятия;

— либо дата оприходования товаров, а для работ (услуг) — дата фактического получения предприятием результатов работ (услуг).

И здесь возникает вопрос: как применить эту норму в отношении подотчетных сумм? Можно ли увеличить валовые расходы по первому событию — выдаче работнику (поверенному) денежных средств из кассы предприятия для выполнения поручения?

В рассматриваемой ситуации говорить о праве предприятия на валовые расходы можно исключительно

после предоставления работником Отчета и утверждения его руководителем . Ведь одним из условий отнесения подотчетных затрат на валовые расходы является наличие соответствующих подтверждающих документов. А такие документы могут появиться только после завершения операции (при предоставлении подотчетным лицом Отчета вместе с указанными документами). До момента получения Отчета и документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг), нельзя утверждать, что предприятие понесло какие-либо расходы, поэтому основания для увеличения валовых расходов отсутствуют.

К тому же может случиться, что по указанию руководителя полученные подотчетным лицом средства необходимо будет использовать для приобретения какого-либо другого товара или вовсе вернуть в кассу. Так что в валоворасходных целях ориентироваться в данной ситуации целесообразно

на дату утверждения руководителем Отчета (при наличии подтверждающих документов о связи покупки с хоздеятельностью предприятия).

Разумеется, при сотрудничестве с неплательщиками или «нестандартными» плательщиками налога на прибыль в отношении даты формирования валовых расходов не следует забывать об ограничениях, установленных

п.п. 11.2.3 Закона о налоге на прибыль.

Описанный порядок действует и в случае, когда работник приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия

за собственные средства.

Налог на добавленную стоимость

По правилу, установленному

п.п. 7.4.1 Закона об НДС, предприятие — плательщик НДС, приобретающее через подотчетное лицо товары (услуги) также у плательщика НДС, вправе увеличить свой налоговый кредит на уплаченную (начисленную) в составе стоимости таких товаров (услуг) сумму НДС. Однако это возможно лишь при условии, что:

1) приобретенные товары (услуги) будут использоваться

в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности;

2) предоставлена

правильно оформленная налоговая накладная . Хотя в некоторых случаях основанием для отражения налогового кредита при осуществлении покупок за наличный расчет через подотчетное лицо могут служить и другие документы. Так, п.п. 7.2.6 Закона об НДС дает возможность увеличить налоговый кредит при поставке товаров (услуг) за наличные или с расчетами карточками платежных систем, банковскими или персональными чеками в рамках предельной суммы, установленной НБУ для наличных расчетов (т. е. в пределах 10000 грн.), на основании надлежащим образом оформленного товарного чека, другого платежного или расчетного документа, подтверждающего прием платежа поставщиком, с указанием общей суммы платежа, суммы НДС и налогового номера поставщика. То есть если подотчетное лицо, осуществив покупку за наличный расчет на сумму в пределах 10000 грн., предоставит вместе с Отчетом полученный от продавца надлежащим образом оформленный товарный чек, в котором указаны общая сумма платежа, сумма налога и налоговый номер поставщика, то предприятие вправе на основании такого документа отразить налоговый кредит по НДС. Если же кассовый чек содержит информацию только о стоимости товаров (услуг), сумме налога с определением фискального номера, но без определения налогового номера поставщика , то налоговый кредит по такому чеку можно увеличить лишь на 40 грн.

В общем случае налоговый кредит согласно

п.п. 7.5.1 Закона об НДС увеличивается на дату осуществления первого из событий:

— либо на дату оплаты товаров (работ, услуг);

— либо на дату получения налоговой накладной, подтверждающей факт приобретения налогоплательщиком таких товаров (работ, услуг).

В рассматриваемой же ситуации, т. е. при приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг), датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет

дата получения налоговой накладной, выписанной в адрес предприятия-покупателя или другого заменяющего ее документа, но не ранее даты утверждения Отчета.

Пример 1.

Предприятие выдало работнику под отчет денежные средства на хозяйственные нужды в сумме 300 грн. Работник приобрел рабочий инструмент на сумму 270 грн. (без НДС — 225 грн.; НДС 20 % — 45 грн.), остаток денег вернул в кассу. В бухгалтерию предприятия передан утвержденный руководителем Отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 


п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма,
грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

дебет

кредит

валовой доход

валовые расходы

1

Выданы работнику денежные средства под отчет

300

372

301

— *

* Валовые расходы не возникают.

2

Оприходован инструмент, приобретенный подотчетным лицом

225

22

372

225*

* Стоимость поступившего инструмента участвует в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.

3

Отражена сумма налогового кредита по НДС

45

641/НДС

372

4

Возвращен в кассу предприятия остаток неиспользованных средств

30

301

372

 

Пример 2.

Предприятие направило работника в командировку на служебном автомобиле. Во время командировки работник израсходовал на приобретение горючего для автомобиля собственные денежные средства в сумме 288 грн. По возвращении из командировки был составлен Отчет, к которому приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. Предприятие возместило работнику его расходы.

В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:

 


п/п

Содержание хозяйственной операции

Сумма,
грн.

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

дебет

кредит

валовой доход

валовые расходы

1

Оприходованы ГСМ, приобретенные подотчетным лицом

240

203

372

240*

* Валовые расходы возникают, если затраты на ГСМ связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.

2

Отражена сумма налогового кредита по НДС

48

641/НДС

372

3

Погашена задолженность перед работником по Отчету

288

372

301

 

В примере 2 мы рассмотрели ситуацию, когда предприятие компенсировало работнику понесенные им расходы. Но бывает и так, что задолженность по подотчетным суммам погашается не сразу. В связи с этим возникает вопрос: как рассматривать такую задолженность с налоговой точки зрения? Давайте выясним.

 

Кредиторская задолженность по подотчетным суммам — не возвратная финансовая помощь

Некоторое время назад возможность расходования работником в пользу предприятия собственных средств была предусмотрена

п. 2.15 утратившего силу Положения № 72. Пришедшее ему на смену Положение № 637 аналогичных норм не содержит. Однако это не означает, что работник не вправе приобретать за собственные средства товары (работы, услуги) для нужд предприятия, а возникшая у предприятия задолженность перед таким работником должна рассматриваться как возвратная финансовая помощь.

Напомним, что

возвратная финансовая помощь, с налоговой точки зрения, — это сумма средств, переданная плательщику налога в пользование на определенный срок согласно договорам, не предусматривающим начисление процентов, или предоставление других видов компенсаций как платы за пользование такими средствами (п.п. 1.22.2 Закона о налоге на прибыль).

Как видим, одним из обязательных условий предоставления возвратной финансовой помощи является факт

передачи предприятию в пользование суммы средств. Причем передаваться в пользование должна именно сумма средств, а не вещи или имущество.

В рассматриваемой ситуации предприятию передаются не средства,

а товарно-материальные ценности. А если рассматривать еще и случай, когда работник действует без предварительного поручения (доказать это несложно), то о договорных отношениях вообще не может идти речи. Договора в таком случае нет и быть не может.

Следовательно, сумма задолженности предприятия перед подотчетным лицом за приобретенные им за счет собственных средств товары (работы, услуги), оставшаяся непогашенной на конец отчетного периода,

не является возвратной финансовой помощью и не отражается в составе валового дохода предприятия. Не увеличиваются на эту сумму и валовые расходы при выдаче ее работнику из кассы предприятия.

Приятно, что налоговики придерживаются такой же позиции: задолженность перед подотчетным лицом

не является средствами, переданными предприятию в пользование, а потому не является возвратной финансовой помощью (см. консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 11, 46).

Причем, по мнению ГНАУ, наличие

или отсутствие договора поручения при покупке работником товарно-материальных ценностей для нужд предприятия за собственный счет не влияет на порядок отражения в налоговом учете невозмещенной задолженности перед подотчетным лицом по авансовому отчету.

Аналогичное мнение высказал и НБУ в

письмах от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 и от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220.

Сумма такой кредиторской задолженности подлежала бы включению в состав валового дохода, если бы осталась непогашенной

по истечении исковой давности, продолжительность которой в общем случае составляет 3 года (ст. 257 ГКУ). Но в этой ситуации указанная сумма отвечала бы уже признакам безвозвратной финансовой помощи и увеличила бы валовой доход предприятия на основании п.п. 1.22.1 Закона о налоге на прибыль.

Вот мы и разобрались с правилами налогового учета подотчетных сумм. Как видите, ничего сложного в этом нет. Хотя, как и при решении любого другого вопроса, здесь потребуется профессионализм и скрупулезность бухгалтера. Но нам с вами по плечу и не такие задачи, не правда ли?

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно