Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Підзвітні суми: правила відображення валових витрат та податкового кредиту з ПДВ

Редакція ПБО
Податки & бухоблік Жовтень, 2007/№ 84
В обраному У обране
Друк
Стаття

Підзвітні суми: правила відображення валових витрат та податкового кредиту з ПДВ

 

Придбаваючи товар або послугу для господарських потреб через підзвітну особу, підприємство, звичайно, розраховує на можливість відображення валових витрат та податкового кредиту з ПДВ щодо сплачених сум. Саме так усе і відбувається, якщо дотримуються певні правила. Про ці правила зараз і поговоримо.

 

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документальне оформлення взаємовідносин підприємства та підзвітної особи

Відносини між працівником — підзвітною особою та підприємством-роботодавцем регулюються насамперед

КЗпп. Так, відповідно до ст. 21 КЗпП працівник повинен виконувати обов’язки, установлені трудовим договором (посадовою інструкцією). Отже, працівнику слід виконувати доручення керівника в межах його трудових обов’язків.

Якщо доручення, що виконуються працівником, вимагають витрачання ним коштів, то він має право вимагати від роботодавця їх відшкодування. Так, наприклад, відповідно до

ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Щодо інших витрат,

то підтвердженням того, що ці витрати дійсно здійснювалися за дорученням керівника, можуть бути розпорядчі документи (наказ, розпорядження) або письмова довіреність (її підприємство може видати працівнику на підставі ст. 244, 245 ЦКУ). На це звертають увагу і представники НБУ в консультації, опублікованій в журналі «Вісник податкової служби України», 2005, № 42, с. 51, і в листі від 29.09.2005 р. № 11-113/3341-9712 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 85).

Якщо придбання товарів (робіт, послуг) виходить за межі посадових інструкцій, то тоді потрібно діяти відповідно до норм цивільно-правового законодавства. І тут (згідно з

ЦКУ) можливі два варіанти придбання працівником товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства:

за дорученням підприємства (з попереднім укладенням договору в письмовій або усній формі) і відповідно з виплатою повіреному необхідної суми для виконання доручення (тобто з видачею коштів під звіт) або з відшкодуванням йому витрат, пов’язаних з виконанням доручення;

без доручення (договірних відносин немає).

За договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. При цьому згідно зі

ст. 1007 ЦКУ на довірителя (підприємство) покладаються такі обов’язки, якщо інше не передбачено договором:

— забезпечити повіреного (працівника) засобами, необхідними для виконання доручення;

— відшкодувати повіреному (працівнику) витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Крім того, довіритель зобов’язаний негайно прийняти від повіреного все отримане ним у зв’язку з виконанням договору доручення.

Важливо, що

глава 68 ЦКУ не містить будь-яких вимог щодо укладення договору доручення винятково у письмовій формі. А недодержання сторонами письмової форми правочину, яка встановлена законом, не має наслідком його недійсність (п. 1 ст. 218 ЦКУ). Отже, цей договір, укладений між фізичною та юридичною особою, цілком може бути укладено в усній формі і вважається дійсним, навіть якщо він виконаний не в момент його укладення.

Після завершення виконання договору має бути оформлено документ, що підтверджує факт виконання доручення. Таким документом є

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), форму якого затверджено наказом № 440.

Може статися, що працівник не має можливості заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбання товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства. У цьому випадку можна говорити, що цей працівник діє

без попереднього доручення. Такі взаємовідносини між працівником та підприємством регламентуються главою 79 (ст. 1158 — 1160) ЦКУ.

До речі, слід запобігти можливим претензіям перевіряючих відносно того, що придбані на таких умовах товари (роботи, послуги) є безоплатно отриманими через відсутність договірних відносин, які передбачають відповідну компенсацію. При складанні працівником Звіту в підприємства виникає заборгованість за розрахунками з підзвітною особою.

Більше того, згідно з

ч. 1 ст. 1160 ЦКУ працівник має право вимагати від роботодавця відшкодування фактично понесених витрат в інтересах підприємства без отримання попередньої згоди останнього (за умови надання звіту про їх здійснення). Зокрема, у ч. 2 ст. 1158 ЦКУ зазначено, що особа, яка діяла в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити її про свої дії. Повідомлення відбувається шляхом подання Звіту з доданими до нього оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат. При цьому, якщо керівник прийняв такий Звіт і підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, то в працівника є всі підстави вимагати від підприємства відшкодування витрат.

Викладене повною мірою поширюється і на ситуацію, коли працівник витрачає в інтересах підприємства власні кошти, але докладніше про це поговоримо трохи нижче.

А зараз про те, як має бути оформлено документи, що підтверджують факт оплати та придбання товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства.

 

Документальне оформлення операції

На жаль, не завжди приділяється належна увага правильності складання первинних документів, що підтверджують факт оплати та придбання товарів (робіт, послуг), через що можуть виникнути різного роду непорозуміння.

Так, основна помилка полягає в тому, що в первинних розрахункових та відвантажувальних документах як покупець товарів (робіт, послуг) фігурують дані працівника, а не підприємства — фактичного покупця.

Як наслідок — підприємство не має права прибуткувати такі товари (роботи, послуги). Адже документи, що не містять відомостей про те, що власником товарів (робіт, послуг) є саме підприємство, не можуть вважатися документами, що фіксують факт здійснення господарської операції підприємством (

ст. 9 Закону України «про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.99 р. № XIV).

Відповідно такі документи не можуть бути підставою для відображення понесених витрат у складі валових витрат підприємства (див.

п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток).

Аналогічна ситуація складається і з ПДВ. Навіть якщо працівник отримає податкову накладну, але в ній не буде зазначено дані про підприємство-покупця, то це явно свідчить про неможливість відображення таким підприємством податкового кредиту з ПДВ.

Виняток становить, мабуть, єдиний документ — касовий чек, який є розрахунковим документом, що підтверджує факт продажу товарів або надання послуг (

ст. 2 Закону про РРО). Касовий чек, як відомо, не містить відомостей про покупця, отже, підприємство-покупець має всі підстави для оприбуткування придбаних працівником товарів (послуг) на підставі цього документа (з урахуванням обмежень, установлених п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ). Зрозуміло, чек має бути складено за формою, затвердженою наказом № 614 .

Отже, ми з’ясували, що

всі первинні документи, крім касового чека, повинні складатися із зазначенням відомостей про підприємство-покупця, адже працівник, придбаваючи для потреб підприємства товари (роботи, послуги), діє від його імені, а тому має потурбуватися про наявність у документах, що підтверджують таку операцію, реквізитів свого підприємства.

Не менш уважно слід ставитися і до правильності заповнення

розрахункових документів. Пов’язано це з тим, що згідно зі ст. 1 Указу № 436 проведення готівкових розрахунків без видачі одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового касового ордера, іншого письмового документа), що підтверджує сплату покупцем готівкових коштів, карається штрафом у розмірі сплачених коштів.

На перший погляд, цю санкцію передбачено для продавця, який не видав необхідний документ покупцю. Проте згідно з роз’ясненнями ДПАУ, викладеними в

листі від 30.12.2005 р. № 13363/6/23-8019 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 17), цей штраф застосовується до підприємства, у касі якого при перевірці виявляються затверджені авансові звіти підзвітних осіб, згідно з якими таким особам зараховано (виплачено) суми готівки, не підтверджені відповідними розрахунковими документами.

Зауважимо, що при придбанні товарів через роздрібну торговельну мережу наявність тільки товарної накладної чи іншого подібного документа підтверджує факт відвантаження (отримання) товару, а для підтвердження оплати цього товару має бути отримано окремий

правильно оформлений документ — чек РРО, квитанція до прибуткового касового ордера, розрахункова квитанція тощо.

Пам’ятайте також, що відповідно до

п. 7.3 Положення № 637 на керівників підприємств покладено відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою. У разі порушення цього порядку посадові особи підприємства можуть притягатись до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 1642 КпАП у вигляді штрафу в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.). Якщо таке порушення повториться протягом року після накладення адміністративного стягнення за таке ж порушення, то розмір штрафу складе вже від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.).

Крім того, відповідальність підприємства за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки у вигляді штрафу

в розмірі 25 % такої суми передбачено і ст. 1 Указу № 436.

Але припустимо, що всіх працівників підприємства попереджено про правильність заповнення розрахункових та відвантажувальних документів і помилок в цьому плані не буде. Тоді саме час задуматися про тонкощі оподаткування зазначених операцій.

 

Податковий облік підзвітних сум

Здійснюючи будь-яку покупку, підприємство, звичайно ж, розраховує, що понесені ним витрати або включатимуться до валових витрат, або амортизуватимуться, а сума сплаченого ПДВ потрапить до податкового кредиту. Саме так все і відбувається, якщо в підприємства є

документальне підтвердження зв’язку здійснених витрат з господарською діяльністю. Це стосується і придбання товарів (робіт, послуг) через підзвітну особу.

Податок на прибуток

Як відомо,

п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток надає платникам податків право врахувати у складі валових витрат суми будь-яких витрат, сплачені (нараховані) протягом звітного періоду в межах господарської діяльності.

При цьому за правилами, установленими

п.п. 11.2.1 зазначеного Закону, датою збільшення валових витрат у разі придбання товарів (робіт, послуг) за готівку вважається дата першої з подій:

— або дата видачі готівки з каси підприємства;

— або дата оприбуткування товарів, а для робіт (послуг) — дата фактичного отримання підприємством результатів робіт (послуг).

І тут виникає запитання: як застосувати цю норму щодо підзвітних сум? Чи можна збільшити валові витрати за першою подією — видачею працівнику (повіреному) грошових коштів з каси підприємства для виконання доручення?

У цій ситуації говорити про право підприємства на валові витрати можна виключно

після подання працівником Звіту та затвердження його керівником. Адже однією з умов віднесення підзвітних витрат до валових витрат є наявність відповідних підтверджуючих документів. А такі документи можуть з’явитися тільки після завершення операції (при поданні підзвітною особою Звіту разом із зазначеними документами). До моменту отримання Звіту та документів, що підтверджують факт придбання товарів (робіт, послуг), не можна стверджувати, що підприємство понесло якісь витрати, тому підстави для збільшення валових витрат відсутні.

До того ж може статися, що за вказівкою керівника отримані підзвітною особою кошти необхідно буде використовувати для придбання якогось іншого товару або взагалі повернути до каси. Отже, у валововитратних цілях орієнтуватися в цій ситуації доцільно

на дату затвердження керівником Звіту (за наявності підтверджуючих документів про зв’язок покупки з госпдіяльністю підприємства).

Зрозуміло, при співпраці з неплатниками або «нестандартними» платниками податку на прибуток щодо дати формування валових витрат не слід забувати про обмеження, установлені

п.п. 11.2.3 Закону про податок на прибуток.

Такий самий порядок діє і в разі, коли працівник придбаває товари (роботи, послуги) для потреб підприємства

за власні кошти.

Податок на додану вартість

За правилом, установленим

п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ, підприємство — платник ПДВ, що придбаває через підзвітну особу товари (послуги) також у платника ПДВ, має право збільшити свій податковий кредит на сплачену (нараховану) у складі вартості таких товарів (послуг) суму ПДВ. Проте це можливо лише за умов, що:

1) придбані товари (послуги) використовуватимуться

в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності;

2) надано

правильно оформлену податкову накладну. Хоча в деяких випадках підставою для відображення податкового кредиту при здійсненні покупок за готівковий розрахунок через підзвітну особу можуть бути й інші документи. Так, п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ дає можливість збільшити податковий кредит при поставці товарів (послуг) за готівку або за розрахунками картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками в межах граничної суми, установленої НБУ для готівкових розрахунків (тобто в межах 10000 грн.), на підставі належним чином оформленого товарного чека, іншого платіжного або розрахункового документа, що підтверджує приймання платежу постачальником, із зазначенням загальної суми платежу, суми ПДВ та податкового номера постачальника. Отже, якщо підзвітна особа, здійснивши покупку за готівковий розрахунок на суму в межах 10000 грн., надасть разом зі Звітом отриманий від продавця належним чином оформлений товарний чек, в якому зазначено загальну суму платежу, суму податку та податковий номер постачальника, то підприємство має право на підставі такого документа відобразити податковий кредит з ПДВ. Якщо ж касовий чек містить інформацію тільки про вартість товарів (послуг), суму податку з визначенням фіскального номера, але без визначення податкового номера постачальника, то податковий кредит за таким чеком можна збільшити лише на 40 грн.

У загальному випадку податковий кредит згідно з

п.п. 7.5.1 Закону про ПДВ збільшується на дату здійснення першої з подій:

— або на дату оплати товарів (робіт, послуг);

— або на дату отримання податкової накладної, що підтверджує факт придбання платником податків таких товарів (робіт, послуг).

У ситуації ж, що розглядається, тобто при придбанні підзвітною особою товарів (робіт, послуг), датою виникнення в підприємства права на податковий кредит буде

дата отримання податкової накладної, виписаної на адресу підприємства-покупця, або іншого документа, що її заміняє, але не раніше дати затвердження Звіту.

Приклад 1.

Підприємство видало працівнику під звіт грошові кошти на господарські потреби в сумі 300 грн. Працівник придбав робочий інструмент на суму 270 грн. (без ПДВ — 225 грн.; ПДВ 20 % — 45 грн.), залишок грошей повернув до каси. До бухгалтерії підприємства передано затверджений керівником Звіт з доданими до нього підтверджуючими документами.

У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Сума,
грн.

Бухгалтерський облік

Податковий облік

дебет

кредит

валовий дохід

валові витрати

1

Видано працівнику грошові кошти під звіт

300

372

301

— *

* Валові витрати не виникають.

2

Оприбутковано інструмент, придбаний підзвітною особою

225

22

372

225*

* Вартість інструменту, що надійшов, бере участь у перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток.

3

Відображено суму податкового кредиту з ПДВ

45

641/ПДВ

372

4

Повернено до каси підприємства залишок невикористаних коштів

30

301

372

 

Приклад 2.

Підприємство направило працівника у відрядження на службовому автомобілі. Під час відрядження працівник витратив на придбання пального для автомобіля власні кошти в сумі 288 грн. Після повернення з відрядження було складено Звіт, до якого додано документи, що підтверджують понесені витрати. Підприємство відшкодувало працівнику його витрати.

У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Сума,
грн.

Бухгалтерський облік

Податковий облік

дебет

кредит

валовий дохід

валові витрати

1

Оприбутковано ПММ, придбані підзвітною особою

240

203

372

240*

* Валові витрати виникають, якщо витрати на ПММ пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

2

Відображено суму податкового кредиту з ПДВ

48

641/ПДВ

372

3

Погашено заборгованість перед працівником згідно зі Звітом

288

372

301

 

У прикладі 2 ми розглянули ситуацію, коли підприємство компенсувало працівнику понесені ним витрати. Але буває й так, що заборгованість за підзвітними сумами погашається не відразу. У зв’язку з цим виникає запитання: як розглядати таку заборгованість з податкової точки зору? Давайте з’ясуємо.

 

Кредиторська заборгованість за підзвітними сумами не є поворотною фінансовою допомогою

Певний час можливість витрачання працівником на користь підприємства власних коштів було передбачено

п. 2.15 Положення № 72, яке втратило чинність. Положення № 637, що прийшло йому на заміну, аналогічних норм не містить. Проте це не означає, що працівник не має права придбавати за власні кошти товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, а заборгованість, що виникла в підприємства перед таким працівником, має розглядатися як поворотна фінансова допомога.

Нагадаємо, що

поворотна фінансова допомога з податкової точки зору — це сума коштів, передана платнику податку в користування на визначений строк відповідно до договорів, які не передбачають нарахування процентів або надання інших видів компенсацій як плати за користування такими коштами (п.п. 1.22.2 Закону про податок на прибуток).

Як бачимо, одним з обов’язкових умов надання поворотної фінансової допомоги є факт

передачі підприємству в користування суми коштів. Причому передаватися в користування має саме сума коштів, а не речі або майно.

У ситуації, що розглядається, підприємству передаються не кошти,

а товарно-матеріальні цінності. А якщо розглядати ще й випадок, коли працівник діє без попереднього доручення (довести це нескладно), то про договірні відносини взагалі не може йтися. Договору в такому разі немає і бути не може.

Отже, сума заборгованості підприємства перед підзвітною особою за придбані ним за рахунок власних коштів товари (роботи, послуги), що залишилася непогашеною на кінець звітного періоду,

не є поворотною фінансовою допомогою і не відображається у складі валового доходу підприємства. Не збільшуються на цю суму й валові витрати при видачі її працівнику з каси підприємства.

Приємно, що податківці дотримуються такої ж позиції: заборгованість перед підзвітною особою

не є коштами, переданими підприємству в користування, а тому не є поворотною фінансовою допомогою (див. консультації в журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 11, 46).

Причому, на думку ДПАУ, наявність

або відсутність договору доручення при купівлі працівником товарно-матеріальних цінностей для потреб підприємства за власний рахунок не впливає на порядок відображення в податковому обліку невідшкодованої заборгованості перед підзвітною особою за авансовим звітом.

Аналогічну думку виклав і НБУ в

листах від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206 і від 10.08.2007 р. № 11-113/3036-8220.

Сума такої кредиторської заборгованості підлягала б включенню до складу валового доходу, якби залишилася непогашеною

після закінчення позовної давності, тривалість якої в загальному випадку становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ). Але в цій ситуації зазначена сума відповідала б уже ознакам безповоротної фінансової допомоги і збільшила б валовий дохід підприємства на підставі п.п. 1.22.1 Закону про податок на прибуток.

От і розібралися з правилами податкового обліку підзвітних сум. Як бачите, нічого складного в цьому немає. Хоча, як і при вирішенні будь-якого іншого питання, тут потрібний професіоналізм та скрупульозність бухгалтера. Але нам з вами під силу і не такі завдання, чи не так?

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте сайт Factor Увійдіть та читайте далі безкоштовно