Сроки исковой давности по подотчетным суммам
Как известно, для того, чтобы начать исчислять срок исковой давности, нужно точно знать, когда должно быть исполнено обязательство. Когда-то в Древнем Риме сроки выполнения денежных обязательств определялись календами, т. е. первыми днями каждого месяца. Если бы это правило действовало сегодня, то, как ни парадоксально, в ряде ситуаций оказывалось бы эффективнее, чем положения действующего законодательства. Рассмотрим, для всех ли случаев возврата подотчетных сумм нормативно-правовыми актами установлены четкие сроки, или возмещения некоторых из них придется ждать, как говорится, «до греческих календ».
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Некоторые общие положения
Прежде всего напомним, что представляет собой исковая давность и каковы общие правила ее исчисления.
Поскольку мы будем рассматривать ситуации, когда задолженность возникает между работником и работодателем, то и сроки исковой давности следует исчислять по правилам, закрепленным в трудовом законодательстве. С них и начнем.
Итак, под
исковой давностью традиционно понимают период времени, в течение которого лицо, право или законные интересы которого были нарушены, может получить их защиту в суде. Что интересно, КЗоТ не оперирует понятием «исковая давность», заменив его на «срок обращения в суд». Мы для удобства все же будем использовать более привычное понятие «исковая давность». Какие же сроки исковой давности предусматривает КЗоТ?В соответствии со
ст. 233 КЗоТ работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Чтобы правильно рассчитать этот срок, обратимся к общим правилам исчисления сроков, предусмотренных КЗоТ. В соответствии с ч. 3 ст. 2411 КЗоТ срок, исчисляемый месяцами, заканчивается в соответствующее число последнего месяца срока. Например, если работник узнал (или должен был узнать) о нарушении своего права 17.09.2007 г., то последним днем, когда работник сможет подать иск в суд, будет 17.12.2007 г. Если же конец срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором соответствующего числа нет, то срок заканчивается в последний день этого месяца. Так, если работник узнал о том, что его право было нарушено 31.08.2007 г., то подать иск к работодателю он сможет только до 30.11.2007 г. включительно.Трехмесячный срок исковой давности для обращения в суд работника является общим сроком, из которого
КЗоТ предусматривает ряд исключений. Среди них — подача работником иска в связи с нарушением законодательства об оплате труда. Для таких требований срок обращения в суд с иском о взыскании заработной платы неограничен (ч. 2 ст. 233 КЗоТ).Что касается работодателя, то для него
КЗоТ устанавливает срок исковой давности в один год со дня выявления причиненного работником ущерба (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).Как видим, определяющим для исчисления срока исковой давности будет момент, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права или законного интереса, или момент выявления работодателем причиненного работником ущерба. Посмотрим, каким этот момент будет при возникновении задолженности по подотчетным суммам.
Долг работника перед предприятием по подотчетным суммам
Как и в значении
Положения № 637, подотчетными суммами мы будем называть наличные средства, выданные под отчет либо на командировку (абзац первый п. 2.11 Положения № 637).Итак, в каких случаях и с какого момента может образоваться задолженность работника перед предприятием по подотчетным суммам?
Подробно этот вопрос регламентирован
п.п. 9.10.2 Закона № 889, согласно которому отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, предоставляется по форме, установленной центральным налоговым органом, до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога: а) завершает командировку; б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства под отчет. Этим же пунктом предусмотрено, что при наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу либо зачисляется на банковский счет лица, их предоставившего, до либо во время подачи указанного отчета.Таким образом, последним сроком, когда работник может вернуть неистраченные им подотчетные средства, будет третий банковский день после возвращения из командировки, но не позднее подачи отчета. Что касается средств, предоставленных для совершения отдельного гражданско-правового действия, то тут необходимо помнить еще и о требованиях
Положения № 637, согласно абзацу второму п. 2.11 которого выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не больше 10 рабочих дней от дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.Приведем пример. Если работник вернулся из командировки 03.09.2007 г., то предельным сроком подачи отчета (возврата средств) будет 06.09.2007 г. Если он подает отчет раньше, то крайний срок возврата денег также наступает раньше: так, если работник подает отчет 04.09.2007 г., не вернув перед этим неизрасходованную сумму, предоставленную под отчет, то срок исковой давности по этой сумме закончится 04.09.2008 г., поскольку, как мы выяснили ранее, к требованиям работодателя к работнику применяется срок исковой давности в один год.
Казалось бы, ситуация несложная: четко определен момент, когда предприятие узнает о нарушении его законных интересов (им будет момент подачи отчета либо истечение трех банковских дней с момента возвращения из командировки или совершения гражданско-правового действия), а значит, с этого момента и должно начаться исчисление исковой давности.
Однако есть одно «но»:
ч. 2 ст. 127 КЗоТ предусматривает для собственника или уполномоченного им органа возможность проводить отчисления из заработной платы работника для покрытия его задолженности перед предприятием. Одним из оснований для этого выступает необходимость погашения неистраченного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку либо на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает оснований и размера отчислений из его заработной платы (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ).Должно ли повлиять наличие у предприятия возможности сделать такие отчисления на исчисление срока исковой давности по взысканию суммы долга? В данном случае предлагаем рассуждать так. У работодателя на следующий день после подачи отчета либо после истечения срока, в течение которого он должен быть подан, возникает как возможность издать приказ об отчислении из заработной платы работника суммы задолженности, так и право обратиться в суд с соответствующим иском к работнику. Безусловно, у работодателя интерес ко второму из названных прав, при отсутствии спора с работником о сумме долга, вряд ли возникнет.
Однако право обратиться в суд, независимо от наличия или отсутствия возможности провести отчисления из заработной платы, возникает именно с момента выявления факта невозвращения работником суммы остатка.
Если работодатель решит провести отчисления из заработной платы работника-должника, ему нужно помнить о нескольких важных моментах. Прежде всего, нужно помнить о том, что приказ (распоряжение) об отчислении должен быть издан
не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности. Подтверждением тому, что у работника нет возражений в отношении суммы долга или проводимых отчислений из его заработной платы, будет его ознакомление под роспись с приказом об отчислениях. Кроме того, нельзя нарушать требования КЗоТ в отношении ограничений отчислений из заработной платы. Напомним, при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % (ст. 128 КЗоТ).На наш взгляд, согласие работника на погашение возникшей перед предприятием задолженности путем проведения отчислений из его заработной платы можно считать признанием работником своего долга перед предприятием, а в соответствии с
ч. 1 ст. 264 ГКУ это будет основанием для прерывания течения срока исковой давности, т. е. начнет течь новый срок в один год.
Долг предприятия перед работником по возмещению перерасхода
Рассмотрением вопроса об исковой давности по подотчетным суммам мы решили не ограничиваться и рассмотреть тесно связанные с ним вопросы по не возмещенным работнику суммам командировочных, а также суммам собственных средств работника, которые были им потрачены для нужд предприятия.
Представим следующую ситуацию: средств, выданных на командировку, оказалось недостаточно. Возникает вопрос: когда начнется исчисление срока исковой давности по суммам, потраченным работником в командировке сверх выданных ему? Определяющим и здесь будет установление момента, с которого право работника на возмещение этих средств будет считаться нарушенным.
Ответ на этот вопрос
Инструкция № 59 дает только в отношении загранкомандировок. Так, согласно п. 1.17 Инструкции № 59, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то выплата осуществляется не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку. Таким образом, если предприятие в этот срок не выплачивает работнику указанную сумму, со следующего дня начинает течь срок исковой давности. Приведем пример. Отчет об использовании средств, предоставленных на загранкомандировку, был утвержден 05.10.2007 г. Если предприятие не выплатит работнику указанную в нем сумму перерасхода, срок исковой давности начнет течь с 11.10.2007 г. (поскольку 6 и 7 октября были небанковскими днями).В отношении командировок в пределах Украины аналогичных указаний в
Инструкции № 59 нет. Нет таких указаний и в отношении сумм, потраченных работником сверх средств, выданных для совершения определенной хозяйственной (гражданско-правовой) операции. В связи с этим возникает необходимость обратиться к положениям ГКУ. Основания для этого дает ст. 9 ГКУ, согласно которой положения этого Кодекса применяются к урегулированию трудовых отношений, если они не урегулированы другими актами законодательства.В соответствии с
ч. 2 ст. 530 ГКУ, если срок выполнения обязательства не установлен либо определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его выполнения в любое время. Должник должен выполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования. Таким образом, после утверждения отчета по командировке, в котором отражена сумма, потраченная сверх командировочных, у работника появляется право требовать от руководителя ее возмещения. Однако говорить о том, что на этом этапе право работника было нарушено, еще рано. А значит, и начинать отсчет исковой давности тоже еще нет оснований. Работнику для реализации своего права на возмещение потраченной им суммы сверх выданной на командировку нужно предъявить работодателю соответствующее требование в письменной форме. И только если в течение следующих семи дней после получения такого требования работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, начиная с восьмого дня после получения работодателем требования можно отсчитывать срок исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). Напомним, что исчисление указанного срока должно осуществляться в календарных днях.Хотя есть и другой вариант. Несмотря на то что ни в
Инструкции № 59, ни в Положении № 637, ни в приказе № 440, как было указано нами ранее, прямо срок, в течение которого работнику должен быть возмещен перерасход, не установлен, тот факт, что выплата работнику суммы перерасхода фиксируется в отчете об использовании средств, предоставленных на командировку либо под отчет (соответствующая строка есть в утвержденной приказом № 440 форме отчета), дает основания применить по аналогии требование о возмещении перерасхода по загранкомандировке. Соответственно, если принять эту позицию, то срок исковой давности следует исчислять по истечении трех банковских дней после утверждения отчета, в котором был зафиксирован факт невозмещения работнику суммы перерасхода.Не можем не сказать еще об одном варианте — срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму перерасхода, может быть предусмотрен в коллективном договоре. Этот вариант вполне жизнеспособен. Если все же в колдоговоре соответствующего указания нет (а его, скорее всего, там не будет), придется все же ориентироваться на описанный выше сценарий.
Но и это не все. Теперь нам нужно определиться с тем, каким именно будет срок исковой давности. Напомним, общим сроком исковой давности, который устанавливает
КЗоТ, является срок в три месяца. Поэтому логично было бы предположить, что в рассматриваемых нами случаях (невозмещение работнику сумм перерасхода в командировке или при совершении гражданско-правовых действий в интересах предприятия) срок исковой давности составит три месяца. Однако мы не можем не предупредить, что в отношении сумм командировочных судебные инстанции могут исходить несколько из иных соображений. Так, в своем определении от 11.08.2004 г. ВСУ, отнеся суммы командировочных к дополнительной заработной плате, пришел к выводу, что срок исковой давности по их взысканию неограничен. Эта позиция весьма спорная, но не исключено, что суды будут придерживаться именно ее.Рассмотрим еще один вариант: работник потратил собственные средства на нужды предприятия. В какие сроки предприятие должно ему их возместить и если оно этого не сделает, когда истечет срок исковой давности по этим суммам? Во многом ответ на этот вопрос будет зависеть от того, какой будет юридическая природа возникших между предприятием и работником отношений в части невозмещенных сумм — будут это трудовые или гражданско-правовые отношения.
Этот вопрос долго дискутировался на страницах периодических изданий (подробно он освещен в этом номере на с. 20). Не оставались в стороне от его обсуждения и органы государственной власти. Каковы же итоги этих дискуссий?
Отношения по приобретению работником собственных средств на нужды предприятия могут носить как характер трудовых, так и гражданско-правовых. Так, по мнению Национального банка Украины, если израсходование собственных денежных средств было обусловлено выполнением работником в рамках своих трудовых обязанностей поручения работодателя, то обязанность последнего возместить потраченные средства возникает в соответствии с требованиями
КЗоТ. Подтверждением того, что они осуществлялись по поручению руководства, могут быть распорядительные документы (приказ, распоряжение) либо письменная доверенность (см. консультацию в «Вестнике налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 51, а также письма Нацбанка от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712, от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206). Не исключают такую возможность и налоговики (письмо ГНАУ от 26.11.2004 г. № 10729/6/17-3116). В таком случае должен применяться срок исковой давности, установленный КЗоТ, а именно три месяца.Если же работник по собственной инициативе приобрел ТМЦ либо совершил иные действия за свой счет в интересах предприятия, либо если их совершение выходило за рамки его трудовых обязанностей, то и отношения по возмещению понесенных работником затрат выходят из сферы трудовых, а значит, должны регулироваться
ГКУ, а именно статьями 1159 и 1160 ГКУ, т. е. будут квалифицироваться как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. письма Нацбанка от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 42; от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746). В этом случае применяется «гражданско-правовой» срок исковой давности в три года. И снова возникает вопрос о моменте, с которого следует начать отсчет срока исковой давности. Для оформления совершения действий в имущественных интересах другого лица без поручения работнику нужно подать отчет работодателю о совершенных действиях и передать ему все, что было получено в их результате (ст. 1159 ГКУ). На практике для составления такого отчета можно использовать форму отчета об использовании подотчетных средств. В этом случае утвержденный отчет вполне можно приравнять к признанному работодателем требованию работника возместить ему фактически понесенные затраты. Если же отчет о совершенных в интересах предприятия действиях подается в произвольной форме, то работнику следует дополнительно предъявить работодателю требование о возмещении затрат в письменной форме. В любом из названных случаев будет действовать общее правило, о котором мы уже упоминали: срок исковой давности в три года начнет течь с восьмого календарного дня после утверждения отчета либо подачи требования.Не исключена и возможность заключения между работником и предприятием
гражданско-правового договора поручения (письмо Нацбанка от 27.02.2002 г. № 11-113/396). В этом случае отношения между ними однозначно будут регулироваться гражданским законодательством.Ну а о последствиях истечения срока исковой давности, уверены, помнят все: сумму долга с истекшим сроком исковой давности нужно будет включить в валовые доходы.
Надеемся, что в следующий раз, когда у предприятия перед работником возникнет задолженность по суммам, потраченным в командировке или при совершении гражданско-правовых действий, либо, наоборот, работник останется должен предприятию, вы сможете правильно определиться с тем, в течение какого срока может быть подан иск в суд.
