Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Корпоративные платежные карточки: нюансы применения

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Октябрь, 2007/№ 84
В избранном В избранное
Печать
Статья

Корпоративные платежные карточки: нюансы применения

 

После выхода статьи «Товары по карточкам: ближайшая перспектива» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 45), посвященной проблемам поэтапного обеспечения возможности приобрести товары (услуги) с помощью платежных карточек, значительно вырос, как свидетельствует редакционная почта, читательский интерес к этой теме. Ответим сегодня на несколько вопросов читателей, связанных с использованием передовых банковских технологий в практике хозяйствования. Речь пойдет о нюансах применения корпоративных платежных карточек (КПК).

 

Василий МАРЧЕНКО, аудитор
Игорь ХМЕЛЕВСКИЙ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», igor.khmelevskiy@id.factor.ua

 

Налоговые последствия отражаем по дате слипа

 

Подотчетное лицо рассчиталось корпоративной карточкой за товар, но списание средств с картсчета произошло только через несколько дней. Когда нужно отразить валовые расходы и как эта операция отразится в бухгалтерском учете предприятия?

 

Пунктом 3.12 Положения № 137

определено, что средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица — предпринимателя, за операции, осуществленные с использованием корпоративных платежных карточек, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. Эти средства могут быть использованы исключительно по целевому назначению. Возврат доверенным лицом предприятия неиспользованных средств и возмещение владельцу корпоративного картсчета средств, использованных сверх установленных норм, осуществляются согласно законодательству Украины.

Положением № 137

четко определены цели, на которые можно использовать средства с корпоративной карточки, а именно:

получение наличных в гривнях для осуществления расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами, в том числе для оплаты расходов на командировку в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных действующим законодательством, а также чистого дохода физическими лицами — предпринимателями;

осуществление расчетов в безналичной форме в гривнях, при условии, что расчеты связаны с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также расходами на командировку в пределах Украины;

— получение наличных в иностранной валюте за пределами Украины и в установленном порядке на территории Украины в кассе эмитента для оплаты расходов на командировку;

— осуществление расчетов в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, при условии, что такие расчеты связаны исключительно с расходами на командировку и расходами на командировку представительского характера.

Как видим, работник предприятия — доверенное лицо рассчитался с помощью корпоративной платежной карточки за товар, что является свидетельством целевого использования средств с картсчета, но только в том случае, когда приобретенные товары предназначены для использования в хозяйственной деятельности предприятия. Именно из этого предположения мы и будем исходить в дальнейшем.

При освещении порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению товаров с помощью КПК обратим внимание вот на что.

Как правило, дата приобретения таких товаров и дата списания средств с картсчета предприятия в оплату за них совпадают. Однако так случается не всегда. Иногда возможна ситуация, при которой списание средств с карточного счета предприятия происходит через определенный промежуток времени после получения товаров (услуг), которые были оплачены таким образом.

Чаще всего это происходит, когда друг за другом следуют несколько праздничных (нерабочих) и выходных дней с одновременным переносом рабочего дня (рабочих дней) по рекомендации Кабинета Министров (например, в период рождественских каникул, майских праздников и т. п.). При этом по отдельному указанию Нацбанка устанавливается специальный режим работы Системы электронных платежей (СЭП) НБУ, что приводит к определенным задержкам в списании средств с картсчета инициатора платежа и зачислении на текущий счет получателя. Узнать о фактической дате списания средств можно из выписки по картсчету, которая с определенной периодичностью, предусмотренной договором, предоставляется банковским учреждением.

Как известно, в общем случае датой увеличения валовых расходов является одно из событий, которое произошло первым: или дата списания средств в оплату за товары (работы, услуги), или дата оприходования товаров, а для работ (услуг) — дата их фактического получения (

п.п. 11.2.1 Закона о налоге на прибыль).

Вместе с тем согласно

п.п. 11.2.2 этого же Закона, если плательщик налога приобретает товары (работы, услуги) с использованием кредитных, дебетовых карточек или коммерческих чеков, датой увеличения валовых расходов считается дата оформления соответствующего счета (товарного чека).

Такой же подход находим и в

Законе об НДС, согласно п.п. 7.5.1 которого датой возникновения права плательщика налога на налоговый кредит в случае расчетов с использованием кредитных, дебетовых карточек или коммерческих чеков считается дата осуществления первого из событий: или дата выписки соответствующего счета (товарного чека), или дата получения налоговой накладной, удостоверяющей факт приобретения плательщиком налога товаров (работ, услуг).

Приведенная формулировка из

Закона об НДС объясняется тем, что согласно п.п. 7.4.5 не подлежат включению в состав налогового кредита суммы уплаченного (начисленного) налога в связи с приобретением товаров (услуг), не подтвержденные налоговыми накладными или таможенными декларациями (другими подобными документами, перечисленными в п.п. 7.2.6 этого Закона).

Как видим, приведенные нормы двух главных законов по налогообложению полностью исключают влияние фактической даты списания средств с картсчета на формирование валовых расходов и налогового кредита плательщика налога. Кроме того, не имеет значения, когда приобретенные товары были оприходованы, что отличает рассматриваемую ситуацию от приобретения товаров подотчетным лицом за счет наличных, полученных из кассы предприятия. В последнем случае, напомним, возможность увеличить валовые расходы и налоговый кредит у предприятия появляется только по дате утверждения авансового отчета, предоставленного подотчетным лицом вместе с первичными документами, подтверждающими приобретение товарно-материальных ценностей.

Пример 1.

Работник предприятия 31 августа 2007 года приобрел офисные принадлежности с помощью КПК. В тот же день он предоставил авансовый отчет вместе с чеком РРО и слипом платежного терминала на сумму 120 грн., в том числе НДС — 20 грн., который утвержден руководителем. Списание средств с картсчета согласно выписке банка произошло 4 сентября 2007 года.

Покажем, как отразить эти операции в бухгалтерском и налоговом учете.

 


п/п

Дата

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма,
грн.

Налоговый учет (ВР)

дебет

кредит

1

2

3

4

5

6

7

1

...

Перечислены денежные средства с текущего счета на карточный счет

313/«КР»

311

300,00

2

31.08

По дате утверждения авансового отчета оприходованы офисные принадлежности

209

372

100

100*

* Валовые расходы отражаются по дате оформления слипа платежного терминала, которая в этом случае совпадает с датой утверждения авансового отчета.

3

31.08

Начислен налоговый кредит

641

372

20*

* Налоговый кредит увеличивается также по дате оформления слипа платежного терминала. Требовать наличия налоговой накладной в этом случае не нужно, поскольку чек РРО является одним из документов, заменяющих ее (см. п.п. 7.2.6 Закона об НДС).

4

31.08

Списана задолженность с подотчетного лица

372

333

120

5

04.09

Списаны средства с картсчета

333

313/«КР»

120

 

 

КПК и непроизводственные расходы

 

Коммерческий директор — доверенное лицо предприятия 27 июня текущего года с помощью КПК рассчитался за деловой ужин в ресторане с бизнес-партнером. Чек РРО за услуги ресторана и слип платежного терминала имеются, однако документов, которые подтверждали бы деловой характер встречи, нет. Согласно банковской выписке израсходованные работником средства были списаны с карточного счета предприятия только 5 июля (в связи с тем, что в течение нескольких праздничных и выходных дней подряд банковские учреждения не работали).

Нужно ли составлять авансовый отчет по такой операции? Если да, то каким образом его следует заполнять? Какую дату нужно считать датой признания дохода работника? Нужно ли к величине этого дохода применять так называемый натуральный коэффициент? По какому документу в этом случае следует начислять доход в натуральной форме? Какой датой необходимо перечислять налог с доходов физического лица (НДФЛ) в бюджет?

 

Как указывалось в ответе на предыдущий вопрос, средства с корпоративной карточки могут быть использованы исключительно по целевому назначению. При этом средства, списанные с КПК, считаются выданными под отчет работнику предприятия.

Отчет об использовании средств, предоставленных

на командировку или под отчет, предоставляется по форме, установленной центральным налоговым органом, до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства под отчет (п.п. 9.10.2 Закона № 889).

Отсутствие документов, подтверждающих деловой характер ужина, свидетельствует о том, что средства, списанные с карточного счета предприятия, были использованы на цели,

не связанные с его хозяйственной деятельностью. Такие средства являются излишне израсходованными и подлежат возврату предприятию, поскольку их использование на цели иные, чем указанные в Положении № 137, не отвечает действующему законодательству. Подотчетное лицо должно внести израсходованную сумму в кассу или перечислить на банковский счет предприятия до или при предоставлении указанного отчета.

Согласно

п. 3.12 этого Положения контроль за целевым использованием средств с корпоративных картсчетов осуществляется владельцами этих счетов. Вместе с этим возврат доверенным лицом неиспользованных средств и возмещение владельцу корпоративного картсчета средств, использованных сверх установленных норм, осуществляются согласно законодательству Украины.

Таким образом, независимо от того, на какие цели израсходованы средства, нужно, чтобы подотчетное лицо предоставило отчет об их использовании, поскольку

на основании такого отчета можно заранее установить сумму, подлежащую возврату предприятию, не дожидаясь поступления банковской выписки по этой операции.

Поскольку в общем случае подотчетное лицо не должно решать самостоятельно, производственными или непроизводственными являются осуществленные им расходы (это относится к компетенции руководителя предприятия), то, на наш взгляд, каких-либо особенностей в заполнении отчета при этом нет. Напомним, что его заполняют следующим образом:

— на лицевой стороне в графе «

Всего получено» указывается сумма, указанная на слипе платежного терминала, полученном подотчетным лицом при безналичном расчете с помощью КПК;

— в графе «

Израсходовано» проставляется сумма стоимости ужина в ресторане, указанная в чеке РРО или другом платежном (расчетном) документе, предоставленном клиенту (потребителю) предприятием ресторанного хозяйства;

— в графе «

Остаток» указывается сумма 0 грн. 00 коп., поскольку дополнительного получения наличных с помощью карточки не происходило, что означает равенство полученной (в безналичном виде) и израсходованной сумм, а следовательно, и отсутствие остатка денежных средств у подотчетного лица;

— оборотная сторона отчета (таблица, где необходимо указывать реквизиты подтверждающих документов) заполняется также в общем порядке на основании расчетного документа, предоставленного рестораном.

Если по результатам рассмотрения такого отчета руководитель предприятия утвердит решение о несоответствии понесенных расходов производственным нуждам, это будет означать, что такой отчет не будет утвержден. Тогда на лицевой стороне Отчета в графе «

Отчет утвержден в сумме» следует указать «0 грн. 00 коп.». Именно на этом основании (непринятие к зачету понесенных расходов) работник должен будет возвратить предприятию израсходованные средства до окончания того рабочего дня, в котором этот отчет был составлен.

Остановимся на

вопросе отсчета трехдневного срока, установленного законодательством для предоставления отчета об израсходованных средствах подотчетным лицом. Если воспользоваться данными, приведенными в вопросе, то, руководствуясь требованием п.п. 9.10.2 Закона № 889, коммерческий директор предприятия, на первый взгляд, должен был составить такой отчет не позднее 4 июля текущего года, поскольку 28, 29, 30 июня и 1 июля не считались банковскими днями (см. письмо НБУ от 12.06.2007 г. № 25-211/1143-5995).

Однако следует иметь в виду, что согласно

п. 3.12 Положения № 137 выданной под отчет держателю платежной карточки считается именно та сумма средств, которая списана с картсчета юридического лица за операции, осуществленные с использованием КПК. Если же держателем карточки товары (услуги) уже были фактически получены, а списания средств при этом не произошло, то течение трехдневного срока для предоставления авансового отчета еще даже не начиналось. Объясняется это тем, что с целью предотвращения осуществления расходов, которые бы превышали остаток на картсчете, после проведения каждой трансакции в режиме реального времени происходит не списание средств, а только их блокирование.

Отсюда следует, что до момента фактического списания таких средств, которое в нашем случае произошло 5 июля, о выдаче средств под отчет с формальной точки зрения говорить нельзя, следовательно, нельзя и требовать предоставления отчета до 4 июля включительно. Вместе с тем начинать отсчет трехдневного срока с даты выдачи средств под отчет также будет не совсем правильно, поскольку на этот момент уже закончилось выполнение отдельного гражданско-правового действия (работник уже рассчитался за свой визит в ресторан).

Поэтому, на наш взгляд, когда при использовании корпоративной платежной карточки

получение товара (работы, услуги) предшествует списанию средств с картсчета, отчет об использовании средств может быть предоставлен и с превышением общего трехдневного срока, но не позднее даты такого списания. Хотя этот подход может вызвать возражение налоговиков, поэтому мы посоветовали бы пользоваться им с осторожностью. Заметим, что при наличном получении средств с карточки через банкомат действительными остаются требования о предоставлении отчета не позднее третьего банковского дня, следующего за днем, в котором эти средства были уплачены за ужин в ресторане.

Теперь

об уплате штрафа и налога с доходов физических лиц. Подпунктом 9.10.3 Закона № 889 установлено, что если подотчетное лицо возвращает сумму излишне израсходованных средств позже дня подачи Отчета, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то такое лицо уплачивает штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств, который взыскивается по процедуре удержания налога, установленной п.п. 9.10.1 этого Закона.

Если подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца

, на который приходится предельный срок подачи отчета, то, кроме уплаты 15 % штрафа, такая сумма подлежит налогообложению по правилам, установленным п.п. 9.10.1 Закона № 889. При возврате излишне израсходованных сумм перерасчет налоговых обязательств не осуществляется, а сумма штрафа не возмещается. Эти нормы распространяются и на расходы, оплаченные с помощью корпоративных платежных карточек (п.п. 9.10.4 этого Закона).

Как видим, суммы, не возвращенные в установленный срок, признаются доходом подотчетного лица

только в конце месяца, в котором должен быть подан отчет . Размер полученного дохода определяется с учетом п.п. 3.4 Закона № 889, т. е. с применением «натурального» коэффициента, который применяется и к несвоевременно возвращенным подотчетным суммам.

Для отражения в учете начисления налога рекомендуем составить бухгалтерскую справку, в которой указать условия начисления НДФЛ и привести его расчет. В общем, для таких целей вполне подойдет отчет, однако не всегда это можно сделать на основании отчета, поскольку на момент начисления дохода подотчетное лицо может его и не предоставить.

Подпунктом 9.10.1 Закона № 889

установлено, что сумма 15 % штрафа и сумма НДФЛ в результате несвоевременного возврата излишне израсходованных подотчетных сумм взыскиваются за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы такого дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев, до полной уплаты указанных сумм.

Если подотчетное лицо прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с предприятием, указанные суммы удерживаются

за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета с таким гражданином. Если и этой суммы не хватает, гражданин обязан самостоятельно уплатить сумму этого налога, отразив ее как налоговое обязательство в декларации по итогам года.

Перечислять в бюджет налог с доходов физических лиц

, по нашему мнению, нужно не позднее дня выплаты заработной платы месяца, в котором невозвращенная сумма подлежит налогообложению, а в случае несвоевременной выплаты заработной платы — в течение 30 календарных дней, следующих за окончанием такого месяца (п.п. 8.1.2 Закона № 889). Поскольку только в момент выплаты заработной платы за отчетный месяц сумма НДФЛ фактически удерживается с работника, и в этот день она подлежит перечислению в бюджет. С таким подходом согласны и контролирующие органы (см. письмо ГНАУ от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 58).

Утверждение о том, что в рассматриваемой ситуации следует руководствоваться требованием

п.п. 8.1.4 Закона № 889, на наш взгляд, ошибочно. Так, указанным подпунктом предусмотрено: в случае выплаты налогооблагаемого дохода в неденежной форме налог уплачивается (перечисляется) в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем такой выплаты. Но специальной нормой этого же Закона (см. абз. второй п.п. 9.10.3) установлена возможность избежания взыскания НДФЛ, если плательщик налога возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок подачи отчета об израсходованных средствах. Это следует понимать как невозможность налогообложения средств, израсходованных подотчетным лицом на непроизводственные нужды, непосредственно в момент утверждения авансового отчета, поскольку до конца текущего месяца еще можно возвратить такие средства в кассу предприятия (зачислить на карточный счет) без каких-либо негативных последствий по НДФЛ (за исключением 15 % штрафа, о котором речь шла выше).

Укажем также, что при удержании из заработной платы налога с доходов физических лиц (если своевременный возврат излишне израсходованных средств не произошел или такой возврат произошел с опозданием) необходимо учитывать положения трудового законодательства. В частности,

ст. 128 КЗоТ установлено, что при выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в частных случаях — 50 % заработной платы, подлежащей выплате работнику.

Пример 2.

Коммерческий директор 27 июня 2007 года рассчитался в ресторане с помощью КПК. Авансовый отчет, предоставленный 3 июля вместе с чеком ресторана и слипом платежного терминала на сумму 700 грн., не был утвержден руководителем из-за отсутствия связи понесенных расходов с хозяйственной деятельностью. Списание средств с картсчета согласно выписке банка произошло 5 июля 2007 года. До конца июля израсходованные средства предприятию не были возвращены.

Отразим эти операции бухгалтерском и налоговом учете предприятия.

 


п/п

Дата

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма,
грн.

Налоговый учет (ВР)

дебет

кредит

1

2

3

4

5

6

7

1

...

Перечислены денежные средства с текущего счета на карточный счет

313/«КР»

311

1000,00

2

05.07

По дате списания средств с картсчета отражена задолженность работника перед предприятием

333

372

313/«КР» 333

700,00 700,00

3

31.07

Начислен 15-процентный штраф на невозвращенную работником сумму (700 грн. х 15 %)

661

641

105,00

4

31.07

Начислен налог с доходов в результате невозврата подотчетной суммы до конца июля (700 х 1, 176470 х 15 %)

661

641

123,53

5

15.08

Перечислен 15-процентный штраф и налог с доходов в бюджет на дату выплаты заработной платы за вторую половину июля

641

311

228,53

 

 

Сколько раз за день можно рассчитываться КПК

 

Можно ли в течение одного дня дважды воспользоваться корпоративной платежной карточкой для приобретения товаров у разных продавцов?

 

Вопрос, наверное, продиктован требованием

п. 2.11 Положения № 637, согласно которому выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии подачи им в установленном порядке ответа за ранее полученные под отчет суммы. Вместе с тем, как уже указывалось, пунктом 3.12 Положения № 137 определено, что средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица — предпринимателя за операции, осуществленные с использованием корпоративных платежных карточек, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки.

Таким образом, имеем ситуацию, при которой работник, приобретя по безналичному счету с помощью КПК товарно-материальные ценности у одного продавца, фактически получил под отчет израсходованную сумму средств. Поэтому предприятие формально не имеет права выдать ему еще некоторую сумму средств под отчет до того времени, пока он не отчитается за ранее полученные под отчет суммы.

По нашему мнению, этот подход не может применяться к безналичным расчетам с использованием КПК, поскольку они не являются кассовыми операциями в понимании

Положения № 637. Вместе с тем на расчеты с помощью КПК распространяются как требования этого Положения, так и требования Закона № 889 о необходимости предоставления отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.

Следовательно, можно сделать вывод, что использование несколько раз в течение одного дня корпоративной платежной карточки для приобретения товаров у разных продавцов не противоречит действующему законодательству. Здесь можно провести аналогию с выдачей долями аванса на командировку, против чего не возражает Нацбанк (см.

письмо от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255). Использование платежной карточки два раза в день также можно рассматривать как частичные авансы работодателя, предоставленные работнику для выполнения последним гражданско-правового действия по поручению работодателя. А содержание этого поручения можно сформулировать как приобретение нескольких разнородных товарно-материальных ценностей у нескольких продавцов.

Заметим, что, к сожалению, прямой нормы, которая бы давала разрешение на это, законодательство не содержит. С этим, кажется, соглашается и НБУ в указанном выше письме.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно