Возмещение работниками расходов на личные междугородные разговоры
Бюджетное учреждение получило счет на оплату услуг телефонной связи за март 2008 года на сумму 1500 грн. (в том числе НДС — 250 грн.). Согласно расшифровке телефонных разговоров работники учреждения осуществляли междугородные звонки и разговоры с абонентами мобильной связи в личных целях. Стоимость таких разговоров — 135 грн.
Каков порядок возмещения работниками расходов на личные междугородные переговоры? Как такие операции отражать в бухгалтерском учете?
(г. Горловка)
В соответствии с
Правилами предоставления и получения телекоммуникационных услуг, утвержденными постановлением КМУ от 09.08.2005 г. № 720, телекоммуникационные услуги (к которым, в частности, относятся услуги телефонной связи) предоставляются на основании договора, заключенного между оператором и потребителем телекоммуникационных услуг. Такой договор заключается между оператором, предоставляющим услуги телефонной связи, и бюджетной организацией, являющейся потребителем таких услуг.В соответствии со
ст. 51 Бюджетного кодекса Украины от 21.06.2001 г. № 2542-ІІІ распорядители бюджетных средств могут брать бюджетные обязательства и осуществлять расходы в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметой. Любые обязательства, взятые физическими и юридическими лицами по средствам Государственного бюджета Украины без соответствующих бюджетных ассигнований или с превышением полномочий, установленных Бюджетным кодексом и законом о Государственном бюджете Украины, не считаются бюджетными обязательствами. Расходы государственного бюджета на покрытие таких обязательств осуществляться не могут.Договор о предоставлении телекоммуникационных услуг бюджетная организация может заключать в
пределах утвержденных сметных назначений.На основании заключенных договоров бюджетное учреждение составляет юридические обязательства, которые подлежат регистрации и учету в органах Государственного казначейства в соответствии с
Порядком учета обязательств распорядителей средств бюджета в органах Государственного казначейства, утвержденным приказом Государственного казначейства Украины от 19.10.2000 г. № 103. По мере оплаты счетов за услуги связи составляются финансовые обязательства, на сумму которых уменьшаются юридические обязательства.Оплату расходов на услуги телефонной связи бюджетные учреждения осуществляют по КЭРК
1138 «Услуги связи».При проверке целевого использования бюджетных средств работники контрольно-ревизионной службы обращают особое внимание на возмещение работниками стоимости личных междугородных телефонных переговоров, и в случае выявления фактов использования служебного телефона в личных целях классифицируют их как
нецелевое использование бюджетных средств. В связи с этим необходимо организовать контроль за междугородными переговорами работников бюджетной организации:1. Разработать Правила пользования телефонной связью, утвержденные руководителем бюджетной организации.
2. Распоряжением руководителя ограничить перечень телефонных номеров, имеющих выход на междугородную связь.
3. Определить перечень должностных лиц учреждения, звонки на мобильные номера которых можно осуществлять.
4. Установить перечень номеров, звонки на которые можно считать хозяйственной деятельностью и относить к служебным разговорам.
5. Для телефонных номеров, имеющих выход на междугородную связь, и звонков на мобильные номера вести
журнал учета телефонных звонков. В этом журнале целесообразно указывать дату, время звонка, имя абонента, с которым проводились переговоры, а также цель таких переговоров. И хотя обязательность ведения такого журнала не предусмотрена нормативными документами, наличие такого документа значительно упрощает контроль за возмещением расходов за междугородные телефонные переговоры.С указанными документами следует ознакомить под роспись всех работников, имеющих доступ к телефонам.
После того, как получен счет на оплату услуг телефонной связи, бухгалтер должен потребовать от лица, ответственного за ведение журнала учета телефонных переговоров, отчет с перечнем личных телефонных переговоров работников, в котором указываются фамилия, имя и отчество звонившего, дата, время личного звонка, номер телефона.
Для контроля за полнотой возмещения сумм расходов работников на междугородные разговоры неслужебного характера производится сверка расшифровок междугородных разговоров по каждому телефонному номеру с данными журнала учета междугородных переговоров. При этом работники учреждения, которые пользовались междугородной телефонной связью для ведения переговоров неслужебного характера, должны возместить учреждению стоимость таких разговоров.
В бухгалтерском учете возмещение работниками расходов за междугородные переговоры и звонки на мобильные телефоны неслужебного характера отражаются следующими записями:
| № | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отнесены на расходы услуги телефонной связи | 801, 802, 811 | 675 | 1500 |
| 2 | Оплачен счет за услуги телефонной связи | 675 | 321, 323 | 1500 |
| 3 | Отражена задолженность работников за междугородные телефонные переговоры | 364 | 801, 802, 811 | 135 |
| 4 | Внесены в кассу средства за личные телефонные переговоры | 301 | 364 | 135 |
| 5 | Средства, полученные в кассу учреждения, сданы на счет, с которого производилась оплата за услуги связи | 321, 323 | 301 | 135 |
Восстановление осуществленных расходов отражается в карточках аналитического учета кассовых и фактических расходов, форма которых утверждена
приказом Государственного казначейства Украины от 06.10.2000 г. № 100.Так, в
карточке учета кассовых расходов на оборотной стороне указываются дата зачисления средств на регистрационный счет согласно выписке органа казначейства, КЭКР 1138 «Услуги связи» и сумма возмещенных расходов.На оборотной стороне
карточки аналитического учета фактических расходов указываются дата начисления задолженности работников перед учреждением за личные телефонные переговоры, номер мемориального ордера, КЭКР 1138 «Услуги связи» и сумма расходов, подлежащих возмещению.Виктория Матвеева,
экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
