Відшкодування працівниками витрат на особисті міжміські розмови
Бюджетна установа отримала рахунок на оплату послуг телефонного зв’язку за березень 2008 року на суму 1500 грн. (у тому числі ПДВ — 250 грн.). Згідно з розшифровкою телефонних розмов працівники установи здійснювали міжміські дзвінки та розмови з абонентами мобільного зв’язку в особистих цілях. Вартість таких розмов — 135 грн.
Який порядок відшкодування працівниками витрат на особисті міжміські переговори? Як такі операції відображати в бухгалтерському обліку?
(м. Горлівка, Донецька область)
Відповідно до
Правил надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених постановою КМУ від 09.08.2005 р. № 720, телекомунікаційні послуги (до яких, зокрема, належать послуги телефонного зв’язку) надаються на підставі договору, укладеного між оператором та споживачем телекомунікаційних послуг. Такий договір укладається між оператором, який надає послуги телефонного зв’язку, та бюджетною організацією, яка є споживачем таких послуг.Відповідно до
ст. 51 Бюджетного кодексу України від 21.06.2001 р. № 2542-ІІІ розпорядники бюджетних коштів можуть брати бюджетні зобов’язання та здійснювати видатки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом. Будь-які зобов’язання, узяті фізичними та юридичними особами щодо коштів Державного бюджету України без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, установлених Бюджетним кодексом та Законом про Державний бюджет України, не вважаються бюджетними зобов’язаннями. Видатки державного бюджету на покриття таких зобов’язань здійснюватися не можуть.Договір про надання телекомунікаційних послуг бюджетна організація може укладати в межах
затверджених кошторисних призначень.На підставі укладених договорів бюджетна установа складає юридичні зобов’язання, які підлягають реєстрації та обліку в органах Державного казначейства відповідно до
Порядку обліку зобов’язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства, затвердженого наказом Державного казначейства України від 19.10.2000 р. № 103. У міру оплати рахунків за послуги зв’язку складаються фінансові зобов’язання, на суму яких зменшуються юридичні зобов’язання.Оплату видатків на послуги телефонного зв’язку бюджетні установи здійснюють за КЕКВ
1138 «Послуги зв’язку».При перевірці цільового використання бюджетних коштів працівники контрольно-ревізійної служби звертають особливу увагу на відшкодування працівниками вартості особистих міжміських телефонних переговорів та в разі виявлення фактів використання службового телефону в особистих цілях класифікують їх як
нецільове використання бюджетних коштів. У зв’язку з цим необхідно організувати контроль за міжміськими переговорами працівників бюджетної організації:1. Розробити Правила користування телефонним зв’язком, затверджені керівником бюджетної організації.
2. Розпорядженням керівника обмежити перелік телефонних номерів, що мають вихід на міжміський зв’язок.
3. Визначити перелік посадових осіб установи, дзвінки на мобільні номери яких можна здійснювати.
4. Установити перелік номерів, дзвінки на які можна вважати господарською діяльністю та відносити до службових розмов.
5. Для телефонних номерів, що мають вихід на міжміський зв’язок, та дзвінків на мобільні номери вести
журнал обліку телефонних дзвінків. У цьому журналі доцільно зазначати дату, час дзвінка, ім’я абонента, з яким проводилися переговори, а також мету таких переговорів. І хоча обов’язковість ведення такого журналу не передбачено нормативними документами, наявність такого документа значно спрощує контроль за відшкодуванням витрат за міжнародні телефонні переговори.Із зазначеними документами слід ознайомити під підпис усіх працівників, які мають доступ до телефонів.
Після того, як отримано рахунок на оплату послуг телефонного зв’язку, бухгалтер повинен зажадати від особи, відповідальної за ведення журналу обліку телефонних переговорів, звіт з переліком особистих телефонних переговорів працівників, де зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, яка дзвонила, дата, час особистого дзвінка, номер телефону.
Для контролю за повнотою відшкодування працівниками сум витрат на міжміські розмови неслужбового характеру проводиться звірення розшифровок міжміських розмов за кожним телефонним номером з даними журналу обліку міжміських переговорів. При цьому працівники установи, які користувалися міжміським телефонним зв’язком для ведення переговорів неслужбового характеру, повинні відшкодувати установі вартість таких розмов.
У бухгалтерському обліку відшкодування працівниками витрат за міжміські переговори та дзвінки на мобільні телефони неслужбового характеру відображаються такими записами:
| № | Зміст господарської операції | Кореспонденція | Сума, | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Віднесено до витрат послуги телефонного зв’язку | 801, 802, 811 | 675 | 1500 |
| 2 | Сплачено рахунок за послуги телефонного зв’язку | 675 | 321, 323 | 1500 |
| 3 | Відображено заборгованість працівників за міжміські телефонні переговори | 364 | 801, 802, 811 | 135 |
| 4 | Унесено до каси кошти за особисті телефонні переговори | 301 | 364 | 135 |
| 5 | Кошти, отримані до каси установи, здано на рахунок, з якого провадилася оплата за послуги зв’язку | 321, 323 | 301 | 135 |
Відновлення здійснених видатків відображається в картках аналітичного обліку касових та фактичних видатків, форму яких затверджено
наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 р. № 100.Так, у
картці обліку касових видатків на зворотному боці зазначається дата зарахування коштів на реєстраційний рахунок згідно з випискою органу казначейства, КЕКВ 1138 «Послуги зв’язку» та сума відшкодованих видатків.На зворотному боці
картки аналітичного обліку фактичних видатків зазначається дата нарахування заборгованості працівників перед установою за особисті телефонні переговори, номер меморіального ордера, КЕКВ 1138 «Послуги зв’язку» та сума видатків, що підлягають відшкодуванню.Вікторія Матвєєва,
економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
