Как учитывать расходы на ремонт и сервисное обслуживание оргтехники
Бюджетное учреждение приобрело для использования в своей деятельности ксерокс. По какому КЭКР осуществляется оплата расходов на приобретение расходных материалов (бумаги, тонера, картриджа и пр.) и оплата услуг сервисного центра? Каким образом такие операции отражаются в бухгалтерском учете?
(г. Харьков)
Бюджетные организации, имеющие на балансе такой вид оргтехники, как ксерокс, постоянно сталкиваются с необходимостью приобретения различных расходных материалов. Кроме того, периодически возникает необходимость прибегать к услугам специализированных организаций, занимающихся ремонтом и сервисным обслуживанием для устранения различного рода неполадок в работе.
В зависимости от характера осуществляемых операций порядок отражения таких операций будет следующим.
Так, если бюджетная организация
самостоятельно приобретает расходные материалы (бумагу для ксерокса, картриджи), то учитывать такие материальные ценности необходимо в составе запасов на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». Расходы на приобретение бумаги, картриджей, тонеров должны осуществляться по КЭКР 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Списание расходных материалов с баланса производится ежемесячно на основании актов на списание.Возможен вариант, когда бюджетная организация заключает договор на полное сервисное обслуживание оргтехники со специализированными организациями. Заключение такого договора предусматривает предоставление целого спектра разнообразных услуг, включая доставку и установку оборудования, обучение пользователей, оперативное снабжение запасными частями и расходными материалами, плановую регулировку оборудования, вызов инженера в случае неисправности и другие услуги.
В соответствии с разъяснениями Госказначейства, приведенными в
письме от 05.06.2008 г. № 15-04/1396-9012, расчеты по договору на полное сервисное обслуживание необходимо осуществлять по тем КЭКР, которые соответствуют экономической сути платежа. Например, расходы на оплату услуг сервисного центра по перезарядке картриджей и тонеров бюджетная организация будет осуществлять по КЭКР 1139 «Оплата других услуг и прочие расходы», а расходы на оплату услуг по настройке и поддержанию оргтехники в рабочем состоянии, замене узлов, деталей и комплектующих, выполнению профилактических и ремонтных работ — по КЭКР 1137 «Текущий ремонт оборудования, инвентаря и зданий, техническое обслуживание оборудования».В бухгалтерском учете такие операции будут отражаться следующим образом.
Пример 1. Бюджетной организацией приобретены расходные материалы (бумага для ксерокса, тонер, картридж) на общую сумму 2400 грн. В конце месяца расходные материалы списаны на основании акта на списание.
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | КЭКР | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Получено финансирование для оплаты расходных материалов | 321 | 701, 702 | 2400 | 1131 |
| 2 | Получены на склад расходные материалы | 234 | 675 | 2000 | |
| Одновременно списывается сумма НДС | 801, 802 | 675 | 400 | ||
| 3 | Списаны расходные материалы согласно акту | 801, 802 | 234 | 2000 | |
| 4 | Перечислена оплата за расходные материалы | 675 | 321 | 2400 | |
Пример 2. Бюджетной организацией заключен договор с сервисным центром на предоставление услуг по ремонту и сервисному обслуживанию. Согласно актам выполненных работ организация перечислила средства в оплату услуг по:
— перезарядке картриджей и тонеров — 360 грн.;
— восстановлению барабана ксерокса — 240 грн.
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | КЭКР | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Получено финансирование | 321 | 701, 702 | 600 | 1139 1137 |
| 2 | Выполнена заправка картриджа тонером | 234 | 675 | 300 | 1139 |
| Одновременно списана сумма НДС | 801, 802 | 675 | 60 | ||
| 3 | Выполнены ремонтные работы (акт выполненных работ) | 801, 802 | 675 | 200 | 1137 |
| Одновременно списана сумма НДС | 801, 802 | 675 | 40 | ||
| 4 | Перечислена оплата сервисному центру | 675 | 321 | 240 | 1137 |
| 675 | 321 | 360 | 1139 | ||
| 5 | Списан использованный тонер | 801, 802 | 234 | 300 | 1139 |
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
