Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Бюджетный учет. Нюансы инвентаризации у бюджетников

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Декабрь, 2008/№ 98
Печать
Статья

Нюансы инвентаризации у бюджетников

 

Для бюджетных учреждений, так же как и для других субъектов хозяйствования, обязательной процедурой, предшествующей составлению годовой финансовой отчетности, является проведение инвентаризации. О том, каковы отличительные особенности ее проведения, отражения результатов в учете и отчетности учреждениями и организациями бюджетной сферы, поговорим в данной статье.

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Документы статьи

Инструкция № 90

— Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.98 г. № 90.

Порядок № 116

— Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Порядок № 1314

— Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.

Инструкция № 142/181

— Типовая инструкция о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины и Минэкономики Украины от 10.08.2001 г. № 142/181.

 

Порядок проведения инвентаризации бюджетными учреждениями, оформления ее результатов и регулирования инвентаризационных разниц установлен

Инструкцией № 90.

Сразу скажем, что требования к проведению подготовительных мероприятий (сроки и периодичность инвентаризации, состав комиссии, оформление приказа и пр.), порядку оформления результатов инвентаризации в инвентаризационных описях, установленные для бюджетных учреждений и других субъектов хозяйствования, имеют много общего. Поэтому в этой статье укажем только на особенности проведения инвентаризации бюджетными учреждениями, отражения ее результатов в учете и отчетности.

 

Отражение информации о непригодных объектах

 

В ходе проведения инвентаризации комиссией выявлены непригодные и испорченные материальные ценности. Нужно ли такие ценности записывать в инвентаризационные описи?

 

Как определено в

п. 1.3 Инструкции № 90, инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

При проведении инвентаризации проводится констатация наличия объектов как по их местонахождению, так и по материально ответственным лицам.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены материальные ценности (основные средства, запасы), не пригодные для дальнейшего использования, морально устаревшие или физически изношенные. Как быть с ними? Указывать ли такие ценности в соответствующих инвентаризационных описях?

В связи с тем, что такие материальные ценности на момент проведения инвентаризации

продолжают учитываться на балансе учреждения, то данные об их фактическом наличии все-таки необходимо отразить в инвентаризационных описях. Исключение касается только такого вида запасов бюджетных учреждений, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

 

Объект учета

Особенности отражения информации

Основные средства

На такие объекты составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой указывают дату ввода в эксплуатацию и причины, по которым такие объекты были доведены до состояния непригодности. При выявлении таких объектов инвентаризационной комиссии следует выяснить, проводились ли в учреждении мероприятия по их списанию и реализации в соответствии с требованиями Порядка № 1314. В этом случае комиссия должна установить непригодность такого объекта к дальнейшей эксплуатации и внести предложения по его реализации или списанию

Материальные ценности

На выявленные при инвентаризации непригодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указывают причины, степень и характер порчи материальных ценностей, а также виновные лица, допустившие их порчу. Акты подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. На тару, которая стала непригодной, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин списания. Такие ценности подлежат списанию с баланса учреждения в соответствии с требованиями Инструкции № 142/181

МБП

Предметы, которые стали непригодными, но не списаны, в инвентаризационные описи не записываются. На них составляют акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. В этом случае в описях делаются отметки о непригодности указанных предметов. При списании таких ценностей с баланса необходимо руководствоваться Инструкцией № 142/181

 

Особенности инвентаризации программного обеспечения

 

В бюджетном учреждении установлена компьютерная программа, на которую оформлено только право пользования. Нужно ли информацию о такой программе указывать в инвентаризационной описи нематериальных активов?

 

Нет, не нужно.

Связано это с тем, что бюджетные учреждения в соответствии с требованиями

Инструкции по учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства Украины в редакции от 21.02.2005 г. № 30, в составе нематериальных активов учитывают приобретенные права на владение, пользование и распоряжение объектом нематериальных активов после отчуждения их (прав) от прежних владельцев и определения их стоимости.

То есть в составе объектов

нематериальных активов, к числу которых относятся компьютерные программы, учитываются только те, на которые учреждение получило исключительные права на владение, пользование и распоряжение.

В рассматриваемой ситуации учреждение получило компьютерную программу на правах пользования, а остальные имущественные и авторские права на такое изобретение остались у разработчика.

Следовательно, у бюджетного учреждения нет оснований для отражения такого объекта учета в составе нематериальных активов. И, соответственно, информацию о такой компьютерной программе не нужно приводить в Инвентаризационной описи нематериальных активов

(приложение 3 к Инструкции № 90).

Как отмечает Госказначейство в

Рекомендациях о единых подходах к приобретению и отражению в бухгалтерском учете бюджетных учреждений программного обеспечения, изложенных в приложении к письму от 17.09.2007 г. № 3.4-04/2055-10882, при проведении инвентаризации программного обеспечения необходимо обратить внимание на следующие моменты:

— инвентаризационная комиссия должна проверить наличие документов, согласно которым оформлено приобретенное программное обеспечение, и документов, описывающих сам объект, которые были основанием для оприходования;

— в инвентаризационной описи приводятся название с указанием документации при приобретении (лицензионный договор, авторский договор, патент), характеристика, назначение, дата введения в хозяйственный оборот, срок полезного использования, количество и стоимость программного обеспечения.

При выявлении программного обеспечения, не взятого на учет, а также такого, относительно которого в учетных регистрах отсутствуют данные (или они неправильно указаны), инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись отсутствующие или правильные сведения и показатели.

Вместе с тем в данном письме Госказначейство обращает внимание на то, что управленческому учету и инвентаризации подлежат:

— программное обеспечение, на которое имущественные права не передаются пользователю (имущественные и авторские права на объект интеллектуальной собственности на такое программное обеспечение остаются у разработчика (поставщика), а заказчику предоставляется право пользования этим программным обеспечением без права передачи самого программного обеспечения и/или полномочий на его использование третьим лицам);

— электронные средства обработки информации, которые создаются структурными подразделениями бюджетных учреждений для обеспечения выполнения своих функциональных полномочий и не имеют законченной формы (такие, на которые отсутствуют соответствующим образом оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и исключительные права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности, а именно: патенты, свидетельства, другие охранные документы).

Управленческий учет программного обеспечения, которое не учитывается в составе нематериальных активов, предназначен для получения оперативной информации о состоянии такие объектов и эффективности их использования. Например, можно предусмотреть, что на каждый компьютер оформляется карточка учета, в которой указываются необходимые сведения (название, вид, версия установленной программы, дата ее приобретения и установки, производитель программы и др.). В ходе проведения инвентаризации комиссия проверяет и уточняет информацию о таких объектах, а в случае необходимости, вносит соответствующие изменения и дополнения. При этом, как было отмечено, информация о такой компьютерной программе не отражается в инвентаризационной описи нематериальных активов.

 

Особенности инвентаризации расчетов

 

Что включает в себя инвентаризация расчетов бюджетного учреждения? Каковы особенности инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

 

Инвентаризация расчетов включает в себя инвентаризацию регистрационных, специальных регистрационных, текущих и валютных счетов, расчетов с бюджетом, вышестоящей организацией, структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы, подотчетными лицами, работниками и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами.

Проводится она с целью контроля за сроками возникновения задолженности, ее состоянием, течением срока исковой давности и выявления задолженности, срок исковой давности которой истек. Инвентаризация расчетов проводится путем проведения сверки документов и записей в регистрах учета, а также проверки обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах.

Как предусмотрено

п. 11.2 Инструкции № 90, на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами после инвентаризации должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверок. Поэтому для выполнения данного правила учреждения-кредиторы всем дебиторам должны передать акты сверки расчетов, составленные по данным своего учета. Дебиторы должны в течение 10 дней со дня получения акта подтвердить свою задолженность или заявить о своих возражениях. Подписание актов сверки расчетов является подтверждением проведения инвентаризации расчетов.

При этом если до конца года не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в тех суммах, которые значатся по данным бухгалтерского учета и признаны ими правильными.

В ходе инвентаризации комиссия путем документальной проверки должна установить:

— правильность расчетов;

— задолженность подотчетных лиц, правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям, а также какие меры были приняты по взысканию этой задолженности;

— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, относительно которой истек срок исковой давности;

— реальность задолженности рабочим и служащим по заработной плате, расчетам с рабочими и служащими по безналичным перечислениям;

— приняты ли меры для взыскания дебиторской задолженности в установленном порядке.

Для отражения результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент проведения инвентаризации, составляется

Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). К акту обязательно прилагают Справку (приложение 10 к Инструкции № 90). В ней приводится информация о выявленной непогашенной задолженности.

Подробно о списании задолженности, срок исковой давности которой истек, мы писали в статье «Списываем просроченную задолженность бюджетной организации» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 79, с. 40).

 

Порядок урегулирования инвентаризационных разниц

 

Каков порядок отражения результатов инвентаризации?

 

Расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются учреждениями с учетом требований

п. 17.1 Инструкции № 90 в следующем порядке:

 

Расхождения

Порядок урегулирования

1

2

3

Излишки

Основные средства, ценные бумаги, денежные средства и другие материальные ценности

Подлежат оприходованию и зачислению на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Объекты, обнаруженные в излишке при оприходовании, оцениваются по их реальной (действительной) стоимости, а износ определяется исходя из технического состояния

Сумма выявленных излишков включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, которая подается в органы Государственного казначейства до окончания отчетного периода. Форма справки приведена в приложении 43 к Порядку обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденному приказом Госказначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89. В том случае, если выявленные излишки не принадлежат учреждению (материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении и т. п.) и их наличие в учреждении подтверждено документально, то оснований для их оприходования в составе активов нет.

Недостачи запасов в пределах норм естественной убыли

Запасы, приобретенные в текущем году

Списываются на фактические расходы учреждения

Запасы, приобретенные в прошлом году

Списываются на уменьшение результата исполнения сметы учреждения

Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей излишками при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы.

Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей

Виновные лица установлены

Недостачи списываются с баланса учреждения и относятся на счет виновных лиц

Взыскание с виновных лиц убытков, причиненных хищением, недостачей или потерей, осуществляется согласно Порядку № 116. Как отмечает Госказначейство в письме от 31.07.2008 г. № 15-04/1710-12439 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 84), из сумм, взысканных с виновного лица в соответствии с Порядком № 116, в первую очередь осуществляется возмещение убытков, причиненных учреждению. Остаток взысканных средств перечисляется в доход Государственного бюджета Украины. Суммы возмещенных убытков относятся к доходам специального фонда как доходы от реализации имущества (относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений) и используются бюджетными учреждениями в соответствии с постановлением КМУ от 17.05.2002 г. № 659

Виновные лица не установлены и дела находятся в следственных органах

Недостачи списываются с баланса учреждения и зачисляются на забалансовый счет 05 «Гарантии и обеспечения» до установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации следственными органами по этим делам. Если сведения о недостачах следственным органам не переданы и соответственно ими не расследуются, то на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения» недостачи материальных ценностей не отражаются

Недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия (наводнения, пожары и др.), а также если конкретные виновные лица не установлены, списываются с балансов лишь после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и проведения необходимых мероприятий для недопущения фактов потерь в дальнейшем (п. 12 Инструкции № 142/181).

 

Недостачи материальных ценностей списываются с баланса бюджетного учреждения лишь после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и проведения необходимых мероприятий для недопущения фактов потерь в дальнейшем с учетом следующих требований:

 

Стоимость недостачи (порчи) необоротных активов*

Кто дает разрешение на списание

До 2500 грн. включительно

Руководитель учреждения

От 2500 грн. до 5000 грн. включительно

Руководитель вышестоящего учреждения

Свыше 5000 грн.

Руководитель центрального органа исполнительной власти или другой главный распорядитель бюджетных средств, председатель местной государственной администрации

* По каждому случаю обнаруженной недостачи.

 

Следует иметь в виду, что при списании такого вида необоротных активов, как

основные средства, независимо от их стоимости списание основных средств, выявленных в результате инвентаризации как недостача, проводится согласно Порядку № 1314.

 

Отражение результатов инвентаризации в учете и отчетности

 

Каков порядок отражения в учете излишков и недостач, выявленных в ходе инвентаризации?

 

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации (излишки и недостачи) отражаются следующими записями:

 

№ п/п

Содержание операции

Корреспондирующие счета

дебет

кредит

1

2

3

4

Необоротные активы

1

Оприходованы излишки необоротных активов, выявленные во время инвентаризации*

323

711

364

323

103 — 122

364

Одновременно вторая запись:

811

401

401

131 — 133

2

Недостачи необоротных активов отнесены на счет виновных лиц:

 

 

— списана первоначальная стоимость

401

104 — 122

— списана сумма износа

131 — 133

401

Отнесена на счет виновного лица сумма ущерба, подлежащая возмещению

363

711

Отражена сумма, подлежащая перечислению в бюджет

363

642

Получены в кассу от виновного лица средства в счет погашения суммы ущерба

301

363

Денежные средства зачислены на счет учреждения

323

301

Перечислены в бюджет средства, внесенные виновным лицом в счет погашения недостачи

642

321

3

Недостачи необоротных активов отнесены на счет учреждения:

— списана первоначальная стоимость

401

104 — 122

— списана сумма износа

131 — 133

401

Одновременно сумма недостачи отнесена на забалансовый счет

05

Запасы

4

Оприходованы излишки* запасов

323

711

364

323

231 — 236, 238, 239

264

5

Оприходованы излишки* МБП в эксплуатации

323

711

364

323

221/2

364

811

411

6

Списана недостача продуктов питания в пределах норм естественной убыли

801

232

7

Списана недостача запасов (виновное лицо установлено):

 

 

— на стоимость запасов

801

231 — 236, 238, 239

Возмещение ущерба виновным лицом отражается аналогично операциям, приведенным в п. 2

8

Списана недостача запасов (виновные лица не выявлены):

 

 

— приобретенные в текущем году

801

231 — 236, 238, 239

— приобретенные в прошлом году

432

231 — 236, 238, 239

В Инструкции о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61 (в редакции приказа Госказначейства Украины от 14.02.2005 г. № 28), предлагается именно такая корреспонденция счетов (операция № 2.10). Однако считаем, что списание недостачи запасов, которые были приобретены в прошлом году, можно также отражать следующей записью: Дт 811 и Кт субсчетов учета запасов. Связано это с тем, что отдельный порядок списания запасов, которые были приобретены в прошлом году, не предусмотрен. Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 08.12.2000 г. № 125, не содержит требований об отдельном отражении в аналитическом учете запасов по годам поступления.

Денежные средства

9

Оприходованы излишки денежных средств, выявленные в кассе

301, 302

711

10

Недостача денежных средств, выявленная в кассе, отнесена на виновное лицо

363

301, 302

Дебиторская и кредиторская задолженность

11

Списаны суммы дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек

431, 432

364

Одновременно сумма задолженности отражается на забалансовом счете и учитывается там не менее 5 лет

07

12

Списаны суммы кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек

675

431, 432

* Информация об излишках, выявленных в ходе инвентаризации, указывается в Справке о поступлениях в натуральной форме, предоставляемой в органы Госказначейства.

 

В каких формах финансовой отчетности бюджетные учреждения отражают результаты инвентаризации?

 

Задолженность по суммам недостач и хищений средств и материальных ценностей, суммам убытков от порчи материальных ценностей, отнесенных на счет виновных лиц, и другим суммам, подлежащим удержанию в установленном порядке, отражают:

— в строке 184 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков»

формы № 1 «Баланс»;

— в строке 080 «Задолженность по недостачам и хищениям средств и материальных ценностей»

Справки о суммах дебиторской и кредиторской задолженности учреждения по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам». При этом в самой форме № 7д, 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» такая задолженность не отражается.

Кроме того,

суммы выявленных недостач отражаются в годовой отчетности:

— № 9 «Отчет о результатах финансовой деятельности»;

— № 15 «Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях»;

— № 5 «Отчет о движении необоротных активов»;

— № 6 «Отчет о движении материалов и продуктов питания».

Информация о результатах проведенной инвентаризации в целом приводится также в пояснительной записке к годовому отчету.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц