Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Документооборот. Уничтожение документов

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Май, 2008/№ 43
В избранном В избранное
Печать
Ответы на вопросы

Документооборот

 

Уничтожение документов

 

Может ли предприятие уничтожить документы, по которым уже была проведена проверка и срок хранения которых истек?

(г. Николаев)

 

Да, может

, но с соблюдением установленного для этого порядка.

Действующим законодательством детально регламентирована процедура, которой должны придерживаться субъекты хозяйствования в вопросах хранения и уничтожения документов, созданных на предприятии или полученных им в процессе своей деятельности. Назовем основные требования, которые должны быть соблюдены субъектом хозяйствования, чтобы уничтожение документов не нарушало законодательных предписаний:

1. Необходимо

правильно определить срок хранения документов. Конкретные сроки приведены в Перечне № 41.

Обратим внимание на то, что требование

хранить документы в течение определенного срока, однако не уничтожая их до того момента, пока не будет проведена проверка контролирующими органами, предусмотрено лишь для определенной группы документов. К ним, в частности, относятся первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в бухгалтерском и налоговом учете. Такие документы должны храниться 3 года, но если в течение этого срока не проводилась проверка государственными налоговыми органами, то и по его истечении они не могут быть уничтожены, пока такая проверка не будет проведена. Но и после завершения проверки не всегда у субъекта хозяйствования появляется право уничтожить документы — сделать это можно лишь при условии, что результаты проведенной проверки не стали предметом обжалования, не повлекли возбуждения уголовного дела, открытия дела по привлечению к админответственности должностных лиц субъекта хозяйствования или его работников. В этом случае нужно дождаться принятия окончательного решения по спору (т. е. должны истечь сроки на обжалование такого решения).

Кроме того, предусмотренные

Перечнем № 41 сроки хранения документов являются минимальными. Они могут быть продлены по согласованию с госархивом (абзац второй п.п. 4.3.3.2 Решения коллегии государственного комитета архивов Украины от 03.02.2004 г. «Об Основных правилах работы государственных архивов Украины), а потому прежде чем принимать решение об уничтожении документов, по которым предусмотренный Перечнем № 41 срок хранения истек, нужно убедиться, что он не продлевался самим предприятием по согласованию с госархивом.

2. Субъекту хозяйствования нужно не ошибиться в исчислении срока хранения документов: в соответствии с

п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Что является завершением делопроизводства по документу, к сожалению, не указано. Есть основания считать таким моментом дату составления заверительной надписи дела и именно с 1 января года, следующего за этой датой, нужно отсчитывать установленный для хранения документов срок. Так, если приказ датирован 02.12.2006 г., а подшит в дело, заверительная надпись на котором составлена 03.01.2007 г., отсчитывать предусмотренный Перечнем № 41 для соответствующих документов срок хранения нужно с 01.01.2008 г.

3. Уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление

акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов.

После этого

акт об изъятии документов для уничтожения должен быть рассмотрен экспертной комиссией предприятия. Эта обязанность не распространяется на физлиц-предпринимателей (письмо Госкомархива от 28.07.2004 г. № 01-1113). Кроме того, для документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед их включением в акт об изъятии для уничтожения должны быть созданы сводные описи, которые также передаются на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется в виде протокола. Одобренные комиссией акты об изъятии и сводные описи передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архива (архива госадминистрации или местного совета). После этого акт об изъятии для уничтожения утверждается руководителем предприятия. Только после этого документы могут быть уничтожены.

Но и выполнение субъектом хозяйствования всех перечисленных выше требований

не дает ему права уничтожить документы самостоятельно. Субъект хозяйствования может сдать их предприятиям по заготовке вторсырья. Как указал Госкомархив в своем письме от 12.01.2001 г. № 05-26 («Налоги и бухгалтерский учет», 2001, № 14), отнесение организации к категории занимающейся заготовкой вторичного сырья подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке. Сдаются документы по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве субъекта хозяйствования (п. 3.7 Перечня № 41, см. также письмо Госкомархива от 01.12.2005 г. № 01-1478). Если объем дел для уничтожения незначительный, они могут быть сожжены, о чем делается отметка в акте об изъятии для уничтожения (абзац второй п.п. 4.5.10 Правил работы архивов), однако какой объем даже приблизительно можно считать незначительным, не указано.

И напоследок скажем об ответственности за нарушение установленного порядка уничтожения документов. Госкомархив в

письме от 06.03.2007 г. № 01-321 пришел к выводу, что действующее законодательство устанавливает админответственность за нарушение требований к порядку хранения, а также за незаконное уничтожение документов Национального архивного фонда. К этому выводу Госкомархив приходил и раньше (см. письмо от 27.12.2004 г. № 01-1915). Соответственно аналогичные нарушения в отношении документов, не отнесенных к документам НАФ, применения мер такой ответственности, если продолжить мысль Госкомархива, повлечь не должны. Да и ст. 921, предусматривающая ответственность за незаконное уничтожение документов, в КоАП действительно вносилась Законом Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.

Безусловно, существует угроза привлечения должностных лиц предприятия к ответственности по

ст. 1642 КоАП как за ведение бухучета с нарушением установленного порядка, но о ней, по нашему мнению, можно говорить только в случае нарушения сроков хранения документов, а не порядка их уничтожения.

Говоря об ответственности за нарушение установленного порядка уничтожения документов, часто вспоминают о

ст. 194 Уголовного кодекса Украины. В ней установлена ответственность за умышленное уничтожение имущества, к которому можно отнести и документы, причинившее ущерб в больших размерах. Как видим, чтобы лицо могло быть привлечено к ответственности органами внутренних дел, а именно им подследственны нарушения, подпадающие под ст. 194 Уголовного кодекса, нужно будет доказать, что уничтожение документов было не только умышленным, но и причинившим вред в крупном размере.

Елена Уварова, юрист

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно