Документооборот
Уничтожение документов
Может ли предприятие уничтожить документы, по которым уже была проведена проверка и срок хранения которых истек?
(г. Николаев)
Да, может
, но с соблюдением установленного для этого порядка.Действующим законодательством детально регламентирована процедура, которой должны придерживаться субъекты хозяйствования в вопросах хранения и уничтожения документов, созданных на предприятии или полученных им в процессе своей деятельности. Назовем основные требования, которые должны быть соблюдены субъектом хозяйствования, чтобы уничтожение документов не нарушало законодательных предписаний:
1. Необходимо
правильно определить срок хранения документов. Конкретные сроки приведены в Перечне № 41.Обратим внимание на то, что требование
хранить документы в течение определенного срока, однако не уничтожая их до того момента, пока не будет проведена проверка контролирующими органами, предусмотрено лишь для определенной группы документов. К ним, в частности, относятся первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в бухгалтерском и налоговом учете. Такие документы должны храниться 3 года, но если в течение этого срока не проводилась проверка государственными налоговыми органами, то и по его истечении они не могут быть уничтожены, пока такая проверка не будет проведена. Но и после завершения проверки не всегда у субъекта хозяйствования появляется право уничтожить документы — сделать это можно лишь при условии, что результаты проведенной проверки не стали предметом обжалования, не повлекли возбуждения уголовного дела, открытия дела по привлечению к админответственности должностных лиц субъекта хозяйствования или его работников. В этом случае нужно дождаться принятия окончательного решения по спору (т. е. должны истечь сроки на обжалование такого решения).Кроме того, предусмотренные
Перечнем № 41 сроки хранения документов являются минимальными. Они могут быть продлены по согласованию с госархивом (абзац второй п.п. 4.3.3.2 Решения коллегии государственного комитета архивов Украины от 03.02.2004 г. «Об Основных правилах работы государственных архивов Украины), а потому прежде чем принимать решение об уничтожении документов, по которым предусмотренный Перечнем № 41 срок хранения истек, нужно убедиться, что он не продлевался самим предприятием по согласованию с госархивом.2. Субъекту хозяйствования нужно не ошибиться в исчислении срока хранения документов: в соответствии с
п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Что является завершением делопроизводства по документу, к сожалению, не указано. Есть основания считать таким моментом дату составления заверительной надписи дела и именно с 1 января года, следующего за этой датой, нужно отсчитывать установленный для хранения документов срок. Так, если приказ датирован 02.12.2006 г., а подшит в дело, заверительная надпись на котором составлена 03.01.2007 г., отсчитывать предусмотренный Перечнем № 41 для соответствующих документов срок хранения нужно с 01.01.2008 г.3. Уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление
акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов.После этого
акт об изъятии документов для уничтожения должен быть рассмотрен экспертной комиссией предприятия. Эта обязанность не распространяется на физлиц-предпринимателей (письмо Госкомархива от 28.07.2004 г. № 01-1113). Кроме того, для документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед их включением в акт об изъятии для уничтожения должны быть созданы сводные описи, которые также передаются на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется в виде протокола. Одобренные комиссией акты об изъятии и сводные описи передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архива (архива госадминистрации или местного совета). После этого акт об изъятии для уничтожения утверждается руководителем предприятия. Только после этого документы могут быть уничтожены.Но и выполнение субъектом хозяйствования всех перечисленных выше требований
не дает ему права уничтожить документы самостоятельно. Субъект хозяйствования может сдать их предприятиям по заготовке вторсырья. Как указал Госкомархив в своем письме от 12.01.2001 г. № 05-26 («Налоги и бухгалтерский учет», 2001, № 14), отнесение организации к категории занимающейся заготовкой вторичного сырья подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке. Сдаются документы по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве субъекта хозяйствования (п. 3.7 Перечня № 41, см. также письмо Госкомархива от 01.12.2005 г. № 01-1478). Если объем дел для уничтожения незначительный, они могут быть сожжены, о чем делается отметка в акте об изъятии для уничтожения (абзац второй п.п. 4.5.10 Правил работы архивов), однако какой объем даже приблизительно можно считать незначительным, не указано.И напоследок скажем об ответственности за нарушение установленного порядка уничтожения документов. Госкомархив в
письме от 06.03.2007 г. № 01-321 пришел к выводу, что действующее законодательство устанавливает админответственность за нарушение требований к порядку хранения, а также за незаконное уничтожение документов Национального архивного фонда. К этому выводу Госкомархив приходил и раньше (см. письмо от 27.12.2004 г. № 01-1915). Соответственно аналогичные нарушения в отношении документов, не отнесенных к документам НАФ, применения мер такой ответственности, если продолжить мысль Госкомархива, повлечь не должны. Да и ст. 921, предусматривающая ответственность за незаконное уничтожение документов, в КоАП действительно вносилась Законом Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.Безусловно, существует угроза привлечения должностных лиц предприятия к ответственности по
ст. 1642 КоАП как за ведение бухучета с нарушением установленного порядка, но о ней, по нашему мнению, можно говорить только в случае нарушения сроков хранения документов, а не порядка их уничтожения.Говоря об ответственности за нарушение установленного порядка уничтожения документов, часто вспоминают о
ст. 194 Уголовного кодекса Украины. В ней установлена ответственность за умышленное уничтожение имущества, к которому можно отнести и документы, причинившее ущерб в больших размерах. Как видим, чтобы лицо могло быть привлечено к ответственности органами внутренних дел, а именно им подследственны нарушения, подпадающие под ст. 194 Уголовного кодекса, нужно будет доказать, что уничтожение документов было не только умышленным, но и причинившим вред в крупном размере.Елена Уварова, юрист
