Документообіг
Знищення документів
Чи може підприємство знищити документи, за якими вже було проведено перевірку та строк зберігання яких закінчився?
(м. Миколаїв)
Так, може
, але з дотриманням установленого для цього порядку.Чинним законодавством докладно регламентовано процедуру, якої повинні дотримуватися суб’єкти господарювання в питаннях зберігання та знищення документів, створених на підприємстві або отриманих ним у процесі своєї діяльності. Зазначимо основні вимоги, які має бути дотримано суб’єктом господарювання, щоб знищення документів не порушувало законодавчих приписів:
1. Необхідно
правильно визначити строк зберігання документів. Конкретні строки наведено в Переліку № 41.Звертаємо увагу: вимога
зберігати документи протягом визначеного строку, проте не знищуючи їх до моменту, поки не буде проведено перевірку контролюючими органами, передбачено лише для певної групи документів. До них, зокрема, належать первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у бухгалтерському та податковому обліку. Такі документи повинні зберігатися 3 роки, але якщо протягом цього строку не проводилася перевірка державними податковими органами, то і після спливу зазначеного строку їх не може бути знищено, поки таку перевірку не буде проведено. Але й після завершення перевірки не завжди в суб’єкта господарювання з’являється право знищити документи — зробити це можна лише за умови, що результати проведеної перевірки не стали предметом оскарження, не спричинили порушення кримінальної справи або відкриття справи щодо притягнення до адмінвідповідальності посадових осіб суб’єкта господарювання чи його працівників. У цьому випадку слід дочекатися прийняття остаточного рішення зі спору (тобто повинні закінчитися строки на оскарження такого рішення).Крім того,
передбачені Переліком № 41 строки зберігання документів є мінімальними. Їх може бути продовжено за узгодженням з держархівом (абзац другий п.п. 4.3.3.2 Рішення колегії державного комітету архівів України «Про Основні правила роботи державних архівів України» від 03.02.2004 р.), а тому, перш ніж приймати рішення про знищення документів, за якими передбачений Переліком № 41 строк зберігання закінчився, слід переконатися, що він не продовжувався самим підприємством за узгодженням з держархівом.2. Суб’єкту господарювання потрібно не помилитися в обчисленні строку зберігання документів: відповідно до
п. 2.9 Переліку № 41 обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Що є завершенням діловодства за документом, на жаль, не зазначено. Є підстави вважати таким моментом дату складання засвідчувального напису справи і саме з 1 січня року, наступного за цією датою, слід відлічувати встановлений для зберігання документів строк. Так, якщо наказ датовано 02.12.2006 р., а підшито до справи, засвідчувальний напис на якій складено 03.01.2007 р., відлічувати передбачений Переліком № 41 для відповідних документів строк зберігання потрібно з 01.01.2008 р.3. Знищенню документів, строк зберігання яких закінчився, повинне передувати складання
акта про вилучення документів для знищення. Спеціальну форму такого акта або обов’язкові для включення до нього реквізити законодавством не передбачено (лист Держкомархіву від 07.06.2006 р. № 03-622), тому його може бути складено в довільній формі з дотриманням прийнятих в діловодстві правил оформлення документів.Після цього
акт про вилучення документів для знищення має бути розглянуто експертною комісією підприємства. Цей обов’язок не поширюється на фізосіб-підприємців (лист Держкомархіву від 28.07.2004 р. № 01-1113). Крім того, для документів тривалого (понад 10 років) зберігання і документів щодо особового складу перед їх включенням до акта про вилучення для знищення має бути створено зведені описи, які також передаються на розгляд експертній комісії підприємства. Рішення експертної комісії підприємства оформлюється у вигляді протоколу. Схвалені комісією акти про вилучення та зведені описи передаються на узгодження експертно-перевірочній комісії державного архіву (архіву держадміністрації або місцевої ради). Після цього акт про вилучення для знищення затверджується керівником підприємства. Тільки після цього документи може бути знищено.Але й виконання суб’єктом господарювання всіх перелічених вище вимог
не дає йому права знищити документи самостійно. Суб’єкт господарювання може здати їх підприємствам із заготівлі вторсировини. Як зазначив Держкомархів у своєму листі від 12.01.2001 р. № 05-26 («Податки та бухгалтерський облік», 2001, № 14), віднесення організації до категорії таких, що займаються заготівлею вторинної сировини, підтверджується її статутом, затвердженим та зареєстрованим у встановленому порядку. Здаються документи за накладними, в яких зазначається вага паперової макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються до справи архівного фонду і зберігаються в архіві суб’єкта господарювання (п. 3.7 Переліку № 41, див. також лист Держкомархіву від 01.12.2005 р. № 01-1478). Якщо обсяг справ для знищення незначний, вони можуть бути спалені, про що робиться відмітка в акті про вилучення для знищення (абзац другий п.п. 4.5.10 Правил роботи архівів), але який обсяг, навіть приблизно, можна вважати незначним, не зазначено.І наприкінці скажемо про відповідальність за порушення встановленого порядку знищення документів. Держкомархів у своєму
листі від 06.03.2007 р. № 01-321 дійшов висновку, що чинне законодавство встановлює адмінвідповідальність за порушення вимог до порядку зберігання, а також за незаконне знищення документів Національного архівного фонду. Цього висновку Держкомархів доходив і раніше (див. лист від 27.12.2004 р. № 01-1915). Відповідно аналогічні порушення щодо документів, не віднесених до документів НАФ, застосування заходів такої відповідальності, якщо продовжити думку Держкомархіву, спричинити не повинні. Та й ст. 921, що передбачає відповідальність за незаконне знищення документів, до КпАП дійсно вносилася Законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.Безумовно, є загроза притягнення посадових осіб підприємства до відповідальності за
ст. 1642 КпАП за ведення бухобліку з порушенням установленого порядку, але про неї, на нашу думку, можна говорити тільки в разі порушення строків зберігання документів, а не порядку їх знищення.Коли йдеться про відповідальність за порушення встановленого порядку знищення документів, часто згадують про
ст. 194 Кримінального кодексу України. У ній установлено відповідальність за умисне знищення майна, до якого можна віднести і документи, що заподіяло шкоду у великих розмірах. Як бачимо, щоб особу можна було притягти до відповідальності, органам внутрішніх справ, а саме їм підслідні порушення, що підпадають під ст. 194 Кримінального кодексу, потрібно буде довести, що знищення документів було не тільки умисним, але й таким, що заподіяло шкоду у великих розмірах.Олена Уварова, юрист
