Выплаты работникам
Возмещение работнику расходов на проезд в служебных целях
Работник предприятия ежемесячно развозит отчеты, при этом пользуется маршрутным такси. Работник оплачивает такие поездки за свой счет, в дальнейшем он предоставляет авансовый отчет вместе с маршрутным листом, но без транспортных билетов, после чего ему предприятие компенсирует такие расходы. Необходимо ли удерживать из суммы компенсации налоги и прочие удержания.
(г. Кривой Рог)
Рассмотрим, как необходимо оформить все документально, чтобы сумма возмещения таких расходов не облагалась налогом с доходов физических лиц и взносами в социальные фонды, а также была отнесена на валовые расходы предприятия.
Желательно издать приказ (распоряжение) руководителя предприятия, устанавливающий возможность самостоятельного приобретения билетов для служебных поездок с последующим возмещением работникам понесенных расходов.
В подтверждение того, что такие расходы связаны с хозяйственной деятельностью предприятия, необходимо разработать маршрутный лист.
Основанием для возмещения работнику расходов на проезд по служебной необходимости будет являться составленный работником и утвержденный руководителем Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, форма которого утверждена
приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.В данном отчете работник указывает данные о понесенных расходах на проезд по служебной необходимости. Для подтверждения таких расходов к авансовому отчету необходимо приложить проездные билеты и маршрутный лист.
Как показывает практика, зачастую проездные билеты в маршрутном такси не выдают. Вместе с тем, согласно действующему законодательству, проездные билеты должны быть выданы при проезде в маршрутном такси.
Режим маршрутного такси предусматривает перевозку пассажиров на городском или пригородном автобусном маршруте общего пользования по расписанию движения. В этом режиме осуществляется перевозка пассажиров с высадкой и посадкой пассажиров по их требованию на пути следования автобуса в местах, где это не запрещено правилами дорожного движения. Это следует из положения
Закона Украины «Об автомобильном транспорте» в редакции от 23.02.2006 г. № 3492. Документом на перевозку пассажиров в этом режиме для пассажира является билет на проезд в автобусе, форма которого утверждается в установленном законодательством порядке. Типовая форма билетов на проезд пассажиров и перевозку багажа на маршрутах общего пользования утверждена приказом Минтранса от 25.05.2006 г. № 503.Таким образом,
в случае проезда в маршрутном такси пассажиру (в данном случае работнику предприятия, следующему по служебным делам) обязаны по его просьбе предоставить билет на проезд.Подтвердив таким образом понесенные расходы на проезд в служебных целях, сумма возмещения работнику стоимости проезда не подлежит обложению налогом с доходов физических лиц, и с нее не взимаются взносы в социальные фонды. Сумма возмещения расходов на проезд включается в валовые расходы предприятия на основании
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль.В случае, если работник не предоставил проездных билетов на проезд в маршрутном такси, а его служебные поездки подтверждаются только лишь маршрутным листом, и предприятие решило возместить такие расходы работнику, то их сумма подлежат обложению налогом с доходов физических лиц. Такие расходы не включаются в состав валовых расходов предприятия.
Татьяна Онищенко, экономист-аналитик
