Виплати працівникам
Відшкодування працівнику витрат на проїзд у службових цілях
Працівник підприємства щомісячно розвозить звіти, при цьому користується маршрутним таксі. Працівник оплачує такі поїздки за свій рахунок, у подальшому він подає авансовий звіт разом із маршрутним листом, але без транспортних квитків, після чого підприємство компенсує йому такі витрати. Чи необхідно утримувати із суми компенсації податки та інші утримання.
(м. Кривий Ріг)
Розглянемо, як необхідно оформити все документально, щоб сума відшкодування таких витрат не обкладалася податком з доходів фізичних осіб та внесками до соціальних фондів, а також була віднесена на валові витрати підприємства.
Бажано видати наказ (розпорядження) керівника підприємства, що встановлює можливість самостійного придбання квитків для службових поїздок з подальшим відшкодуванням працівникам понесених витрат.
Для підтвердження того, що такі витрати пов’язані з господарською діяльністю підприємства, необхідно розробити маршрутний лист.
Підставою для відшкодування працівнику витрат на проїзд за службовою необхідністю буде складений працівником та затверджений керівником Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено
наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.У цьому звіті працівник зазначає дані про понесені витрати на проїзд за службовою необхідністю. Для підтвердження таких витрат до авансового звіту необхідно додати проїзні квитки та маршрутний лист.
Як показує практика, часто проїзні квитки в маршрутному таксі не видають. Разом з тим згідно з чинним законодавством проїзні квитки має бути видано при проїзді в маршрутному таксі.
Режим маршрутного таксі передбачає перевезення пасажирів на міському або приміському автобусному маршруті загального користування згідно з розкладом руху. У цьому режимі здійснюється перевезення пасажирів з висадкою та посадкою пасажирів на їх вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху. Це випливає з положення
Закону України «Про автомобільний транспорт» у редакції від 23.02.2006 р. № 3492. Документом на перевезення пасажирів у цьому режимі для пасажира є квиток на проїзд в автобусі, форма якого затверджується в установленому законодавством порядку. Типову форму квитків на проїзд пасажирів та перевезення багажу на маршрутах загального користування затверджено наказом Мінтрансу від 25.05.2006 р. № 503.Таким чином,
у разі проїзду в маршрутному таксі пасажиру (у цьому випадку працівнику підприємства, який їде у службових справах) зобов’язані на його прохання видати квиток на проїзд.Якщо понесені витрати на проїзд у службових цілях підтверджено таким чином, сума відшкодування працівнику вартості проїзду не підлягає обкладенню податком з доходів фізичних осіб та з неї не справляються внески до соціальних фондів. Сума відшкодування витрат на проїзд уключається до валових витрат підприємства на підставі
п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток.У разі якщо працівник не надав проїзних квитків на проїзд у маршрутному таксі та його службові поїздки підтверджуються тільки маршрутним листом, а підприємство вирішило відшкодувати такі витрати працівнику, то їх сума підлягає обкладенню податком з доходів фізичних осіб. Такі витрати не включаються до складу валових витрат підприємства.
Тетяна Онищенко, економіст-аналітик
