Списываем просроченную задолженность бюджетной организации
В силу различных причин та или иная задолженность — будь то дебиторская, кредиторская или депонентская — может оставаться непогашенной на протяжении нескольких лет. По истечении срока исковой давности такая задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета с соблюдением определенных правил.
Как правильно бюджетному учреждению списать задолженность, срок исковой давности которой истек? Ответ вы найдете в данной статье.
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Безусловно, от возникновения просроченной задолженности не застраховано ни одно бюджетное учреждение. Причин на то немало. Главное — строго контролировать сроки возникновения задолженности. Это нужно прежде всего для своевременного проведения соответствующих мероприятий по ее погашению (взысканию). Кроме того,
по истечении срока исковой давности непогашенную задолженность необходимо списать.В первую очередь при проведении списания задолженности нужно выяснить, действительно ли исковая давность по этой задолженности истекла.
Кто следит за сроками исковой давности?
Контролировать сроки возникновения и течения задолженности обязан работник бухгалтерии, который ведет учет расчетов, главный бухгалтер или его заместитель. В противном случае, если состояние задолженности не отслеживается, в результате чего истек или в скором времени истечет срок исковой давности по такой задолженности, руководство бюджетной организации может принять меры дисциплинарного взыскания. Кроме того, если бухгалтерская служба не будет контролировать состояние задолженности и принимать соответствующие меры по ее погашению, то не избежать замечаний и со стороны контролирующих органов.
Инвентаризация расчетов: контролируем состояние и сроки возникновения задолженности
Своевременный контроль за сроками возникновения задолженности, ее состоянием, течением срока исковой давности и выявлением задолженности с истекшим сроком исковой давности обеспечивается путем проведения
инвентаризации расчетов.Согласно
п. 1.5 Инструкции № 90 инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами необходимо проводить не менее двух раз в год, расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами — не менее одного раза в месяц. Вместе с тем Порядок списания кредиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, утвержденный приказом Госказначейства украины от 08.05.2001 г. № 73 (далее — Порядок № 73), требует проводить списание кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, ежеквартально. Поэтому инвентаризировать счета по учету кредиторской задолженности необходимо раз в квартал.Коротко отметим основные этапы проведения инвентаризации расчетов:
1.
Создание инвентаризационной комиссии. Такая комиссия создается по приказу руководителя. В ее состав обязательно должны входить главный бухгалтер (или его заместитель) и работник бухгалтерии, который ведет учет расчетов.2.
Проведение инвентаризации, в ходе которой устанавливается реальное состояние задолженности. После инвентаризации на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверок. Поэтому всем дебиторам необходимо передать акты сверки расчетов по данным своего учета. В свою очередь, дебиторы в течение 10 дней со дня получения акта подтверждают свою задолженность или заявляют свои возражения.При этом если до конца года не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах исходя из данных бухгалтерского учета, признанных ими правильными.
3.
Проведение мероприятий по погашению (возврату) непогашенной задолженности, которая на протяжении длительного времени числится в учете.В отношении кредиторской задолженности необходимо проанализировать причины ее возникновения. Если задолженность возникла в результате недофинансирования, то руководством бюджетной организации должны быть направлены письма вышестоящей организации с просьбой о выделении ассигнований для погашения кредиторской задолженности.
В случае наличия дебиторской задолженности, возврат которой вызывает сомнения, руководству бюджетного учреждения необходимо принять все необходимые меры для своевременного возврата средств. При необходимости руководство должно обратиться в суд с иском о возврате дебиторской задолженности.
Может сложиться такая ситуация, когда на момент взыскания задолженности должника невозможно отыскать (предприятие ликвидировано или реорганизовано). В таком случае отсутствие кредиторов и дебиторов следует подтвердить соответствующими справками (например, из налоговой инспекции, органов статистики).
4. По результатам инвентаризации расчетов
составляется акт по форме, приведенной в приложении 9 к Инструкции № 90. Акт инвентаризационной комиссии утверждается руководителем бюджетной организации. Приведем пример его составления.
Акт
№ 14інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами
| 25.09.2008 г. | |
| (дата складання) |
На підставі наказу (розпорядження) від «
22» сентября 2008 р. № 173 проведена інвентаризація розрахунків за дебіторською і кредиторською заборгованістю за станом на «01» октября 2008 р.При інвентаризації встановлено таке:
1. За дебіторською заборгованістю
| Найменування субрахунків
| Рахунок
| Сума за балансом
| Із загальної суми, вказаної у графі 3, зазначається заборгованість, за якою минула позовна давність
| ||
| всього
| у тому числі
| ||||
| заборгованість, що підтверджена дебіторами
| заборгованість, що не підтверджена дебіторами
| ||||
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
|
| Расчеты с прочими дебиторами | 364 | 150,00 | — | 150,00 | 150,00 |
|
|
|
| та ін. |
|
|
| Разом |
| 150,00 | — | 150,00 | 150,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. За кредиторською заборгованістю | |||||
| Найменування субрахунків
| Рахунок
| Сума за балансом
| Із загальної суми, вказаної у графі 3, зазначається заборгованість, за якою минула позовна давність
| ||
| всього
| у тому числі
| ||||
| заборгованість, що підтверджена кредиторами
| заборгованість, що не підтверджена кредиторами
| ||||
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
|
| Расчеты с прочими кредиторами | 675 | 1580,00 | 1580,00 | — | 1580,00 |
| Расчеты с депонентами | 671 | 270,00 | 270,00 | — | 270,00 |
|
|
|
| та ін. |
|
|
| Разом |
| 1850,00 | 1850,00 |
| 1850,00 |
| Голова комісії |
|
|
|
|
|
|
| руководитель |
| Коваленко |
| Коваленко Н. В. |
| Члени комісії: |
|
|
|
|
|
|
| главный бухгалтер |
| Крамаренко |
| Крамаренко С. Л. |
|
| бухгалтер |
| Сыч |
| Сыч М. Г. |
|
| экономист |
| Драч |
| Драч Т. Н. |
К акту в обязательном порядке прилагается
справка (по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 90 ). В ней расшифровывается информация о выявленной непогашенной задолженности: приводятся наименования и адреса кредиторов и дебиторов, сумма задолженности, с какого времени возникла и за что образовалась. Пример заполнения такой справки приведен ниже.
Довідка
до акта №
14 інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами«
25» сентября 2008 р.
| № з/п | Найменування і адреса дебітора, кредитора | За що виникла заборгованість | З якого часу | Сума заборгованості | Документ, який підтверджує заборгованість і особу, яка пропустила строк позовної давності | Примітка | |
| дебіторської | кредиторської | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | ООО «Миг», г. Харьков, ул. Ленина, 24, ликвидировано, правопреемников нет | За ГСМ | 01.07.2005 | 50,00 | — | Платежное поручение, м/о № 4, акт сверки | Спецфонд |
| 2 | ГП «Коммунальник», г. Харьков, ул. Иванова, 3 | За аренду помещения | 05.08.2005 | 100,00 | — | Платежное поручение, м/о № 4, акт сверки | Общий фонд |
| 3 | Сидоренко С. С., г. Харьков, адрес не известен | Депонированная зарплата за март 2004 г. | 01.08.2005 | — | 270,00 | м/о № 5 | Общий фонд |
| 4 | ООО «Свет», ликвидировано, правопреемников нет | За ремонт компьютера | 23.07.2005 | — | 80,00 | Акт выполненнных работ, м/о № 6, акт сверки | Спецфонд |
| 5 | ЧП «Охрана» | За монтаж и установку охранной сигнализации | 12.07.2005 | — | 1500,00 | Акт выполненных работ, м/о № 6, акт сверки | Общий фонд |
| Бухгалтер | Сыч |
| Сыч М. Г. |
После подписания акт и справка передаются в бухгалтерию для проведения списания непогашенной задолженности, срок исковой давности которой истек.
Порядок списания задолженности
Порядок списания непогашенной задолженности, срок исковой давности которой истек, приведем в таблице:
| Вид задолженности | Кредиторская | Дебиторская | |
| по общему фонду | по спецфонду | ||
| Документ | Порядок № 73 | Инструкция № 90 | |
| Кто принимает решение о списании | Вышестоящая организация. Для организаций, имеющих двойное подчинение, — организация, которая утверждает смету | Руководитель бюджетного учреждения. Вышестоящую организацию уведомляют о том, что такое списание было проведено | Руководитель бюджетного учреждения. Разрешение вышестоящей организации не требуется. Учреждение высшего уровня уведомляют о проведении списания |
| На основании чего списывают | На основании приказа руководителя учреждения высшего уровня о списании | На основании заключений инвентаризационной комиссии (акта) и приказа руководителя | На основании заключений инвентаризационной комиссии (акта) и приказа руководителя |
|
| Центральные органы исполнительной власти, прочие главные распорядители бюджетных средств кредиторскую задолженность по общему и специальному фондам госбюджета списывают на основании приказа главного распорядителя бюджетных средств | ||
| Периодичность списания | Ежеквартально | Не реже двух раз в год | |
Остановимся подробнее на списании
кредиторской задолженности по общему фонду, ведь на списание такой задолженности необходимо получить разрешение вышестоящей организации. Для этого нужно направить вышестоящей организации следующие документы:а) письмо-обращение;
б) акт инвентаризации, с указанием суммы кредиторской задолженности, которая является безнадежной для погашения; название кредитора и его местонахождение; даты возникновения задолженности; причин ее возникновения; перечня мероприятий, которые были проведены для ее ликвидации;
в) акт сверки взаиморасчетов.
Если вышестоящее учреждение признало целесообразность списания задолженности, то оно издает приказ о списании задолженности с учета подведомственного учреждения. На основании данного приказа последнее производит списание задолженности.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете задолженность, срок исковой давности которой истек, списывается на результат исполнения сметы доходов и расходов (
п. 11.5 Инструкции № 90, п. 4 Порядка № 73).При списании дебиторской задолженности следует иметь в виду, что информацию о такой задолженности необходимо отразить на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства
» и учитывать там не менее пяти лет, чтобы в случае изменения имущественного положения неплатежеспособного дебитора можно было взыскать задолженность. Согласно п. 11.5 Инструкции № 90 списание долга в результате неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности.Отражение в бухгалтерском учете списания сумм дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, рассмотрим на примере.
Пример.
На балансе бюджетного учреждения числится задолженность, по которой истек срок исковой давности (условия к примеру смотрите также в акте и справке, которые приведены выше).По общему фонду:
— дебиторская задолженность по КЭКР 1136 — 100 грн. (за аренду помещения);
— кредиторская задолженность по КЭКР 1139 — 1500 грн. (за монтаж и установку охранной сигнализации);
— депонентская задолженность
по КЭКР 1111 — 270 грн.По специальному фонду:
— дебиторская задолженность по КЭКР 1135 — 50 грн. (за горюче-смазочные материалы);
— кредиторская задолженность по КЭКР 1137 — 80 грн. (за ремонт компьютера).
Списание задолженности в бухгалтерском учете отражается следующим образом:
| № п/п | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, грн. | КЭКР |
| 1 | Списаны суммы дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек: | ||||
| по средствам общего фонда бюджета | 431 | 364 | 100 | 1136 | |
| одновременно сумма задолженности отражена на забалансовом счете | 07 | — | |||
| по средствам специального фонда бюджета | 432 | 364 | 50* | 1135 | |
| * Поскольку ООО «Миг» ликвидировано и правопреемников нет, то учитывать такую задолженность на забалансовом счете нецелесообразно. | |||||
| 2 | Списаны суммы кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек: | ||||
| по средствам общего фонда бюджета | 675 | 431 | 1500 | 1139 | |
| по средствам специального фонда бюджета | 675 | 432 | 80 | 1137 | |
| 3 | Списаны суммы депонентской задолженности, срок исковой давности которой истек: | ||||
| по средствам общего фонда бюджета | 671 | 431 | 270 | 1111 | |
В письме
Госказначейства от 23.12.2005 г. № 07-04/239-11338 предложен также другой вариант списания сумм депонированной заработной платы, срок исковой давности которой истек. Прежде всего Госказначейство настаивает на том, что такие суммы необходимо перечислять в бюджет. При перечислении депонируемой заработной платы в бюджет проводится бухгалтерская запись по дебету субсчета 671 «Расчеты с депонентами» и кредиту субсчета 328 «Другие счета в казначействе».
Отражение в отчетности
Списанная просроченная задолженность отражается в форме
№ 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам»:—
в графе 7 «Дебиторская задолженность на отчетную дату, списанная» приводится сумма дебиторской задолженности, которая была списана на протяжении отчетного периода;—
в графе 12 «Кредиторская задолженность на отчетную дату, списанная» приводится сумма кредиторской задолженности, которая была списана на протяжении отчетного периода.Кроме того, просроченную задолженность необходимо отражать в следующих приложениях к пояснительной записке:
— «Расшифровка просроченной дебиторской задолженности»;
— «Расшифровка просроченной кредиторской задолженности».
В расшифровках отражаются соответственно задолженности по кодам экономической классификации расходов и указываются причины их возникновения.
Подводя итог, напомним, что согласно
ст. 62 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2008 год и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» от 28.12.2007 г. № 107-VI любые расходы по содержанию бюджетных учреждений могут осуществляться распорядителями бюджетных средств только при отсутствии просроченной кредиторской задолженности по зарплате, а также задолженности за потребленные коммунальные услуги и энергоносители. Кстати, Госказначейство в письме от 04.06.2008 г. № 15-06/1372-8937 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68) обращает внимание на то, что это ограничение касается расходов, связанных с содержанием учреждения (текущих расходов, расходов на текущий и капитальный ремонт помещений и пр.), и не касается расходов на выплату заработной платы и уплаты налогов и сборов с нее.Поэтому важно строго контролировать сроки проведения расчетов, не допуская истечения срока исковой давности. Если все же срок исковой давности истек, необходимо вовремя провести необходимые мероприятия для ее списания.
