Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Исправления в трудовой книжке

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Сентябрь, 2008/№ 70
В избранном В избранное
Печать
Статья

Исправления в трудовой книжке

 

Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка. Поэтому очень важно, чтобы в нее правильно были внесены все необходимые записи. Однако на практике иногда случается, что записи в трудовую книжку были внесены с неточностью или с ошибкой. О том, как внести исправления в трудовую книжку, поговорим в данной статье.

Елена ПАВЛЕНКО, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»

 

Прежде всего отметим, что записи и их исправления в трудовых книжках работников должны выполняться с учетом строго определенных правил. Такие правила устанавливает

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция № 58). Выделим основные из них.

Во-первых, все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но

не позднее недельного срока, а в случае увольнения – в день увольнения и должны точно отвечать тексту приказа (распоряжения). Записи об увольнении или переводе на другую работу должны также четко соответствовать формулировке действующего законодательства и содержать ссылки на соответствующий пункт, статью закона (пп. 2.3, 2.4 Инструкции № 58).

Во-вторых, записи о названии работы, профессии или должности должны указываться согласно

Государственному классификатору профессий ДК 003-2005, штатному расписанию и приказу.

В-третьих, исправления в трудовую книжку работника могут внести только

собственник или уполномоченный им орган, где была сделана соответствующая запись. Если предприятие, сделавшее неточную или неправильную запись, ликвидировано, соответствующая запись вносится правопреемником и удостоверяется печатью, в случае его отсутствия — вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия — облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма (пп. 2.6, 2.8 Инструкции № 58).

В-четвертых,

исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждении и поощрении и др. должны полностью отвечать оригиналу приказа или распоряжения. В случае утери приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом показания свидетелей не могут быть основанием для исправления ранее занесенных записей (п. 2.9 Инструкции № 58).

В-пятых, в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша)

зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается (п. 2.10 Инструкции № 58). В этих разделах исправления производятся путем указания:

— в графе 1 — порядкового номера;

— в графе 2 — даты внесения записи;

— в графе 3 — слов «Запись № __ недействительна. ...». Далее приводится правильная формулировка;

— в графе 4 — даты и номера приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого была неправильно внесена в трудовую книжку, или реквизитов нового приказа.

Теперь рассмотрим наиболее распространенные случаи внесения изменений в трудовые книжки работников.

 

Изменение личных данных

Изменение в трудовой книжке личных данных связано, как правило, со сменой фамилии, имени, отчества работника, а также с исправлением ошибок в дате его рождения. Механизм внесения таких изменений определен

п. 2.13 Инструкции № 58. В этих случаях новая запись осуществляется на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, документа об изменении фамилии, имени или отчества и т. п.

Порядок внесения изменений в личные данные работника сводится к следующему:

— на первой странице трудовой книжки прежние данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные;

— на внутренней стороне обложки делается ссылка на соответствующий документ с указанием его номера и даты выдачи, а также органа, который его выдал;

— ссылка на соответствующий документ заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Смена фамилии работницей в связи со вступлением в брак — довольно типичный пример изменения личных данных в трудовой книжке. Покажем на примере, как правильно сделать новую запись.

Пример.

Работница Прокопюк Светлана Федоровна в связи со вступлением в брак сменила свою фамилию на фамилию Савченко. Основанием для смены фамилии является свидетельство о браке ВГК № 253633 от 04.03.2008 г., выданное Коминтерновским отделом РАГС управления юстиции г. Харькова.

В трудовую книжку работницы будут внесены такие записи:

 

img 1

 

Исправление технических ошибок

На практике встречаются случаи, когда работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по невнимательности внес ошибочную запись, которая не соответствует тексту приказа. Например, в приказе было указано, что работник принят на «

должность инспектора школ», а в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» значится запись о принятии его на «должность инспектора-методиста». В этой ситуации исправление записи в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

Обращаем внимание на то, что в гр. 2 указывается дата внесения изменений в трудовую книжку работника, а в гр. 4 повторяется ссылка на приказ, которым работник был назначен на должность, поскольку текст этого приказа является верным.

 

Несоответствие записей Государственному классификатору профессий

Если в трудовую книжку работника внесена должность, которая отсутствует в

Государственном классификаторе профессий, то неточную запись следует исправить. При этом необходимо иметь в  виду, что если «промах» изначально был допущен в штатном расписании, то исправления вносятся и в него.

Итак, алгоритм исправления неточной записи сводится к следующему:

— издается приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием даты внесения таких изменений;

— издается приказ о внесении изменений в «неправильный» приказ с учетом должностей, соответствующих

Государственному классификатору профессий (об этом идет речь и в письме Минтруда от 07.08.2000 г. № 18-3105);

— вносится запись в трудовую книжку о признании прежней записи недействительной и указанием правильной формулировки должности работника.

 

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

5

16

01

2008

Призначено на посаду лаборанта-електромеханіка

Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к

6

21

03

2008

Запис за № 5 недійсний. Призначено на посаду лаборанта електромеханічних випробувань та вимірювань

Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к

 

Обращаем внимание, что в

гр. 4 трудовой книжки указываются реквизиты старого приказа, в котором после внесения изменений должность работника соответствует Государственному классификатору профессий.

 

Изменение записей об увольнении или переводе на другую работу

Иногда приходится вносить изменения в трудовые книжки работников в связи с незаконным увольнением, переводом на другую работу или изменением формулировки причины увольнения или даты увольнения. Зачастую такие ситуации возникают в связи с вынесением судом соответствующих решений.

В этих случаях на предприятии (в учреждении, организации) во исполнение решения органа, который признал незаконным увольнение, перевод на другую работу или изменил формулировку причины увольнения или дату увольнения, издается соответствующий приказ. На основании такого приказа работники кадровой службы вносят изменения в «трудовой» документ работника.

Порядок внесения новых записей в указанных случаях регулируется

п. 2.10 Инструкции № 58. Так, если увольнение признано незаконным и работника восстановили на работе, то после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в гр. 3 пишется: «Запись №... недействительна, восстановлен на предыдущей работе». Если изменена причина увольнения , то в гр. 3 указывается на недействительность прежней записи об увольнении и приводится новая причина увольнения. Аналогично вносятся записи в случае признания незаконным перевода работника на другую работу. При этом в гр. 4 делается ссылка на приказ о восстановлении на работе (должности) или изменении формулировки причины увольнения.

Например, в трудовой книжке значится, что работника уволили с формулировкой

«в связи с одноразовым грубым нарушением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 41 КЗоТ)». Однако решением суда такое увольнение признано незаконным и работник восстановлен на прежней работе. После восстановления на работе работник увольняется «по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ)».

В этом случае на основании решения суда руководитель издает приказ о восстановлении работника на прежней должности, в котором со ссылкой на решение суда признает недействительным приказ об увольнении. Об этом делается запись в трудовой книжке. В дальнейшем в трудовой книжке в общем порядке выполняется запись об увольнении работника по собственному желанию.

Исходя из приведенного примера, записи в трудовой книжке будут выглядеть следующим образом:

Следует также добавить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной (

п. 2.10 Инструкции № 58).

 

Изменение названия предприятия

Если название предприятия (учреждения, организации) изменилось, то нужно внести соответствующие записи

в трудовые книжки всех работников. При этом в гр. 3 трудовой книжки отдельной строкой выполняется запись о переименовании предприятия (учреждения, организации), а в гр. 4 указывается основание – номер и дата приказа (распоряжения, решения) о переименовании.

Например, в гр. 3 указывается: «

Общество с ограниченной ответственностью «Квадро-2000» с 24.03.2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Квадро». Основанием в данном случае является решение собрания учредителей от 06.03.2008 г. (протокол от 06.03.2008 г. № 4), Свидетельство о государственной регистрации от 24.03.2008 г., о чем производится запись в гр. 4.

 

На этом заканчиваем рассмотрение вопросов, связанных с исправлениями в трудовых книжках работников. Остается напомнить, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица могут привлекаться к дисциплинарной ответственности. Ведите трудовые книжки правильно!

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно