Виправлення у трудовій книжці
Основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника, є трудова книжка. Тому дуже важливо, щоб до неї правильно було внесено всі необхідні записи. Однак на практиці іноді трапляється, що записи до трудової книжки було внесено з неточністю чи з помилкою. Як внести виправлення до трудової книжки, розглянемо в цій статті.
Олена ПАВЛЕНКО, консультант газети «Податки та бухгалтерський облік»
Перш за все зазначимо, що записи та їх виправлення у трудових книжках працівників мають виконуватися з урахуванням суворо визначених правил. Такі правила встановлює
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (далі — Інструкція № 58). Виділимо основні з них. По-перше, усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником чи уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення, і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи про звільнення чи переведення на іншу роботу повинні також чітко відповідати формулюванню чинного законодавства та містити посилання на відповідний пункт, статтю закону (пп. 2.3, 2.4 Інструкції № 58).По-друге, записи про назву роботи, професії чи посади повинні зазначатися згідно з
Державним класифікатором професій ДК 003-2005, штатним розписом і наказом.По-третє, виправлення до трудової книжки працівника можуть унести тільки
власник чи уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Якщо підприємство, що зробило неточний чи неправильний запис, ліквідоване, відповідний запис уноситься правонаступником і скріплюється печаткою, а в разі його відсутності — вищою за рівнем організацією, якій підпорядковувалося підприємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму (пп. 2.6, 2.8 Інструкції № 58).По-четверте,
виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу чи розпорядженню. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому свідчення свідків не можуть бути підставою для виправлення раніше занесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).По-п’яте, у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша)
закреслення раніше внесених неточних чи неправильних записів не допускається (п. 2.10 Інструкції № 58). У цих розділах виправлення провадяться шляхом зазначення:— у графі 1 — порядкового номера;
— у графі 2 — дати внесення запису;
— у графі 3 — слів «Запис № __ недійсний. ...». Далі наводиться правильне формулювання;
— у графі 4 — дати та номера наказу (розпорядження) власника чи уповноваженого ним органу, запис з якого було неправильно внесено до трудової книжки або зазначаються реквізити нового наказу.
Тепер розглянемо найпоширеніші випадки внесення змін до трудової книжки працівників.
Зміна особистих даних
Зміна у трудовій книжці особистих даних пов’язана, як правило, зі зміною прізвища, імені, по батькові працівника, а також з виправленням помилок у даті його народження. Механізм унесення таких змін визначено
п. 2.13 Інструкції № 58. У цих випадках новий запис здійснюється на підставі паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, документа про зміну прізвища, імені або по батькові тощо.Порядок унесення змін до особистих даних працівника зводиться до такого:
— на першій сторінці трудової книжки колишні дані закреслюються однією рискою і записуються нові дані;
— на внутрішньому боці обкладинки робиться посилання на відповідний документ із зазначенням його номера та дати видачі, а також органу, який його видав;
— посилання на відповідний документ завіряється підписом керівника підприємства чи спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.
Зміна прізвища працівницею у зв’язку зі вступом до шлюбу — досить типовий приклад зміни особистих даних у трудовій книжці. Покажемо на прикладі як правильно зробити новий запис.
Приклад.
Працівниця Прокопюк Світлана Федорівна у зв’язку зі вступом до шлюбу змінила своє прізвище на Савченко. Підставою для зміни прізвища є свідоцтво про шлюб ВГК № 253633 від 04.03.2008 р., видане Комінтернівським відділом РАЦС управління юстиції м. Харкова.До трудової книжки працівниці буде внесено такі записи:
Виправлення технічних помилок
На практиці зустрічаються випадки, коли працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, через неуважність уніс помилковий запис, який не відповідає тексту наказу. Наприклад, у наказі було зазначено, що працівника прийнято «
на посаду інспектора шкіл», а у трудовій книжці в розділі «Відомості про роботу» значиться запис про прийняття його «на посаду інспектора-методиста». У цій ситуації виправлення запису в трудовій книжці буде таке:
| № запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 9 | 04 | 02 | 2008 | Призначено на посаду інспектора-методиста | Наказ від 04.02.2008 р. № 35-к |
| 10 | 17 | 03 | 2008 | Запис за № 9 недійсний. Призначено на посаду інспектора шкіл | Наказ від 04.02.2008 р. № 35-к |
Звертаємо увагу на те, що у гр. 2 зазначається дата внесення змін до трудової книжки працівника, а у гр. 4 повторюється посилання на наказ, яким працівника було призначено на посаду, оскільки текст цього наказу є правильним.
Невідповідність записів Державному класифікатору професій
Якщо до трудової книжки працівника внесено посаду, що відсутня в
Державному класифікаторі професій, то неточний запис слід виправити. При цьому необхідно мати на увазі, що якщо «промах» спочатку було допущено у штатному розписі, то виправлення вносяться і до нього.Отже, алгоритм виправлення неточного запису зводиться до такого:
— видається наказ про внесення змін до штатного розпису із зазначенням дати внесення таких змін;
— видається наказ про внесення змін до «неправильного» наказу з урахуванням посад, що відповідають
Державному класифікатору професій (про це йдеться і в листі Мінпраці від 07.08.2000 р. № 18-3105);— уноситься запис до трудової книжки про визнання колишнього запису недійсним та зазначення правильного формулювання посади працівника.
| № запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 5 | 16 | 01 | 2008 | Призначено на посаду лаборанта-електромеханіка | Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к |
| 6 | 21 | 03 | 2008 | Запис за № 5 недійсний. Призначено на посаду лаборанта електромеханічних випробувань та вимірювань | Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к |
Зміна записів про звільнення чи переведення на іншу роботу
Іноді доводиться вносити зміни до трудових книжок працівників у зв’язку з незаконним звільненням, переведенням на іншу роботу чи зі зміною формулювання причини звільнення чи дати звільнення. Часто такі ситуації виникають у зв’язку з прийняттям судом відповідних рішень.
У цих випадках на підприємстві (в установі, організації) на виконання рішення органу, який визнав незаконним звільнення, переведення на іншу роботу або змінив формулювання причини звільнення чи дату звільнення, видається відповідний наказ. На підставі такого наказу працівники кадрової служби вносять зміни до «трудового» документа працівника.
Порядок унесення нових записів у зазначених випадках регулюється
п. 2.10 Інструкції № 58. Так, якщо звільнення визнано незаконним і працівника відновили на роботі, то після зазначення відповідного порядкового номера та дати внесення запису у гр. 3 зазначається: «Запис № ... недійсний, відновлено на попередній роботі». Якщо змінено причину звільнення , то у гр. 3 зазначається недійсність колишнього запису про звільнення та наводиться нова причина звільнення. Аналогічно вносяться записи в разі визнання незаконним переведення працівника на іншу роботу. При цьому у гр. 4 здійснюється посилання на наказ про відновлення на роботі (посаді) чи зміну формулювання причини звільнення.Наприклад, у трудовій книжці зазначається, що працівника звільнили з формулюванням «
у зв’язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов’язків (п. 1 ст. 41 КЗпП)». Однак рішенням суду таке звільнення визнано незаконним і працівника відновлено на колишній роботі. Після відновлення на роботі працівник звільняється «за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)».У цьому випадку на підставі рішення суду керівник видає наказ про відновлення працівника на колишній посаді, в якому з посиланням на рішення суду визнає недійсним наказ про звільнення. Про це робиться запис у трудовій книжці. Надалі у трудовій книжці в загальному порядку здійснюється запис про звільнення працівника за власним бажанням.
Виходячи з наведеного прикладу записи у трудовій книжці виглядатимуть так:
| № запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 12 | 05 | 07 | 2007 | Звільнено у зв’язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов’язків (п.1 ст. 41 КЗпП) | Наказ від 05.07.2007 р. № 125-ос |
| 13 | 03 | 03 | 2008 | Запис за № 12 недійсний. Поновлено на попередній посаді | Наказ від 03.03.2008 р. № 69-ос |
| 14 | 17 | 03 | 2008 | Звільнено за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) | Наказ від 17.03.2008 № 76-ос |
Слід також додати, що за наявності у трудовій книжці запису про звільнення чи переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без унесення до неї запису, визнаного недійсним (
п. 2.10 Інструкції № 58).
Зміна назви підприємства
Якщо назва підприємства (установи, організації) змінилася, то потрібно внести відповідні записи
до трудових книжок усіх працівників. При цьому у гр. 3 трудової книжки окремим рядком виконується запис про перейменування підприємства (установи, організації), а у гр. 4 зазначається підстава — номер і дата наказу (розпорядження, рішення) про перейменування.Наприклад, у гр. 3 зазначається: «
Товариство з обмеженою відповідальністю «Квадро-2000» з 24.03.2008 р. перейменовано в Товариство з обмеженою відповідальністю «Квадро». Підставою в цьому випадку є рішення зборів засновників від 06.03.2008 р. (протокол від 06.03.2008 р. № 4), Свідоцтво про державну реєстрацію від 24.03.2008 р., про що здійснюється запис у гр. 4.На цьому закінчуємо розгляд питань, пов’язаних з виправленнями у трудових книжках працівників. Залишається нагадати, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи можуть притягуватися до дисциплінарної відповідальності. Ведіть трудові книжки правильно!
