Расчет предприятия с подотчетным лицом
Работник за счет собственных средств оплачивает товары, приобретаемые для хозяйственных нужд предприятия. Как нужно оформить взаимоотношения с работником, чтобы возмещение фактически понесенных расходов можно было осуществить позже чем через 3 года, но до окончания срока исковой давности?
(г. Запорожье)
Как известно, кредиторская задолженность предприятия по подотчетным суммам по окончании срока исковой давности приобретает статус
безвозвратной финансовой помощи и включается в состав валовых доходов (пп. 1.22.1, 4.1.6 Закона о налоге на прибыль). Поэтому во избежание неприятных налоговых последствий субъект хозяйственной деятельности должен погасить кредиторскую задолженность (т. е. успеть рассчитаться с работником) до окончания срока исковой давности. Возможно ли, действуя исключительно в рамках законодательства, увеличить запас времени субъекта хозяйственной деятельности для возмещения расходов работника?Прежде всего отметим, что отношения по приобретению работником товаров за собственные средства могут носить характер
трудовых (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором (должностной инструкцией) и гражданско-правовых (когда приобретение товаров не входит в круг обязанностей работника, предусмотренных должностной инструкцией).В первом случае обязанность работодателя возместить израсходованные средства возникает в соответствии с требованиями
КЗоТ*. Поэтому и срок исковой давности будет исчисляться по правилам, закрепленным в трудовом законодательстве. Согласно ст. 233 КЗоТ работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Следовательно, к суммам средств работника, потраченных для нужд предприятия в рамках трудовых отношений, применяется трехмесячный срок исковой давности.* Подтверждением того, что расходы были осуществлены по поручению руководства, могут быть распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность (см. письмо НБУ от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 85).
Во втором случае отношения по возмещению понесенных расходов выходят за рамки трудовых и регулируются нормами
ГКУ, к ним применяется общий срок исковой давности в три года. Именно о таких отношениях и идет речь в рассматриваемой ситуации. Чаще всего в таких случаях договор поручения, как отдельный документ, не составляется. Однако для того, чтобы увеличить срок исковой давности, такой договор целесообразно составить. Напомним, что согласно ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. При этом на доверителя возлагаются такие обязанности (если иное не предусмотрено договором):— обеспечить поверенного (работника) средствами, необходимыми для выполнения поручения;
— возместить поверенному (работнику) расходы, связанные с выполнением поручения.
Причем в договоре поручения на приобретение работником определенных материальных ценностей стороны могут сделать оговорку, что возмещение расходов, связанных с выполнением поручения, осуществляется, к примеру, в течение года со дня передачи доверителю приобретенных материальных ценностей (предоставления
Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом № 440). Если в течение года со дня передачи материальных ценностей (предоставления Отчета) работодатель не выполнит свои обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, можно начинать отсчет срока исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ).При таких обстоятельствах у предприятия будет практически 4 года для того, чтобы погасить кредиторскую задолженность по подотчетным суммам до окончания срока исковой давности.
И еще один момент. Несмотря на то что кредиторская задолженность перед подотчетным лицом за приобретенные товары (работы, услуги) остается непогашенной довольно продолжительный период времени, такая
задолженность не считается возвратная финансовой помощью и вот почему. В соответствии с п.п. 1.22.2 Закона о налоге на прибыль возвратная финансовая помощь — это сумма средств, переданная плательщику налога в пользование на определенный срок согласно договорам, не предусматривающим начисление процентов, или предоставление других видов компенсаций как платы за пользование такими средствами.Отсюда следует, что одним из обязательных условий предоставления возвратной финансовой помощи является факт
передачи предприятию в пользование суммы средств. В рассматриваемой ситуации работник передает предприятию не денежные средства, а товары. А раз так, сумма задолженности предприятия перед подотчетным лицом, оставшаяся непогашенной на конец отчетного периода, не является возвратной финансовой помощью и не отражается в составе валового дохода предприятия. Отрадно, что с этим согласны и представители главного налогового ведомства. Так, в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 17, с. 36, они отметили, что задолженность предприятия по расчетам с подотчетным лицом не включается в валовой доход предприятия как возвратная финансовая помощь. При этом наличие или отсутствие договора поручения во время приобретения работниками за собственный счет товарно-материальных ценностей для нужд предприятия не влияет на порядок отражения в налоговом учете такой задолженности.
Марина Ковенко, экономист-аналитик
