Инвентаризация на предприятии: основные организационные моменты

Наверное, никто не будет спорить с тем, что со временем данные учета начинают отличаться от фактического наличия активов и обязательств. Для того чтобы выявить возможные несоответствия и их причины, и проводится инвентаризация. Без этой процедуры финансовая отчетность предприятия просто не будет достоверной. О том, как организовать проведение инвентаризации на предприятии, вы узнаете из предлагаемой статьи.

Марина КОВЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Как предусмотрено

Необходимость в проведении инвентаризации и ее периодичность определяет

Таблица 1

Обязательная инвентаризация

Во всех этих случаях проверяется наличие и состояние не только собственных активов, но и имущества, не принадлежащего предприятию,

Кроме случаев, перечисленных в

Должны отметить, что инвентаризации бывают

Ознакомившись с классификацией инвентаризации и периодичностью ее проведения, перейдем непосредственно к организационным моментам.

Этапы проведения инвентаризации

Все виды инвентаризации на предприятии проходят в четыре этапа (см. рисунок). Рассмотрим их по порядку.

В соответствии с

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия работает на предприятии

— организует проведение инвентаризации;

— проводит инструктаж с членами рабочих инвентаризационных комиссий;

— осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;

— при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации проводит повторные сплошные инвентаризации;

— проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей;

— рассматривает письменные пояснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей;

— отражает в протоколе свои предложения по регулированию выявленных недостач и потерь, а также по зачету пересортицы;

— проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, заслушивает на своих заседаниях руководителей подразделений по этому вопросу.

На малых предприятиях постоянно действующая комиссия организует и проводит инвентаризацию активов

А вот на средних и крупных предприятиях, где в силу достаточно большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, в помощь ей создаются

Круг обязанностей рабочей комиссии определен

— проводит инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, средств, ценных бумаг и прочих денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производстве;

— вместе с бухгалтерией предприятия принимает участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения относительно зачета недостач и излишков по пересортице, а также списания недостач в пределах норм естественной убыли;

— вносит предложения по упорядочению приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их хранением, а также реализацией не нужных предприятию материальных ценностей и имущества;

— несет ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций согласно приказу руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

— оформляет протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений по ним, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер относительно предотвращения таких потерь и недостач.

Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. То же самое касается и рабочей комиссии. Правда, ее состав, как правило, закрепляют в одном приказе на проведение инвентаризации. Ниже приведем пример такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью

«АЛЬФА»

ПРИКАЗ

О проведении инвентаризации

В связи с подготовкой к составлению годовой финансовой отчетности, руководствуясь положениями Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69, Порядком предоставления финансовой отчетности, утвержденным постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419, а также другими нормативными документами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, с целью подтверждения правильности и достоверности отражения данных в годовой финансовой отчетности,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести полную инвентаризацию активов и обязательств предприятия с проверкой их фактического наличия и документального подтверждения по состоянию на 1 декабря 2009 года с обязательным составлением соответствующих инвентаризационных описей. Инвентаризацию произвести в такие сроки:

а) товарно-материальных ценностей на складах, в незавершенном производстве и остатках готовой продукции, а также отгруженных и находящихся в пути, — с 1 по 7 декабря 2009 года;

б) денежных средств в кассе, денежных документов, ценных бумаг и других ценностей — внезапно в определенный комиссией день в период с 1 по 7 декабря 2009 года;

в) бланков строгой отчетности — 8 декабря 2009 года;

г) основных средств, незавершенных ремонтов основных средств, библиотечных фондов, нематериальных активов, финансовых инвестиций — с 1 по 11 декабря 2009 года;

д) расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами — с 1 по 9 декабря 2009 года;

е) расходов будущих периодов и обеспечения будущих расходов и платежей — с 1 по 7 декабря 2009 года.

2. Проведение инвентаризации возложить на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, состав которой утвержден приказом от 14.01.2008 г. № 3.

3. Для непосредственного проведения инвентаризации назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

председатель комиссии — начальник отдела сбыта Ильин О. Н.;

члены комиссии:

экономист Смирнов Л. Д.;

менеджер отдела сбыта Литовченко Н. С.;

товаровед Фастовец В. Г.

4. Инвентаризацию произвести в присутствии материально ответственных лиц:

заведующего складом Громова А. Н.;

кладовщика Сомовой К. П.;

кассира Морозовой Е. В.

5. Главному бухгалтеру Петровой Л. Ю. перед началом инвентаризации обеспечить членов рабочей комиссии инвентаризационными описями в необходимом количестве.

6. Постоянно действующей инвентаризационной комиссии в пятидневный срок по окончании инвентаризации передать материалы инвентаризации на утверждение руководителю.

7. Заместителю директора Иванову А. Ф. с содержанием приказа ознакомить под роспись всех работников, связанных с проведением инвентаризации.

8. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Обратите внимание, что сроки проведения инвентаризации конкретных объектов устанавливаются в приказе уже

На этом этапе рабочая комиссия осуществляет перевешивание, обмер, подсчет фактического количества материальных ценностей, определяет размер обязательств. Кроме фактического наличия ценностей и соответствия их данным бухгалтерского учета, она выявляет ценности, уже не пригодные для использования в хозяйственной деятельности (испорченные, просроченные или не пригодные к эксплуатации). Все эти данные находят отражение в инвентаризационных описях.

Как правило, на предприятиях используются формы инвентаризационных описей, утвержденных

Однако наряду с советскими формами субъекты хозяйственной деятельности могут пользоваться и более поздними их аналогами. Так, например, результаты инвентаризации остатков ТМЦ довольно часто отражают в

А вот для таких специфических активов, как

В то же время при проведении инвентаризации не обязательно применять только типовые формы. Инвентаризационная комиссия вполне может воспользоваться и самостоятельно разработанными формами. Главное, чтобы они соответствовали требованиям

Все документы, которые составляются при инвентаризации, а также периодичность проведения инвентаризации тех или иных объектов для удобства представим в табличном виде (таблица 2).

Таблица 2

Документальное оформление проведения инвентаризации и периодичность проведения

Этап 3. Сравнительно-аналитическая работа

После окончания проверки фактического наличия активов и обязательств оформленные в установленном порядке инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь данные инвентаризационных описей сверяются с данными бухгалтерского учета и в случае обнаружения расхождений (излишков или недостач) по таким ценностям составляются

Выявленные после проверки расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационных описей отражаются в:

— сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18);

— сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19). При этом по ТМЦ, находящимся на ответственном хранении, составляют отдельную сличительную ведомость;

— инвентаризационной описи объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (ф. № НА-4), в которой объединены показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Для других НМА, как правило, используется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18);

— акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № инв-10);

— акте инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11);

— акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № инв-15);

— инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. № инв-16).

Последние из перечисленных документов также объединяют в себе показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Этап 4. Подведение итогов и отражение результатов инвентаризации в учете

На этом заключительном этапе данные о недостачах, излишках и пересортицах переносятся из инвентаризационных описей, актов и сличительных ведомостей в

— сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, порче ценностей и принятых к ним мерах;

— информация о состоянии складского хозяйства;

— результаты инвентаризации и заключения по ним;

— предложения о регулировании выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачеты по пересортице;

— списание недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и расходов от порчи ценностей с указанием принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач.

Протокол инвентаризационной комиссии вместе с приложенными к нему ведомостью результатов инвентаризации и другими документами передается для утверждения руководителю предприятия. А он, в свою очередь, должен в пятидневный срок изучить и утвердить этот протокол. После этого выводы постоянно действующей инвентаризационной комиссии относительно урегулирования инвентаризационных расхождений приобретают силу распорядительного документа и становятся основанием (первичным документом) для выполнения записей в бухгалтерском учете (см.

Здесь также необходимо отметить, что результаты инвентаризации могут быть перепроверены в ходе

В случае выявления значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. А первый состав рабочей комиссии, допустивший нарушения в ходе инвентаризации, должен быть привлечен к ответственности.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом, приведенным в приложении № 1 к

Вот, пожалуй, и все, что нужно знать об организации инвентаризации на предприятии. А о порядке проведения инвентаризации конкретных объектов речь пойдет в нашей следующей публикации.