Периодичность проведения инвентаризации и документальное оформление
Чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Какие документы оформлять для отражения результатов инвентаризации? Как правильно отразить в бухгалтерском учете и финансовой отчетности ее результаты? Ответам на эти и другие вопросы посвящена данная статья.
Екатерина ЯРОСЛАВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В ходе проведения инвентаризации комиссией составляется ряд документов. Их форма и порядок заполнения зависят от вида инвентаризируемых ценностей (необоротные и нематериальные активы, запасы, денежные средства, бланки строгой отчетности, дебиторская и кредиторская задолженность, материальные ценности, принятые или сданные на ответственное хранение, и пр.). Сгруппируем в таблице эти документы, указав особенности их заполнения, а также периодичность составления в зависимости от сроков проведения инвентаризации тех или иных объектов.
| № п/п | Объекты инвентаризации | Периодичность проведения инвентаризации | Документальное оформление | |
| название формы | особенности оформления | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Здания, сооружения и другие недвижимые объекты | Не менее одного раза в три года | Инвентаризационная опись основных средств (приложение 1 к Инструкции № 90) | Применяется для оформления результатов инвентаризации основных средств: зданий, сооружений, передаточных приспособлений машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и пр. |
| 2 | Музейные ценности | Согласно срокам, установленным Министерством культуры Украины | ||
| 3 | Библиотечные фонды | Один раз в пять лет1 | ||
| 1 Методическими рекомендациями предусмотрены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:— наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах или закрытых шкафах, — ежегодно; — редкие, ценные фонды — один раз в 5 лет; — фонды библиотек объемом до 100 тысяч учетных единиц — один раз в 5 лет; — фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц — поэтапно, один раз в 7 лет; — фонды библиотек от 200 до 600 тысяч учетных единиц — поэтапно, один раз в 10 лет; — фонды библиотек от 600 тысяч учетных единиц до 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 12 лет; — фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 15 лет. | ||||
| 4 | Другие основные средства (в том числе нематериальные активы2), малоценные и быстроизнашивающиеся предметы: | Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 | Составляется при инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту.
| |
|
| — в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов | Не менее одного раза в два года | ||
| — в других учреждениях | Не менее одного раза в год | Инвентаризационная опись нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90)3 | Составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждому лицу, ответственному за использование объекта или группы объектов нематериальных активов | |
| Инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 октября | ||||
| 2 Хотя Инструкцией № 90 не установлены сроки проведения инвентаризации нематериальных активов, как правило, такие объекты инвентаризируются в сроки, предусмотренные для инвентаризации основных средств.3 Заметим, что приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22.11.2004 г. № 732 утверждена Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4). Хотя Инструкцией № 64 предусмотрено, что аналитический учет приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов бюджетные учреждения ведут с применением типовых форм, которые утверждены приказом Министерства финансов, считаем, что для отражения результатов инвентаризации достаточно составления Инвентаризационной описи нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90). | ||||
| 5 | Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них; драгоценные металлы и драгоценные камни, которые содержатся в отходах и ломе | Два раза в год | Действующими документами, определяющими порядок использования драгоценных металлов и драгоценных камней, не предусмотрены специальные формы инвентаризационных описей и актов. Поэтому для отражения результатов инвентаризации указанных ценностей учреждения могут применять формы, приведенные в приложениях к Инструкции № 90
| Инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для их инвентаризации.
|
| Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 06.04.98 г. № 84. Для отражения результатов также можно использовать Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. № инв-8), Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и других изделиях (ф. № инв-8а), форма которого утверждена постановлением № 241. | ||||
| 6 | Капитальные работы инвентарного характера и капитальные ремонты | Не менее одного | Инструкцией № 90 не предусмотрена специальная типовая форма инвентаризационной описи незавершенного капитального строительства и незавершенных капитальных ремонтов. Однако это не означает, что никаких документов составлять не нужно, ведь такие объекты должны быть проинвентаризированы учреждением в установленные сроки | Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов устанавливают путем проверки их в натуре. В актах указывают наименование объекта, списание и объем выполненных работ по каждому объекту и виду работ, сметную и фактическую стоимость.
|
| Полагаем, что такие документы учреждения могут разработать самостоятельно (в произвольной форме) с учетом особенностей проведения инвентаризации незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов, описанных в п. 12 Инструкции № 90. | ||||
| 7 | Незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах, незавершенные научно-исследовательские работы, которые выполняются по договорам с предприятиями и организациями | Не менее одного | Инструкцией № 90 не предусмотрена типовая форма инвентаризационной описи незавершенного производства. Однако это не означает, что никаких документов составлять не нужно, ведь такие объекты должны быть проинвентаризированы учреждением в установленные сроки. Полагаем, что такие документы учреждения могут разработать самостоятельно (в произвольной форме) с учетом особенностей проведения инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских, подсобных (учебных) сельских хозяйств, незавершенных научно-исследовательских работ, описанных в п. 7 — 9 Инструкции № 90 | Инвентаризация незавершенных научно-исследовательских работ проводится по темам (договорам). При этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии — фактические расходы |
| В ходе инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских проводится проверка остатков заготовок незавершенного производства (деталей, узлов и др.) путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания.
| ||||
| Инвентаризация незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах проводится по каждому виду незаконченных работ. При этом инвентаризационной комиссией проверяются натуральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (наряды, требования на семена и материалы, путевые листы и др.) | ||||
| 8 | Готовые изделия, сырье и материалы, топливо4, корма, фураж и другие материалы | Не менее одного | Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90) | Составляется при инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту |
| 4 Проведение инвентаризации ГСМ осуществляется с учетом норм Инструкции № 281. Данным документом предусмотрено, что:— инвентаризация ГСМ проводится не менее одного раза в месяц; — в ходе инвентаризации проверяют наличие ГСМ по местам хранения: в баках транспортных средств, в резервуарах и другой таре; — результаты инвентаризации отражают в Акте инвентаризации нефтепродуктов по форме № 24-НП (приложение 21 к Инструкции № 281). Данная форма специально разработана для отражения результатов инвентаризации такого вида запасов. При выявлении факта недостачи нефтепродуктов списание необходимо проводить в пределах Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировке, утвержденных постановлением Госснаба СССР от 26.03.86 г. № 40. | ||||
| 9 | Молодняк животных, животные на откорме, птица, кролики, пушные звери и семьи пчел | Не менее одного раза в квартал | Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90) | Результаты инвентаризации отражаются исходя из особенностей учета таких объектов |
| Проведение инвентаризации таких объектов осуществляется с учетом норм Инструкции № 7, которой предусмотрены следующие сроки инвентаризации: | ||||
| 10 | Продукты питания и спирт | Не менее одного раза в квартал | Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90) | Результаты инвентаризации продуктов питания и тары определяются по количеству, цене, сумме по каждому наименованию.
|
| Количество спирта определяют с помощью мерников (в местах хранения, где используется весовое измерение спирта путем взвешивания): объем водно-спиртового раствора, концентрацию этилового спирта в объемных процентах при 20 °C и объем содержащегося в нем безводного спирта. На основании этих показателей определяют количество декалитров безводного спирта. Отдельные отмеры спирта, общий итог которых составляет фактическое наличие спирта, записывают в инвентаризационную опись. Там же отражают количество безводного спирта | ||||
| В ходе инвентаризации продуктов питания следует руководствоваться Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 05.05.83 г. № 530. | ||||
| 11 | Денежные средства, денежные документы, ценности | Не менее одного раза в квартал | Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90) | Применяется для отражения данных о фактическом количестве денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек, почтовых марок, оплаченных путевок и т. п., находящихся в кассе учреждения |
| Проверяется фактическое наличие денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся в кассе, путем полного покупюрного пересчета всех наличных средств (как в национальной, так и в иностранной валюте), ценных бумаг, лимитированных чековых книжек, почтовых марок и т. д. Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. | ||||
| 12 | Бланки строгой отчетности | Не менее одного раза в квартал | Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности (приложение 8
| Применяется для отражения фактического наличия бланков документов строгой отчетности |
| Проверяется фактическое наличие бланков строгого учета по каждому виду документов, подсчитывается их стоимость в зависимости от вида документа: по номинальной, фактической стоимости приобретения или по стоимости, установленной законодательством, а также устанавливается правильность оформления бланков (наличие на них необходимых реквизитов). | ||||
| 13 | Регистрационные, специальные регистрационные, валютные и текущие счета | По мере получения выписок органов государственного казначейства, банков | ||
| 14 | Расчеты по платежам в бюджет | Не менее одного раза в квартал | Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90).
| В Акте отражается информация о дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения. — суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности; |
| Расчеты учреждений с вышестоящей организацией | Не менее одного раза в квартал | |||
| Расчеты с дебиторами и кредиторами5 | Не менее двух раз в год | |||
| Расчеты в порядке плановых платежей | Не менее одного раза в месяц | |||
| Расчеты с депонентами | Не менее одного раза в месяц | |||
| 5 В Порядке № 73 определено, что списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности осуществляется ежеквартально.По результатам инвентаризации кредиторской задолженности составляется акт в произвольной форме, в котором указывается: — сумма кредиторской задолженности (срок исковой давности которой истек и которая является безнадежной к погашению); — название и местонахождение кредитора; — дата и причины возникновения задолженности; — мероприятия, проводимые для ее ликвидации (письма в учреждения вышестоящего уровня по поводу выделения средств для погашения данной задолженности и т. п.). | ||||
| 15 | Материальные ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение | Инструкцией № 90 предусмотрено, что материальные ценности, не принадлежащие учреждению (арендованные, принятые на ответственное хранение), подлежат инвентаризации в сроки, предусмотренные для материальных ценностей, которые принадлежат учреждению | Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (приложение 11 к Инструкции № 90) | При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.
|
| 6 Как видим, Инструкция № 90 не требует проверки и пересчета ценностей, переданных на хранение. Достаточно лишь воспользоваться информацией, содержащейся в подтверждающих документах. По-видимому, это объясняется тем, что согласно п. 1.6 Инструкции № 90 инвентаризацию таких объектов проводят те субъекты, которые приняли ценности на ответственное хранение. В связи с этим Госказначейство считает, что материальные ценности, которые находятся на договорной основе за пределами бюджетного учреждения, проверять в натуре нецелесообразно (см. письмо Госказначейства от 20.02.2007 г. № 3.4-04/575-2209 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 25).Полагаем, что инвентаризацию материальных ценностей, находящихся за пределами бюджетного учреждения, можно провести в случае, если в договоре на ответственное хранение предусмотреть условие, обязывающее учреждение (организацию, предприятие), где хранятся ценности, обеспечить к ним доступ с целью проверки их сохранности. Также можно в договоре предусмотреть, что перед проведением годовой инвентаризации учреждение будет проинформировано о времени ее проведения с целью обеспечения участия в инвентаризации членов комиссии собственника ценностей. Такой подход позволит обеспечить сохранность государственного имущества и достоверность данных бухгалтерского учета. | ||||
