Періодичність проведення інвентаризації та документальне оформлення
Щоб забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, бюджетні установи повинні проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Які документи оформляти для відображення результатів інвентаризації? Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності її результати? Відповідям на ці та інші запитання присвячено цей матеріал.
Катерина ЯРОСЛАВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Під час проведення інвентаризації комісією складається низка документів. Їх форма та порядок заповнення залежать від виду цінностей, що інвентаризуються (необоротні та нематеріальні активи, запаси, грошові кошти, бланки суворої звітності, дебіторська та кредиторська заборгованість, матеріальні цінності, прийняті або здані на відповідальне зберігання тощо). Згрупуємо в таблиці ці документи, зазначивши особливості їх заповнення, а також періодичність складання залежно від строків проведення інвентаризації тих чи інших об’єктів.
| № з/п | Об’єкти інвентаризації | Періодичність проведення інвентаризації | Документальне оформлення | |
| назва форми | особливості оформлення | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти | Не менше одного разу на три роки | Інвентаризаційний опис основних засобів (додаток 1 до Інструкції № 90) | Застосовується для оформлення результатів інвентаризації основних засобів: будівель, споруд, передавальних пристосувань машин та обладнання, транспортних засобів, інструментів, комп’ютерної техніки, виробничого та господарського інвентарю тощо |
| 2 | Музейні цінності | Згідно зі строками, установленими Міністерством культури та туризму України | ||
| 3 | Бібліотечні фонди | Один раз на п’ять років1 | ||
| 1 Методичними рекомендаціями передбачено такі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів:— найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах або закритих шафах, — щороку; — рідкісні, цінні фонди — один раз на 5 років; — фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць — один раз на 5 років; — фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 7 років; — фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 10 років; — фонди бібліотек від 600 тис. облікових одиниць до 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 12 років; — фонди бібліотек понад 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 15 років. | ||||
| 4 | Інші основні засоби (у тому числі нематеріальні активи2), малоцінні та швидкозношувані предмети: | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 до Інструкції № 90) | Складається при інвентаризації ТМЦ, що перебувають в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, ділянкою, об’єктом. | |
|
| — у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад | Не менше одного разу на два роки | ||
| — в інших установах | Не менше одного разу на рік | Інвентаризаційний опис нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції № 90) 3 | Складається на кожен окремий об’єкт нематеріальних активів або групу однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів нематеріальних активів, окремо за кожною особою, відповідальною за використання об’єкта або групи об’єктів нематеріальних активів | |
| Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня | ||||
| 2 Хоча Інструкцією № 90 не встановлено строків проведення інвентаризації нематеріальних активів, як правило, такі об’єкти інвентаризуються у строки, передбачені для інвентаризації основних засобів.3 Зауважимо: наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 р. № 732 затверджено Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4). І хоча Інструкцією № 64 передбачено, що аналітичний облік придбаних (створених) об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, бюджетні установи ведуть із застосуванням типових форм, затверджених наказом Міністерства фінансів, вважаємо, що для відображення результатів інвентаризації достатньо складання Інвентаризаційного опису нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції № 90). | ||||
| 5 | Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння та вироби з нього; дорогоцінні метали та коштовне каміння, що містяться у відходах та брухті | Двічі на рік (станом | Діючими документами, що визначають порядок використання дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, не передбачено спеціальних форм інвентаризаційних описів та актів. Тому для відображення результатів інвентаризації зазначених цінностей установи можуть застосовувати форми, наведені в додатках до Інструкції № 90
| Інвентаризація дорогоцінних металів, що містяться в приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей у строки, установлені для їх інвентаризації.
|
| Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння проводиться відповідно до Інструкції про порядок отримання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 06.04.98 р. № 84. Для відображення результатів також можна використовувати Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них (ф. № інв-8), Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах та деталях обладнання, приладах та інших виробах (ф. № інв-8а), форми яких затверджено постановою № 241. | ||||
| 6 | Капітальні роботи інвентарного характеру та капітальні ремонти | Не менше одного разу на рік (не раніше | Інструкцією № 90 не передбачено спеціальної типової форми інвентаризаційного опису незавершеного капітального будівництва та незавершених капітальних ремонтів. Проте це не означає, що жодних документів складати не потрібно, адже такі об’єкти має бути проінвентаризовано установою в установлені строки | Наявність та обсяг незавершеного капітального будівництва та незавершених капітальних ремонтів установлюють шляхом перевірки їх у натурі. В актах зазначають найменування об’єкта, списання та обсяг виконаних робіт за кожним об’єктом та видом робіт, кошторисну та фактичну вартість.
|
| Вважаємо, що такі документи установи можуть розробити самостійно (у довільній формі) з урахуванням особливостей проведення інвентаризації незавершеного капітального будівництва та незавершених капітальних ремонтів, описаних у п. 12 Інструкції № 90. Також як орієнтир установи можуть застосовувати Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (ф. № інв-10), форму якого затверджено постановою № 241. | ||||
| 7 | Незавершене виробництво та напівфабрикати власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях та підсобних сільських і навчально-дослідних господарствах, незавершені науково-дослідні роботи, що виконуються за договорами з підприємствами та організаціями | Не менше одного разу на рік (не раніше | Інструкцією № 90 не передбачено типову форму інвентаризаційного опису незавершеного виробництва. Проте це не означає, що жодних документів складати не потрібно, адже такі об’єкти має бути проінвентаризовано установою в установлені строки. Вважаємо, що такі документи установи можуть розробити самостійно (у довільній формі) з урахуванням особливостей проведення інвентаризації незавершеного виробництва виробничих (навчальних) майстерень, підсобних (навчальних) сільських господарств, незавершених науково-дослідних робіт, описаних у пп. 7 — 9 Інструкції № 90 | Інвентаризація незавершених науково-дослідних робіт проводиться за темами (договорами). При цьому інвентаризаційною комісією вивіряється кошторисна (договірна) вартість виконаної частини кожної теми, а в бухгалтерії — фактичні витрати |
| Під час інвентаризації незавершеного виробництва виробничих (навчальних) майстерень проводиться перевірка залишків заготовок незавершеного виробництва (деталей, вузлів тощо) шляхом фактичного підрахунку, переважування, переміряння. | ||||
| Інвентаризація незавершеного виробництва в підсобних (навчальних) сільських господарствах проводиться за кожним видом незавершених робіт. При цьому інвентаризаційною комісією перевіряються натуральні показники та фактичні витрати. Фактичні витрати визначаються шляхом вибірки з первинних документів та облікових регістрів (наряди, вимоги на насіння та матеріали, подорожні листи тощо) | ||||
| 8 | Готові вироби, сировина та матеріали, топливо4, корми, фураж та інші матеріали | Не менше одного разу на рік (не раніше | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 | Складається при інвентаризації ТМЦ, що перебувають у окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, ділянкою, об’єктом |
| 4 Проведення інвентаризації ПММ здійснюється з урахуванням норм Інструкції № 281. Цим документом передбачено, що:— інвентаризація ПММ проводиться не менше одного разу на місяць; — під час інвентаризації перевіряють наявність ПММ за місцями зберігання: у баках транспортних засобів, у резервуарах та іншій тарі; — результати інвентаризації відображають в Акті інвентаризації нафтопродуктів за формою № 24-НП (додаток 21 до Інструкції № 281). Цю форму спеціально розроблено для відображення результатів інвентаризації такого виду запасів. У разі виявлення факту недостачі нафтопродуктів списання необхідно проводити в межах Норм природного убутку нафтопродуктів при прийнятті, зберіганні, відпуску та транспортуванні, затверджених постановою Держпостач СРСР від 26.03.86 р. № 40. | ||||
| 9 | Молодняк тварин, тварини на відгодівлі, птиця, кролики, хутрові звірі та сім’ї бджіл | Не менше одного разу на квартал | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 | Результати інвентаризації відображаються виходячи з особливостей обліку таких об’єктів |
| Проведення інвентаризації таких об’єктів здійснюється з урахуванням норм Інструкції № 7, якою передбачено такі строки інвентаризації: | ||||
| 10 | Продукти харчування | Не менше одного разу на квартал | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 | Результати інвентаризації продуктів харчування і тари визначаються за кількістю, ціною, сумою за кожним найменуванням. У разі виявлення недостач продуктів харчування і тари бухгалтерія визначає в установленому порядку природні втрати. Списання з матеріально відповідальних осіб недостачі продуктів харчування і тари в межах природних втрат здійснюється за нормами та в порядку, установленими наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 р. № 88
|
| Кількість спирту визначають за допомогою мірників (у місцях зберігання, де використовується ваговий вимір спирту шляхом зважування). Для визначення фактичної наявності спирту вимірюють об’єм водно-спиртового розчину, концентрацію етилового спирту в об’ємних відсотках при 20 °C і об’єм безводого спирту, що міститься в ньому. На підставі цих показників визначають кількість декалітрів безводого спирту. Окремі відміри спирту, загальний підсумок яких складає фактичну наявність спирту, записують до Інвентаризаційного опису. Там же відображають кількість безводого спирту | ||||
| Під час інвентаризації продуктів харчування слід керуватися Інструкцією з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших закладах охорони здоров’я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 05.05.83 р. № 530. При інвентаризації спирту враховують норми Інструкції про порядок отримання, приймання, зберігання та відпуску етилового спирту аптечними складами (базами) системи Міністерства охорони здоров’я СРСР, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 28.02.86 р. № 288. | ||||
| 11 | Грошові кошти, грошові документи, цінності | Не менше одного разу на квартал | Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції № 90) | Застосовується для відображення даних про фактичну кількість грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок, поштових марок, сплачених путівок тощо, що перебувають у касі установи |
| Перевіряється фактична наявність грошових коштів, грошових документів та інших цінностей, що перебувають у касі, шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів (як у національній, так і в іноземній валюті), цінних паперів, лімітованих чекових книжок, поштових марок тощо. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. | ||||
| 12 | Бланки суворої звітності | Не менше одного разу на квартал | Інвентаризаційний опис бланків документів суворої звітності (додаток 8 до Інструкції № 90) | Застосовується для відображення фактичної наявності бланків документів суворої звітності |
| Перевіряється фактична наявність бланків суворого обліку за кожним видом документів, підраховується їх вартість залежно від виду документа: за номінальною, фактичною вартістю придбання або за вартістю, установленою законодавством, а також установлюється правильність оформлення бланків (наявність на них необхідних реквізитів). | ||||
| 13 | Реєстраційні, спеціальні реєстраційні, валютні | У міру отримання виписок органів державного казначейства, банків | ||
| 14 | Розрахунки за платежами | Не менше одного разу на квартал | Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90) | В Акті відображається інформація про дебіторську й кредиторську заборгованість, що перебуває на обліку установи.
|
| Розрахунки установ з організацією вищого рівня | Не менше одного разу на квартал | |||
| Розрахунки з дебіторами | Не менше двох разів на рік | |||
| Розрахунки в порядку планових платежів | Не менше одного разу на місяць | |||
| Розрахунки з депонентами | Не менше одного разу на місяць | |||
| 5 У Порядку № 73 визначено, що списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, здійснюється щоквартально.За результатами інвентаризації кредиторської заборгованості складається акт у довільній формі, в якому зазначається: — сума кредиторської заборгованості (строк позовної давності якої минув та безнадійна до погашення); — назва та місцеперебування кредитора; — дата й причини виникнення заборгованості; — заходи, що проводяться для її ліквідації (листи установам вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення цієї заборгованості тощо). | ||||
| 15 | Матеріальні цінності, прийняті (здані) на відповідальне зберігання | Інструкцією № 90 передбачено: матеріальні цінності, що не належать установі (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання), підлягають інвентаризації в строки, передбачені для матеріальних цінностей, що належать установі | Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11 до Інструкції № 90) | При інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в описі здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натурі.
|
| 6 Інструкція № 90 не вимагає перевірки та перерахунку цінностей, переданих на зберігання. Досить тільки скористатися інформацією, що міститься в підтверджуючих документах. Мабуть, це пояснюється тим, що згідно з п. 1.6 Інструкції № 90 інвентаризацію таких об’єктів проводять ті суб’єкти, що прийняли цінності на відповідальне зберігання. У зв’язку з цим Держказначейство вважає: матеріальні цінності, що перебувають на договірній основі за межами бюджетної установи, перевіряти в натурі недоцільно (див. лист Держказначейства від 20.02.2007 р. № 3.4-04/575-2209 // «Податки та бухгалтерський облік» 2007, № 25).Вважаємо: інвентаризацію матеріальних цінностей, що перебувають за межами бюджетної установи, можна провести, якщо в договорі на відповідальне зберігання передбачити умову, що зобов’язала установу (організацію, підприємство), де зберігаються цінності, забезпечити до них доступ з метою перевірки їх збереження. Також можна в договорі передбачити, що перед проведенням річної інвентаризації установу буде проінформовано про час її проведення з метою забезпечення участі в інвентаризації членів комісії власника цінностей. Такий підхід дозволить забезпечити збереження державного майна та достовірність даних бухгалтерського обліку. | ||||
