Бюджетный учет. Особенности инвентаризации отдельных объектов

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Декабрь, 2009/№ 101
В избранном В избранное
Печать
Статья

Особенности инвентаризации отдельных объектов

 

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Инвентаризация необоротных активов

 

Существуют ли какие-либо особенности проведения инвентаризации малоценных необоротных нематериальных активов, которые учитываются на субсчете 113?

 

Поскольку малоценные необоротные материальные активы (далее — МНМА), учитываемые на субсчете 113 «Малоценные необоротные материальные активы», представляют собой одну из разновидностей необоротных активов, то каких-либо особенностей при их инвентаризации

Инструкцией № 90 не предусмотрено.

Так, до начала инвентаризации МНМА необходимо проверить:

— наличие и состояние инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета, которые ведутся в учреждении;

— наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации (при необходимости);

— наличие документов на МНМА, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение, во временное пользование. При отсутствии документов должно быть обеспечено их получение и оформление.

В случае обнаружения каких-либо расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в учетную документацию должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Инвентаризация МНМА проводится по их местонахождению и по материально ответственным лицам.

При инвентаризации МНМА комиссия проводит осмотр объектов и записывает в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера, основные технические и эксплуатационные характеристики.

Результаты инвентаризации МНМА отражают в

Инвентаризационной описи прочих необоротных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90).

 

В ходе проведения инвентаризации комиссией выявлено несколько объектов основных средств, на которые начислен износ в размере 100 %. Комиссией установлено, что такие объекты непригодны к дальнейшей эксплуатации, но продолжают числиться в учете. Каковы должны быть действия инвентаризационной комиссии?

 

Как правило, во время проведения инвентаризации основных средств комиссия устанавливает не только фактическое наличие, но и состояние таких объектов. Не исключено, что могут быть выявлены объекты основных средств, которые непригодны к дальнейшей эксплуатации и не подлежат восстановлению.

В этом случае инвентаризационная комиссия должна прежде всего выяснить, предпринимались ли какие-либо действия по списанию или реализации таких объектов с учетом требований Порядка № 1314 и Инструкции № 142/181. После этого на такое имущество составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших указанные объекты к непригодности. Кроме того, комиссия вносит предложения об их реализации или списании.

 

Как правильно провести инвентаризацию библиотечного фонда? Что записывать в инвентаризационную опись: каждое название книги или библиотечный фонд?

 

Действительно, провести инвентаризацию библиотеки — задача нелегкая. По общему правилу инвентаризация библиотечных фондов должна проводиться

один раз в пять лет (п. 1.5 Инструкции № 90).

При этом следует учесть, что в соответствии с

Порядком представления финансовой отчетности, утвержденным постановлением КМУ 28.02.2000 г. № 419, порядок и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов определяются Минфином и Министерством культуры и туризма.

В свою очередь,

Методическими рекомендациями предусмотрены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:

— наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах или закрытых шкафах, — ежегодно;

— редкие, ценные фонды — один раз в 5 лет;

— фонды библиотек объемом до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

— фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 7 лет;

— фонды библиотек от 200 до 600 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 10 лет;

— фонды библиотек от 600 тыс. учетных единиц до 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 12 лет;

— фонды свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 15 лет.

Таким образом, при инвентаризации библиотечных фондов учреждения должны руководствоваться теми сроками, которые определены

Методическими рекомендациями.

Инвентаризация библиотечного фонда предусматривает сличение каждой единицы хранения с документами индивидуального учета для установления в фонде фактического наличия печатных и других изданий.

Основными задачами инвентаризации таких объектов является также выявление недостатков в организации учета библиотечных фондов, установление задолженности, обеспечение надлежащего порядка в размещении и расстановке фонда, выявление документов, которые нуждаются в ремонте, реставрации и списании как устаревшие, непрофильные по содержанию и непригодные для пользования.

В зависимости от условий работы библиотеки, выбора расстановки и объема ее фонда существуют три основных способа проверки фонда:

— сличение с документами индивидуального учета;

— проверка с помощью контрольных талонов;

— проверка по топографическому каталогу (это способ, при котором составляется топографический каталог, где карточки размещены в соответствии с размещением документов в структурных подразделениях библиотеки).

При инвентаризации проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгой или с индикаторным каталогом после написания контрольного талона. Данные о документах, выданных пользователям, берутся из учетных форм (формуляров пользователей, читательских требований, специальных журналов, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной библиотечной программе).

При совпадении данных на документе ставится принятая отметка об инвентаризации.

При отсутствии документа в инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка: «Нет на месте», а затем проводится перепроверка таких документов.

 

При инвентаризации выявлены личные вещи работника — считать ли их излишками?

 

Работник учреждения принес на рабочее место для личного пользования электрический чайник, приобретенный за собственные средства. В ходе проведения инвентаризации этот чайник был отнесен инвентаризационной комиссией в состав излишков. Нужно ли личные вещи работников приходовать как излишки?

 

Если при проведении инвентаризации комиссией установлено наличие личных вещей работников, то прежде всего необходимо выяснить, был ли заключен договор хранения таких вещей между работником и учреждением.

Согласно

ст. 937 ГКУ договор хранения, по которому хранитель обязуется принять вещь на хранение в будущем, должен быть заключен в письменной форме независимо от стоимости вещи, которая будет передана на хранение.

Письменная форма договора считается соблюденной, если прием вещи на хранение удостоверен распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.

Для составления договора хранения работник, который хочет использовать на рабочем месте личную вещь, должен подать руководителю заявление. Договор хранения заключается после того, как руководитель завизирует заявление, чем подтвердит свое разрешение на ответственное хранение личных вещей работника.

Порядок учета таких ценностей был разъяснен Государственным казначейством Украины в

письме от 26.04.2007 г. № 3.4-10/1084.

Так, материальные ценности, не являющиеся государственной собственностью и находящиеся во временном распоряжении учреждения, учитываются

на основании заключенных договоров на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении».

Поэтому, если на момент проведения инвентаризации

отсутствует договор на хранение личных вещей работника, такие вещи считаются излишками. Они должны быть оприходованы и числиться на балансе учреждения.

В соответствии с

п. 2.6 Инструкции № 90 при выявлении объектов, не находящихся в учете, инвентаризационная комиссия обязана включить такой объект и его технические характеристики в инвентаризационную опись. Для этого инвентаризационная комиссия проводит оценку и определяет в случае необходимости износ такого объекта. Определение стоимости объекта основных средств и его износа оформляется соответствующими актами. При этом оценка объекта основных средств должна проводиться по справедливой стоимости, а износ — исходя из действительного технического состояния.

Данные о выявленном объекте (в нашем случае чайнике) должны найти отражение в

Сличительной ведомости результатов инвентаризации прочих необоротных активов и запасов (приложение 6 к Инструкции № 90).

 

Инвентаризация нематериальных активов

 

В бюджетном учреждении установлена компьютерная программа, на которую оформлено только право пользования. Нужно ли информацию о такой программе указывать в инвентаризационной описи нематериальных активов?

 

Нет, не нужно.

Связано это с тем, что бюджетные учреждения в соответствии с требованиями

Инструкции № 64 в составе нематериальных активов учитывают приобретенные права на владение, пользование и распоряжение объектом нематериальных активов после отчуждения их (прав) от прежних владельцев и определения их стоимости.

Таким образом, в составе объектов

нематериальных активов, к числу которых относятся компьютерные программы, учитываются только те, на которые учреждение получило исключительные права на владение, пользование и распоряжение.

В рассматриваемой ситуации учреждение получило компьютерную программу на правах пользования, а остальные имущественные и авторские права на такое изобретение остались у разработчика.

Следовательно, у бюджетного учреждения нет оснований для отражения такого объекта учета в составе нематериальных активов. Соответственно

информацию о такой компьютерной программе не нужно приводить в Инвентаризационной описи нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90).

Как отмечает Госказначейство в

Рекомендациях о единых подходах к приобретению и отражению в бухгалтерском учете бюджетных учреждений программного обеспечения, изложенных в приложении к письму от 17.09.2007 г. № 3.4-04/2055-10882 (см. «Налоги и бухгалтерский учет»», 2007, № 81), при проведении инвентаризации программного обеспечения необходимо обратить внимание на следующие моменты:

— инвентаризационная комиссия должна проверить наличие программного обеспечения документов, согласно которым оформлено приобретенное программное обеспечение, и документов, описывающих сам объект, которые были основанием для оприходования;

— в инвентаризационной описи указывается название программного обеспечения с указанием документации на приобретение (лицензионный договор, авторский договор, патент), характеристики, назначения, даты введения в хозяйственный оборот, срока полезного использования, количества и стоимости программного обеспечения.

При выявлении программного обеспечения, не взятого на учет, а также такого, относительно которого в учетных регистрах отсутствуют данные (или они неправильно указаны), инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись отсутствующие или правильные сведения и показатели.

В указанном выше

письме Госказначейство обращает внимание на то, что управленческому учету и инвентаризации подлежат:

— программное обеспечение, на которое имущественные права не передаются пользователю (имущественные и авторские права на объект интеллектуальной собственности на такое программное обеспечение остаются у разработчика (поставщика), а заказчику предоставляется право пользования этим программным обеспечением без права передачи самого программного обеспечения и/или полномочий на его использование третьим лицам);

— электронные средства обработки информации, которые создаются структурными подразделениями бюджетных учреждений для обеспечения выполнения своих функциональных полномочий и не имеют законченной формы (такие, на которые отсутствуют соответствующим образом оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и исключительные права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности, а именно патенты, свидетельства, другие охранные документы).

Управленческий учет программного обеспечения, которое не учитывается в составе нематериальных активов, предназначен для получения оперативной информации о состоянии таких объектов и эффективности их использования. Например, можно предусмотреть, что на каждый компьютер оформляется карточка учета, в которой указываются необходимые сведения (название, вид, версия установленной программы, дата ее приобретения и установки, производитель программы и др.). В ходе проведения инвентаризации комиссия проверяет и уточняет информацию о таких объектах, а в случае необходимости вносит соответствующие изменения и дополнения. При этом, как было отмечено, информация о такой компьютерной программе

не отражается в Инвентаризационной описи нематериальных активов.

 

Инвентаризация МБП

 

Каковы особенности проведения инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов?

 

Инвентаризация такого вида запасов бюджетных учреждений, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, проводится путем

осмотра каждого предмета. МБП заносятся в опись по наименованиям в соответствии с номенклатурными номерами и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете.

Разделом 6 Инструкции № 90

предусмотрены следующие особенности инвентаризации МБП:

— допускается составление

групповых инвентаризационных описей МБП, выданных в индивидуальное пользование работникам, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых открыты личные карточки) с их распиской в описи;

— МБП, которые стали

непригодными, но не списаны, в инвентаризационных описях не указываются, на них составляют акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях;

— по МБП, которые учитываются в

оперативном учете, инвентаризационные описи не составляются. В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сравнения с ведомостью оперативного учета. Если выявляется недостача, то это сопровождается составлением акта.

 

Инвентаризация расчетов

 

Что включает в себя инвентаризация расчетов бюджетного учреждения? Каковы особенности инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

 

Инвентаризация расчетов включает в себя инвентаризацию регистрационных, специальных регистрационных, текущих и валютных счетов, расчетов с бюджетом, вышестоящей организацией, структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы, подотчетными лицами, работниками и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами.

Проводится она с целью контроля за сроками возникновения задолженности, ее состоянием, течением срока исковой давности и выявления задолженности, срок исковой давности которой истек. Инвентаризация расчетов проводится путем проведения сверки документов и записей в регистрах учета, а также проверки обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах.

Как предусмотрено

п. 11.2 Инструкции № 90, на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами после инвентаризации должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверок. Поэтому для выполнения данного правила учреждения-кредиторы всем дебиторам должны передать акты сверки расчетов, составленные по данным своего учета. Дебиторы должны в течение 10 дней со дня получения акта подтвердить свою задолженность или заявить о своих возражениях. Подписание актов сверки расчетов является подтверждением проведения инвентаризации расчетов.

При этом если до конца года не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в тех суммах, которые значатся по данным бухгалтерского учета и признаны ими правильными.

В ходе инвентаризации комиссия путем документальной проверки должна установить:

— правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, государственными целевыми фондами, вышестоящей организацией, другими учреждениями, организациями, со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;

— задолженность подотчетных лиц, правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям, а также какие меры были приняты по взысканию этой задолженности;

— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности;

— реальность задолженности перед рабочими и служащими по заработной плате, расчетам с рабочими и служащими по безналичным перечислениям;

— приняты ли меры для взыскания дебиторской задолженности в установленном порядке.

Для отражения результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент проведения инвентаризации, составляется

Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). К акту обязательно прилагают Справку (приложение 10 к Инструкции № 90), в которой приводится информация о выявленной непогашенной задолженности.

Особое внимание должно быть уделено выявлению задолженности с истекшим сроком исковой давности, причинам возникновения такой задолженности и выявлению лиц, виновных в допущении возникновения просроченной задолженности.

Задолженность, срок исковой давности которой истек, подлежит списанию с баланса учреждения. Напомним, что общий срок исковой давности согласно

ст. 257 ГКУ составляет три года.

Дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек, списывается по решению руководителя учреждения на результат выполнения сметы за прошлый год.

Порядок списания кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, имеет свои особенности. Правила списания такой задолженности установлены

приказом Государственного казначейства Украины от 08.05.2001 г. № 73.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд