Особливості інвентаризації окремих об’єктів
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ
Чи існують якісь особливості проведення інвентаризації малоцінних необоротних нематеріальних активів, які обліковуються на субрахунку 113?
Оскільки малоцінні необоротні матеріальні активи (далі — МНМА), що обліковуються на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», є одним із різновидів необоротних активів, то будь-яких особливостей при їх інвентаризації
Інструкцією № 90 не передбачено.Так, до початку інвентаризації МНМА необхідно перевірити:
— наявність та стан інвентарних карток, описів та інших регістрів аналітичного обліку, які ведуться в установі;
— наявність та стан технічних паспортів та іншої технічної документації (за необхідності);
— наявність документів на МНМА, здані або прийняті установою в оренду, на зберігання, у тимчасове користування. За відсутності документів має бути забезпечено їх отримання та оформлення.
У разі виявлення будь-яких розбіжностей та неточностей у регістрах бухгалтерського обліку або технічній документації до облікової документації має бути внесено відповідні виправлення та уточнення.
Інвентаризація МНМА проводиться за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.
При інвентаризації МНМА комісія проводить огляд об’єктів та записує до описів повне їх найменування, призначення, інвентарні номери, основні технічні та експлуатаційні характеристики.
Результати інвентаризації МНМА відображають в Інвентаризаційному описі інших необоротних активів та запасів (
додаток 5 до Інструкції № 90).
У ході проведення інвентаризації комісією виявлено декілька об’єктів основних засобів, на які нараховано знос у розмірі 100 %. Комісією встановлено, що такі об’єкти не придатні до подальшої експлуатації, але продовжують значитися в обліку. Як повинна діяти інвентаризаційна комісія?
Як правило, під час проведення інвентаризації основних засобів комісія встановлює не тільки їх фактичну наявність, а й стан таких об’єктів. Не виключено, що може бути виявлено об’єкти основних засобів, які не придатні до подальшої експлуатації та не підлягають відновленню.
У цьому випадку інвентаризаційна комісія повинна насамперед з’ясувати, чи вчинялися будь-які дії щодо списання або реалізації таких об’єктів з урахуванням вимог
Порядку № 1314 та Інструкції № 142/181.Після цього на таке майно складається
окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що довели зазначені об’єкти до стану непридатності. Крім того, комісія вносить пропозиції щодо їх реалізації або списання.
Як правильно провести інвентаризацію бібліотечного фонду? Що записувати до інвентаризаційного опису: кожну назву книги чи бібліотечний фонд?
Дійсно, провести інвентаризацію бібліотеки — завдання нелегке. За загальним правилом інвентаризація бібліотечних фондів має проводитися
один раз на п’ять років (п. 1.5 Інструкції № 90).При цьому слід мати на увазі, що відповідно до
Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419, порядок та строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів визначаються Мінфіном та Міністерством культури та туризму.У свою чергу,
Методичними рекомендаціями передбачено такі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів:— найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах або закритих шафах, — щорічно;
— рідкісні, цінні фонди — один раз на 5 років;
— фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць — один раз на 5 років;
— фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 7 років;
— фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 10 років;
— фонди бібліотек від 600 тис. облікових одиниць до 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 12 років;
— фонди понад 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 15 років.
Таким чином, при інвентаризації бібліотечних фондів установи повинні керуватися тими строками, які визначено
Методичними рекомендаціями.Інвентаризація бібліотечного фонду передбачає звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для встановлення у фонді фактичної наявності друкованих та інших видань.
Основними завданнями інвентаризації таких об’єктів є також виявлення недоліків в організації обліку бібліотечних фондів, установлення заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розставлянні фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом та непридатні для користування.
Залежно від умов роботи бібліотеки, вибору розставляння та обсягу її фонду існують три основні способи перевірки фонду:
— звірення з документами індивідуального обліку;
— перевірка за допомогою контрольних талонів;
— перевірка за топографічним каталогом — це спосіб, при якому складається топографічний каталог, де картки розміщені відповідно до розміщення документів у структурних підрозділах бібліотеки.
При інвентаризації проводиться звірка титульного аркуша документа з інвентарною книгою або — після написання контрольного талона — з індикаторним каталогом. Дані про документи, видані користувачам, беруться з облікових форм (формулярів користувачів, читацьких вимог, спеціальних журналів, протоколів електронної видачі користувачам у комп’ютерній бібліотечній програмі).
При збігу даних на документі ставиться прийнята відмітка про інвентаризацію.
За відсутності документа в інвентарній книзі або контрольному талоні ставиться відмітка: «Немає на місці», а потім проводиться повторна перевірка таких документів.
ПРИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ВИЯВЛЕНІ ОСОБИСТІ РЕЧІ ПРАЦІВНИКА — ЧИ ВВАЖАТИ ЇХ НАДЛИШКАМИ?
Працівник установи приніс на робоче місце для особистого користування електричний чайник, придбаний за власні кошти. У ході проведення інвентаризації цей чайник було віднесено інвентаризаційною комісією до надлишків. Чи потрібно особисті речі працівників оприбутковувати як надлишки?
Якщо при проведенні інвентаризації комісією встановлена наявність особистих речей працівників, то насамперед необхідно з’ясувати, чи було укладено договір зберігання таких речей між працівником та установою.
Згідно зі
ст. 937 ЦКУ договір зберігання, за яким зберігач зобов’язується прийняти річ на зберігання в майбутньому, має бути укладено в письмовій формі, незалежно від вартості речі, яку буде передано на зберігання.Письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання посвідчене розпискою, квитанцією чи іншим документом, підписаним зберігачем.
Для складання договору зберігання працівник, який має намір використовувати на робочому місці особисту річ, повинен подати керівнику заяву. Договір зберігання укладається після того, як керівник завізує заяву, чим підтвердить свій дозвіл на відповідальне зберігання особистих речей працівника.
Порядок обліку таких цінностей було роз’яснено Державним казначейством України в
листі від 26.04.2007 р. № 3.4-10/1084.Так, матеріальні цінності, що не є державною власністю та перебувають у тимчасовому розпорядженні установи, обліковуються
на підставі укладених договорів на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні».Отже, якщо на момент проведення інвентаризації
відсутній договір на зберігання особистих речей працівника, такі речі вважаються надлишками. Вони мають бути оприбутковані та значитися на балансі установи.Відповідно до
п. 2.6 Інструкції № 90 при виявленні об’єктів, що не перебувають в обліку, інвентаризаційна комісія зобов’язана включити такий об’єкт та його технічні характеристики до інвентаризаційного опису. Для цього інвентаризаційна комісія проводить оцінку та визначає в разі потреби знос такого об’єкта. Визначення вартості об’єкта основних засобів та його зносу оформляється відповідними актами. При цьому оцінка об’єкта основних засобів має проводитися за справедливою вартістю, а знос — виходячи з дійсного технічного стану.Дані про виявлений об’єкт (у нашому випадку чайник) повинні відображатися в
Порівняльній відомості результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 6 до Інструкції № 90).
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ НЕМАТЕРІАЛЬНИХ АКТИВІВ
У бюджетній установі встановлено комп’ютерну програму, на яку оформлене тільки право користування. Чи необхідно інформацію про таку програму зазначати в інвентаризаційному опису нематеріальних активів?
Ні, не потрібно.
Це пов’язане з тим, що бюджетні установи відповідно до вимог
Інструкції № 64 у складі нематеріальних активів обліковують придбані права на володіння, користування та розпорядження об’єктом нематеріальних активів після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення їх вартості.Таким чином, у складі об’єктів
нематеріальних активів, до яких належать комп’ютерні програми, обліковуються тільки ті, на які установа отримала виключні права на володіння, користування та розпорядження.У ситуації, що розглядається, установа отримала комп’ютерну програму на правах користування, а решта майнових та авторських прав на такий винахід залишилася у розробника.
Отже, у бюджетної установи немає підстав для відображення такого об’єкта обліку у складі нематеріальних активів. І відповідно
інформацію про таку комп’ютерну програму не потрібно відображати в Інвентаризаційному описі нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції № 90).Як зазначає Держказначейство в
Рекомендаціях щодо єдиних підходів до придбання та відображення в бухгалтерському обліку бюджетних установ програмного забезпечення, наведених у додатку до листа від 17.09.2007 р. № 3.4-04/2055-10882 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 81), при проведенні інвентаризації програмного забезпечення необхідно звернути увагу на такі моменти:— інвентаризаційна комісія повинна перевірити наявність документів, згідно з якими оформлено придбане програмне забезпечення, і документів, що описують сам об’єкт, які були підставою для оприбуткування;
— до інвентаризаційного опису вносяться дані про назву із зазначенням документації на придбання (ліцензійний договір, авторський договір, патент), характеристики, призначення, дату введення в господарський оборот, строк корисного використання, кількість та вартість програмного забезпечення.
При виявленні програмного забезпечення, яке не взято на облік, а також щодо якого в облікових регістрах відсутні дані (або вони неправильно зазначені), інвентаризаційна комісія повинна включити до інвентаризаційного опису відсутні або правильні відомості та показники.
У згаданому
листі Держказначейство звертає увагу на те, що управлінському обліку та інвентаризації підлягають:— програмне забезпечення, на яке майнові права не передаються користувачу (майнові та авторські права на об’єкт інтелектуальної власності на таке програмне забезпечення залишаються у розробника (постачальника), а замовнику надається право користування цим програмним забезпеченням без права передачі самого програмного забезпечення та/або повноважень на його використання третім особам);
— електронні засоби обробки інформації, які створюються структурними підрозділами бюджетних установ для забезпечення виконання своїх функціональних повноважень і не мають довершеної форми (на які відсутні відповідним чином оформлені документи, що підтверджують існування самого активу і виключні права установи на результати інтелектуальної діяльності, а саме: патенти, свідоцтва, інші охоронні документи).
Управлінський облік програмного забезпечення, яке не обліковується у складі нематеріальних активів, призначений для отримання оперативної інформації про стан таких об’єктів та ефективність їх використання. Наприклад, можна передбачити, що на кожний комп’ютер оформляється картка обліку, в якій указуються необхідні відомості (назва, вид, версія встановленої програми, дата її придбання та встановлення, виробник програми тощо). У ході проведення інвентаризації комісія перевіряє та уточнює інформацію про такі об’єкти, а в разі потреби вносить відповідні зміни та доповнення. При цьому, як зазначалося, інформація про таку комп’ютерну програму
не відображається в Інвентаризаційному описі нематеріальних активів.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ МШП
Які особливості проведення інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів?
Інвентаризація такого виду запасів бюджетних установ, як малоцінні та швидкозношувані предмети, проводиться шляхом
огляду кожного предмета. МШП заносяться до опису за найменуваннями відповідно до номенклатурних номерів та в одиницях виміру, прийнятих у бухгалтерському обліку.Розділом 6 Інструкції № 90
передбачено такі особливості інвентаризації МШП:— допускається складання
групових інвентаризаційних описів МШП, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких відкрито особисті картки) з їх підписом в описі;— МШП, які стали
непридатними , але не списані, в інвентаризаційних описах не вказуються, на них складають акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів у господарських цілях;— за МШП, які обліковуються в
оперативному обліку, інвентаризаційні описи не складаються. У ході інвентаризації перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом порівняння з відомістю оперативного обліку. Якщо виявляється нестача, то це супроводжується складанням акта.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ РОЗРАХУНКІВ
Що включає інвентаризація розрахунків бюджетної установи? Які особливості інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості?
Інвентаризація розрахунків включає інвентаризацію реєстраційних, спеціальних реєстраційних, поточних та валютних рахунків, розрахунків з бюджетом, вищою за рівнем організацією, структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси, підзвітними особами, працівниками і службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами.
Проводиться вона з метою контролю за строками виникнення заборгованості, її станом, перебігом строку позовної давності та виявлення заборгованості, строк позовної давності якої закінчився. Інвентаризація розрахунків проводитися шляхом проведення звірки документів та записів у регістрах обліку, а також перевірки обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках.
Як передбачено
п. 11.2 Інструкції № 90, на рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами після інвентаризації повинні залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірок. Тому для виконання цього правила установи-кредитори всім дебіторам повинні передати акти звірки розрахунків, складені за даними свого обліку. Дебітори повинні протягом 10 днів із дня отримання акта підтвердити свою заборгованість або заявити про свої заперечення. Підписання актів звірки розрахунків є підтвердженням проведення інвентаризації розрахунків.При цьому якщо до кінця року не вдалося усунути розбіжності, які виникли або невстановлені, то розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною зі сторін у своєму балансі в сумах, які значаться за даними бухгалтерського обліку та визнано ними правильними.
У ході інвентаризації комісія шляхом документальної перевірки повинна встановити:
— правильність розрахунків з фінансовими, податковими органами, державними цільовими фондами, вищою за рівнем організацією, іншими установами, організаціями, зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;
— заборгованість підзвітних осіб, правильність та обґрунтованість сум заборгованості з нестач і крадіжок, а також які заходи було вжито щодо стягнення цієї заборгованості;
— правильність та обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованості, уключаючи суми кредиторської і депонентської заборгованості, щодо якої закінчився строк позовної давності;
— реальність заборгованості перед робітниками і службовцями із заробітної плати, із розрахунків з робітниками і службовцями за безготівковими перерахуваннями;
— чи вжито заходів щодо стягнення дебіторської заборгованості в установленому порядку.
Для відображення результатів інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості, що знаходиться на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складається
Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90). До акта обов’язково додають Довідку (додаток 10 до Інструкції № 90). У ній наводиться інформація про виявлену непогашену заборгованість.Особливу увагу має бути приділено виявленню заборгованості зі строком позовної давності, що минув, причинам виникнення такої заборгованості та виявленню осіб, винних у допущенні виникнення простроченої заборгованості.
Заборгованість, строк позовної давності якої минув, підлягає списанню з балансу установи. Нагадаємо: загальний строк позовної давності згідно зі
ст. 257 ЦКУ становить три роки.Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, списується за рішенням керівника установи на результат виконання кошторису за минулий рік.
Порядок списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, має свої особливості. Правила списання такої заборгованості встановлено
наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 р. № 73.
