Смена главного бухгалтера
Смена кадров предприятия — довольно обычная вещь. Но если одних специалистов можно заменить без труда, то смена главного бухгалтера — довольно сложная процедура с учетом требований действующего законодательства. Об этом и пойдет речь в данной статье.
Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
С юридической точки зрения, смена главного бухгалтера оформляется как увольнение одного работника и прием на его место другого.
Поскольку
ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии возложена на собственника или на уполномоченный им орган (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете), то именно собственник (уполномоченное им лицо) должен побеспокоиться о том, чтобы была правильно организована смена главного бухгалтера.Порядок передачи дел
при смене главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо Минфина от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518, с. 43).В общем случае, алгоритм последовательности действий при смене главбуха предприятия можно представить так:
1. Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера.
2. Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера.
3. Прием-передача дел.
4. Уведомление соответствующих органов о смене главного бухгалтера.
5. Ознакомление с делами предприятия нового главбуха.
Рассмотрим каждый шаг в отдельности.
Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера
Наиболее распространенным вариантом увольнения главного бухгалтера является увольнение по собственному желанию. Основанием для увольнения в данном случае является
ст. 38 КЗоТ.Работник, намеревающийся расторгнуть бессрочный трудовой договор по собственному желанию, обязан лишь уведомить (предупредить) об этом письменно собственника или уполномоченный им орган
за две недели. В случае, если желание работника уволиться по собственному желанию обусловлено причинами, указанными в ст. 38 КЗоТ, то руководитель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник.К таким уважительным причинам относятся:
— переезд на новое место проживания;
— перевод мужа или жены на работу в другую местность;
— поступление в учебное заведение;
— невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением;
— беременность;
— необходимость ухода за ребенком до достижения им четырнадцатилетнего возраста или ребенком-инвалидом;
— необходимость ухода за больным членом семьи согласно медицинскому заключению или инвалидом I группы;
— выход на пенсию;
— прием на работу по конкурсу, а также по другим уважительным причинам.
Вместе с тем в настоящее время широко распространены и другие основания для увольнения работников, в частности в случае отказа работника от работы в связи с изменением существенных условий труда (
п. 6 ст. 36 КЗоТ), по инициативе работодателя.В любом случае, работодатель, увольняя главного бухгалтера, как и любого другого работника, должен соблюсти всю процедуру увольнения, предусмотренную положениями
КЗоТ.
Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера
Сразу оговоримся, что проблема поиска нового главного бухгалтера лежит всецело на собственнике или на уполномоченном им органе (на директоре).
Отсутствие кандидатуры нового главного бухгалтера и необходимость сдачи отчетности за соответствующий период работы не могут быть причиной для задержки увольнения уходящего главного бухгалтера.В случае
если замену увольняющемуся главному бухгалтеру вовремя не найдут, собственник или уполномоченный им орган должен сам принять от него дела.Следует учесть, что при смене бухгалтера, как правило, производят передачу дел от старого бухгалтера к новому. Эта процедура занимает определенное время. Вместе с тем и передача, и прием дел — не что иное, как выполнение обязанностей работниками. Следовательно, и старый бухгалтер, и новый бухгалтер в это время должны находиться с предприятием в трудовых отношениях. В этот период старый главный бухгалтер продолжает выполнять свои обязанности, а нового необходимо принять на должность обычного бухгалтера с последующим переводом на должность главбуха. Вместе с тем, как показывает практика, передача дел производится в свободное от работы время, и одновременно в трудовых отношениях с одним и тем же предприятием старый главбух и новый не состоят.
Сама же процедура приема нового главного бухгалтера не отличается от приема обычного наемного работника. Как и для всех других работников, для главного бухгалтера может быть установлен испытательный срок. Согласно
ст. 27 КЗоТ испытательный срок при приеме на работу, если иное не установлено законодательством Украины, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, при согласовании с соответствующим исполнительным органом первичной профсоюзной организации, — шести месяцев.Отметим, что действующим законодательством не запрещается, чтобы помимо функций главного бухгалтера он выполнял и обязанности кассира. В этом случае с ним необходимо заключить письменный договор о полной материальной ответственности.
Сама же должность главного бухгалтера не предполагает заключение договора о материальной ответственности — эта должность не указана в продолжающем действовать и в настоящее время
Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (приложение к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24). Типовой договор о полной индивидуальной ответственности приведен в приложении № 2 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24.
Прием-передача дел
Порядок проведения приема-передачи дел между старым и новым главными бухгалтерами ни в одном действующем законодательном акте не установлен. Минфин рекомендует порядок передачи дел разрабатывать самостоятельно (
письмо МФУ от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518).Передача дел, как правило, сводится к следующему:
1. Издание приказа (распоряжения) о передаче дел.
В нем следует установить период для передачи дел, состав комиссии, которая участвует в этом, необходимость привлечения третьих лиц (независимого аудита и т. п.). При этом необходимо учитывать, что увольняющийся по собственному желанию работник будет работать зачастую не более двух недель после подачи заявления на увольнение.2. Проведение инвентаризации.
Инвентаризацию проводят лишь в случае, если уходящий главный бухгалтер был материально ответственным лицом, например, выполнял обязанности кассира (п.п. «в» п. 3 Инструкции № 69). В таком случае инвентаризацию кассы проводят на день приема-передачи дел. Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом проверки кассы — актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 ). Этот акт подписывают и сдающий, и принимающий дела бухгалтеры и составляют в трех экземплярах:— один — для увольняющегося главбуха-кассира;
— другой — для нового главбуха-кассира;
— третий — остается в бухгалтерии.
Необходимость инвентаризации других объектов учета может возникнуть лишь тогда, когда прием-передача дел происходит в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация еще не проводилась (
п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69).3. Проверка наличия документов, составление акта приема-передачи дел.
На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом, выполняют все бухгалтерские записи, все первичные документы должны быть укомплектованы в дела, сформирован оборотный баланс, составлена и подана отчетность. Передаваемые документы должны быть подшиты в дела в соответствии с номенклатурой дел, разработанной на предприятии, а книги и журналы регистрации подготовлены к передаче.Новый главбух (при его отсутствии — другое уполномоченное лицо) проверяет наличие всех документов в делах. Важно проверить наличие подписей уполномоченных лиц на первичных документах и в целом правильность их составления. Если необходимые журналы (книги), первичные документы, бланки отчетов отсутствуют, об этом делают соответствующие записи в акте приема-передачи, а журнал (книгу) заводят новый.
Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указывают в акте приема-передачи дел. Выявленные ошибки должны быть исправлены. Кто этим будет заниматься — решает собственник (уполномоченный им орган).
Новому главбуху особенно важно проверить наличие документов и отражение хозяйственных операций, которые послужили основанием для составления отчетности за последние три года. Но как правило, при передаче дел это бывает невозможно. Поэтому на практике довольно часто проводят проверку выборочно или сплошным порядком по самому важному участку за определенный период*.
* Отметим, что обязанность нового главбуха в проведении проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности при приеме-передаче дел была указана только в Положении о главных бухгалтерах, которое в настоящее время не действует.
В случае обнаружения факта недостачи и порчи документов руководитель обязан осуществить необходимые мероприятия, предусмотренные законодательством для такой ситуации.
Передачу дел необходимо зафиксировать письменно, составив акт приема-передачи дел. Законодательно форма акта не установлена, поэтому составить его следует в произвольной форме. Наполнение акта зависит от объема деятельности предприятия, от состояния документации по ведению учета. Но все же в акте желательно отразить такую информацию:
— обязательные реквизиты первичного документа: наименование предприятия, код ЕГРПОУ, наименование самого документа, дата составления, место составления, цель составления, Ф.И.О. передающего и принимающего;
— перечень документов, которые передаются новому бухгалтеру, с указанием их названия, года составления, количества страниц, количества папок и т. п. (такую опись можно оформить в виде приложения к акту);
— состояние и местонахождение архива бухгалтерских документов;
— привести расшифровку отдельных объектов активов и обязательств: суммы дебиторской и кредиторской задолженности, перечень и остатки на счетах учета наличных и безналичных денежных средств;
— привести все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности.
Акт должны подписать уходящий и новый бухгалтеры, а также участвующие в приеме-передаче дел лица. В случае наличия возражений акт может быть подписан с оговорками и возражениями.
К акту могут быть приложены пояснения, служебные записки, другие документы, которые были составлены членами комиссии в ходе передачи дел, аудиторское заключение (в случае проведения независимого аудита), акт инвентаризации кассы и др.
Акт целесообразно составить в трех экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй — у бухгалтера, передающего дела, третий — у бухгалтера, принимающего дела.
Закончив процедуру приема-передачи дел, новый главный бухгалтер может приступить к своим должностным обязанностям. И сразу же о смене главного бухгалтера необходимо уведомить все заинтересованные органы, о которых пойдет речь далее.
Уведомление заинтересованных органов о смене главбуха
В первую очередь о смене главного бухгалтера необходимо уведомить банк, в котором открыты текущие счета предприятия. Если вновь принятый главный бухгалтер наделяется правом подписи, то необходимо внести изменения в Карточку с образцами подписей и оттиском печати и подать ее в банк. Как правило, дополнительно к измененной карточке в банк необходимо подать:
— документ, подтверждающий полномочия главного бухгалтера (как правило, это приказ (распоряжение) о приеме на работу);
— паспорт или документ, его заменяющий;
— карточку физического лица — плательщика налогов (с идентификационным номером).
Выясним, нужно ли уведомлять налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера.
Подпунктом 7.9 п. 7 Порядка № 80
установлено, что сведения об ответственных за налоговый учет лицах юридического лица либо обособленного подразделения — руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера, если обеспечение ведения бухгалтерского учета по штату налогоплательщика предусмотрена только одна должность бухгалтера без создания бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером) вносятся либо изменяются органом государственной налоговой службы в Едином банке данных юридических лиц на основании:— регистрационного заявления налогоплательщика с пометкой«Зміни»;
— данных о таких лицах, указываемых налогоплательщиком в налоговых декларациях, расчетах, отчетах, если этих данных достаточно для однозначной идентификации ответственных лиц налогоплательщика.
Следовательно, о смене главного бухгалтера предприятие может уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета путем подачи заявления по ф. № 1-ОПП (приложение 1 к
Порядку № 80). Подать такое заявление желательно в 20-дневный срок после возникновения изменений (п.п. 7.10 п. 7 указанного Порядка).Кроме того, специалисты ГНАУ в своей консультации (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 25) добавили следующее:
«
Если, например, предприятие не предоставит в орган государственной налоговой службы указанную информацию, но в декларации о прибыли или в налоговом расчете по ф. № 1ДФ правильно заполнит поля относительно данных о новом главном бухгалтере (фамилия, имя, отчество, идентификационный номер), то такие данные могут быть использованы органом государственной налоговой службы для обновления сведений в базах данных о лицах, ответственных за налоговый учет. Однако прежде чем внести изменения в базы данных, орган государственной налоговой службы должен убедиться, что такие изменения действительно произошли, для чего он может обратиться к налогоплательщику. В этом случае подтверждением смены главного бухгалтера можно считать соответствующее письмо предприятия».Именно таким образом, как указано в разъяснении, в настоящее время уведомляют местную ГНИ о смене главного бухгалтера.
Уведомление фондов социального страхования действующим законодательством не предусмотрено.
Ознакомление с делами предприятия нового главного бухгалтера
Прежде чем рассмотреть, с чем новому главному бухгалтеру желательно ознакомиться на предприятии, определим, какова ответственность нового главного бухгалтера за ошибки своего предшественника.
Согласно
п. 8 ст. 9 Закона о бухучете, п.п. 2.14 Положения № 88 ответственность за содержащиеся сведения в документах несут лица, подписавшие их. В связи с этим новому бухгалтеру при приемке дел важно проверить наличие всех подписей в принимаемых документах, а в акте приема-передачи дел указать, что документация принята без проверки правильности ее составления.На этом основании можно утверждать, что за ошибки в документах, которые подписал предыдущий главный бухгалтер, его последователь (новый главный бухгалтер) не несет.
Новый бухгалтер несет ответственность за свои действия с момента вступления на должность главного бухгалтера. Это следует также из положений
п. 7 ст. 8 Закона о бухучете. В данном подпункте перечислены обязанности главного бухгалтера:— обеспечение соблюдения на предприятии установленных единых методологических принципов бухгалтерского учета, составление и представление в установленные сроки финансовой отчетности;
— организация контроля за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
— принятие участия в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потери от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
— обеспечение проверки состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.
Как видим, здесь ничего не сказано об обязанности главного бухгалтера проверить бухгалтерскую документацию за предыдущий период.
Вместе с тем в своем письме
от 14.04.2002 г. № 3125/5/26-2119 ГНАУ высказала иную точку зрения: новый бухгалтер должен проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась от прежнего бухгалтера. Если этого не сделать, то такого бухгалтера можно привлечь к уголовной ответственности по ст. 367 УКУ (служебная халатность) невзирая на то, что основанием для возбуждения уголовного дела стали нарушения, выявленные за период деятельности предыдущего главного бухгалтера предприятия.Во-первых, хотелось бы отметить, что ни о какой служебной халатности речи быть не может, поскольку в настоящее время ни в одном из действующих нормативных документов не установлена обязанность нового бухгалтера проверять данные, которые определял прежний главбух предприятия. Поэтому по данной статье
УКУ, по нашему мнению, нового бухгалтера привлечь нельзя.Во-вторых, если и говорить о служебной халатности, то для привлечения к ответственности за это согласно
ст. 367 УКУ необходимо наличие причинения существенного ущерба охраняемых законом правам, свободе и интересам отдельных граждан, или государственным или общественным интересам, или интересам отдельных юридических лиц.Существенным ущербом, с учетом норм
ст. 22.5 Закона № 889, является причинение материальных убытков, которые в 100 и более раз превышают 302,50 грн., т. е. причинение материальных убытков на 30250 грн. и более.Однако по нашему мнению и по ст. 367
УКУ, новый главбух все равно не может быть привлечен к уголовной ответственности за ошибки предыдущего главного бухгалтера, поскольку ущерб, нанесенный вследствие реального отсутствия возможности выполнить свои обязанности, которые не зависят от него и не дают возможности должным образом справиться с работой, не дает основания говорить о наличии преступной халатности.Что касается возможности привлечения к уголовной ответственности на основании
ст. 212 УКУ (за умышленное уклонение от уплаты налогов) за ошибки, допущенные предыдущим главным бухгалтером, то о ней вообще речи идти не может, что подтверждает и ГНАУ в своем письме от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119.При ознакомлении нового главного бухгалтера с делами предприятия ему желательно ознакомиться в первую очередь с учредительными документами предприятия, его структурой. Затем не лишним будет сделать следующее:
— ознакомиться с учетной политикой предприятия (приказ об учетной политике и об организации бухгалтерского учета на предприятии);
— проверить наличие регистрационных и разрешительных документов предприятия;
— ознакомиться с актами последних проверок предприятия, аудиторскими заключениями (если они есть);
— ознакомиться с заключенными хозяйственными договорами;
— ознакомиться со схемой документооборота;
— просмотреть финансовую и налоговую отчетность предыдущего бухгалтера за последний отчетный период.
Проведя всю вышеперечисленную работу, новый главный бухгалтер может смело приниматься за свою повседневную, удачи в которой мы ему и желаем.
