Зміна головного бухгалтера
Зміна кадрів підприємства — доволі звичайна річ. Але якщо одних фахівців можна замінити без зусиль, то зміна головного бухгалтера — досить складна процедура з урахуванням вимог чинного законодавства. Про це і йтиметься в цій статті.
Тетяна ОНИЩЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
З юридичної точки зору зміна головного бухгалтера оформляється як звільнення одного працівника та прийняття на його місце іншого.
Оскільки
відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві покладено на власника або на уповноважений ним орган (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік), то саме власник (уповноважена ним особа) має потурбуватися, щоб зміна головного бухгалтера була правильно організована.Порядок передачі справ
при зміні головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством (див. лист Мінфіну від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518, с. 43).У загальному випадку алгоритм послідовності дій при зміні головбуха підприємства можна зобразити так:
1. Прийняття рішення про звільнення старого головного бухгалтера.
2. Пошук та прийняття рішення про працевлаштування нового головного бухгалтера.
3. Приймання-передача справ.
4. Повідомлення відповідних органів про зміну головного бухгалтера.
5. Ознайомлення зі справами підприємства новоприйнятого головбуха.
Розглянемо кожний крок окремо.
Прийняття рішення про звільнення старого головного бухгалтера
Найпоширенішим варіантом звільнення головного бухгалтера є звільнення за власним бажанням. Підставою для звільнення в цьому випадку є
ст. 38 КЗпП.Працівник, який має намір розірвати безстроковий трудовий договір за власним бажанням, зобов’язаний лише повідомити (попередити) про це письмово власника або уповноважений ним орган
за два тижні. Якщо бажання працівника звільнитися за власним бажанням зумовлене причинами, зазначеними у ст. 38 КЗпП, керівник зобов’язаний розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.До таких поважних причин належать:
— переїзд на нове місце проживання;
— переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
— вступ до навчального закладу;
— неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком;
— вагітність;
— необхідність догляду за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом;
— необхідність догляду за хворим членом сім’ї згідно з медичним висновком або інвалідом I групи;
— вихід на пенсію;
— прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин.
Разом із тим сьогодні дуже поширені й інші підстави для звільнення працівників, зокрема, у разі відмови працівника від роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці (
п. 6 ст. 36 КЗпП), з ініціативи роботодавця.У будь-якому разі роботодавець, звільняючи головного бухгалтера, як і будь-якого іншого працівника, повинен дотриматись усієї процедури звільнення, передбаченої положеннями
КЗпП.
Пошук та прийняття рішення про працевлаштування нового головного бухгалтера
Відразу зауважимо, що за вирішення проблеми пошуку нового головного бухгалтера цілком відповідає власник або уповноважений ним орган (директор).
Відсутність кандидатури нового головного бухгалтера та необхідність здавання звітності за відповідний період роботи не можуть бути причиною для затримки звільнення головного бухгалтера, який іде.Якщо
заміну головному бухгалтеру, який звільняється, вчасно не знайдуть, власник або уповноважений ним орган повинен сам прийняти від нього справи.Слід мати на увазі, що при зміні бухгалтера, як правило, здійснюють передачу справ від старого бухгалтера до нового. Ця процедура забирає певний час. Разом із тим, і передача, і приймання справ — не що інше, як виконання обов’язків працівниками. Отже, і старий, і новий бухгалтер у цей час повинні перебувати з підприємством у трудових відносинах. У цей період старий головний бухгалтер продовжує виконувати свої обов’язки, а нового необхідно прийняти на посаду звичайного бухгалтера з подальшим переведенням на посаду головбуха. Разом із тим, як показує практика, передача справ провадиться у вільний від роботи час і одночасно у трудових відносинах з тим самим підприємством старий і новий головбух не перебувають.
Сама процедура прийняття нового головного бухгалтера не відрізняється від прийняття звичайного найманого працівника. Як і для всіх інших працівників, для головного бухгалтера може бути встановлено строк випробування. Згідно зі
ст. 27 КЗпП строк випробування при прийнятті на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців.Зауважимо, що чинним законодавством не заборонено виконання працівником, крім функцій головного бухгалтера, і обов’язків касира. У цьому випадку з ним необхідно укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.
Власне ж посада головного бухгалтера не передбачає укладення договору про матеріальну відповідальність — цю посаду не зазначено в чинному на сьогодні
Переліку посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва (додаток до постанови Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24). Типовий договір про повну індивідуальну відповідальність наведено в додатку № 2 до постанови Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24.
Приймання-передача справ
Порядок проведення приймання-передачі справ між старим та новим головними бухгалтерами в жодному чинному законодавчому акті не встановлено. Мінфін рекомендує порядок передачі справ розробляти самостійно (
лист МФУ від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518).Передача справ, як правило, зводитися до такого:
1. Видання наказу (розпорядження) про передачу справ.
У ньому слід установити період для передачі справ, склад комісії, яка бере у цьому участь, необхідність залучення третіх осіб (незалежного аудитора тощо). При цьому необхідно враховувати, що працівник, який звільняється за власним бажанням, працюватиме, як правило, не більше двох тижнів після подання заяви на звільнення.2. Проведення інвентаризації.
Інвентаризацію проводять лише в разі, якщо головний бухгалтер, який звільняється, був матеріально відповідальною особою, наприклад, виконував обов’язки касира (п.п. «в» п. 3 Інструкції № 69). У такому разі інвентаризацію каси проводять на день приймання передачі справ. Результати інвентаризації оформляють окремим актом перевірки каси — актом про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637). Цей акт підписується і бухгалтером, який здає справи, і тим, який їх приймає, та складається у трьох примірниках:— один — для головбуха-касира, який звільняється;
— другий — для нового головбуха-касира;
— третій — залишається в бухгалтерії.
Необхідність інвентаризації інших об’єктів обліку може виникнути тільки якщо приймання-передача справ відбувається напередодні складання річної звітності та дату обов’язкової інвентаризації визначено в обліковій політиці підприємства, а інвентаризація ще не проводилася (
п.п. «б» п. 3 Інструкції № 69).3. Перевірка наявності документів, складання акта приймання-передачі справ.
На визначену дату, погоджену з головбухом, який звільняється, виконують усі бухгалтерські записи, усі первинні документи має бути укомплектовано в справи, сформовано оборотний баланс, складено та подано звітність. Документи, що передаються, має бути підшито у справи відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві, а книги і журнали реєстрації — підготовлено до передачі.Новий головбух (за його відсутності — інша уповноважена особа) перевіряє наявність усіх документів у справах. Важливо перевірити наявність підписів уповноважених осіб на первинних документах та в цілому правильність їх складання. Якщо необхідні журнали (книги), первинні документи, бланки звітів відсутні, про це роблять відповідні записи в акті приймання-передачі, а журнал (книгу) заводять новий.
Усі виявлені в ході перевірки порушення, помилки та неточності вказують в акті приймання-передачі справ. Виявлені помилки має бути виправлено. Хто цим займатиметься — вирішує власник (уповноважений ним орган).
Новому головбуху особливо важливо перевірити наявність документів та відображення господарських операцій, які були підставою для складання звітності за останні три роки. Але, як правило, при передачі справ це практично неможливо. Тому на практиці досить часто проводять перевірку вибірково або суцільним порядком за найважливішою ділянкою за певний період*.
* Зауважимо, що обов’язок нового головбуха щодо проведення перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності при прийманні-передачі справ було зазначено тільки в Положенні про головних бухгалтерів, яке сьогодні не чинне.
У разі виявлення факту нестачі та псування документів керівник зобов’язаний ужити необхідних заходів, передбачених законодавством для такої ситуації.
Передачу справ бажано зафіксувати письмово, склавши акт приймання-передачі справ. Законодавчо форму акта не встановлено, тому скласти його слід у довільній формі. Наповнення акта залежить від обсягу діяльності підприємства, від стану документації з ведення обліку. Але все-таки в акті бажано відобразити таку інформацію:
— обов’язкові реквізити, властиві первинному документу: найменування підприємства, код ЄДРПОУ, найменування самого документа, дата складання, місце складання, мета складання, П. І. Б. особи, яка передає та яка приймає справи;
— перелік документів, які передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок тощо (такий опис можна оформити у вигляді додатка до акта);
— стан і місцезнаходження архіву бухгалтерських документів;
— розшифровку окремих об’єктів активів та зобов’язань: суми дебіторської та кредиторської заборгованості, перелік і залишки на рахунках обліку готівкових та безготівкових грошових коштів;
— усі виявлені в ході перевірки порушення, помилки та неточності.
Акт повинні підписати старий і новий бухгалтери, а також особи, які беруть участь у прийманні-передачі справ. У разі наявності заперечень акт може бути підписано із застереженнями та запереченнями.
До акта може бути додано пояснення, службові записки, інші документи, що було складено членами комісії в ході передачі справ, аудиторський висновок (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси тощо.
Акт доцільно скласти у трьох примірниках, один з яких залишається в бухгалтерії, другий — у бухгалтера, який передає справи, третій — у бухгалтера, який приймає справи.
Закінчивши процедуру приймання-передачі справ, новий головний бухгалтер може приступити до своїх посадових обов’язків. І відразу ж про зміну головного бухгалтера необхідно повідомити всі зацікавлені органи, про які йтиметься далі.
Повідомлення зацікавлених органів про зміну головбуха
Насамперед про зміну головного бухгалтера необхідно повідомити банк, в якому відкрито поточні рахунки підприємства. Якщо новоприйнятий головний бухгалтер наділяється правом підпису, то необхідно внести зміни до Картки зі зразками підписів і відбитком печатки та подати її до банку. Як правило, додатково до зміненої картки до банку необхідно подати:
— документ, що підтверджує повноваження головного бухгалтера (як правило, це наказ (розпорядження) про прийняття на роботу);
— паспорт або документ, що його заміняє;
— картку фізичної особи — платника податків (з ідентифікаційним номером).
З’ясуємо, чи необхідно повідомити податкову інспекцію про зміну головного бухгалтера.
Підпунктом 7.9 п. 7 Порядку № 80
установлено, що відомості про відповідальних за податковий облік осіб юридичної особи або відокремленого підрозділу — керівника та головного бухгалтера (бухгалтера, якщо для забезпечення ведення бухгалтерського обліку за штатом платника податків передбачено тільки одну посаду бухгалтера без створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером) — уносяться або змінюються органом державної податкової служби в Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі:— реєстраційної заяви платника податків з позначкою «Зміни»;
— даних про таких осіб, що вказуються платником податків у податкових деклараціях, розрахунках, звітах, якщо цих даних вистачає для однозначної ідентифікації відповідальних осіб платника податків.
Отже, про зміну головного бухгалтера підприємство може повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку шляхом подання заяви за ф. № 1-ОПП (додаток 1 до
Порядку № 80 ). Подати таку заяву бажано у 20-денний строк після виникнення змін (п.п. 7.10 п. 7 зазначеного Порядку).Крім того, фахівці ДПАУ у своїй консультації (див. «Вісник податкової служби», 2008, № 25) указали таке:
«
Якщо, наприклад, підприємство не надасть до органу державної податкової служби зазначену інформацію, але в декларації про прибуток або в податковому розрахунку за ф. № 1ДФ правильно заповнить поля щодо даних про нового головного бухгалтера (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер), то такі дані може бути використано органом державної податкової служби для оновлення відомостей у базах даних про осіб, відповідальних за податковий облік. Однак перш ніж внести зміни до бази даних, орган державної податкової служби має переконатися, що такі зміни дійсно відбулися, для чого він може звернутися до платника податків. У цьому випадку підтвердженням зміни головного бухгалтера можна вважати відповідний лист підприємства».Саме так, як зазначено в роз’ясненні, сьогодні повідомляють місцеву ДПІ про зміну головного бухгалтера.
Повідомлення фондів соціального страхування чинним законодавством не передбачено.
Ознайомлення зі справами підприємства нового головного бухгалтера
Перш ніж розглянути, з чим новому головному бухгалтерові бажано ознайомитися на підприємстві, визначимо, якою є відповідальність нового головного бухгалтера за помилки свого попередника.
Згідно з
п. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, п.п. 2.14 Положення № 88 відповідальність за відомості, що містяться в документах, несуть особи, які їх підписали. У зв’язку з цим новому бухгалтерові при прийманні справ важливо перевірити наявність усіх підписів у документах, що приймаються, а в акті приймання-передачі справ указати, що документацію прийнято без перевірки правильності її складання.На цій підставі можна стверджувати, що за помилки в документах, які підписав старий головний бухгалтер, його послідовник (новий головний бухгалтер) відповідальності не несе.
Новий бухгалтер несе відповідальність за свої дії з моменту вступу на посаду головного бухгалтера. Це випливає також із положень
п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік. У цьому пункті перелічено обов’язки головного бухгалтера:— забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
— організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
— узяття участі в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
— забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.
Як бачимо, тут нічого не зазначено про обов’язок головного бухгалтера перевірити бухгалтерську документацію за попередній період.
Разом із тим, у своєму
листі від 14.04.2002 р. № 3125/5/26-2119 ДПАУ висловила іншу точку зору — новий бухгалтер повинен перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася від колишнього бухгалтера. Якщо цього не зробити, то такого бухгалтера може бути притягнуто до кримінальної відповідальності за ст. 367 ККУ (службова недбалість), незважаючи на те що підставою для порушення кримінальної справи стали порушення, виявлені за період діяльності старого головного бухгалтера підприємства.По-перше, варто зауважити, що про службову недбалість мови бути не може, оскільки на сьогодні в жодному з чинних нормативних документів не встановлено обов’язок нового бухгалтера перевіряти дані, які визначав старий головбух підприємства. Отже, за цією
статтею ККУ, на нашу думку, нового бухгалтера притягти не можна.По-друге, якщо говорити про службову недбалість, то для притягнення до відповідальності за це згідно зі
ст. 367 ККУ необхідна наявність заподіяння істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, або державним чи громадським інтересам, або інтересам окремих юридичних осіб.Істотною шкодою з урахуванням норм
ст. 22.5 Закону № 889 є заподіяння матеріальних збитків, які у 100 і більше разів перевищують 302,50 грн., тобто заподіяння матеріальних збитків на 30250 грн. і більше.Однак, на нашу думку, і з цієї причини
нового головбуха не може бути притягнуто до кримінальної відповідальності за ст. 367 ККУ за помилки старого головного бухгалтера, оскільки шкода, заподіяна внаслідок неможливості виконати свої обов’язки з незалежних від нього причин, не дає підстав говорити про наявність злочинної недбалості.Щодо можливості притягнення до кримінальної відповідальності на підставі
ст. 212 ККУ (за умисне ухилення від сплати податків) за помилки, допущені попереднім головним бухгалтером, то про неї взагалі не може бути мови, що підтверджує і ДПАУ у своєму листі від 17.04.2002 р. № 3125/5/26-2119.Щодо ознайомлення нового головного бухгалтера зі справами підприємства, то йому бажано ознайомитися насамперед з установчими документами підприємства, його структурою. Потім не зайвим буде зробити таке:
— ознайомитися з обліковою політикою підприємства (наказ про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві);
— перевірити наявність реєстраційних та дозвільних документів підприємства;
— ознайомитися з актами останніх перевірок підприємства, аудиторськими висновками (якщо вони є);
— ознайомитися з укладеними господарськими договорами;
— ознайомитися зі схемою документообігу;
— переглянути фінансову та податкову звітність попереднього бухгалтера за останній звітний період.
Провівши всю перелічену роботу, новий головний бухгалтер може сміливо братися за свою повсякденну, успіхів в якій ми йому і бажаємо.
