Сроки хранения документов, порядок их сдачи в архив и уничтожение
Информация о каком-либо событии, происходящем у субъекта хозяйствования, отражается в определенных документах, которые являются первичными. В свою очередь, первичные документы служат как основой, так и подтверждением для отражения в его учете таких событий. Поэтому субъекту хозяйствования необходимо четко знать, как долго хранить такие документы, где их хранить и как правильно уничтожить (естественно, после истечения срока хранения). Об этом и пойдет речь в данной статье.
Наталия ДЗЮБА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В процессе ведения хозяйственной деятельности на предприятии происходит довольно-таки значительное накопление документов. Ведь необходимость наличия на предприятии документов, подтверждающих совершение той или иной операции, четко определена законодательством, примером чему служит
п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль и п.п. 7.4.5 Закона об НДС.Поэтому информацию, касающуюся каких-либо операций, совершившихся при осуществлении деятельности, предприятие обязано хранить, причем определенный срок.
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, а также другой документации определены
Перечнем № 41. В Перечне № 41 сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:— организации, в результате деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ) —
графа 3 Перечня № 41: в соответствии с п.п. 2.3.1 Перечня № 41 к таким организациям относятся те организации, в деятельности которых образуются документы, представляющие историко-культурную ценность;— организации,
документы которых не подлежат передаче в НАФ, — графа 4 Перечня № 41. В результате деятельности большинства предприятий создаются документы, не представляющие ценности для НАФ.Для идентификации принадлежности документов к НАФ
Правила № 16 от предприятий требуют следующего:а) не позднее одного года
с начала деятельности предприятия обратиться в один из госархивов, в зоне комплектования которого они пребывают, для проведения экспертизы ценности документов (п.п. 4.2.1);б) ежегодно
проводить экспертизу ценности документов экспертной комиссией, созданной на предприятии (п.п. 4.5.1).Согласно
п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.Для некоторых документов
Перечень № 41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела.Срок хранения документов, для которых в
Перечне № 41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.Для обозначения срока хранения некоторых документов в
Перечне № 41 используется отметка «до ликвидации организации», что означает, что такие документы хранятся до инициации процедуры ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения.Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического использования (
п. 2.10 Перечня № 41).Особо стоит отметить примечания, которые касаются документов с небольшим сроком хранения. Такие документы
могут быть уничтожены только после завершения проверок государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. Это означает, что если налоговая проверка за период, к которому относятся такие документы, еще не проведена, то этот срок должен быть увеличен до окончания проверки. К таким документам в основном относятся все первичные документы, на основании которых происходит отражение операций в учете и которые служат подтверждением данных, приведенных в отчетности.Документация по учету основных средств (инвентаризационные карточки и журналы учета, паспорта зданий, сооружений, оборудования) должна храниться до момента ликвидации таких объектов.
Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные
Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 2.11 Перечня № 41). В то же время они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предприятия или организации.Правила № 16
выделяют следующие группы документов, образующихся в процессе деятельности субъектов хозяйствования:1)
документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ;2)
документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены, которые, в свою очередь, делятся на:— документы длительного (более 10 лет) хранения;
— документы временного (до 10 лет включительно) хранения;
3)
документы по личному составу. Выделение в отдельную группу этих документов связано с длительным сроком их хранения (до 75 лет), а также с особой важностью данных документов для работников предприятия при назначении пенсий и различных видов пособий.В соответствии с нормами
Закона № 3814 на предприятии создается экспертная комиссия, которая осуществляет экспертизу ценности документов на разных этапах работы с ними — при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела, проверке правильности отнесения документов к делам, во время подготовки дел к последующему хранению.Такая комиссия является совещательным органом и состоит из работников предприятия и представителя местного госархива. Заседания экспертной комиссии должны проходить не реже одного раза в год и являются правомочными, если на заседании присутствует не менее 2/3 ее состава. Решения комиссии принимаются большинством и оформляются протоколом. Так, одним из полномочий экспертной комиссии является организация и проведение совместно с соответствующими службами предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
Как хранить документы
В соответствии с
п. 2.1 Правил № 16 на предприятиях для хранения документов, законченных в делопроизводстве, создаются архивы. При этом архив может либо создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, либо входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. д.). На малочисленных предприятиях ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил № 16).Законченные делопроизводством
дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Передаются они в архив через 2 года после окончания их в делопроизводстве в упорядоченном состоянии (абзац второй п. 2.7 Правил № 16).Что касается
дел временного хранения (до 10 лет включительно), то они могут передаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.Документы постоянного (длительного) хранения
должны быть оформлены в соответствии с особыми требованиями:1.
Дело должно быть подшито или переплетено. При наличии особо ценных документов, а также незатребованных личных документов они вкладываются в отдельный конверт, который потом подшивается к делу.2.
На документы, включенные в дело, необходимо составить внутреннюю опись.3.
В конце дела необходимо разместить заверительную надпись, в которой указываются:— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;
— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками из газет;
— номера листов большого формата;
— номера конвертов с вложениями и их количество.
Любые изменения в деле (замена оригиналов на копии, добавление документов) необходимо отметить в такой надписи. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с расшифровкой подписи, должности и даты составления.
4.
Страницы дела необходимо пронумеровать. Причем нумеруются все страницы, кроме заверительной надписи и внутренней описи. Номер листа проставляется арабскими цифрами в правом верхнем углу. Листы дел, которые состоят из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Хранение вне предприятия
Обратите внимание: хранение документов может осуществляться предприятием не только самостоятельно. При отсутствии свободного места для хранения документов предприятие может их передавать на временное или постоянное хранение в местное архивное учреждение. Прием документов на хранение осуществляется архивными учреждениями, как правило, на платной основе. Для подтверждения понесенных расходов предприятие должно иметь:
— приказ руководителя о необходимости передачи документов на хранение в местный архив;
— акт приема-передачи выполненных работ архивного учреждения;
— документ, подтверждающий оплату услуг хранения (приходный кассовый ордер либо платежное поручение);
— опись документов с отметками работника архивного учреждения о наличии (отсутствии) переданных дел.
Правильно уничтожаем документы
Документы, по которым
истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 41, могут быть уничтожены. Однако при этом необходимо соблюсти определенную процедуру, предшествующую их уничтожению, которая установлена Правилами № 16.Отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после создания сводных описей дел предприятия длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период. Обращаем внимание, что запрещается отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в номенклатуре дел. Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого документа.
Акт об изъятии документов для уничтожения
(форма приведена в приложении 7 к Правилам № 16) рассматривается экспертной комиссией предприятия одновременно со сводными описями. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется протоколом. Приведем образец его составления.
Одобренные экспертной комиссией предприятия акты вместе с описями дел по личному составу
подаются на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Затем акт об изъятии для уничтожения документов утверждает руководитель предприятия, и только после этого предприятие имеет право уничтожить документы. Таким образом, без согласования акта с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива уничтожать документы нельзя.Дела включаются в акт об изъятии для уничтожения, если
срок их хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт. Например, в 2009 году в акт могут включаться дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством до 1 января 2006 года. Если дела должны храниться 5 лет, то в акт об изъятии для уничтожения в 2009 году могут быть включены дела, законченные в делопроизводстве до 1 января 2004 года. При этом следует учитывать такие примечания к статьям Перечня № 41 относительно начала исчисления сроков хранения, как «По истечении срока договора», «После вывода объекта из эксплуатации» и т. п.Особо следует обратить внимание на примечание «
При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства».Напомним, что согласно
п.п. 15.1.1 Закона № 2181 налоговый орган имеет право доначислить сумму налогового обязательства не позднее 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации, а если она подана позднее — за днем ее фактического предоставления. На этом основании некоторые налогоплательщики считают, что по истечении 3 лет хранить документы, связанные с исчислением налогов и сборов, не обязательно даже в том случае, если проверка налоговых органов не проводилась.Однако Государственный комитет архивов Украины в
письме от 19.09.2003 г. № 02-1163 со ссылкой на ГНАУ разъяснил, что примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства» не теряет своего значения в условиях действия Закона № 2181. Таким образом, даже по истечении сроков хранения документы, имеющие указанное примечание, не могут быть уничтожены, если проверка налоговых органов за этот период не была проведена. Это связано с тем, что в некоторых случаях (п.п. 15.1.2 Закона № 2181) налоговое обязательство может быть начислено без соблюдения срока давности.Кроме того, из разъяснения Государственного комитета архивов Украины (см.
письмо от 06.03.2007 г. № 01-321) следует, что если проверка на предприятии не проводилась 5 или 10 лет, документы уничтожать нельзя. Предприятию необходимо обратиться в государственную налоговую администрацию по вопросу ее проведения. Только после проведения проверки предприятие вправе изъять и уничтожить документы, срок хранения которых истек.Акт об изъятии для уничтожения
составляется в двух экземплярах на все дела предприятия в целом. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Акты имеют сплошную нумерацию начиная с № 1.Приведем пример составления акта об изъятии документов для уничтожения.
 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Вместе с актом на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива подается письмо произвольной формы с просьбой рассмотреть и согласовать акт.
Письмо может иметь следующий вид.
Дела, изъятые для уничтожения, после согласования и утверждения актов сдаются предприятиям по заготовке вторсырья по
приемо-сдаточным накладным (именно они служат подтверждением передачи документов заготовительному предприятию), в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов к уничтожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве предприятия.Рассмотрим учет сдачи макулатуры заготовительному предприятию на примере.
Пример.
Предприятие ООО «Авеника» передает заготовительному предприятию ООО «Экотек» макулатуру весом 111 кг на сумму 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.). В учете такую операцию следует отразить следующим образом.
Учет сдачи макулатуры предприятию по заготовке вторсырья
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Оприходованы на склад дела для уничтожения как макулатура по цене возможной реализации | 209 | 719 | 50 | — | — |
| 2 | Макулатура сдана предприятию по заготовке вторсырья | 377 | 712 | 60 | 50 | — |
| 3 | Начислены налоговые обязательства по НДС | 712 | 641 | 10 | — | — |
| 4 | Списана балансовая стоимость отгруженной макулатуры | 943 | 209 | 50 | — | — |
| 5 | Поступила оплата за макулатуру | 311 (301) | 377 | 60 | — | — |
| 6 | Отражен финансовый результат | 791 | 943 | 50 | — | — |
| 712 | 791 | 50 | — | — | ||
| 719 | 791 | 50 | — | — | ||
Если объем дел, изъятых для уничтожения, небольшой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка. На это обращал внимание и Государственный комитет архивов Украины в
письме от 12.01.2001 г. № 05-26. Однако определение «незначительности» объема дел для самостоятельного уничтожения Госкомархив не приводит. По-видимому, здесь следует ориентироваться на то, чтобы при сжигании не был причинен вред окружающей среде.
