Строки зберігання документів, порядок їх здавання в архів та знищення
Інформація про будь-яку подію, що відбувається в суб’єкта господарювання, відображається в певних документах, які є первинними. У свою чергу первинні документи є як підставою, так і підтвердженням для відображення в його обліку таких подій. Тому суб’єкту господарювання необхідно чітко знати, як довго слід зберігати такі документи, де їх зберігати і як правильно знищити (звісно, після закінчення строку зберігання). Про це йтиметься в цій статті.
Наталія ДЗЮБА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
У процесі ведення господарської діяльності на підприємстві відбувається досить значне накопичення документів. Адже необхідність наявності на підприємстві документів, що підтверджують здійснення тієї чи іншої операції, чітко визначено законодавством, наприклад,
п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток та п.п. 7.4.5 Закону про ПДВ.Тому інформацію, що стосується будь-яких операцій, які здійснено при провадженні діяльності, підприємство зобов’язане зберігати, причому визначений строк.
Строки зберігання документів
Строки зберігання бухгалтерських та податкових документів, а також іншої документації визначено
Переліком № 41. У Переліку № 41 строки зберігання диференційовано за двома групами організацій:— організації, у результаті діяльності яких утворюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ), —
графа 3 Переліку № 41. Відповідно до п.п. 2.3.1 Переліку № 41 до таких організацій належать організації, в діяльності яких утворюються документи, що мають історико-культурну цінність;— організації,
документи яких не підлягають передачі до НАФ, — графа 4 Переліку № 41. У результаті діяльності більшості підприємств створюються документи, що не мають цінності для НАФ.Для ідентифікації належності документів до НАФ
Правила № 16 від підприємств вимагають такого:а) не пізніше ніж один рік
з початку діяльності підприємства звернутися до одного з держархівів, у зоні комплектування якого вони знаходяться, для проведення експертизи цінності документів (п.п. 4.2.1);б) щорічно
проводити експертизу цінності документів експертною комісією, створеною на підприємстві (п.п. 4.5.1).Згідно з
п. 2.9 Переліку № 41 обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2008 році, починається з 1 січня 2009 року.Для деяких документів
Перелік № 41 визначає строк зберігання. Для цього використовується позначення «75 років — «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після її завершення діловодством становить різницю між 75 роками та віком особи на момент завершення справи.Строк зберігання документів, для яких у
Переліку № 41 стоїть відмітка «доки не мине потреба», визначається самими підприємствами.Для позначення строку зберігання деяких документів у
Переліку № 41 використовується відмітка «до ліквідації організації», яка означає, що такі документи зберігаються до ініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за результатами якої ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.Документи, що мають строк зберігання, позначений відміткою «постійно», також підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використання (
п. 2.10 Переліку № 41).Особливо варто відзначити примітки, що стосуються документів з нетривалим строком зберігання. Такі документи
може бути знищено тільки після завершення перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Це означає: якщо податкову перевірку за період, до якого належать такі документи, ще не проведено, то цей строк має бути збільшено до закінчення перевірки. До таких документів переважно належать усі первинні документи, на підставі яких відбувається відображення операцій в обліку і які служать підтвердженням даних, наведених у звітності.Документація з обліку основних засобів (інвентаризаційні картки та журнали обліку, паспорти будівель, споруд, устаткування) повинна зберігатися до моменту ліквідації таких об’єктів.
Зверніть увагу: строки зберігання документів, визначені
Переліком № 41, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 2.11 Переліку № 41). Водночас їх може бути подовжено, якщо потребу в цьому зумовлено специфічними особливостями роботи конкретного підприємства чи організації.Згідно з
Правилами № 16 виділяють такі групи документів, що утворюються у процесі діяльності суб’єктів господарювання:1)
документи постійного зберігання, до таких документів, зокрема, належать документи НАФ;2)
документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого їх можна знищити, що у свою чергу поділяються на:— документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
— документи тимчасового (до 10 років уключно) зберігання;
3)
документи з особового складу. Виділення до окремої групи цих документів пов’язано з тривалим строком їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю цих документів для працівників підприємства при призначенні пенсій та різних видів допомог.Відповідно до норм
Закону № 3814 на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними, — при складанні номенклатури справ, формуванні документів у справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.Така комісія є дорадчим органом і складається з працівників підприємства та представника місцевого держархіву. Засідання експертної комісії повинні проходити не рідше одного разу на рік і є правомочними, якщо на засіданні присутні не менше 2/3 її складу. Рішення комісії приймаються більшістю та оформлюються протоколом. Так, одним з повноважень експертної комісії є організація та проведення спільно з відповідними службами підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення.
Як зберігати документи
Відповідно до
п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених у діловодстві, створюються архіви. При цьому архів може створюватися або як самостійна структурна частина підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). На малочисельних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства (п. 2.2 Правил № 16).Закінчені діловодством
справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають здаванню до архіву підприємства для зберігання та подальшого використання. Їх передача здійснюється тільки за описами справ. Передаються вони до архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані (абзац другий п. 2.7 Правил № 16).Щодо
справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), то вони можуть передаватися до архіву підприємства за рішенням керівника. Однак, як правило, такі справи зберігаються у структурних підрозділах, в яких їх було сформовано.Документи постійного (тривалого) зберігання
має бути оформлено відповідно до особливих вимог:1.
Справу має бути підшито або оправлено. За наявності особливо цінних документів, а також незатребуваних особистих документів вони вкладаються до окремого конверта, який потім підшивається до справи.2.
На документи, включені до справи, необхідно скласти внутрішній опис.3.
У кінці справи необхідно розмістити засвідчувальний напис, в якому зазначаються:— наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
— номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками з газет;
— номери аркушів великого формату;
— номери конвертів із укладеннями та їх кількість.
Будь-які зміни у справі (заміна оригіналалів копіями, додавання документів) необхідно зазначити в такому написі. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала, з розшифровкою підпису, посади та дати складання.
4.
Аркуші справи необхідно пронумерувати. Причому нумеруються всі аркуші, крім засвідчувального напису та внутрішнього опису. Номер аркуша проставляється арабськими цифрами у правому верхньому куті. Аркуші справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються окремо.
Зберігання поза підприємством
Зверніть увагу: зберігання документів може здійснюватися підприємством не тільки самостійно. За відсутності вільного місця для зберігання документів підприємство може їх передавати на тимчасове або постійне зберігання до місцевої архівної установи. Прийняття документів на зберігання здійснюється архівними установами, як правило, на платній основі. Для підтвердження понесених витрат підприємство повинне мати:
— наказ керівника про необхідність передачі документів на зберігання до місцевого архіву;
— акт приймання-передачі виконаних робіт архівної установи;
— документ, що підтверджує оплату послуг зберігання (прибутковий касовий ордер або платіжне доручення);
— опис документів з відмітками працівника архівної установи про наявність (відсутність) переданих справ.
Правильно знищуємо документи
Документи, щодо яких
закінчився строк зберігання, передбачений Переліком № 41, можна знищити. Однак при цьому необхідно дотриматися певної процедури, що передує їх знищенню, яку встановлено Правилами № 16.Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюється після створення зведених описів справ підприємства тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за відповідний період. Звертаємо увагу: забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ у номенклатурі справ. Має бути проведено поаркушний перегляд кожного документа.
Акт про вилучення документів для знищення
(форму наведено в додатку 7 до Правил № 16) розглядається експертною комісією підприємства одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом. Наведемо зразок його складання.
Схвалені експертною комісією підприємства акти разом з описами справ з особового складу
подаються на узгодження експертно-перевірочній комісії відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення для знищення документів затверджує керівник підприємства, і тільки після цього підприємство має право знищити документи. Отже, без узгодження акта з експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву знищувати документи не можна.Справи включаються до акта про вилучення для знищення, якщо строк
їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, у 2009 році до акта можуть включатися справи з трирічним строком зберігання, закінчені діловодством до 1 січня 2006 року. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то до акта про вилучення для знищення у 2009 році може бути включено справи, закінчені діловодством до 1 січня 2004 року. При цьому слід ураховувати примітки до статей Переліку № 41 щодо початку обчислення строків зберігання такі, як «Після закінчення строку дії договору», «Після виведення об’єкта з експлуатації» тощо.Особливу увагу слід звернути на примітку «
За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства».Нагадаємо: згідно з
п.п. 15.1.1 Закону № 2181 податковий орган має право донарахувати суму податкового зобов’язання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, а якщо її подано пізніше — за днем її фактичного подання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років зберігати документи, пов’язані з обчисленням податків і зборів, не обов’язково навіть у випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася.Однак Державний комітет архівів України в
листі від 19.09.2003 р. № 02-1163 із посиланням на ДПАУ роз’яснив, що примітка «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства» не втрачає свого значення в умовах дії Закону № 2181. Отже, навіть після закінчення строків зберігання документи, що мають зазначену примітку, не може бути знищено, якщо перевірку податкових органів за цей період не було проведено. Це пов’язане з тим, що в деяких випадках (п.п. 15.1.2 Закону № 2181) податкове зобов’язання може бути нараховано без дотримання строку давності.Крім того, із роз’яснення Державного комітету архівів України (див.
лист від 06.03.2007 р. № 01-321) випливає: якщо перевірка на підприємстві не проводилася 5 або 10 років, документи знищувати не можна. Підприємству необхідно звернутися до державної податкової адміністрації щодо її проведення. Тільки після проведення перевірки підприємство має право вилучити та знищити документи, строк зберігання яких закінчився.Акт про вилучення для знищення
складається у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.Наведемо приклад складання акта про вилучення документів для знищення.
 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Разом з актом на погодження експертно-перевірочної комісії відповідного державного архіву подається лист довільної форми з проханням розглянути та погодити акт.
Лист може мати такий вигляд.
Справи, вилучені для знищення, після узгодження та затвердження актів здаються підприємствам із заготівлі вторсировини за
приймально-здавальними накладними (саме вони є підтвердженням передачі документів заготівельному підприємству), в яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів до знищення. Акти вкладаються до справи архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства.Розглянемо облік здавання макулатури заготівельному підприємству на прикладі.
Приклад.
Підприємство ТОВ «Авеніка» передає заготівельному підприємству ТОВ «Екотек» макулатуру вагою 111 кг на суму 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.). В обліку таку операцію слід відобразити так.
Облік здавання макулатури підприємству із заготівлі вторсировини
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Оприбутковано на склад справи для знищення як макулатура за ціною можливої реалізації | 209 | 719 | 50 | — | — |
| 2 | Макулатуру здано підприємству із заготівлі вторсировини | 377 | 712 | 60 | 50 | — |
| 3 | Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ | 712 | 641 | 10 | — | — |
| 4 | Списано балансову вартість відвантаженої макулатури | 943 | 209 | 50 | — | — |
| 5 | Надійшла оплата за макулатуру | 311 (301) | 377 | 60 | — | — |
| 6 | Відображено фінансовий результат | 791 | 943 | 50 | — | — |
| 712 | 791 | 50 | — | — | ||
| 719 | 791 | 50 | — | — | ||
Якщо обсяг справ, вилучених для знищення, невеликий, їх може бути спалено, про що в акті робиться відповідна відмітка. На це звертав увагу і Державний комітет архівів України в
листі від 12.01.2001 р. № 05-26. Однак визначення «незначності» обсягу справ для самостійного знищення Держкомархів не наводить. Мабуть, тут слід орієнтуватися на те, щоб при спалюванні не було завдано шкоди навколишньому середовищу.
