Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Документальное обеспечение командировки

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Март, 2009/№ 19
Печать
Статья

Документальное обеспечение командировки

 

Наличие и правильное оформление первичных документов по командировке работника являются очень важным моментом, поскольку от этого зависит включение понесенных расходов в валовые расходы предприятия и необложение их налогом с доходов физических лиц. О том, какие первичные документы должны быть оформлены в случае командировки работника предприятия, с примерами их заполнения рассмотрим в данной статье.

Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Основными первичными документами в случае направления работника предприятия в командировку являются:

— приказ;

— смета расходов;

— командировочное удостоверение;

— журнал регистрации командировочных удостоверений;

— авансовый отчет.

Рассмотрим каждый из них в отдельности.

 

Приказ

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется соответствующим

приказом. Причем такой приказ составляется как в случае командировки в пределах Украины, так и в случае командировки за рубеж.

Основные реквизиты приказа о командировке перечислены в

абзаце первом п. 1.1 раздела I Инструкции № 59. К ним относятся:

— пункт назначения;

— наименование предприятия, куда откомандирован работник;

— срок командировки;

— цель командировки.

Приведем пример составления приказа.

 

img 1

 

В приказе может быть отражена и другая информация. Руководитель предприятия в приказе о командировке может ввести дополнительные ограничения относительно суммы средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования. К таким средствам относятся: суточные (для загранкомандировок), расходы на наем жилого помещения, проезд до места командировки и обратно, бытовые услуги и др. Например:

— при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место командировки с местом постоянной работы, руководитель может порекомендовать, каким из них следует воспользоваться;

— предусмотреть, что стоимость проезда железнодорожным транспортом возмещается только в пределах стоимости места в купе, а в случае использования авиатранспорта — оговорить класс перелета;

— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории и т. д.

В случае командировки за границу в приказе оговариваются условия пребывания командированного работника за рубежом (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом). Такое требование содержит

абзац первый п. 1.1 раздела II Инструкции № 59.

При необходимости продлить командировку работника руководитель предприятия также издает приказ о продлении срока командировки. С разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает

после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки. Такое решение необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

В случае установления доплаты к предельным нормам суточных расходов руководитель предприятия также издает соответствующий приказ.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия принял решение о направлении работника в командировку, издал соответствующий приказ, работнику выдан аванс на командировку. Но по каким-либо причинам (болезнь работника, перенос срока проведения переговоров и т. д.) командировку приходится отложить на неопределенный срок или вовсе отменить.

Решение руководителя об отмене командировки оформляется соответствующим приказом, с указанием причины такой отмены.

Остановимся на особенностях документального оформления отъезда работника в командировку за границу.

Следуя предписаниям

п. 1.1 раздела II Инструкции № 59, командирование за границу осуществляется в соответствии с приказом руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель поездки, срок, условия пребывания за границей (в случаях поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов.

Задание на командировку, как правило, составляет начальник отдела командируемого работника. Приведем пример составления задания на командировку.

 

img 2

 

Хотелось бы обратить внимание на следующий момент. На практике иногда налоговики настаивают при направлении в командировку за границу на обязательном наличии личного приглашения принимающей стороны. Только тогда они признают право на включение понесенных расходов на командировку в валовые расходы предприятия.

По нашему мнению, это неправомерное требование. Наличие именно личного приглашения принимающей стороны вовсе не обязательно, поскольку такого требования в

Инструкции № 59 нет. Кроме того, не является обязательным наличие и просто приглашения принимающей стороны, если есть другие документы, подтверждающие связь такой командировки с основной деятельностью предприятия.

Действительно, согласно

Общим положениям Инструкции № 59 командировочные расходы лица, находящегося в трудовых отношениях с плательщиком налога, включаются в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: приглашений стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку; заключенного договора (контракта) и других документов, регулирующих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной деятельности предприятия, командирующего работника. То же самое указано в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.

Как видим, в данном положении

Инструкции № 59 приглашение принимающей стороны указано в качестве одного из документов, который может подтвердить связь командировки с основной деятельностью предприятия. Более того, как указано в п. 1.1 раздела II Инструкции № 59, командирование за границу осуществляется согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению предоставляется его копия с переводом), и сметы расходов. Из этого положения следует, что если командировка производится по приглашению принимающей стороны, то именно тогда предприятие обязано такое приглашение с переводом предъявить проверяющим органам.

 

Смета расходов

После принятия решения о направлении работника в командировку необходимо рассчитать сумму командировочных расходов (аванс). Это удобно сделать при помощи сметы расходов на командировку.

Действующим законодательством обязательное составление сметы предусмотрено только в случае командирования работника за границу (

п. 1.1 раздела II Инструкции № 59). Вместе с тем можно определять сумму командировочных расходов с использованием сметы и в случае командирования работника в пределах Украины.

При составлении сметы учитываются суточные, расходы на проживание, проезд к месту командирования и обратно, другие расходы.

Приведем пример составления сметы расходов на командировку за границу.

 

img 3

 

* Подробно о проблеме расчета суточных расходов в случае командировки за границу было рассмотрено в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 7, с. 34.

Приведем также пример составления сметы при командировке по территории Украины.

 

img 4

 

Командировочное удостоверение

На основании приказа (распоряжения) по предприятию о направлении работника в командировку ответственное лицо выписывает командировочное удостоверение по форме, утвержденной

приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260.

При заполнении командировочного удостоверения следует четко соблюдать требования по его заполнению, поскольку именно на основании этого документа возмещаются суточные расходы.

Отметки в командировочном удостоверении служат подтверждением того, что работник выбыл к месту командировки, а также прибыл в пункт назначения для выполнения порученного ему производственного задания. Без необходимых отметок суточные не возмещаются (

п. 1.5 раздела I Инструкции № 59). Исключение составляют случаи командирования работников в страны, с которыми установлен полный таможенный контроль. Фактическое время пребывания в таких странах определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет (п.п. «а» п. 1.5 раздела II Инструкции № 59).

При заполнении лицевой стороны командировочного удостоверения указываются такие данные: фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность и паспортные данные, место и срок командирования, дата и номер приказа о командировке.

На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Если работник командирован в несколько разных населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из них.

Если в приказе о направлении работника в командировку предусмотрена возможность ежедневного его возвращения к месту постоянного проживания, то в командировочном удостоверении ежедневные отметки о прибытии и выбытии не проставляются (см.

письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-28/4504).

Отметки в командировочном удостоверении заверяются подписью должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее, а также

печатью, используемой в хозяйственной деятельности предприятия для удостоверения подписи такого лица.

Приведем пример заполнения командировочного удостоверения.

 

img 5
img 6
img 7   

 

Примітка

: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

 

Остановимся на требованиях, предъявляемых к печатям, которыми заверяют отметки в командировочных удостоверениях.

Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью предприятия, а не штампом. Напомним, что печать от штампа отличается геометрической формой: печать — треугольной или круглой формы, штамп — прямоугольной формы. Значит, оттиск в командировочном удостоверении должен быть круглой или треугольной формы.

Желательно, чтобы отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника были заверены печатью, содержащей идентификационный код (поэтому, например, печать канцелярии для заверения отметок не годится). Надпись на печати должна соответствовать названию, которое указано в свидетельстве о государственной регистрации предприятия, и выполнена на украинском языке. На этом настаивают специалисты налоговых органов (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27, с. 16).

На практике нередко возникают вопросы относительно того, каким образом проставлять отметки в командировочном удостоверении, если головное предприятие направляет работника в служебную командировку в свой филиал, расположенный в другом населенном пункте. При этом филиал пока не имеет своей печати.

В данной ситуации, на наш взгляд, головное предприятие имеет право заверить отметки о прибытии и выбытии командированных работников в филиал и о прибытии и выбытии из филиала. Ведь согласно

ст. 95 ГКУ филиал — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все или часть его функций. Филиалы не являются юридическими лицами, они наделены имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденного им положения.

В этой связи все документы по осуществлению хозяйственной деятельности филиала заверяются печатью головного предприятия. А значит, отметки в командировочном удостоверении тоже должны заверяться той печатью, которая используется в хозяйственной деятельности предприятия.

Однако более надежным вариантом будет изготовление для такого филиала собственной печати, которой в том числе будут проставляться отметки в командировочном удостоверении.

 

Журнал регистрации командировочных удостоверений

После выписки командировочного удостоверения факт его выдачи необходимо зарегистрировать в специальном журнале регистрации командировочных удостоверений, форма которого приведена в приложении к

Инструкции № 59.

Приведем пример заполнения этого журнала.

 

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

№№ з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата й номер наказу (розпорядження)

Дата й номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

...

...

...

...

...

...

...

...

20

Ткаченко В. В.

Отдел сбыта, менеджер по сбыту

г. Киев

ООО «Центр»

05.02.2009 г. № 20-к

05.02.2009 г. № 20

09.02.2009 г.

13.02.2009 г.

...

...

...

...

...

...

...

...

 

Авансовый отчет

После возвращения из командировки работник должен отчитаться о суммах израсходованных в командировке денежных средств путем предоставления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Форма и порядок заполнения Отчета утверждены

ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440. К Отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке с отметками отправляющей и принимающей сторон (кроме случаев командирования работника в страну, с которой установлен полный пограничный таможенный контроль), а также оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов.

Сроки предоставления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств регулируют несколько документов:

Закон № 889, Порядок № 440, Инструкция № 59 и Положение № 637.

Отчет предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку. Согласно

п.п. 9.10.2 Закона № 889 суммы излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету) должны быть возвращены в кассу или зачислены на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета.

Приведем пример заполнения Отчета.

Для проведения коммерческих переговоров и заключения договора на поставку партии товара менеджер по сбыту Ткаченко В. В. направлен в командировку из г. Харькова в г. Киев. Срок командировки — 5 дней (с 09.02.2009 г. по 13.02.2009 г.). Работнику предоставлен аванс в сумме 2190 грн. Отчет в бухгалтерию предприятия предоставлен 16.02.2009 г. К нему приложены:

1) командировочное удостоверение с соответствующими отметками о выбытии и прибытии;

2) счет гостиницы с указанием индивидуального налогового номера плательщика НДС и кассовый чек на оплату услуг проживания — 1680 грн., в том числе НДС — 280 грн.;

3) железнодорожные билеты на проезд в г. Киев и обратно — 240 грн., в том числе НДС — 40 грн.

На основании командировочного удостоверения, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства работнику возмещаются суточные расходы в размере 150 грн. (30 x 5).

Общая сумма командировочных расходов составила 2070 грн. Отчет утвержден руководителем предприятия в полной сумме. Неиспользованные в командировке средства 120 грн. (2190 - 2070) возвращены в кассу предприятия в день утверждения Отчета.

 

img 8
img 9

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше