Документальное обеспечение командировки
Наличие и правильное оформление первичных документов по командировке работника являются очень важным моментом, поскольку от этого зависит включение понесенных расходов в валовые расходы предприятия и необложение их налогом с доходов физических лиц. О том, какие первичные документы должны быть оформлены в случае командировки работника предприятия, с примерами их заполнения рассмотрим в данной статье.
Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Основными первичными документами в случае направления работника предприятия в командировку являются:
— приказ;
— смета расходов;
— командировочное удостоверение;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— авансовый отчет.
Рассмотрим каждый из них в отдельности.
Приказ
Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется соответствующим
приказом. Причем такой приказ составляется как в случае командировки в пределах Украины, так и в случае командировки за рубеж.Основные реквизиты приказа о командировке перечислены в
абзаце первом п. 1.1 раздела I Инструкции № 59. К ним относятся:— пункт назначения;
— наименование предприятия, куда откомандирован работник;
— срок командировки;
— цель командировки.
Приведем пример составления приказа.
В приказе может быть отражена и другая информация. Руководитель предприятия в приказе о командировке может ввести дополнительные ограничения относительно суммы средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования. К таким средствам относятся: суточные (для загранкомандировок), расходы на наем жилого помещения, проезд до места командировки и обратно, бытовые услуги и др. Например:
— при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место командировки с местом постоянной работы, руководитель может порекомендовать, каким из них следует воспользоваться;
— предусмотреть, что стоимость проезда железнодорожным транспортом возмещается только в пределах стоимости места в купе, а в случае использования авиатранспорта — оговорить класс перелета;
— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории и т. д.
В случае командировки за границу в приказе оговариваются условия пребывания командированного работника за рубежом (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом). Такое требование содержит
абзац первый п. 1.1 раздела II Инструкции № 59.При необходимости продлить командировку работника руководитель предприятия также издает приказ о продлении срока командировки. С разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале.
Решение о продлении срока командировки руководитель принимает
после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки. Такое решение необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.В случае установления доплаты к предельным нормам суточных расходов руководитель предприятия также издает соответствующий приказ.
Бывают ситуации, когда руководитель предприятия принял решение о направлении работника в командировку, издал соответствующий приказ, работнику выдан аванс на командировку. Но по каким-либо причинам (болезнь работника, перенос срока проведения переговоров и т. д.) командировку приходится отложить на неопределенный срок или вовсе отменить.
Решение руководителя об отмене командировки оформляется соответствующим приказом, с указанием причины такой отмены.
Остановимся на особенностях документального оформления отъезда работника в командировку за границу.
Следуя предписаниям
п. 1.1 раздела II Инструкции № 59, командирование за границу осуществляется в соответствии с приказом руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель поездки, срок, условия пребывания за границей (в случаях поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов.Задание на командировку, как правило, составляет начальник отдела командируемого работника. Приведем пример составления задания на командировку.
Хотелось бы обратить внимание на следующий момент. На практике иногда налоговики настаивают при направлении в командировку за границу на обязательном наличии личного приглашения принимающей стороны. Только тогда они признают право на включение понесенных расходов на командировку в валовые расходы предприятия.
По нашему мнению, это неправомерное требование. Наличие именно личного приглашения принимающей стороны вовсе не обязательно, поскольку такого требования в
Инструкции № 59 нет. Кроме того, не является обязательным наличие и просто приглашения принимающей стороны, если есть другие документы, подтверждающие связь такой командировки с основной деятельностью предприятия.Действительно, согласно
Общим положениям Инструкции № 59 командировочные расходы лица, находящегося в трудовых отношениях с плательщиком налога, включаются в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: приглашений стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку; заключенного договора (контракта) и других документов, регулирующих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной деятельности предприятия, командирующего работника. То же самое указано в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.Как видим, в данном положении
Инструкции № 59 приглашение принимающей стороны указано в качестве одного из документов, который может подтвердить связь командировки с основной деятельностью предприятия. Более того, как указано в п. 1.1 раздела II Инструкции № 59, командирование за границу осуществляется согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению предоставляется его копия с переводом), и сметы расходов. Из этого положения следует, что если командировка производится по приглашению принимающей стороны, то именно тогда предприятие обязано такое приглашение с переводом предъявить проверяющим органам.
Смета расходов
После принятия решения о направлении работника в командировку необходимо рассчитать сумму командировочных расходов (аванс). Это удобно сделать при помощи сметы расходов на командировку.
Действующим законодательством обязательное составление сметы предусмотрено только в случае командирования работника за границу (
п. 1.1 раздела II Инструкции № 59). Вместе с тем можно определять сумму командировочных расходов с использованием сметы и в случае командирования работника в пределах Украины.При составлении сметы учитываются суточные, расходы на проживание, проезд к месту командирования и обратно, другие расходы.
Приведем пример составления сметы расходов на командировку за границу.
* Подробно о проблеме расчета суточных расходов в случае командировки за границу было рассмотрено в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 7, с. 34.
Приведем также пример составления сметы при командировке по территории Украины.
Командировочное удостоверение
На основании приказа (распоряжения) по предприятию о направлении работника в командировку ответственное лицо выписывает командировочное удостоверение по форме, утвержденной
приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260.При заполнении командировочного удостоверения следует четко соблюдать требования по его заполнению, поскольку именно на основании этого документа возмещаются суточные расходы.
Отметки в командировочном удостоверении служат подтверждением того, что работник выбыл к месту командировки, а также прибыл в пункт назначения для выполнения порученного ему производственного задания. Без необходимых отметок суточные не возмещаются (
п. 1.5 раздела I Инструкции № 59). Исключение составляют случаи командирования работников в страны, с которыми установлен полный таможенный контроль. Фактическое время пребывания в таких странах определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет (п.п. «а» п. 1.5 раздела II Инструкции № 59).При заполнении лицевой стороны командировочного удостоверения указываются такие данные: фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность и паспортные данные, место и срок командирования, дата и номер приказа о командировке.
На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.
Если работник командирован в несколько разных населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из них.
Если в приказе о направлении работника в командировку предусмотрена возможность ежедневного его возвращения к месту постоянного проживания, то в командировочном удостоверении ежедневные отметки о прибытии и выбытии не проставляются (см.
письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-28/4504).Отметки в командировочном удостоверении заверяются подписью должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее, а также
печатью, используемой в хозяйственной деятельности предприятия для удостоверения подписи такого лица.Приведем пример заполнения командировочного удостоверения.
Примітка
: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.
Остановимся на требованиях, предъявляемых к печатям, которыми заверяют отметки в командировочных удостоверениях.
Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью предприятия, а не штампом. Напомним, что печать от штампа отличается геометрической формой: печать — треугольной или круглой формы, штамп — прямоугольной формы. Значит, оттиск в командировочном удостоверении должен быть круглой или треугольной формы.
Желательно, чтобы отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника были заверены печатью, содержащей идентификационный код (поэтому, например, печать канцелярии для заверения отметок не годится). Надпись на печати должна соответствовать названию, которое указано в свидетельстве о государственной регистрации предприятия, и выполнена на украинском языке. На этом настаивают специалисты налоговых органов (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27, с. 16).
На практике нередко возникают вопросы относительно того, каким образом проставлять отметки в командировочном удостоверении, если головное предприятие направляет работника в служебную командировку в свой филиал, расположенный в другом населенном пункте. При этом филиал пока не имеет своей печати.
В данной ситуации, на наш взгляд, головное предприятие имеет право заверить отметки о прибытии и выбытии командированных работников в филиал и о прибытии и выбытии из филиала. Ведь согласно
ст. 95 ГКУ филиал — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все или часть его функций. Филиалы не являются юридическими лицами, они наделены имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденного им положения.В этой связи все документы по осуществлению хозяйственной деятельности филиала заверяются печатью головного предприятия. А значит, отметки в командировочном удостоверении тоже должны заверяться той печатью, которая используется в хозяйственной деятельности предприятия.
Однако более надежным вариантом будет изготовление для такого филиала собственной печати, которой в том числе будут проставляться отметки в командировочном удостоверении.
Журнал регистрации командировочных удостоверений
После выписки командировочного удостоверения факт его выдачи необходимо зарегистрировать в специальном журнале регистрации командировочных удостоверений, форма которого приведена в приложении к
Инструкции № 59.Приведем пример заполнения этого журнала.
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
| №№ з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й номер наказу (розпорядження) | Дата й номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
|
| 20
| Ткаченко В. В.
| Отдел сбыта, менеджер по сбыту
| г. Киев ООО «Центр» | 05.02.2009 г. № 20-к
| 05.02.2009 г. № 20
| 09.02.2009 г.
| 13.02.2009 г.
|
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
|
Авансовый отчет
После возвращения из командировки работник должен отчитаться о суммах израсходованных в командировке денежных средств путем предоставления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Форма и порядок заполнения Отчета утверждены
ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440. К Отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке с отметками отправляющей и принимающей сторон (кроме случаев командирования работника в страну, с которой установлен полный пограничный таможенный контроль), а также оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов.Сроки предоставления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств регулируют несколько документов:
Закон № 889, Порядок № 440, Инструкция № 59 и Положение № 637.Отчет предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку. Согласно
п.п. 9.10.2 Закона № 889 суммы излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету) должны быть возвращены в кассу или зачислены на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета.Приведем пример заполнения Отчета.
Для проведения коммерческих переговоров и заключения договора на поставку партии товара менеджер по сбыту Ткаченко В. В. направлен в командировку из г. Харькова в г. Киев. Срок командировки — 5 дней (с 09.02.2009 г. по 13.02.2009 г.). Работнику предоставлен аванс в сумме 2190 грн. Отчет в бухгалтерию предприятия предоставлен 16.02.2009 г. К нему приложены:
1) командировочное удостоверение с соответствующими отметками о выбытии и прибытии;
2) счет гостиницы с указанием индивидуального налогового номера плательщика НДС и кассовый чек на оплату услуг проживания — 1680 грн., в том числе НДС — 280 грн.;
3) железнодорожные билеты на проезд в г. Киев и обратно — 240 грн., в том числе НДС — 40 грн.
На основании командировочного удостоверения, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства работнику возмещаются суточные расходы в размере 150 грн. (30 x 5).
Общая сумма командировочных расходов составила 2070 грн. Отчет утвержден руководителем предприятия в полной сумме. Неиспользованные в командировке средства 120 грн. (2190 - 2070) возвращены в кассу предприятия в день утверждения Отчета.
