Документальне забезпечення відрядження
Наявність та правильне оформлення первинних документів щодо відрядження працівника є дуже важливими, оскільки від цього залежить уключення понесених витрат до валових витрат підприємства та необкладення їх податком з доходів фізичних осіб. Про те, які первинні документи має бути оформлено в разі відрядження працівника підприємства з прикладами їх заповнення, розглянемо в цій статті.
Тетяна ОНИЩЕНКО, економіст-аналітик видавничого будинку «Фактор»
Основними первинними документами в разі направлення працівника підприємства у відрядження є:
— наказ;
— кошторис витрат;
— посвідчення про відрядження;
— журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
— авансовий звіт.
Розглянемо кожний із них окремо.
Наказ
Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником та оформлюється відповідним
наказом. Причому такий наказ складається як у разі відрядження в межах України, так і в разі відрядження за кордон.Основні реквізити наказу про відрядження перелічено в
абзаці першому п. 1.1 розділу I Інструкції № 59. До них належать:— пункт призначення;
— найменування підприємства, куди відряджено працівника;
— строк відрядження;
— мета відрядження.
Наведемо приклад складання наказу.
У наказі може бути відображено й іншу інформацію. Керівник підприємства в наказі про відрядження може ввести додаткові обмеження щодо суми коштів, які видаються відрядженому працівнику (у межах установлених норм), а також цілей їх використання. До таких коштів належать: добові (для закордонних відряджень), витрати на наймання житлового приміщення, проїзд до місця відрядження і назад, побутові послуги тощо. Наприклад:
— за наявності декількох видів транспорту, що зв’язують місце відрядження з місцем постійної роботи, керівник може порекомендувати, яким із них слід скористатися;
— передбачити, що вартість проїзду залізничним транспортом відшкодовується тільки в межах вартості місця в купе, а в разі використання авіатранспорту — обумовити клас перельоту;
— передбачити, що вартість проживання відшкодовується в межах вартості номера в готелі певної категорії тощо.
У разі відрядження за кордон у наказі застерігаються умови перебування відрядженого працівника за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом). Таку вимогу містить
абзац перший п. 1.1 розділу II Інструкції № 59.За необхідності продовжити відрядження працівника керівник підприємства також видає наказ про продовження строку відрядження. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу чи з інших причин, що не залежать від працівника) за наявності підтверджуючих документів в оригіналі.
Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає
після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки. Таке рішення необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.У випадку встановлення доплати до граничних норм добових витрат керівник підприємства також видає відповідний наказ.
Бувають ситуації, коли керівник підприємства прийняв рішення про направлення працівника у відрядження, видав відповідний наказ, працівнику видано аванс на відрядження, але з якихось причин (хвороба працівника, перенесення строку проведення переговорів тощо) відрядження доводиться відкласти на невизначений строк або зовсім відмінити.
Рішення керівника про відміну відрядження оформлюється відповідним наказом із зазначенням причини такої відміни.
Розглянемо особливості документального оформлення від’їзду працівника у відрядження за кордон.
Згідно з приписами
п. 1.1 розділу II Інструкції № 59 відряджання за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном (у випадках поїздки на запрошення подається його копія з перекладом), та кошториси витрат.Завдання на відрядження, як правило, складає начальник відділу відрядженого працівника. Наведемо приклад складання завдання на відрядження.
Варто звернути увагу на такий момент. На практиці іноді податківці наполягають при направленні у відрядження за кордон на обов’язковій наявності особистого запрошення приймаючої сторони. Тільки тоді вони визнають право на включення понесених витрат на відрядження до валових витрат підприємства.
На нашу думку, це неправомірна вимога. Наявність саме особистого запрошення приймаючої сторони зовсім не обов’язкова, оскільки такої вимоги в
Інструкції № 59 немає. Крім того, не є обов’язковою наявність і просто запрошення приймаючої сторони, якщо є інші документи, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства.Дійсно, згідно із
Загальними положеннями Інструкції № 59 витрат на відрядження особи, яка перебуває у трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку тільки за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться з тематики, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника. Те ж саме зазначено в п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Як бачимо, у цьому положенні
Інструкції № 59 запрошення приймаючої сторони зазначено як один із документів, який може підтвердити зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства. Більше того, як зазначено в п. 1.1 розділу II Інструкції № 59 відряджання за кордон здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення надається його копія з перекладом), та кошториси витрат. Із цього положення випливає: якщо відрядження здійснюється на запрошення приймаючої сторони, саме тоді підприємство зобов’язане таке запрошення з перекладом пред’явити перевіряючим органам.
Кошторис витрат
Після прийняття рішення про направлення працівника у відрядження необхідно розрахувати суму витрат на відрядження (аванс). Це зручно зробити за допомогою кошторису витрат на відрядження.
Чинним законодавством обов’язкове складання кошторису передбачено тільки в разі відряджання працівника за кордон (
п. 1.1 розділу II Інструкції № 59).Разом із тим можна визначати суму витрат на відрядження з використанням кошторису і в разі відряджання працівника в межах України.
При складанні кошторису враховуються добові, витрати на проживання, проїзд до місця відряджання і назад, інші витрати.
Приклад складання кошторису витрат на відрядження за кордон.
* Докладно проблему розрахунку добових витрат у разі відрядження за кордон було розглянуто в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 7, с. 34.
Наведемо також приклад складання кошторису при відрядженні в межах України.
Посвідчення про відрядження
На підставі наказу (розпорядження) по підприємству про направлення працівника у відрядження відповідальна особа виписує посвідчення про відрядження за формою, затвердженою
наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260.При заповненні посвідчення про відрядження слід чітко дотримуватись вимог щодо його заповнення, оскільки саме на підставі цього документа відшкодовуються добові витрати.
Відмітки у посвідченні про відрядження служать підтвердженням того, що працівник вибув до місця відрядження, а також прибув до пункту призначення для виконання дорученого йому виробничого завдання. Без необхідних відміток добові не відшкодовуються (
п. 1.5 розділу I Інструкції № 59). Виняток становлять випадки відряджання працівників до країн, з якими встановлено повний митний контроль. Фактичний час перебування в таких країнах визначається за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, який його замінює (п.п. «а» п. 1.5 розділу II Інструкції № 59).При заповненні лицьового боку посвідчення про відрядження зазначаються такі дані: прізвище, ім’я та по батькові відрядженого працівника, його посада та паспортні дані, місце і строк відряджання, дата і номер наказу про відрядження.
На зворотному боці посвідчення про відрядження проставляються відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до пунктів призначення, вибуття з них та прибуття до місця постійної роботи.
Якщо працівник відряджається до декількох різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття і день вибуття проставляються в кожному з них.
Якщо в наказі про направлення працівника у відрядження передбачено можливість щоденного його повернення до місця постійного проживання, то в посвідченні про відрядження щоденні відмітки про прибуття і вибуття не проставляються (див.
лист Мінфіну від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-28/4504).Відмітки у посвідченні про відрядження завіряються підписом посадової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього, а також
печаткою, що використовується в господарській діяльності підприємства для посвідчення підпису такої особи.Наведемо приклад заповнення посвідчення про відрядження.
Примітка
: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.Розглянемо вимоги, що висуваються до печатки, якою завіряють відмітки у посвідченнях про відрядження.
Відмітки у посвідченні про відрядження має бути завірено печаткою підприємства, а не штампом. Нагадаємо, що печатка від штампу відрізняється формою: печатка — трикутної чи круглої форми, штамп — прямокутної форми. Отже, відбиток у посвідченні про відрядження має бути круглої або трикутної форми.
Бажано, щоб відмітки у посвідченні про відрядження про прибуття і вибуття працівника було завірено печаткою, що містить ідентифікаційний код (тому, наприклад, печатка канцелярії для завірення відміток не підходить). Напис на печатці має відповідати назві, яку зазначено у свідоцтві про державну реєстрацію підприємства, і виконано українською мовою. На цьому наполягають фахівці податкових органів (див. консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2007, № 27, с. 16).
На практиці часто виникають запитання щодо того, як саме проставляти відмітки у посвідченні про відрядження, якщо головне підприємство направляє працівника у службове відрядження до своєї філії, розташованої в іншому населеному пункті. При цьому філія не має своєї печатки.
У цій ситуації, на наш погляд, головне підприємство має право завірити відмітки про прибуття і вибуття відрядженого працівників до філії та про прибуття і вибуття з філії, адже згідно зі
ст. 95 ЦКУ філія — це відокремлений підрозділ юридичної особи, який розташований поза його місцезнаходженням та здійснює всі або частину його функцій. Філії не є юридичними особами, їх наділено майном юридичної особи, яка їх створила, і діють вони на підставі затвердженого нею положення.У зв’язку з цим всі документи щодо провадження господарської діяльності філії завіряються печаткою головного підприємства. А отже, відмітки у посвідченні про відрядження теж повинні завірятися печаткою, яка використовується в господарській діяльності підприємства.
Однак надійнішим варіантом буде виготовлення для такої філії власної печатки, якою, у тому числі, проставлятимуться відмітки у посвідченні про відрядження.
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
Після виписування посвідчення про відрядження факт його видачі необхідно зареєструвати у спеціальному журналі реєстрації посвідчень про відрядження, форму якого наведено в
додатку до Інструкції № 59.Наведемо приклад заповнення цього журналу.
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
| № з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й номер наказу (розпорядження) | Дата й номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 20 | Ткаченко В. В. | Відділ збуту, менеджер зі збуту | м. Київ ТОВ «Центр» | 05.02.2009 р. № 20-к | 05.02.2009 р. № 20 | 09.02.2009 р. | 13.02.2009 р. |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Авансовий звіт
Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про суми витрачених у відрядженні грошових коштів шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Форма та порядок заповнення Звіту затверджено ДПАУ
наказом від 19.09.2003 р. № 440. До Звіту додається посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку з відмітками відправляючої та приймаючої сторін (крім випадків відрядження працівника до країни, з якою встановлено повний прикордонний митний контроль), а також оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат.Строки подання Звіту та повернення невикористаних грошових коштів регулюють декілька документів:
Закон № 889, Порядок № 440, Інструкція № 59 та Положення № 637.Звіт подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження. Згідно з
п.п. 9.10.2 Закону № 889 суми надмірно витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом) має бути повернено до каси або зараховано на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту.Наведемо приклад заповнення Звіту.
Для проведення комерційних переговорів та укладення договору на поставку партії товару менеджера зі збуту Ткаченка В. В. направлено у відрядження з м. Харкова до м. Києва. Строк відрядження — 5 днів (з 09.02.2009 р. по 13.02.2009 р.). Працівнику видано аванс у сумі 2190 грн. Звіт до бухгалтерії підприємства подано 16.02.2009 р. До нього додано:
1) посвідчення про відрядження з відповідними відмітками про вибуття і прибуття;
2) рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання — 1680 грн., у тому числі ПДВ — 280 грн.;
3) залізничні квитки на проїзд до м. Києва і назад — 240 грн., у тому числі ПДВ — 40 грн.
На підставі посвідчення про відрядження, оформленого відповідно до вимог чинного законодавства, працівнику відшкодовуються добові витрати в розмірі 150 грн. (30
x 5).Загальна сума витрат на відрядження склала 2070 грн. Звіт затверджено керівником підприємства в повній сумі. Невикористані у відрядженні кошти 120 грн. (2190 - 2070) повернено до каси підприємства в день затвердження Звіту.
