Факсимиле на первичных документах
Факсимиле — не только предмет, позволяющий оперативно вести хозяйственную деятельность, но и практически статусная вещь. Однако каким бы удобным не было использование факсимиле, не следует забывать о законодательных требованиях оформления документов. Цель этой статьи — выяснить, нет ли ограничений в использовании факсимиле при составлении первичных документов.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Вы и подпись мою за меня ставить будете? — Ага!
Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*. В качестве ориентира, как правило, используют определения «факсимиле», приведенные в словарях. Например, в толковом словаре С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой факсимиле определено как «точное воспроизведение рукописи документа, подписи, изображения; клише, воспроизводящее такую подпись, изображение».
* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также
общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов.В свою очередь,
подпись в общепринятом значении определяется как уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека. Такое понимание практически совпадает с приведенной в п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» характеристикой подписи как реквизита документа. В соответствии с ней подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной — на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала(-ов) и фамилии.Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности, в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению
«факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу» (определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845\08).Как раз последний тезис является наиболее дискуссионным:
всегда ли факсимиле может заменить собственноручную подпись? Попробуем ответить на этот вопрос исходя из требований к оформлению первичных документов.
Факсимиле = личная подпись?
Закон о бухучете
называет обязательные реквизиты первичных документов (более подробно см. статью на с. 5). Среди них — «личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции» (ч. 2 ст. 9).Данное требование более подробно раскрыто в
п. 2.5 Положения № 88. В соответствии с ним «документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения». Как видим, по общему правилу, первичный документ для целей бухгалтерского учета может быть подписан с применением факсимиле.Однако государственные органы высказываются по этому поводу более категорично, настаивая на том, что
факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.Для обоснования такого вывода ссылаются на
ч. 3 ст. 207 ГКУ, согласно которой использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Например, письма Минюста от 10.01.2005 г. № 19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения № 88, проводя таким образом между ними некую параллель. Этот же аргумент в последующем использовал Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 для обоснования вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.На наш взгляд, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания
ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки. Напомним, согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает некое волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки.Кроме того, следует учитывать, что в специальном нормативном акте может содержаться прямой запрет на применение факсимиле. В этом случае дискуссии по поводу правомерности факсимиле на первичном документе быть не может (в табл. 1) приведены примеры установления таких прямых запретов на использование факсимиле).
Безусловно, прямое указание на возможность использования факсимиле при оформлении первичных документов также позволит избежать споров (см. табл. 1). Например, согласно
абзацу второму п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520 , использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя.
Таблица 1
Использование факсимиле в документах
| Документ | Текст нормы, регламентирующей использование факсимиле | Нормативный акт |
| 1 | 2 | 3 |
| Запрет на использование факсимиле | ||
| Денежный чек | Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается (п. 7).
| Глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337 |
| Расчетные документы при безналичных расчетах в национальной валюте | При подписывании расчетного документа не разрешается использование факсимиле, а также исправление и заполнение расчетного документа в несколько приемов (п. 2.8). Чек заполняется чекодателем собственноручно либо с использованием технических средств. Не разрешается внесение в чек исправлений и использование вместо подписи факсимиле (абзацы второй и третий п. 7.6). Банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек либо реестр чеков заполнены с нарушением требований этой главы либо есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле (п. 7.20). | Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22 |
| Платежные поручения в иностранной валюте либо банковских металлах | При подписывании платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах, заявлений о покупке либо продаже иностранной валюты либо банковских металлов не разрешается использовать факсимиле (п. 1.6) | Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, покупку и продажу иностранной валюты либо банковских металлов, утвержденное постановлением правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82 (утратило силу) |
| Плательщик для осуществления операции по перечислению средств в иностранной валюте либо банковских металлов со счета подает в уполномоченный банк платежное поручение в иностранной валюте либо банковских металлах в произвольной форме, которое обязательно должно содержать такие реквизиты: <...> оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика, которые заявлены им в карточке с образцами подписей и оттиска печати (физическое лицо, у которого ее нет, проставляет только свою подпись) (п. 2.1) | Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216 | |
| Вексель | Вексель подписывается: от имени юридических лиц — собственноручно руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Подписи скрепляются печатью; от имени физических лиц — собственноручно указанным физическим лицом либо уполномоченным им лицом, с указанием индивидуального идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей, и паспортных данных векселедателя-трассанта. Подпись скрепляется печатью (в случае ее наличия) (абзац третий ч. 3 ст. 5) | Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. № 2374-III |
| Прямое разрешение на использование факсимиле | ||
| Чеки, предназначенные для выплаты пенсий | Использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (абзац второй п. 2.2) | Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520 |
| Договор, доверенность на совершение определенных действий от имени лица, выдавшего доверенность | Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического либо другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207) | Гражданский кодекс Украины |
Но есть и более спорные ситуации. Из приведенных выше положений
Закона о бухучете и Положения № 88 видно, что они различают понятия «личная подпись» и «подпись с применением факсимиле». Поэтому можно сделать следующий вывод: если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. № 255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. № 136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле неуместно, хотя не исключено, что суды будут более либеральны в своих суждениях и укажут на «одинаковую юридическую силу личной подписи и подписи с применением факсимиле».В целом суды достаточно лояльно относятся к возможности использования факсимильной подписи. Приведем примеры из судебной практики. Так, в
определении от 17.05.2007 г. ВАСУ признал возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов.Достаточно последовательно судебные органы признают возможность проставления факсимиле и на налоговых накладных (оснований считать, что в вопросе оформления первичных документов они будут высказывать другое мнение, нет). Напомним, согласно
п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 , все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте нет оговорки о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).Высший административный суд, напротив, в такой формулировке не видит указания на исключительную обязательность собственноручной подписи налогоплательщика и исходит из того, что проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной (
определения ВАСУ от 29.05.2008 г. № К-13190/06, от 06.02.2007 г. № К-9000/06). В одном из дел ВАСУ исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись — нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле (определение ВАСУ от 06.09.2006 г., постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. № 5/1961-3/213). В то же время мы рекомендуем, учитывая настойчивость налоговых органов в этом вопросе, все же не поддаваться соблазну и отдавать предпочтение «живой» подписи на налоговой накладной.Кроме того, следует принять во внимание не раз высказываемое государственными органами мнение о распространении положений
ГКУ в части применения факсимиле при оформлении сделок на правила оформления первичных документов, а также тот факт, что определенные первичные документы могут охватываться понятием сделки. В связи с этим субъектам хозяйствования перед проставлением факсимиле на первичных документах целесообразно оформить соглашение о его применении, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Сделать это можно как путем подписания отдельного документа либо включения дополнительного раздела в договор, так и путем обмена письмами.Таким образом, на наш взгляд,
факсимильное воспроизведение подписи может использоваться в тех случаях, если действующее законодательство, в частности специальный нормативный акт, устанавливающий требования к оформлению того или иного первичного документа, не содержит прямого запрета на такое использование . Этот вывод, например, можно распространить на накладные и счета-фактуры, к оформлению которых дополнительные по сравнению с Законом о бухучете и Положением № 88 требования не предъявляются. Однако, чтобы избежать споров как со своими контрагентами, так и с проверяющими, в таких случаях есть смысл отдельно оговорить возможность проставления факсимиле на определенных документах.
Таблица 2
Проставление факсимиле при отсутствии специальной оговорки о возможности/невозможности его использования
| Документ | Правила оформления | Нормативный акт | Можно ли проставлять факсимиле? |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Акт приема-передачи, расходная накладная, счет-фактура | Оформляется в соответствии с общими требованиями: «документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения» (п. 2.5) | Положение № 88 | Суды признают возможность использования факсимиле в таких документах. Целесообразным является заключение соглашения с контрагентом о применении факсимиле, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей и образец оттиска факсимиле |
| Доверенность на получение ТМЦ | Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями и лицами, которые на это уполномочены руководителем предприятия (п. 5)
| Инструкция № 99 | Проставление факсимильного воспроизведения подписи является допустимым, если предприятие обменялось со своим контрагентом соглашением о возможности такого применения факсимиле |
| Кассовые ордера | Прием наличных средств в кассы проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером либо лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3). Выдача наличных средств из кассы проводится по расходным кассовым ордерам либо расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных средств должны подписывать руководитель и главный бухгалтер либо работник предприятия, который уполномочен на это руководителем (п. 3.4). При получении кассовых ордеров либо расходных ведомостей кассир обязан проверить наличие и достоверность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости — разрешительной надписи руководителя предприятия либо уполномоченных им лиц (п. 3.12)
| Положение № 637 | Из письма Нацбанка от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 следует, что он против проставления факсимиле на кассовых ордерах
|
| Налоговые накладные | Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца (п. 18)
| Порядок № 165 | Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 высказался против использования факсимильной подписи на налоговых накладных. В то же время суды не признают недействительными налоговые накладные, на которых проставлено факсимиле. На наш взгляд, при оформлении налоговой накладной целесообразным является проставление собственноручной подписи уполномоченными лицами
|
Порядок использования и изготовления факсимиле
Несмотря на то что законодательство таких требований не содержит, руководителю предприятия не лишним будет
издать приказ о порядке использования факсимильной подписи. В приказе, в частности, следует указать:1) какие должностные лица могут подписывать документы с использованием факсимиле;
2) перечень документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью;
3) способы хранения факсимиле и доступа к нему;
4) лиц, ответственных за хранение факсимиле;
5) образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.
Кроме того, в приказе целесообразно указать, что
использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Дело в том, что субъекты хозяйствования часто допускают ошибку и оговаривают в приказах о порядке использования факсимиле возможность проставления с его помощью подписи отсутствующего должностного лица (например, наделяя таким полномочием бухгалтера предприятия в случае отсутствия руководителя). Такие действия являются грубым нарушением и требований документооборота в целом, и требований к оформлению первичных документов. Цель использования факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. Однако при этом не исчезает требование о том, что подписать документ — то ли собственноручно, то ли с использованием такого аналога — должно конкретное должностное лицо, поскольку именно на него возложена данная обязанность и именно оно несет ответственность за достоверность подписываемого документа*. Проблема подписания документов в случае отсутствия того или иного должностного лица должна решаться другим образом: путем наделения соответствующими полномочиями других должностных лиц (либо путем включения соответствующих положений в учредительные документы хозяйственного общества, либо путем издания приказа его руководителем // более подробно см. об этом в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 83, с. 55).* Безусловно, это не исключает того, что функцию механического нанесения оттиска подписи с помощью факсимиле на документ может выполнять и другое лицо, но волеизъявление по-прежнему должно исходить от должностного лица, к полномочиям которого отнесено подписание документа. Учитывая эти нюансы, лучше их не оговаривать в приказе о порядке использования факсимиле на предприятии.
Напоследок несколько слов о порядке изготовления факсимиле. Согласно
абз. второму п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел (получение которого является обязательным при изготовлении круглых печатей), но обязательно по ходатайству юридических лиц, независимо от организационно-правовых форм и формы собственности, и физических лиц, для которых предназначаются изготавливаемые факсимиле.Обращение к требованиям законодательства показывает, что при оформлении первичных документов не следует злоупотреблять факсимильным воспроизведением подписи. Если уж такая необходимость возникает, то надо как минимум убедиться, что нет прямого законодательного запрета на такое использование. Но даже в условиях его отсутствия необходимо быть готовыми к тому, что контролирующие органы с подозрением относятся к любому документу, на котором нет «живой» подписи должностного лица, кроме, конечно, поздравительных открыток.
