Факсиміле на первинних документах
Факсиміле є не тільки предметом, що дозволяє оперативно вести господарську діяльність, але й стало практично статусною річчю. Однак яким би зручним не було використання факсиміле, не слід забувати про законодавчі вимоги оформлення документів. Мета цієї статті — з’ясувати, чи немає обмежень у використанні факсиміле при складанні первинних документів.
Олена УВАРОВА, юрист Видавничого будинку «Фактор»
Ви і підпис мій за мене ставити будете? — Еге ж!
Почнемо з того, що незважаючи на досить широке використання термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», їх визначення у вітчизняному законодавстві немає. Утім, відсутність офіційного визначення можна виправдати загальновідомістю значення терміна «факсиміле»*. Як орієнтир зазвичай використовують визначення «факсиміле», наведені у словниках. Наприклад, у тлумачному словнику С. І. Ожегова, Н. Ю. Шведової факсиміле визначено як «точне відтворення рукопису документа, підпису, зображення; кліше, зображення, що відтворює такий підпис».
* Суб’єкти господарських відносин у разі спору про значення цього терміна, наприклад, можуть послатися на ч. 3 ст. 213 ЦКУ, згідно з якою при тлумаченні змісту правочину до уваги беруться однакове для всього його змісту значення слів і понять, а також загальноприйняте
у відповідній сфері відносин значення термінів.У свою чергу
підпис у тому ж загальноприйнятому значенні — це унікальна сукупність символів, написаних від руки, із застосуванням певних оформлювальних прийомів, що служить для ідентифікації людини. Таке розуміння практично збігається з наведеною в п. 5.23 ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів» характеристикою. Відповідно до неї підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повною, якщо документ надрукований не на бланку, скороченою — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису , ініціала (-ів) та прізвища.Із загальноприйнятого розуміння терміна «факсиміле» виходять і суди. Зокрема в одному із судових рішень зазначається, що «за своїм визначенням «
факсиміле» — це точне відтворення будь-якого графічного оригіналу, у тому числі підпису, фотографічним способом, печаткою, іншою репродукцією; це кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис особи. Факсиміле використовується, як правило, посадовою особою, до обов’язків якої входить підписання великої кількості документів, листів та інших ділових паперів. Факсиміле прирівнюється до власноручного (оригінальною) підпису і має з ним однакову юридичну силу» (ухвала Харківського апеляційного адміністративного суду від 03.03.2008 р. у справі № 22-а-845\08).Саме остання теза є найбільш дискусійною:
чи завжди факсиміле може замінити власноручний підпис? Спробуємо відповісти на це запитання, виходячи з вимог до оформлення первинних документів.
Факсиміле = особистий підпис?
Закон про бухоблік
називає обов’язкові реквізити первинних документів (докладніше див. статтю на с. 5). Серед них — «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» (ч. 2 ст. 9).Цю вимогу докладніше розкрито в
п. 2.5 Положення № 88. Відповідно до нього «документ може бути підписано особисто, з використанням факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним способом посвідчення». Як бачимо, за загальним правилом, первинний документ для цілей бухгалтерського обліку може бути підписаний із використанням факсиміле.Однак державні органи висловлюються з цього приводу категоричніше, наполягаючи на тому, що
факсимільний підпис може ставитися на первинному документі тільки, якщо про це прямо зазначено в затвердженому уповноваженим органом порядку заповнення такого первинного документа.Для обґрунтування такого висновку посилаються на
ч. 3 ст. 207 ЦКУ, згідно з якою використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів. Наприклад, листи Мін’юсту від 10.01.2005 р. № 19-45-1590 та Мінфіну від 19.01.2005 р. № 31-04200-30-29/819 містять посилання одночасно і на ст. 207 ЦКУ, і на п. 2.5 Положення № 88, проводячи таким чином між ними певну паралель. Цей же аргумент у подальшому використав Нацбанк у листі від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507 для обґрунтування висновку про те, що проставляння факсиміле не допускається, якщо прямої вказівки про зворотне не містить спеціальний нормативний акт.На наш погляд, держоргани, застосовуючи до всіх первинних документів приписи
ЦКУ, що стосуються правочинів, невиправдано розширюють поняття правочину. Нагадаємо: згідно з ч. 1 ст. 202 ЦКУ правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Отже, під правочином можна розуміти тільки дію, у тому числі оформлену документально, яка відображає волевиявлення суб’єкта. Якщо ж документ лише фіксує факт (наприклад, акт приймання-передачі, товарна накладна), що відбувся, він не охоплюється визначенням правочину.Крім того, слід мати на увазі, що в спеціальному нормативному акті може міститися пряма заборона на використання факсиміле. У цьому випадку дискусії з приводу правомірності факсиміле на первинному документі бути не може (у табл. 1 наведено приклади встановлення таких прямих заборон на використання факсиміле).
Безумовно, пряма вказівка на можливість використання факсиміле при оформленні первинних документів також дозволить уникнути суперечок (див. табл. 1). Наприклад, згідно з
абзацом другим п. 2.2 Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2000 р. № 520, використання факсиміле дозволяється при підписуванні чеків, призначених для виплати пенсій (перерахування пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, передбачених законодавством країни-чекодавця.
Таблиця 1
Використання факсиміле в документах
| Документ | Текст норми, що регламентує використання факсиміле | Нормативний акт |
| 1 | 2 | 3 |
| Заборона на використання факсиміле | ||
| Грошовий чек | Грошовий чек повинен містити відбиток печатки і підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) клієнта згідно з карткою зразків підписів. Використання факсиміле не допускається (п. 7)
| Глава 1 Розділу III «Касові операції банків з клієнтами» Інструкції про касові операції в банках України, затвердженої постановою Правління НБУ від 14.08.2003 р. № 337 |
| Розрахункові документи при безготівкових розрахунках у національній валюті | При підписуванні розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа в декілька прийомів (п. 2.8). Чек заповнюється чекодавцем власноручно або з використанням технічних засобів. Не дозволяється внесення до чека виправлень та використання замість підпису факсиміле (абзаци другий і третій п. 7.6). Банк-емітент може відмовитися від оплати чека, якщо чек або реєстр чеків заповнено з порушенням вимог цієї глави або є виправлення, замість підпису стоїть факсиміле (п. 7.20) | Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22 |
| Платіжні доручення в іноземній валюті або банківських металах | При підписуванні платіжних доручень в іноземній валюті або банківських металах, заяв про купівлю або продаж іноземної валюти чи банківських металів не дозволяється використовувати факсиміле (п. 1.6) | Положення про оформлення та виконання документів на перерахування, зарахування, купівлю та продаж іноземної валюти або банківських металів, затверджене постановою правління НБУ від 05.03.2003 р. № 82 (утратило чинність) |
| Платник для здійснення операції з перерахування коштів в іноземній валюті або банківських металів з рахунка подає до уповноваженого банку платіжне доручення в іноземній валюті або банківських металах у довільній формі, яке обов’язково повинне містити такі реквізити: <...> відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника, які заявлені ним у картці зі зразками підписів та відбитка печатки (фізична особа, в якої її немає, проставляє тільки свій підпис) (п. 2.1)
| Положення про порядок виконання банками документів на перерахування, примусове списання та арешт коштів в іноземних валютах і банківських металах та зміни до деяких нормативно-правових актів Національного банку України, затверджене постановою правління НБУ від 28.07.2008 р. № 216 | |
| Вексель | Вексель підписується: від імені юридичних осіб — власноруч керівником та головним бухгалтером або уповноваженими ними особами. Підписи скріплюються печаткою; від імені фізичних осіб — власноруч зазначеною фізичною особою або уповноваженою ним особою, із зазначенням індивідуального ідентифікаційного номера з Державного реєстру фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів, і паспортних даних векселедавця-трасанта. Підпис скріплюється печаткою (у разі її наявності) (абзац третій ч. 3 ст. 5)
| Закон України «Про обіг векселів» від 05.04.2001 р. № 2374-III |
| Прямий дозвіл на використання факсиміле | ||
| Чеки, призначені для виплати пенсій | Використання факсиміле дозволяється при підписанні чеків, призначених для виплати пенсій (перерахування пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, передбачених законодавством країни-чекодавця (абзац другий п. 2.2) | Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2000 р. № 520 |
| Договір, довіреність на вчинення певних дій від імені особи, яка видала довіреність | Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів (ч. 3 ст. 207) | Цивільний кодекс України |
Але є і більш спірні ситуації. Із наведених положень
Закону про бухоблік та Положення № 88 видно, що вони розрізняють поняття «особистий підпис» та «підпис з використанням факсиміле». Тому можна зробити такий висновок: якщо законодавчий акт, що передбачає спеціальні вимоги до оформлення того чи іншого первинного документа, як реквізит називає особистий підпис, використання факсиміле в цьому випадку може бути розцінене як неправильне оформлення первинного документа. Як приклад можна навести п. 1.11 Інструкції про порядок здійснення контролю за експортними, імпортними операціями (назва зі змінами, унесеними постановою Правління НБУ від 22.08.2008 р. № 255), затвердженої постановою Правління НБУ від 24.03.99 р. № 136. Відповідно до нього копії документів, що подаються резидентом до банку, посвідчуються власноручно підписом резидента (уповноваженої особи) та відбитком його печатки (за наявності). У цьому випадку використання факсиміле недоречно, хоча не виключено, що суди будуть ліберальнішими у своїх думках та вкажуть на «однакову юридичну силу особистого підпису та підпису з використанням факсиміле».У цілому, суди досить лояльно ставляться до можливості використання факсимільного підпису. Наведемо приклади із судової практики. Так, в
ухвалі від 17.05.2007 р. ВАСУ визнав можливість використання факсиміле при оформленні актів приймання-передачі як первинних документів.Досить послідовно судові органи визнають можливість проставляння факсиміле і на податкових накладних (підстав вважати, що в питанні оформлення первинних документів вони висловлюватимуть іншу думку, немає). Нагадаємо: згідно з
п. 18 Порядку № 165, усі складені примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податків здійснювати поставку товарів (послуг), та скріплюються печаткою такого платника податку — продавця. Оскільки в наведеному пункті немає застереження про можливість чи неможливість використання факсиміле, Держкомпідприємництва в листі від 19.03.2004 р. № 1699 зробив висновок, що всі складені примірники податкової накладної має бути підписано власноруч уповноваженою платником податку здійснювати продаж товарів (робіт, послуг) особою без використання аналогів відтворення власного підпису (факсимільного підпису).Вищий адміністративний суд, навпаки, у такому формулюванні не вбачає вказівки на виняткову обов’язковість власноручного підпису платника податків і виходить з того, що проставляння факсиміле замість особистого підпису за наявності всіх обов’язкових реквізитів не є підставою для неприйняття податкової накладної (
ухвали ВАСУ від 29.05.2008 р. № К-13190/06, від 06.02.2007 р. № К-9000/06). В одній зі справ ВАСУ виходив з того, що Закон про бухоблік не містить будь-яких застережень щодо способу виконання підпису посадовою особою підприємства, установи, організації, і якщо такого застереження немає й у спеціальному акті, не має значення, як саме поставлено підпис — нанесенням рукописного тексту або нанесенням відбитка підпису за допомогою факсиміле (ухвала ВАСУ від 06.09.2006 р., постанова ВГСУ від 01.07.2004 р. № 5/1961-3/213). Водночас рекомендуємо, ураховуючи наполегливість податкових органів у цьому питанні, усе ж не піддаватися спокусі та надавати перевагу «живому» підпису на податковій накладній.Крім того, слід узяти до уваги думку про поширення положень
ЦКУ в частині використання факсиміле при оформленні правочинів на правила оформлення первинних документів, що неодноразово висловлювалася державними органами, а також те, що деякі первинні документи можуть охоплюватися поняттям правочину. У зв’язку з цим суб’єктам господарювання перед проставлянням факсиміле на первинних документах доцільно оформити угоду про його використання, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів. Зробити це можна як шляхом підписання окремого документа чи включення додаткового розділу до договору, так і шляхом обміну листами.Таким чином, на наш погляд,
факсимільне відтворення підпису може використовуватися в разі, якщо чинне законодавство, зокрема спеціальний нормативний акт, що встановлює вимоги до оформлення того чи іншого первинного документа, не містить прямої заборони на таке використання. Цей висновок, наприклад, можна поширити на накладні та рахунки-фактури, до оформлення яких додаткові порівняно із Законом про бухоблік та Положенням № 88 вимоги не висуваються (див. табл. 2). Однак, щоб уникнути спорів як зі своїми контрагентами, так і з перевіряючими, у таких випадках є сенс окремо обумовити можливість проставляння факсиміле на певних документах.
Таблиця 2
Проставляння факсиміле за відсутності спеціального
застереження про можливість/неможливість його використання
| Документ | Правила оформлення | Нормативний акт | Чи можна проставляти факсиміле? |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Акт приймання-передачі, видаткова накладна, рахунок-фактура | Оформляються відповідно до загальних вимог: «документ може бути підписано особисто, з використанням факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним способом посвідчення» (п. 2.5) | Положення № 88 | Суди визнають можливість використання факсиміле в таких документах. Доцільним є підписання угоди з контрагентом про використання факсиміле, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів та зразок відбитка факсиміле |
| Довіреність на отримання ТМЦ | Доручення підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на це уповноважені керівником підприємства (п. 5)
| Інструкція № 99 | Проставляння факсимільного відтворення підпису є допустимим, якщо підприємство обмінялося зі своїм контрагентом угодою про можливість такого використання факсиміле |
| Касові ордери | Приймання готівкових коштів до каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства (п. 3.3). Видача готівкових коштів із каси проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівкових коштів повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, якого уповноважено на це керівником (п. 3.4). При отриманні касових ордерів або видаткових відомостей касир зобов’язаний перевірити наявність та достовірність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника підприємства або уповноважених ним осіб (п. 3.12)
| Положення № 637 | Із листа Нацбанку від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507 випливає, що він проти проставляння факсиміле на касових ордерах
|
| Податкові накладні | Усі складені примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податків здійснювати поставку товарів (послуг), та скріплюється печаткою такого платника податків — продавця (п. 18)
| Порядок № 165 | Держкомпідприємництва в листі від 19.03.2004 р. № 1699 висловився проти використання факсимільного підпису на податкових накладних. Водночас суди не визнають недійсними податкові накладні, на яких проставлене факсиміле. На наш погляд, при оформленні податкової накладної доцільним є проставляння власноручного підпису уповноваженими особами
|
Порядок використання та виготовлення факсиміле
Незважаючи на те що законодавство таких вимог не містить, керівнику підприємства доцільно
видати наказ про порядок використання факсимільного підпису. У наказі зокрема слід зазначитити:1) які посадові особи можуть підписувати документи з використанням факсиміле;
2) перелік документів, які може бути підписано факсимільним підписом;
3) способи зберігання факсиміле та доступу до нього;
4) осіб, відповідальних за зберігання факсиміле;
5) зразки відповідних аналогів власноручних підписів посадових осіб.
Крім того, у наказі доцільно зазначити, що
використовувати факсиміле може тільки посадова особа, чий підпис таким чином відтворюється. Річ у тім, що суб’єкти господарювання часто припускаються помилок та обумовлюють в наказах про порядок використання факсиміле можливість проставляння за його допомогою підпису відсутньої посадової особи (наприклад, наділяючи таким повноваженням бухгалтера підприємства в разі відсутності керівника). Такі дії є грубим порушенням і вимог документообігу в цілому, і вимог до оформлення первинних документів. Мета використання факсиміле — замінити рукописний текст, що дозволяє ідентифікувати певну посадову особу, на його аналог, який відтворюється за допомогою технічних засобів. Однак при цьому не зникає вимога про те, що підписати документ — чи то власноруч, чи то з використанням такого аналога — повинна конкретна посадова особа, оскільки саме на неї покладено цей обов’язок і саме вона несе відповідальність за достовірність документа*, що підписується. Проблема підписання документів у разі відсутності тієї чи іншої посадової особи повинна вирішуватися інакше: шляхом наділення відповідними повноваженнями інших посадових осіб (або через уключення відповідних положень до установчих документів господарського товариства, або через видання наказу його керівником (докладніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 83, с. 55)).* Безумовно, це не виключає того, що функцію механічного нанесення відбитка підпису за допомогою факсиміле на документ може виконувати й інша особа, але волевиявлення, як і раніше, повинне виходити від посадової особи, до повноважень якої віднесено підписання документа. Ураховуючи ці нюанси, краще їх не застерігати в наказі про порядок використання факсиміле на підприємстві.
На завершення декілька слів про порядок виготовлення факсиміле. Згідно з
абзацом другим п. 6 Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, затверджених наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17, факсиміле виготовляються штемпельно-граверними майстернями (ділянками) без дозволів органів внутрішніх справ (отримання якого є обов’язковим при виготовленні круглих печаток), але обов’язково за клопотанням юридичних осіб незалежно від організаційно-правових форм та форми власності та фізичних осіб, для яких призначаються факсиміле, що виготовляються.Звернення до вимог законодавства показує, що при оформленні первинних документів не слід зловживати факсимільним відтворенням підпису. Якщо ж така необхідність виникає, то слід, як мінімум, переконатися, що немає прямої законодавчої заборони на таке використання. Але навіть за умови її відсутності необхідно бути готовими до того, що контролюючі органи з підозрою ставляться до будь-якого документа, на якому немає «живого» підпису посадової особи, крім, звісно, вітальних листівок.
