Документ без печати — документ ли?

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Март, 2009/№ 19
В избранном В избранное
Печать
Статья

Документ без печати — документ ли?

 

Иногда некоторые вещи становятся настолько привычными, что в какой-то момент начинают восприниматься как обязательные. Попробуем выяснить, не произошло ли то же самое с печатью на первичном документе и не является ли этот реквизит простой данью «устоявшейся практике».

Елена КАБАЛЬСКАЯ, юрист Издательского дома «Фактор»

 

Печать как атрибут любого предприятия

Привычку к необходимости наличия печати на документе часто называют отличительным признаком постсоветских государств, поскольку в других странах она используется гораздо реже. Тем не менее от этой привычки не спешит отказываться прежде всего отечественный законодатель, называя печать обязательным атрибутом любого предприятия: напомним, согласно

ч. 4 ст. 62 Хозяйственного кодекса Украины предприятие является юридическим лицом, которое имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием и идентификационным кодом. Среди субъектов хозяйствования исключение из правила об обязательном наличии печати сделано только для физических лиц — предпринимателей.

Что же представляет собой печать? Характеристики на уровне нормативно-правового акта нет. Традиционно же под печатью понимают оттиск

клише на документе для подтверждения аутентичности его источника.

Узнать о том, какие виды печатей на сегодня существуют и каков порядок их получения и использования, можно из

Инструкции № 17. В частности, в ней названы такие виды печатей:

с изображением Государственного Герба Украины: такие печати могут использоваться только органами государственной власти и государственного управления, а также при соблюдении предусмотренных законодательством требований государственными высшими учебными заведениями и профессионально-техническими учебными заведениями (п. 3.2.1 Инструкции № 17);

основная каучуковая либо металлическая печать: используются предприятиями, учреждениями, организациями, субъектами предпринимательской деятельности. Такая печать у юридического лица может быть только в одном экземпляре (п.3.2.6 Инструкции № 17). В то же время Инструкция № 17 допускает в отдельных случаях изготовление дополнительной каучуковой либо металлической печати с цифрами «1», «2» и т. д., а также простых круглых печатей либо штампов для секретариатов, канцелярии, управлений делами, административно-хозяйственных управлений (отделов), управлений (отделов) кадров, а также для других структурных подразделений предприятия;

каучуковая либо металлическая печать для филиала либо иного обособленного подразделения: в этом случае в текст печати вмещается слово «Филиал» (п. 3.2.7 Инструкции № 17);

круглая печать для пакетов: такую печать могут заказывать управления делами и канцелярии, секретариаты;

треугольные печати: изготавливаются для организаций, у которых нет счетов в учреждениях Национального и коммерческих банков Украины (п. 3.2.9 Инструкции № 17).

При этом

Инструкция № 17 предъявляет требования к оформлению каждого из названных видов печатей, в частности:

— эмблемы, товарные знаки могут использоваться для размещения на печати только в том случае, если они зарегистрированы в установленном законодательством Украины порядке либо предусмотрены в уставе предприятия (

п. 3.3.2 Инструкции № 17);

— надписи на печатях и штампах должны соответствовать названию, указанному в свидетельстве о государственной регистрации (

п. 3.3.3 Инструкции № 17);

— реквизиты печати указываются на украинском либо одновременно на украинском и русском языках. Другие языки могут использоваться в предусмотренных законодательством и международными договорами случаях (

п. 3.3.4 Инструкции № 17);

на печатях и штампах должен указываться идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности — юридического лица либо идентификационный номер физического лица (п. 3.3.7 Инструкции № 17).

 

Документы с печатью и без

ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов»

причисляет печать к необязательным реквизитам документа, при этом указывая, что оттиском печати удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, определяют организации на основании нормативно-правовых актов. Он приводится в инструкции по делопроизводству организации (п. 5.26 ГСТУ 4163-2003). Оттиск печати ставят таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.

Как видим, чтобы определиться, на каких документах необходимо проставлять печать, следует обратиться к нормативно-правовым актам. Так, перечень обязательных для первичных документов реквизитов приведен в

ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. И в нем такой реквизит, как печать, не назван. Однако необходимо учесть еще два немаловажных нюанса:

— не предусмотрено ли наличие печати в качестве реквизита первичного документа в бланках типовых форм, утвержденных Минстатом, либо в бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами (

п. 2.7 Положения № 88), при наличии таких утвержденных форм бланков;

— не указана ли печать в перечне реквизитов первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, которые предусмотрены другими нормативно-правовыми актами (

п. 2.8 Положения № 88), специально посвященными требованиям к оформлению того или иного первичного документа. Так, например, согласно п. 7.12 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 21.01.2004 г. № 22, чек скрепляется оттиском печати чекодателя (за исключением чеков, которые выдаются физическими лицами). Проставления печати предприятия на отрывной части приходного ордера требует, например, Положение № 637 (абзац второй п. 3.3).

Аналогичным образом рассуждают и авторы одной из консультаций «Вестника налоговой службы Украины», 2007, № 30, которые указывают на то, что

п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете наличие оттиска печати на первичном документе не предусмотрено в качестве общего правила. В то же время печать становится обязательной, если она указана в качестве обязательного реквизита в утвержденной типовой форме.

Словом, как и в случае с факсимиле (см. на с. 27), следует прежде всего удостовериться, что такого требования о наличии печати на документе не предъявляет специальный нормативно-правовой акт.

Хотим обратить внимание, что даже при отсутствии дополнительных требований к наличию печати на первичном документе не следует забывать, что отсутствие этого реквизита тем не менее может стать дополнительным поводом для спора с налоговым органом. Безусловно, это не должно становиться основанием для отказа субъектом хозяйствования от своих законных возможностей, но все же советуем трезво оценить, стоит ли удобство в определенных случаях не использовать печать тех усилий, которые потом могут быть затрачены на такой спор. Традиционно, налоговые органы в этих случаях ссылаются на

п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль, в соответствии с которым «не относятся в состав валовых расходов какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета». Первичный документ, на котором, по мнению налогового органа, должна стоять печать, в случае ее отсутствия не признается подтверждающим валовые расходы документом. Однако субъект хозяйствования всегда может рассчитывать на поддержку суда в таком споре (см. определение ВАСУ от 04.10.2006 г.).

Кроме того, в истории отношений налогоплательщиков и налоговых органов возникал вопрос о том, обязательно ли, чтобы на документе стоял оттиск именно

основной печати. Результатом этой дискуссии стало признание ГНАУ возможности заверения подписей должностных лиц на документах не только основной, но и другими печатями при условии, что они соответствуют предусмотренным Инструкцией № 17 требованиям (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2002, № 13, с. 26, письма ГНАУ от 04.08.99 г. № 11497/7/16-1120, от 26.11.99 г. № 17621/7/16-1220-27).

Отдельный вопрос представляет собой дискуссия о необходимости проставления печатей физическими лицами — предпринимателями. То, что на договорах и актах приемки-передачи данный реквизит не обязателен, Госкомпредпринимательства признал достаточно давно (

письмо от 11.11.2005 г. № 10006). И если исходить из того, что госорганы вслед за Госкомпредпринимательства распространяют действие ст. 207 ГКУ, посвященной требованиям к оформлению сделок, и на первичные документы, было бы логично признать, что на первичных документах, выписываемых физическим лицом — предпринимателем, такой реквизит, как печать, не обязателен. Однако налоговые органы избирательны в своих выводах и продолжают настаивать на том, что если необходимость проставления печати предусмотрена, это требование распространяется на всех субъектов хозяйствования, в том числе физлиц-предпринимателей. Об этом свидетельствует, в частности, устоявшаяся уже позиция ГНАУ в отношении оформления налоговых накладных (см. письмо от 21.12.2005 г. № 12922/6/16-1116), вызывающая ряд обоснованных возражений. Не делает исключения для предпринимателей и Минфин (в письме от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353 он распространяет требование о проставлении печати на командировочных удостоверениях и на физических лиц — предпринимателей).

Напоследок остается еще раз призвать субъектов хозяйствования быть предельно внимательными при оформлении первичных документов, в том числе к такому их реквизиту, как печать!

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд